5.2 Optjening af ferie og beregning af feriepenge

Transkript

1 HR Jura Forlaget Andersen 5.2 Optjening af ferie og beregning af feriepenge Af Advokat Sofie Høeg Madsen, MAQS Law Firm Indhold Denne artikel - angående optjening af ferie - har følgende indhold: 1. Optjening af ret til løn under ferie 2. Optjening af ret til feriegodtgørelse 3. Beregning af feriegodtgørelse for funktionærer ved fratræden 4. Ferietillæg 5. Særligt om bonus og incitamentsordninger 1. Optjening af ret til løn under ferie En medarbejder, der er antaget månedsvis eller for længere tid, og som har ret til fuld løn på søgnehelligdage og sygedage, får løn under ferie. Dette omfatter som udgangspunkt alle funktionærer. Medarbejderen optjener ret til 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse i et kalenderår (optjeningsår). For ansættelsesperioder af under 1 måneds varighed optjenes ferien i forhold til ansættelsens længde. Ved ansættelse i dele af en måned optjenes 0,07 dags ferie pr. kalenderdag, dog højst 2,08 dag pr. måned i samme ansættelsesforhold. Optjeningsåret følger kalenderåret, hvilket vil sige 1. januar 31. december /1 31/1 1/1 1/1 31/12 31/12 1/5 Ferieår 2009/10 (ferie optjent i /4 1/5 Ferieår 2010/11 (ferie optjent i 2009) 30/4 Kapitel 5.2. Side 1/6. Januar 2010

2 Medarbejderen har ret til 25 dages ferie om året, uanset om medarbejderen har optjent ret til betalt ferie. Hvis en medarbejder ikke har optjent ret til betalt ferie hos arbejdsgiveren fradrages 4,8 % af månedslønnen pr. dag, som medarbejderen holder ferie. Lønnen under ferie er den sædvanlige og fast påregnelige løn på ferietidspunktet. Hertil lægges værdien af eventuelle personalegoder, som medarbejderen ikke råder over under ferien. En provisionslønnet medarbejder har under ferien krav på en kompensation for den provision, der mistes som følge af ferieafholdelsen. Hvis medarbejderens gennemsnitlige arbejdstid eller arbejdsomfang på ferietidspunktet afviger med mere end 20 pct. i forhold til optjeningsårets gennemsnitlige arbejdstid eller arbejdsomfang, reguleres lønnen under ferie forholdsmæssigt. Eksempel: En fuldtidsansat kontormedarbejder (underlagt funktionærloven) har ret til fuld løn på søgnehelligdage og sygedage og optjener således ret til løn under ferie. Eksempel: En timeansat medarbejder, som ikke har ret til fuld løn på søgnehelligdage og sygedage, er berettiget til en feriegodtgørelse på 12,5 % af lønnen i optjeningsåret. - Optjening af betalt ferie i fraværsperioder I følgende fraværsperioder optjenes der ret til betalt ferie: 1) Sygdom med fuld løn 2) Graviditets-, barsels- og anden orlov med hel eller delvis løn 3) Omsorgsdage med hel eller delvis løn 4) Suspension og fritstilling I følgende fraværsperioder optjenes der ikke ret til betalt ferie under ansættelsen: 1) Sygdomsperioder, hvor arbejdsgiveren ikke skal betale fuld eller delvis løn, eller for hvilke der ikke optjenes ret til sygeferiegodtgørelse 2) Barselperioder, andre orlovsperioder eller tjenestefrihedsperioder, hvor arbejdsgiveren ikke skal betale fuld eller delvis løn. 3) Perioder, hvor medarbejderen deltager i strejke eller lockout. 4) Perioder, hvor medarbejderen i henhold til en kollektiv overenskomst eller faglig kutyme er hjemsendt fx. på grund af vejrmæssige forhold eller materialemangel, medmindre arbejdsgiveren betaler fuld eller delvis løn. Kapitel 5.2. Side 2/6. Januar 2010

3 2. Optjening af ret til feriegodtgørelse En medarbejder, der ikke har ret til fuld løn på søgnehelligdage og sygedage, får feriegodtgørelse med 12,5 % af lønnen i optjeningsåret. Feriegodtgørelsen forfalder til betaling den 1. i måneden efter kvartalets udløb og skal indbetales til Feriekonto. Feriegodtgørelse udbetales af Feriekonto senest samtidig med, at den dertil svarende ferie begynder. Udbetaling af feriegodtgørelse sker normalt ved at medarbejderen udfylder og indleverer feriekortet til Feriekonto. Det er ikke noget krav, at arbejdsgiveren attesterer på feriekortet. 3. Beregning af feriegodtgørelse for funktionærer ved fratræden Feriegodtgørelse for funktionærer ved fratræden beregnes med 12,5 % baseret på lønnen optjent i de forudgående og løbende optjeningsår dog ikke for så vidt denne ferie allerede måtte være afholdt på fratrædelsestidpunktet. Arbejdsgiveren skal ikke beregne feriegodtgørelse af feriegodtgørelse, løn under ferie eller ferietillæg, som altså fratrækkes. Hvis medarbejderen er fritstillet anses medarbejderen automatisk for at have afholdt ferie i videst mulige omfang i fritstillingsperioden. En medarbejder, der er opsagt, kan dog ikke kræves, at holde hovedferie i opsigelsesperioden, hvis opsigelsesvarslet er på 3 måneder eller derunder. Dette gælder, uanset hvad der tidligere måtte være fastsat om afholdelse af ferien. Det gælder dog ikke, hvis opsigelsesvarslet er forlænget med antallet af feriedage eller varslet for hovedferie er aftalt forkortet. Beregningen af feriegodtgørelse ved fratræden er relativt kompliceret. ATP/Feriekonto har udviklet et beregningsskema for beregningen feriegodtgørelse for en funktionær der fratræder se evt. under selvbetjening og søg på følgende: Beregning af feriegodtgørelse for fratrådte funktionærer Løn omfatter i ferielovens forstand ethvert indkomstskattepligtigt lønbeløb og personalegode, for hvilket der ikke indrømmes fradrag i indtægten, og som er vederlag for arbejde under ansættelsen. Værdien af personalegoder beregnes på grundlag af de af Skatterådet fastsatte takster for optjeningsåret. Arbejdsgiveren beregner desuden feriegodtgørelse af medarbejderens bidrag til: 1) pensionsordninger mv., der er omfattet af afsnit I i lov om beskatningen af pensionsordninger m.v. 2) arbejdsmarkedsbidrag i medfør af lov om arbejdsmarkedsbidrag 3) den særlige pensionsopsparing i henhold til kapitel 5 c i lov om Arbejdsmarkedets Tillægspension. Kapitel 5.2. Side 3/6. Januar 2010

4 Feriegodtgørelse indbetales til FerieKonto. Ved forsinket indbetaling af feriegodtgørelse skal arbejdsgiveren betale renter heraf med 1,5 % pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen at regne. Feriegodtgørelse udbetales som nævnt ovenfor af Feriekonto senest samtidig med, at den dertil svarende ferie begynder. Udbetaling af feriegodtgørelse sker normalt ved at medarbejderen udfylder og indleverer feriekort til Feriekonto. Det er ikke noget krav, at arbejdsgiveren attesterer feriekortet. 4. Ferietillæg Medarbejderen er efter ferieloven berettiget til et ferietillæg på 1 % af lønnen i optjeningsåret. Arbejdsgiveren og medarbejderen kan aftale en forhøjelse af ferietillægget. - Beregning af ferietillæg Arbejdsgiveren beregner ferietillæg af ethvert indkomstskattepligtigt lønbeløb og personalegode, for hvilket der ikke indrømmes fradrag i indtægten, og som er vederlag for arbejde under ansættelsen. Grundlaget for beregning af ferietillæg er det samme som for feriegodtgørelse. Arbejdsgiveren skal ikke beregne ferietillæg af feriegodtgørelse, løn under ferie eller ferietillæg. - Indbetaling af ferietillægget Ferietillæg udbetales senest samtidig med, at den dertil svarende ferie begynder. Hvis ferietillægget udbetales, før ferien begynder, kan det ikke kræves tilbagebetalt. Ved ferieårets udløb udbetaler arbejdsgiveren løn under ferie og eventuelt ferietillæg til medarbejderen, hvis beløbet er på kr. eller derunder efter fradrag af skat og arbejdsmarkedsbidrag, og hvis beløbet vedrører ferie ud over 20 dage. 5. Særligt om bonus og incitamentsordninger Der beregnes feriegodtgørelse og ferietillæg men ikke løn under ferie - af bonusbeløb og andre rettigheder efter incitamentsordninger omfattet af funktionærlovens 17a. Efter aktieoptionsloven beregnes der ikke feriegodtgørelse eller ferietillæg af aktieoptioner og warrants m.v. I retspraksis er det fastslået, at beregningen af feriegodtgørelse og ferietillæg af bonus og tilsvarende incitamentsrettigheder, som klart udgangspunkt følger optjeningsprincippet dvs. feriegodtgørelsen og ferietillæg beregnes og udbetales baseret på, hvor den pågældende bonus og andre incitamentsrettigheder er optjent, og ikke hvornår den er udbetalt. Dette har betydning for, hvornår ferietillægget på 1 % og feriegodtgørelse 12,5 % af en bonus til en funktionær, der fratræder, skal udbetales. Kapitel 5.2. Side 4/6. Januar 2010

5 Er bonussen fx optjent i 2009 men først udbetalt i februar 2010, og fratræder funktionæren i marts 2010, skal bonussen altså som udgangspunkt indgå i beregningen af den feriegodtgørelse, der beregnes og udbetales vedrørende ferieåret, der løber fra 1. maj 2010 til 30. april Optjeningsprincippet har også en vigtig praktisk betydning i forhold til forældelse. Som nærmere beskrevet nedenfor kap 5.5 forældes feriepengekrav, hvis de ikke er rejst senest i forbindelse med udløbet af det ferieår de vedrører. I det konkrete tilfælde ovenfor vil kravet på feriegodtgørelse af en bonus optjent i 2009 men først udbetalt i 2010 altså forældes i forbindelse udløbet af ferieåret 2010/2011. Som en særlig undtagelse til ovennævnte antages det, at det for provisionslønnede gælder, at det er udbetalings- og ikke optjeningsprincippet, der gælder. Dette er begrundet i det særlige ved provision, der ligger i, at provision ofte sker lang tid efter, at arbejdsindsatsen er ydet, hvilket gør det naturligt at bruge udbetalingstidspunktet frem for optjeningsprincippet ved beregning af feriegodtgørelse og ferietillæg. Tilsvarende kunne hævdes for så vidt angår de bonusordninger som løber over flere år (flerårige bonusordninger), hvor det normalt vil være behæftet med betydeligt administrativt besvær at beregne fx ferietillæg af bonusrettigheder, som endnu ikke er kommet til udbetaling. Det er endnu ikke fuldt afklaret i retspraksis, hvordan sådanne ordninger skal behandles i forhold til beregning af feriegodtgørelse og ferietillæg. Sofie Høeg Madsen er født i 1979 og er advokat i MAQS Law Firm med speciale i arbejds- og ansættelsesret samt selskabsret/m&a og familieret. Sofie har læst Human Ressource på New York University i USA. Sofie har bl.a. fungeret som ekstern lektor i familieret på Københavns Universitet og har undervist indenfor såvel arbejds- og ansættelsesret som selskabsret. Sofie er bl.a. medlem af Ansættelsesadvokater og Dansk forening for Arbejdsret, og er medforfatter på bogen Age Discrimination Law in Europe fra Kluwer Law International. Kapitel 5.2. Side 5/6. Januar 2010

6 Kapitel 5.2. Side 6/6. Januar 2010