UDFORMNING AF AFTALE Når I skal nedskrive den konkrete resultatlønsaftale, er der en række emner, som det anbefales at beskrive nærmere. I dette afsnit kan I læse mere om elementerne i kontrakten: Ved udformningen af aftalen er det vigtigt, at I er opmærksomme på, at: indholdet i aftalen er tydeligt og klart formuleret aftalen er overskuelig og enkel at administrere 1. Formål, mål og delmål Formålet med resultatlønsaftalen skal beskrives så præcist som muligt, så det er klart, hvad I ønsker at opnå med aftalen. Formålet skal kunne omsættes til nogle klare målsætninger og nogle målemetoder, som understøtter aftalens formål. Ved beskrivelsen af formålet, mål og delmål skal I være opmærksomme på, at: formålet med fordel kan beskrives i overordnede mål og delmål, eventuelt oplistet som generelle mål, udviklingsmål og fællesmål det er specifikke operationelle mål, der skal måles på ikke visioner og overordnede mål ved oplistning af flere mål skal der tages stilling til den indbyrdes vægtning af målene mål og delmål skal angives tydeligt målene skal være udfordrende men realistiske at indfri den enkelte deltager med sin indsats skal kunne påvirke resultatet Ved opstilling af mål/delmål for opnåelse af resultatløn kan udefrakommende begivenheder eller ændrede forudsætninger, som deltageren ikke har indflydelse på, bevirke, at opfyldelsen af resultatlønsaftalen vanskeliggøres. Der bør derfor tages højde for uforudsete faktorer i aftalen, fx at: resultatlønnen fordeles på færre mål, hvis et mål ikke længere kan opfyldes resultatlønsaftalen revideres eller genforhandles 2. Tidsrammen I aftalen skal resultatlønsaftalens varighed og tidspunktet for måling af resultaterne fastlægges. Projektet skal fx: løbe over en nærmere fastlagt periode nås inden for et år fra aftalens indgåelse eller ikrafttrædelsestidspunkt 1
Uforudsete begivenheder så som forsinkelser begrundet i deltagernes længerevarende sygdom, vakancer eller lignende kan eventuelt bevirke en tidsmæssig forskydelse af projektet. I aftalen kan fastsættes en forudsætning om, at projektet forskydes under nærmere angivne omstændigheders indtræden og tidsrammen for forskydelsen 3. Forudsætninger / forudsætningssvigt I aftaleperioden hænder det, at en eller flere medarbejdere i kortere eller længere perioder er fraværende fx pga. sygdom, barsel eller ferie. Som følge heraf opstår spørgsmålet, om en fraværende/delvis fraværende medarbejder er berettiget til samme resultatløn som en medarbejder, der er til stede i hele aftaleperioden. Samtlige månedslønnede overenskomstansatte blev i forbindelse med OK02 tillagt funktionærstatus. Rettigheder, som medarbejderen er tillagt i medfør af funktionærloven, kan ikke forringes, jf. funktionærlovens 21. Udgangspunktet er derfor, at medarbejderen under fraværet er berettiget til den løn, som den pågældende i øvrigt ville være berettiget til hermed bliver lønbegrebet centralt. Er fraværet begrundet i sygdom, vil medarbejderen være berettiget til 'normal løn', da sygdom er lovlig forfald, jf. funktionærlovens 5, jf. 9. Er fraværet begrundet i graviditets, barsels, fædre eller adoptionsorlov, vil medarbejderen i den lønnede del af orloven være berettiget til 'sædvanlig løn', jf. ligebehandlingsloven sammenholdt med Aftalen om fravær af familiemæssige årsager. Herved forstås den løn, der svarer til den løn, medarbejderen har krav på under sygefravær. Men orlovsbetinget fravær i ulønnede perioder giver ikke resultatløn. Er fraværet begrundet i ferie, er medarbejderen som udgangspunkt berettiget til den 'fast påregnelige løn' under ferien. Herved forstås den løn, som medarbejderen ville have fået, hvis denne havde været på arbejde i stedet for at holde ferie. Begrebet 'løn' defineres som udgangspunkt ens i disse lovregulerede tilfælde. Fravær i øvrigt må vurderes konkret og i lyset af hvilken aftale, der er indgået. Uanset om fraværet er begrundet i sygdom, barsel eller ferie, er det således afgørende, om vederlaget antages at være en 'fast påregnelig' del af lønnen, som ikke ved aftale kan fratages medarbejderen under fravær i aftaleperioden Det må antages, at grund, kvalifikations, funktionsløn, overgangstillæg og løbende udbetalte arbejdsbestemte tillæg er en del af den 'fast påregnelige løn', men hvorvidt resultatløn antages at være en 'fast påregnelig' del af lønnen er ikke afklaret fuldt ud i retspraksis. 2
Højesteret har dog i U.91.714H taget stilling til en aftale om retten til præstationsløn i forbindelse med fravær pga. ferie og sygdom. Da resultatlønsspørgsmålet ikke er afklaret fuldt ud i retspraksis, vil den konkrete resultatlønsaftale få stor betydning i denne vurdering, fx hvordan resultatlønnen udbetales. Sker udbetalingen løbende, vil resultatlønnen formodentlig anses for at indgå som en del af den 'fast påregnelige' løn, hvorimod udbetalingen som et engangsbeløb ved opfyldelsen af det/de opstillede mål formodentlig ikke vil anses for at være en del af den 'fast påregnelige' del af lønnen. I praksis vil medarbejdernes almindelige syge eller feriefravær næppe blive modregnet i resultatlønnen. Er der derimod tale om længerevarende sygefravær, enten i hele resultatlønsperioden eller væsentlige dele af perioden, vil resultatlønnen formentlig kunne bortfalde eller nedsættes forholdsmæssigt for den enkelte ansatte. Ønsker I at regulere fraværsproblematikken ved indgåelsen af resultatlønsaftalen, skal I således være opmærksomme på de ufravigelige bestemmelser i funktionærloven, ligebehandlingsloven, ferieloven og Aftalen om fravær af familiemæssige årsager. Fratræden i aftaleperioden For medarbejdere omfattet af resultatlønsaftale kan der opstå tvivl om, i hvilken udstrækning de ved fratræden i projektperioden har krav på forholdsmæssig andel af disse beløb, om det er en betingelse for at oppebære dem, at de var ansat i hele resultatlønsperioden, om de skal være ansat på tidspunktet for godkendelse af resultatet, på udbetalingstidspunktet eller lignende. Af funktionærlovens 17a fremgår, at såfremt en funktionær, der ifølge aftale eller sædvane delvis vederlægges med tantieme, gratiale eller lignende ydelser, fratræder sin stilling i et løbende regnskabsår, tilkommer der medarbejderen en i forhold til dennes ansættelsestid i regnskabsåret afpasset andel af den ydelse, vedkommende ville have fået udbetalt, dersom pågældende havde været ansat i virksomheden ved regnskabsårets afslutning eller på det tidspunkt, ydelserne i øvrigt udbetales. Det afgørende er derfor en vurdering af, om medarbejderen, hvis pågældende fortsat havde været ansat i virksomheden, med føje kunne påregne at modtage ydelsen. I almindelighed vil der være andre deltagere i resultatlønsprojektet, der har fået udmøntet resultatløn for den pågældende periode, og når beløbene for disse medarbejdere fastsættes, vil der være en formodning for, at den fratrådte medarbejder ville have fået samme beløb ved fortsat ansættelse i kommunen eller, hvis beløbene var forskellige som følge af de for projektdeltagernes aftalte forskellige belastningsnormer, en resultatlønsudmøntning af samme forholdsmæssige størrelse. Den forholdsmæssige andel af resultatlønnen skal udbetales netop som en forholdsmæssig andel af resultatlønnen. Der skal ikke foretages en opgørelse på fratrædelsestidspunktet men først på det tidspunkt, hvor resultatlønnen for alle projektets deltagere kan opgøres. Først fra dette tidspunkt har den fratrådte medarbejder krav på udmøntning af sin forholdsmæssige andel af 3
resultatlønnen. Er der i løbet af resultatlønsperioden udbetalt acontobeløb og således udbetalt et større beløb, end den fratrådte medarbejder er berettiget til for den forholdsmæssige del af perioden, tilkommer der ikke medarbejderen yderligere. Er der udbetalt et for stort acontobeløb, vil medarbejderen normalt ikke skulle tilbagebetale det for meget erlagte. Hvis medarbejderen berettiget bortvises eller bortgår uberettiget opstår spørgsmålet, om også den forholdsmæssige andel af resultatlønnen er fortabt. Imidlertid skal man huske på, at den forholdsmæssige andel af resultatlønnen er at betragte som en lønandel, hvorfor beløbet anses for optjent på lige fod med optjente feriepenge. Beløbet skal derfor udbetales dog kan der eventuelt i den forholdsmæssige andel modregnes for krav på erstatning i forbindelse med ophævelsen. En anden problemstilling er, hvordan den forholdsmæssige andel skal beregnes, når medarbejderen fritstilles i forbindelse med en fratræden. Udgangspunktet er her, at kommunen må bære risikoen for usikkerhed om beregning af resultatlønnen, så der må foreligge helt særlige holdepunkter for, at medarbejderens accept af et tilbud om fritstilling i opsigelsesperioden kan få negativ bevismæssig betydning for beregning af den forholdsmæssige resultatløn. Det afgørende er, hvorvidt medarbejderen selv har valgt at blive fritstillet og dermed må anses at have givet afkald på en forholdsmæssig andel af resultatlønnen, hvor hele opsigelsesperioden medregnes eller alene perioden frem til fritstillingen. Overarbejde i aftaleperioden Opfyldelse af målet/målene i resultatlønsaftalen kan medføre over /merarbejde for den enkelte deltager i aftaleperioden. Som følge heraf opstår spørgsmålet, om overarbejdet i disse tilfælde skal udbetales eller efterfølgende afspadseres. Som udgangspunkt er systematisk overarbejde ikke tilladt, men er overarbejdet af kortere varighed eller foreligger der en nødsituation, fx hvis det ikke er muligt at fremskaffe tilstrækkelig kvalificeret arbejdskraft, må overarbejdet antages at være i orden. Opfyldelse af den/de opstillede mål i resultatlønsaftalen skal så vidt muligt nås inden for deltagerens normale arbejdstid, men forekommer overarbejde i denne forbindelse, må det antages at være tilladeligt. Da overarbejde kan forekomme i forbindelse med opfyldelse af en resultatlønsaftale, vil det være hensigtsmæssigt, at I i resultatlønsaftalen tager stilling til, om deltagerens overarbejde skal udbetales, honoreres særskilt eller efterfølgende afspadseres. 4. Målemetode I aftalen skal det fremgå, hvilken målemetode, der skal anvendes til at opgøre, i hvilket omfang/om de konkrete opstillede mål er nået, og dermed om medarbejderen er berettiget til resultatløn. Med henblik på at lette konstateringen af om/i hvilket omfang de konkrete opstillede mål er nået, 4
bør der ved fastlæggelse af målemetoden tages udgangspunkt i en så objektiv målemetode som muligt. Målemetoden kan gøres afhængig af: Om målet er nået eller ej Opfyldelsesgraden eller opnåelsen af delmål på målingstidspunktet. Gøres målemetoden afhængig af opfyldelsesgraden eller opnåelsen af delmål på målingstidspunktet, kan følgende skemaer med fordel anvendes. I hvilket omfang målet/målene er opfyldt (opfyldelsesgraden) eller 100 pct. målopfyldelse XX kr. 90 pct. målopfyldelse YY kr. 80 pct. målopfyldelse ZZ kr. Opnåelsen af et bestemt niveau (opfyldelsen af delmål) Delmål 1 vægtes med 50 pct. Delmål 2 vægtes med 30 pct. Delmål 3 vægtes med 20 pct. XX kr. YY kr. ZZ kr. Ved beskrivelsen af målemetoder skal I være opmærksomme på, at: der er tydelig sammenhæng mellem resultatlønsaftalens mål og arbejdspladsens overordnede målsætninger og personalepolitik hvis måleopfyldelse vurderes som 'enten eller', kan det få en demotiverende effekt på deltagerne hvis målingen gøres afhængig af opfyldelsesgraden eller opnåelsen af delmål, skal prioriteringen og vægtningen af målene være synlige og gennemskuelige undgå uklarhed omkring måling af 'bløde mål' 5. Personkreds Det skal tydeligt fremgå af aftalen, hvilke medarbejdere der er omfattet af resultatlønsprojektet og dermed har mulighed for at få resultatløn. Ved beskrivelsen af personkredsen skal I være opmærksomme på at anføre oplysninger om: 5
en enkeltperson eller en eller flere personalegrupper (f eks et team eller deltagerne i et udviklingsprojekt) eller personalet ved et område, institution, afdeling eller forvaltning samt deltagernes navne, faglige organisation og eventuelt beskæftigelsessted og beskæftigelsesgrad Det bør fremgå af aftalen, om der skal ske forholdsmæssig udmøntning af resultatløn til deltidsbeskæftigede. Ligeledes kan det være et led i kommunens resultatlønspolitik, at der skal gælde en vis ansættelsesanciennitet for deltagelse i resultatlønsprojekter, fx: den enkelte medarbejders resultatløn gradueres i forhold til den ansattes beskæftigelsesgrad det er et krav for at deltage i resultatlønsprojektet, at medarbejderen har x antal måneders forudgående anciennitet (i kommunen eller ved den lokale arbejdsplads) på tidspunktet for resultatlønsprojektets opstart 6. Resultatløn og udmøntning Det skal fremgå af aftalen hvilket beløb, der er afsat til resultatlønsprojektet, hvordan beløbet fordeles mellem medarbejderne, samt hvordan og hvornår resultatlønnen udmøntes. Udmøntes resultatlønnen i form af lønforbedringer, kan det ske i form af engangsbeløb, løntrinsforbedringer og varige eller midlertidige tillæg. Resultatløn i form af engangsbeløb er normalt ikke pensionsgivende, medmindre andet aftales. Resultatløn kan dog også udmøntes i form af indskud til supplerende pensionsordning, omskolings, efter eller videreuddannelse eller som særligt aftalte fratrædelsesvilkår såsom fratrædelsesløn eller forlænget opsigelsesvarsel. Skal resultatlønnen udmøntes som lønforbedring, skal I tage stilling til, hvorledes fordelingen blandt deltagerne skal være, fx: en ligelig fordeling mellem deltagerne en gradueret fordeling efter belastningen en ligelig fordeling uanset beskæftigelsesgrad en forholdsmæssig udmøntning i forhold til beskæftigelsesgraden Det skal fremgå af aftalen, hvordan resultatlønnen skal udmøntes, fx: resultatløn udmøntes forlods ud fra et forventet resultat resultatløn udmøntes løbende eller etapevis som delmålene realiseres resultatløn udmøntes efterfølgende, når samtlige mål og resultater er nået Skal resultatlønnen udbetales forlods eller løbende, vil der være risiko for, at resultatlønnen udbetales, selvom målet/målene rent faktisk ikke er nået eller kun delvist er nået. Er resultatlønnen først udbetalt, kan beløbet ikke kræves tilbagebetalt. 6
Ved beskrivelsen af udmøntning af resultatlønnen er det vigtigt at være opmærksom på, at resultatlønnen bør være af en vis størrelse, ellers er der risiko for, at deltagerne ikke vil være motiveret til at yde en ekstra indsats/opnå et nærmere bestemt resultat. Evaluering I aftalen skal det fastsættes over hvor lang en periode, aftalen skal løbe, og hvornår der skal gøres status. Statustidspunktet skal ikke nødvendigvis være ved den endelige opnåelse af målet/opfyldelse af kriterierne. Det kan aftales, at der i aftalen fastsættes delmål, så deltagerne får udbetalt en del af resultatlønnen, når dette delmål opnås. 7. Opsigelse af aftalen Varigheden af den enkelte aftale fastlægges af parterne, dvs. kommunen og den faglige organisation. Der kan aftales en opsigelsesadgang, og enhver aftale kan altid ændres ved enighed mellem parterne. Endelig kan det aftales, at aftalen bortfalder, hvis nærmere fastsatte forudsætninger ikke indfries. De fleste aftaler indgås normalt for et år ad gangen, og her tager parterne ved evalueringen stilling til, hvorvidt aftalen eventuelt skal fornyes eller genforhandles for en ny periode. Her er det derfor ikke nødvendigt at tale om opsigelse af aftalen. Den bortfalder som udgangspunkt, når perioden er udløbet. I aftaler, der løber over en længere periode eller er varige, kan fx aftales følgende bestemmelser: Aftalen er varig, men bortfalder, såfremt der ikke opnås det fastsatte mål Aftalen er varig, såfremt mindstemålene nås Aftalen løber over 3 år og evalueres efter hvert år. Såfremt evalueringen viser en manglende målopfyldelse, kan aftalen opsiges med 3 måneders varsel. Ved opsigelse af en individuel resultatlønskontrakt for en enkelt medarbejder, skal aftalen opsiges med den ansattes individuelle opsigelsesvarsel, såfremt kontrakten kræves opsagt i perioden, fx: Bristede forudsætninger for væsentlige dele af stillingskrav og dermed lønnen kan medføre, at resultatlønskontrakten kan opsiges med det individuelle opsigelsesvarsel. 8. Retstvist Spørgsmål om brud på eller uenighed vedrørende fortolkningen af lokale aftaler om resultatløn behandles efter aftalen om behandling af retstvister indgået mellem de kommunale arbejdsgiverparter og KTO 7
9. Eksempel på opbygning af en resultatlønsaftale Overskrift 1. Aftalens formål 2. Målsætninger og kriterier 3. Tidsramme 4. Forudsætninger 5. Målemetode 6. Personkreds 7. Resultatlønnen 8. Aftalens gyldighedsperiode 9. Evaluering Tage stilling til: Formålet med aftalen Aftalens konkrete mål og fastsættelse af kriterier Aftalens varighed Varetagelse af de øvrige opgaver, der ikke er omfattet af resultatlønsaftalen Måling af en kvantitativ effektivisering Måling af en kvalitativ effektivisering Personer/grupper der er omfattet af aftalen Resultatlønnens form Udmøntningen Gyldighedsperiode Genforhandling Opsigelse af aftalen Evaluering af aftalen 8