ANDELSBOLIGFORENINGEN SAMVIRKE Bestyrelsen Referat fra regnskabsmøde med organisationsbestyrelsen, tirsdag den 27. maj 2014 kl. 17.00 på Næsbyhoved Skov, Odense. Til stede: Fra administrationen: Formand Ebbe Rasmussen, Steen Augustinus, Leif Jørgensen, Susanne Følleslev Jensen, Jørgen Lauridsen, Charlotte Christensen og Christian Rasmussen. Jørgen Slangerup og Helle Duus Andresen DAGSORDEN: Punkt 01. Indledning ved formanden Ebbe Rasmussen - godkendelse af dagsorden samt protokol. Punkt 02. Revisionsprotokollen. Punkt 03. Meddelelser fra formanden. Punkt 04. Regnskabet for 2013, for organisationen, byggefonden, sideaktivitetsafdeling og afdelingerne, til drøftelse og godkendelse. Punkt 05. Eventuelt. Ad pkt. 01. Indledning ved formanden og godkendelse af dagsorden samt protokol. Formand Ebbe Rasmussen bød velkommen til mødet. Referat fra bestyrelsesmødet den 8. april 2014 blev fremlagt. Referatet blev godkendt uden bemærkninger, og protokollen blev underskrevet. Ad pkt. 02. Revisionsprotokollen. Revisionsprotokollen til årsregnskab for 2013, var udsendt til medlemmerne før mødet. Helle Duus Andresen gennemgik protokollen med følgende konklusion: Den afsluttende revision har ikke givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, at det vil komme til udtryk i vor revisionspåtegning på årsregnskabet. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Revisionsprotokollatet for årsregnskab 2013 blev godkendt af bestyrelsen. Ad pkt. 03. Meddelelser fra formanden. Formanden orienterede om følgende: Ebbe og Steen er forhindret i at deltage i Boligkontorets Repræsentantskabsmøde den 14. juni 2014 Der afholdes Lokalrådsmøde den 2. juni kl. 17.30 i Bogense. Side 1
Der er ikke så mange på ventelisten, som tidligere til nogle afdelinger. Derfor foreslås der, at der annonceres i Ugeavisen. Der er indgået indkøbsaftale med Stark, der giver mellem 25-40% Anders Deleuran er opsagt pr. 31.08.2014 og der ansættes en ny konsulent. Der har været afholdt møde med Odense Kommune vedr. afdeling 05, hvor der er givet en generel orientering omkring renoveringsprojektet. Arbejdstilsynet vil føre tilsyn i løbet af 1-4 måneder. Mødeplan beboermøder: Mandag den 08. september 2014 kl. 18.00 afdeling 542-006. Tirsdag den 09. september 2014 kl. 17.00 afdeling 542-009. Mandag den 15. september 2014 kl. 18.00 afdeling 542-001-004-005-007. Tirsdag den 16. september 2014 kl. 18.00 afdeling 542-008. Jørgen Lauridsen foreslog indkøb af faskine til afdeling 09, fælleshuset. Charlotte Christensen deltager i Boligkontorets Repræsentantskabsmøde. Marketingsafdelingen udarbejder annonce til markedsføring af boligforeningen. Der bevilliges at give et tilskud på 10.000.- til indkøb af faskine til fællehuset, der betales af dispositionsfonden. Orienteringerne blev taget til efterretning. Ad pkt. 04 Regnskabet for 2013 for organisationen, byggefonden, sideaktivitetsafdeling og afdelingerne til drøftelse og godkendelse. Årsregnskab for 2013, var udsendt til medlemmerne før mødet. Helle Duus Andresen fremlagde regnskabet for organisationen, byggefonden, sideaktivitetsafdeling og afdelingerne: Årsregnskabet 2013 Årsregnskaberne er udsendt til bestyrelsesmedlemmerne forud for mødet. Administrationen har afsluttet regnskabsperioden med udarbejdelse af et regnskab for boligorganisationen, sideaktivitetsafdeling, byggefonden og 7 boligafdelinger. Boligorganisationens regnskab udviser et lille underskud på kr. 8.318-, der bliver kommenteret nedenfor. Der er overskud i følgende afdelinger: 01, 04, 05, 07 og 09. Alle afdelingernes regnskaber vil blive kommenteret nedenfor i afsnittet om afdelingsregnskaberne. Rating Boligkontoret har som et led i god forvaltningsskik indført et ratingsystem, som vil gøre det betydeligt nemmere for bestyrelsen og administrationen, at vurdere hvilke afdelinger, som har behov for en tæt opfølgning af økonomiske og vedligeholdelsesmæssige områder. Rating kan ses i hvert enkelt afdelingsregnskab og den samlede rating for alle afdelinger kan ses på side 4 i regnskabet. Afdelingerne er ratet som følger: Side 2
Afdeling 01 er ratet til et D, hvilket betyder under middel d.v.s. at der skal udarbejdes budgetkontrol hver 6. måned. Afdeling 04 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes Afdeling 05 er ratet til et A, hvilket betyder: god d.v.s. at afdelingen betegnes som værende en meget god afdeling. Afdeling 06 er ratet til et D, hvilket betyder under middel d.v.s. at der skal udarbejdes budgetkontrol hver 6. måned. Afdeling 07 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes Afdeling 08 er ratet til et B, hvilket betyder: over middel - d.v.s. at afdelingen betegnes som værende en meget god afdeling. Afdeling 09 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes Specifikt kan nævnes følgende fra regnskaberne: Selskabsregnskabet : Afdelingernes midler er forrentet med 1,03%. Der er indgået kr. 210.539 i renteindtægter. Konto 621: Udviser årets underskud, der udgør kr. 8.317, der er taget fra selskabets arbejdskapital. Konto 732: indestående i Boligkontorets fællesforvaltning udgør kr. 11.092.843-, hvilket er lidt mere end sidste år, hvor saldoen var kr. 10.959.739-, Konto 803: dispositionsfonden lyder på kr. 8.655.503,- mod sidste år 7.948.037,- hvilket svarer til kr. 31.269.- pr. enhed. Konto 805: arbejdskapitalen lyder på kr. 477.890.- mod kr. 472.794.- sidste regnskabsår. Konto 902: trækningsretsmidler kr. 2.625.126 pr. 31.12.13 mod sidste år kr. 2.180.333.- pr. 31.12.12. Afdelingsregnskaberne : Regnskaberne for afdelingerne udviser følgende driftsresultater: Afdeling 01: 35 boliger Årets overskud kr. 7.777.- overført til (kto. 407.1)opsamlet resultat, hvor der var en primosaldo på kr. -81.179 inden årets budgetmæssige afvikling af underskud. Resultatkontoen udgør herefter kr. -59.620.- Afdeling 04: 18 boliger Side 3
Årets overskud kr. 62.702.- overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr. 118.782.- Overskuddet skyldtes primært større lejeindtægter end budgetteret. Afdeling 05: 23 boliger Årets overskud kr. 67.586.- overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr. 270.474.- Overskuddet skyldtes primært mindre udgifter til vand, renovation samt mindre udgifter til forbedringsarbejder. Afdeling 06: 68 boliger Årets underskud kr. 158.485.- overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr. -121.774. Underskuddet skyldtes større udgifter til vand, G-indskud, almindelig vedligehold samt større udgifter til planlagt og periodisk vedligehold. Afdeling 07: 33 boliger Årets overskud kr. 76.063.- overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr. 209.405.- Overskuddet skyldtes primært mindre udgifter til el og varme til fællesarealer samt tidligere afskrevet tilgodehavender. Afdeling 08: 64 boliger Årets underskud kr. 49.974.- overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr. -53.046.- Underskuddet skyldes primært større udgifter til ejendomsskatter, renholdelse, almindelig vedligeholdelse samt mindre renteindtægter end budgetteret. Afdeling 09: 35 boliger Årets overskud kr. 259.732.- overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr. 300.112.- Overskuddet skyldtes mindre udgifter til lån, ejendomsskatter samt tilbagebetaling vedr. ejendomsskatter og renter. Årsregnskab for 2013 blev godkendt, og indstilles til endelig godkendelse på generalforsamlingen 19. juni 2014. Ad. 06 Eventuelt. Generalforsamling. Torsdag, den 19.06.2014 kl. 19.00. (bemærk nyt tidspunkt) Radisson Blu H.C. Andersen Hotel Claus Bergs Gade 7. Lokale K3. Bestyrelsen mødes kl. 18.00. Referent: Helle Duus Andresen Side 4
Bestyrelsens underskrifter: Ebbe Rasmussen Steen Augustinus Christian Rasmussen Jørgen Lauridsen Susanne Følleslev Leif Jørgensen Charlotte Christensen Side 5