Ølstykke tennisklub - generalforsamling 2012 Sted: I hallen Dato: 28/3 2012 Tidspunkt: 19.30 Deltagere fra bestyrelsen: Steen Seitner, Flemming Adriansen, Jørn Østergren, Flemming Scheuer- Larsen, Jeanet Østergren, Judy Nehm, Hans Jørgen Jensen, Gert Plenge Referent: Anne Trefeldt Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Formanden aflægger beretning 3. Udvalgsformændene aflægger beretning 4. Kassereren forelægger det revideret regnskab til godkendelse 5. Behandling af indkomne forslag 6. Forslag til vedtægtsændringer fremlagt af bestyrelsen 7. Bestyrelsen forelægger budget samt forslag til kontingenter 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af suppleanter 10. Valg af 2 revisorer 11. Eventuelt 1. Valg af dirigent Steen Seitner blev valgt til dirigent af generalforsamlingen, idet ingen medlemmer tilkendegav, at de ville påtage sig opgaven. Generalforsamlingen godkendte, at indkaldelse af generalforsamling via avis og opslag var rettidig og dermed opfyldt. 2. Formanden aflægger beretning Formandens beretning forelægger klubbens hjemmeside. Steen Seitner gennemgik året 2011 samt klubbens udfordringer i 2012 i form af faldende medlemsantal, pres på likviditet samt behov for øget engagement fra klubbens medlemmer. Steen fremhævede følgende om året 2011: Positive ting: o Bestyrelsessammensætning o Driftsregnskab o Hegn i mosen o Sponsorkoncept o Ny cheftræner o Retssag o Nyt bookingsystem o Nye arrangementer
Negative ting: o Likviditet o Finansiering o Kontingenter o Medlemsantal o Engagement i klubben o Kontingent frihed o Samarbejde/fusion Formanden takkede derefter den afgående bestyrelse for deres indsats. Bestyrelsen har været underbemandet i et stykke tid. Steen gjorde opmærksom på at nye kræfter skal ind i bestyrelsen, idet Formand, Næstformand, Ungdomsudvalgsformand og turneringsformand ikke ønskede genvalg. Spørgsmål og kommentarer fra medlemmerne: Samarbejde / fusion med omegnsklubber. Arne Bode: Er der tale om samarbejde udover Egedal kommune eller udover Ølstykke? Formanden: Det er et godt udgangspunkt at starte inden for Egedal kommune. Mailadresse til ØTK Alex Avenstrup: Den officielle e-mailadresse til ØTK virker ikke. Jeg får i hvert fald ikke svar. Bestyrelsen: vi får mange mails via bestyrelsens mailadresser, vi svarer dem så hurtigt, vi kan. Mailadressen tjekkes også, men vi undersøger tingene. Postkassen kan være overfyldt. Bjarne Vigh: der er 2 mailadresser, og den ene virker ikke. Efter spørgsmål og kommentarerne blev formandens beretning godkendt af generalforsamlingen. 3. Udvalgsformændene aflægger beretning Motionistudvalget, Judy aflægger sin beretning. - På opfordring fra medlemmer har vi arrangeret diverse sociale turneringer, men der har trods det ikke været tilslutning til arrangementerne. - Tirsdagstennis: Ligeledes her er der ikke opbakning til at komme og spille om tirsdagen. - Motionisthold: Susanne Trefeldt fortsætter med at lede dette. - Åbent Hus: Katja Dahl fortsætter med at lede dette. Susanne Trefeldt: Måske var det en idé, at flytte tirsdagstennis til en anden dag, så det ikke kolliderer med holdkampe. Alex Avenstrup: I burde flytte tirsdagstennis og se om det hjælper. Så holdkampene ikke kommer i vejen. Judy Nehm: vi kan godt prøve at finde en anden dag, men er sikker på at det ikke hjælper. Alex: I skal huske medlemmerne og gøre et forsøg.
Bjarne Vigh: Det kunne være en god ide at forespørge medlemmerne om hvilken dag der passer bedst, og hvorfor der ikke er interesse herfor. Gert Plenge: en ny bestyrelse kan ikke vende klubben. Medlemmerne har ligeså stort ansvar for det sociale miljø. Bjarne Vigh: spørger I medlemmerne hvorfor de melder sig ud? Gert Plenge: jeg har talt med nogle af dem der melder sig ud og de bryder sig ikke om omgangstonen mellem medlemmerne. Flemming S.: hos juniorerne er det bl.a. andre interesser. Ungdomsudvalget, Flemming Scheuer Larsen aflægger sin beretning. - Vi træner flere juniorer end før trods nedgang i medlemstallet. - Play&Stay arrangementer via SLTU. - Hjælpetrænere skal have stor tak for deres arbejdsindsats. - Holdturnering: alle hold klarede sig rigtig godt og endte i top 3. - Ny træner og anderledes tilgang til træningen har resulteret i mange flotte turneringsresultater. - Nye tiltag: Wozniacki Tennisakademi. 11 af vores juniorer har deltaget og er meget begejstret for arrangementet. Trænerstaben, herunder Kenneth Carlsen er begejstret for deres indsats. Alex Avenstrup: Hoveddøren står konstant åbent, og det er ikke i orden. Trænerne skal sørge for den er lukket. Flemming S: det er ikke trænernes ansvar, men alle medlemmers ansvar. Og alle bliver hermed opfordret til at sørge for, at døren er lukket. Udvalgsformændenes beretning blev godkendt. 4. Kassereren forelægger det revideret regnskab til godkendelse Indtægter: Kontingent indtægter: Kontingenter falder i forhold til 2010. Faldende medlemsantal er årsagen. Sponsorindtægter: bestyrelsen er i fuldt sving med at skaffe sponsorer og der er villighed blandt de forespurgte. Men der skal lægges mange kræfter på opsøgende arbejde og vi mangler hjælp hertil. Alex Avenstrup: i den tidligere bestyrelse aftalte vi, at det gamle klubtøj skulle sælges ud. Hvad er status herpå? Bestyrelse: Der har ikke været tid til at gøre noget ved dette. Jeanet Østergren: Indtægter fra salg af tøj vil fremgå af regnskabet 2012, idet der er solgt en del i starten af 2012. Bjarne Vigh: Det kan ikke passe, at vi har mistet 90 medlemmer. Faldet i kontingenter burde være større. Alex Avenstrup: Indtægter på faste banetimer er steget. Hvad er årsagen? Jeanet Østergren: Baneprisen er blevet sat op i 2011.
Udgifter: Større udgifter til rengøring: fejning af baner for godt kr. 10.000,-. Samt løn til alt mulig mand til vedligeholdelse af hallen. Alex Avenstrup: hvordan kan realiseret el være mindre end budgetteret? Jeanett Østergren: Det blev afsat og afregnet i 2010. Alex Avenstrup: Der har aldrig været så beskidt, men alligevel bruger vi endnu flere penge på rengøring og remedier hertil. Hvordan hænger det sammen? Bestyrelsen: Vi får gjort rent en gang om ugen af et par unge mennesker, såfremt vi skal hyre et professionelt firma vil det koste mange flere penge. Simon Baruch: man skal respektere som medlem, at der mangler frivillige til at vedligeholde klubben, og når der mangler folk, kan alt ikke være 100 % iorden. Træningsindtægter seniorudvalget: betaling for træning kommer ind i 2012 for vintersæsonen 2011/2012. Årets resultat er kr. 283,- som er meget tilfredsstillende. Alex Avenstrup: hvordan kan det være, at der bliver brugt så mange penge til bolde? Steen Seitner: vi har udgiftsført hele boldbudgettet og bruger det vi har budgetteret med. Alex Avenstrup: når Hans Jørgen tilbyder privat træning via klippekort, hvem går pengene så til? Bestyrelsen: de går til klubben og Hans Jørgen får løn som de andre trænere. Alex Avenstrup: Jeg vil opfordre til, at indstille Maiken Bramm til æresmedlem. Bestyrelsen: det er noteret og lyder som en fin gestus. Generalforsamlingen godkendte herefter regnskabet for 2011. 5. Behandling af indkomne forslag Forslag: Bestyrelsen bemyndiges til undersøge muligheden for en ændret finansiering af Ølstykke Tennishal: Bjarne Vigh: Det er en god ide. Hvilket lån har vi? Bidragssatsen er en god post at forhandle på. Bestyrelse: et 30 årigt fastforrentet lån på 5%. Garanti fra kommunen kan også forhandles. Bjarne Vigh vil gerne være behjælpelig i forhandlingen. Forslaget blev vedtaget med flerstemmighed. Forslag: Bestyrelsen bemyndiges til at undersøge muligheden for en sammenlægning med omegnsklubber, herunder alternativt køb af anpart i vores hal: Alex Avenstrup: det mister vi endnu flere medlemmer ved. Det skaber kun problemer. Steen Seitner: Det er i første omgang kun for at vurdere mulighederne og starte en dialog. Vi skal holde på vore store kunder, Jyllinge og Stenløse. Judy Nehm: vi mangler penge og derfor er det måske en nødvendighed at få flere betalere. Bjarne Vigh: jeg ser hallen som et aktiv der løber rundt. Kommunen vil nok ikke være med til at dele med andre klubber. Det kunne være en ide, at sælge den til kommunen og lave et
tenniscenter. Bjarne Vigh: Hvad får de andre klubber ud af at eje en del af hallen? De spiller for en meget god pris. ØTK medlemmer betaler langt mere. Simon Baruch: det er blot en opbakning til en dialog. Arne Bode: En idé kunne være at kommunen kunne overtage driften og dele den ligeligt mellem klubberne i Egedal kommune. Bestyrelsen kan ikke tage beslutninger uden en afstemning på en generalforsamling, så det er blot en dialog. Alex Avenstrup: kommunen vil dog bruge hallen til andet end tennis. Vi har prøvet at forhandle med dem før. Bjarne Vigh: jeg er enig med Arne. Vi har meget at forhandle med, så kommunen kan købe hallen uden det er til gavn for os. Så kommunen får ikke noget forærende. Arne Bode: hvis alle 3 klubber i kommunen går sammen, så er det ikke en mulighed for kommunen at nedprioritere os. Bjarne Vigh: får de andre klubber tilskud fra deres kommune for at leje sig ind i vores hal? Bestyrelse: ja det gør de. Forslaget blev vedtaget med flerstemmighed. Forslag: Ekstraordinært driftskontingent for medlemmer der benytter tennishallen. Såfremt det ikke lykkes for klubben at skaffe sponsorer eller støtte af anden art, f.eks. gennem fonde, der kan helt eller delvist finansiere de presserende vedligeholdelsesarbejder på hallen, bemyndiges bestyrelsen til, i løbet af 2012 at opkræve et ekstraordinært driftskontingent fra alle helårs og vinter medlemmer, juniorer såvel som seniorer. Alex Avenstrup: gæstespillere skal betale mere for baneleje, før der kræves yderligere fra ØTK medlemmer. Steen: det er ikke noget der bliver sat i gang i morgen. Susanne Trefeldt: det er vigtigt at alle der bruger hallen betaler til vedligeholdelse. Gert Plenge: det er noteret. Simon Baruch: det er et stort beløb hvis man er 4 i en familie. Gert: det er svært at sætte en grænse. Hvert medlem slider jo på hallen. Michael Sørensen: Hvad er konsekvenserne af hvis dette ikke bliver vedtaget? Gert: vi springer budgettet eller hallen forfalder. Arne Bode: i forbindelse med refinansieringen kunne man evt. låne penge til det der mest trænger. Hvordan vil man rent juridisk klare denne opkrævning? Bestyrelsen: Kontingentet vil blive opkrævet fremadrettet. Forslaget blev vedtaget med stemmeflertal.
6. Forslag til vedtægtsændringer fremlagt af bestyrelsen Vedtægternes 4 udvides med følgende passus. Der ydes kontingentfrihed for medlemmer af bestyrelsen. Bestyrelsen kan i enkeltstående tilfælde bevilge kontingentfrihed, fri (junior)træning, eller gratis banetimer til et medlem eller dennes barn, såfremt der ydes et stykke arbejde som klubben drager økonomisk fordel af. Den ydede kompensation skal stå mål med den økonomiske gevinst og kan for et år maks. udgøre værdien af et helårsmedlemsskab. Alex Avenstrup: Det er fint med bestyrelsen. Men medlemmerne kan udnytte det at få kontingentfrihed og så ikke fuldføre arbejdet alligevel. Simon Baruch: pointere den gode ide. Bjarne Vigh: god ide. Bestyrelsen burde honoreres endnu bedre end kontingentfrihed. Arne Bode: god ide. Man skal som medlem have tillid til bestyrelsesmedlemmer og tillid til at de kan varetage denne opgave. Gert Plenge: Bestyrelsen vil til enhver tid stå til ansvar. Det er en langt større økonomisk fordel for klubben end hvad et kontingent er værd. Forslaget blev vedtaget med kvalificeret flertal. 7. Bestyrelsen forelægger budget samt forslag til kontingenter for 2012 Flemming Adriansen gennemgik budget for 2012. Budgettet indeholder forudsætning om uændret medlemsantal samt stigning i kontingenter på 3,5% afspejlende almindelig inflation. Der er ikke indlagt større vedligeholdelsesarbejder på hallen, og omfatter derfor ikke det ekstraordinære driftskontingent, som blev vedtaget tidligere. Budget 2012 udviser et nulresultat, men forudsætter stram styring af omkostningerne. Kommentarer fra generalforsamlingen. Alex Avenstrup: tal med rengøringen om bedre rengøring og giv dem ekstra timer. Flemming Adriansen: Den kommende bestyrelse bør undersøge, hvorfor ØTK skal betale for rengøring i mosen når det reelt er kommunens ejendom. Bjarne Vigh: større anlægsarbejder i hallen og mosen skal resultere i sponsorater til klubben. Budget for 2012 og kontingentstigningen blev vedtaget af generalforsamlingen. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer Medlem nr. 499 Ming Brooks ønsker at stille op som kasserer via fuldmagt. Hun blev valgt til kasserer for klubben.
Medlem 134, Maiken Dirch ønsker at stille op som ungdomsudvalgsformand via fuldmagt. Hun blev valgt. Medlem nr. 121, Michael Sørensen ønsker at stille op som driftsudvalgsformand. Gert Plenge stiller om som næstformand og blev valgt. Judy bliver som motionistformand og blev genvalgt. Der blev ikke valgt en formand, turneringsudvalgsformand, sekretær og seniorudvalgsformand. De nyvalgte i bestyrelsen fortsætter kun, hvis der kommer til at være en fuld bestyrelse. Flemming Adriansen opfordrede de ældre medlemmer til at melde sig, da de kan bidrage med historik, som bestyrelsen mangler. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvor de resterende bestyrelsesmedlemmer skal findes. 9. Valg af suppleanter 10. valg af 2 revisorer Lise Haislund ønsker at forsætte som revisor. Hun blev valgt. 10. Evt. Bjarne Vigh: hvordan håndterer vi vores vandsystem når der lukkes ned om sommeren i forhold til bakterier? Bestyrelse: Vi lukker rigtigt ned og vi har lige fået tjekket vores vandbeholder. Svend Jensen: beholderen skal tømmes helt når der lukkes ned. Kurt Jensen: må udendørssko medtages på banerne? For flere tager deres sko med ind ved siden af banerne. Bestyrelse: nej, men det er alles ansvar at sige det til vedkommende. Gert Plenge: jeg har nævnt det overfor gæsteklubbernes bestyrelse. Kurt Jensen: Hvem ved hvor klubbens opstregningsmaskine er? Formanden takker de afgående bestyrelsesmedlemmer. Og knæk og bræk til de nye. Takker for en god generalforsamling med en behagelig dialog med rigtig gode forslag fra medlemmerne. Anne Trefeldt prøver at finde en seniorudvalgsformand. Simon Seitner vil ligeledes gerne hjælpe.