BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE Tilstede; Afbud; Sted: Agenda: Steen Seitner (SS), formand Flemming Adriansen (FA), næstformand Jørn Østergren (JØ), kasserer Flemming Scheuer-Larsen (FSL), ungdomsudvalg Hans Jørgen Jensen (HJJ), turneringsudvalg Judy Nehm (JN), motionistudvalg Kristian Stig Møller (KSM), driftsudvalg Jeannette Østergren (JEØ), suppleant Anne Treholdt (AT), sekretær Torben Laulund (TL), senior-/eliteudvalg Tennishallen, Stadionvej 8, 3650 Ølstykke 1) Standerhejsning refleksioner 2) Forberedelse/input til bestyrelsesmøder - herunder struktur på fremtidige møder 3) Budget herunder status på medlemsindbetalinger, medlemsstruktur, øvrige indtægter 4) Cheftræner & assistenter herunder kontrakter og attester 5) Åbning af udendørsbaner herunder aktivitetsplan, banebooking, gæstereservationer, junior- & motionisttræning (åbent hus), og sodavandsautomat(!) 6) Nedlukning af hallen 7) Vedligeholdelsesaftaler/aktiviteter 8) Ansvars- og arbejdsbeskrivelser 9) Sponsorer nuværende og fremtidige 10) Orientering om DTF-møde 11) To-do-liste 12) Klubstrategi & teambuilding 13) Bordet rundt & næste møde 1) Standerhejsning refleksioner Alle enige om at standerhejsningen gik meget tilfredsstillende selvom der ikke kunne spilles på banerne. Remindere til næste år; - flere pølser!!!

2 - Flagstænger til indgangen bør opstilles investeringen udgør 1500,- for to stænger inkl. vimpler. - FA oplyser AT har lavet fin artikel på hjemmesiden - Bestyrelsen bør præsentere sig selv på hjemmesiden alle medlemmer sender input til AT med billede. 2) Forberedelse/input til bestyrelsesmøder - herunder struktur på fremtidige møder SS foreslår der afholdes bestyrelsesmøde hver måned foreløbig indtil opstart af næste indendørssæson. Det aftales at møderne holdes sidste uge (på skiftende hverdage) i hver måned i Mosen, hvis andet ikke aftales. Der planlægges foreløbig ikke møde i juli. Mødedatoer er herefter; torsdag d , kl mandag d , kl tirsdag d , kl onsdag d , kl torsdag d , kl Forud for hver møde cirkuleres agenda til alles forberedelse. Input hertil mailes til AT senest 7 dage før mødet (i videst muligt omfang). Forhold der kræver bestyrelsesbeslutning under selve mødet skal fremgå af agendaen. På bestyrelsesmøderne vil bordet rundt være et fast punkt, hvor hver enkelt udvalg gør rede for foretagne aktiviteter mm. siden sidst og planlagte for den næste periode. Det besluttes, at referatet fra hvert møde formelt godkendes på efterfølgende møde. Herefter kan det (evt. i revideret form) lægges på hjemmesiden. Eventuelle input/korrektioner til referater skal rettes til AT senest en uge efter 1. cirkulation. 3) Budget herunder status på medlemsindbetalinger, medlemsstruktur, øvrige indtægter Som topprioritet gennemgås budgettet på næste møde på totalniveau og per udvalg. Der skal skabes en løbende rapportering igen såvel på totalniveau som for de enkelte udvalg. På medlemssiden er der en del restanter på nuværende tidspunkt seneste melding fra Flemming Lunde (lige før standerhejsningen) viste en ca 50% rettidig indbetaling. SS spørger Flemming Lunde om opdatering. FSL laver udtræk og på basis heraf udarbejdes profil af medlemskarens alder (med 5 års intervaller!

3 4) Cheftræner & assistenter herunder kontrakter og attester SS orienterer om dialog med Simon Rex Thomsen vedr. kontraktsforlængelse af cheftrænerkontrakten. SS & FSL vil udarbejde policy (inklusiv gageforhold) for assistenttrænere. 5) Åbning af udendørsbaner herunder aktivitetsplan, banebooking, gæstereservationer, junior- & motionisttræning (åbent hus), og sodavandsautomat(!) Bannerne åbnes i morgen dog holdes bane 7-8 holdes lukket indtil videre. HJJ checker med forbundet, hvad der skal ske i tilfælde af regnvejr (aflysning/udsættelse) i kommende weekend, hvor der afvikles ØTK Forårscup. Uanset årsag er det bestyrelsens holdning, at der under ingen omstændigheder kan afvikles kampe i hallen med udendørs fodtøj (også selvom dette er rengjort). FSL udgiver aktivitetsplan indenfor en uge og booker baner mm. i henhold hertil. Når dette er gjort skal endnu et bestyrelsesmedlem oplæres så FSL ikke står alene. Policy for gæstebooking med 2 timer årligt pr. medlem fastholdes FLS søger for programmering. KSM tager kontakt med Fakse for at se om de vil overtage opfyldning af sodavandsmaskine i Mosen. Tirsdagsspil arrangeres fra med tre baner. I dag deltager nybegyndere og letøvede de lægger en 10-er (for bolde) JN er ankerperson, men det er nødvendigt også at finde en suppleant. Der tilbydes en trænerkapacitet i maj tilbud lægges på hjemmesiden med betaling på 50,-. JN booker træner (Christian Bergman). De øvede motionister + Sirpas hold (veteraner & 4 holdet) spiller om onsdagen Der bookes 5 baner, hvoraf 2 anvendes til træning. Træningen vil koste 550,00 med pause i juli. HJJ har allerede påtaget sig trænergerningen. Tilbuddet lægges på hjemmesiden. JN laver word dokument for begge ovenstående nyheder. Dokumentet afleveres til AT, der kan lægge det på hjemmesiden. Åbent hus arrangement vurderes rykket til eftermiddag. JN tager dialog med Katja. 6) Nedlukning af hallen Computer tages ned og sommercomputeren startes op i mosen.

4 KSM tager kontakt til Svend/Flemming for nedlukning søndag d. 16. maj kl HJJ tager fat i Eigil mht. fejning af baner. Alle friske kræfter melder sig til KSM for deltagelse i aktiviteterne. 7) Vedligeholdelsesaftaler/aktiviteter FA har booket møde med kommunen d. 6. maj fsva. angår arealet omkring hallen. JEØ mener at have kopier af de eksisterende aftaler, der er nogle år gamle. Kopier rundsendes. 8) Ansvars- og arbejdsbeskrivelser Med henvisning til Fas rundsendte arbejdsbeskrivelse bør hvert udvalg/bestyrelsesmedlem udarbejde passende beskrivelser så historik og struktur fastholdes. 9) Sponsorer nuværende og fremtidige SS laver oplæg til næste møde her tænkes på flere muligheder/varianter såsom banesponsor, kampsponsor, holdsponsor osv. Det skal være attraktivt at være tilknyttet ØTK! Nuværende sponsorater inkluderer 2 fri-kontingenter og gælder et helt år for en pris á 5000,- 10) Orientering om DTF-møde Referat fra møde med DTF og SLTU tidligere på ugen rundsendes til alle bestyrelsesmedlemmer. 11) To-do-liste To-do-listen skrottes efter tro tjeneste der knyttes følgende bemærkninger til igangværende aktiviteter; For omkostningsrefusion mm skal der udarbejdes et forklæde, når bilag afleveres til JØ Postboksnøgler udleveres til JØ & JN Jesper inviteres ved lejlighed til bestyrelsesmøde for intro til hjemmesideopdatering KSM undersøger og tager stilling til hvilket hegn der er nødvendigt ved nye minikunstbaner og kommune orienteres

5 12) Klubstrategi & teambuilding SS foreslår der arrangeres en strategi/teambuilding -weekend. Sigtet er dels teambuilding for bestyrelsen og dels etablering af en klubstrategi for ØTK. Hvad er vi for en klub og hvor skal vi hen?? På mødet er der umiddelbart mest tilslutning til Juni. SS sender hurtigst muligt invitation til hele bestyrelsen. I tilfælde at stor tilmelding går planlægningen i gang. 13) Bordet rundt & næste møde På sigt bør vedtægterne ændres både for at afspejle den nuværende og fremtidige virkelighed! SS foreslår, at han udarbejder nyt udkast efter strategimøde har fundet sted. Næste møde planlægges til , kl i Mosen.