Økonomiudvalget Referat fra ordinært møde Torsdag 17.01.2008 kl. 7:30 Mødelokale D2 Følgende sager behandles på mødet Borgerpanelundersøgelse 2 Orientering til ØU vedr. LEAN 4 Rekruttering og Fastholdelse - Projektorganisation 10 Orientering om fælleskommunalt kvalitetsprojekt 14 Økonomisk orientering januar 2008 16 Politisk tids- og arbejdsplan for budget 2009-2012 20 Beredskab - Risikobaseret dimensionering 21 Nye regler om offentliggørelse af kommunalbestyrelsesmedlemmers vederlag forbundet med varetagelsen af bestyrelseshverv i kommunale fællesskaber mv. 25 Regnskab 2006, Hørsholm Andelsboligforening 28 Plan- og Agenda 21 strategi høringssvar 30 Rungsted Badestrand - kystsikring mv. 34 Vandforsyningsplan 2007-2016 37 Forslag til Lokalplan 136 for et centerområde i Hørsholm Bymidte samt forslag til Tillæg 7 til Helhedsplan 2005-2016 40 Forslag til lokalplan 135 for et etageboligområde ved Frihedsvej og Rungstedvej samt forslag til tillæg 6 til Helhedsplan 2005-2016 43 Anvendelse af de ekstra budgetmidler til målene for inventar, IT- og undervisningsmidler i 2008-2011 på skoleområdet 46 Regulering af udbetaling af boligstøtte 50 Bilagsoversigt 52 Fraværende Uffe Thorndahl (C), Jens Frederiksen (C), Hanne Lommer (A) Bemærkninger til dagsorden Viceborgmester Kjeld Holm ledede mødet og indledte med at byde Michael Medom Hansen (V) velkomme til hans første møde i Økonomiudvalget. Susanne Esbjørn orienterede om status for retssagen mod Sct. Georgs Fonden, hvor der er domsforhandling i Østre Landsret den 6. og 7. marts 2008.
Økonomiudvalget Punkt: 1 Acadre sagsnr.: 07/1706 Journalnr.: 00.13.00I00 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Pernille Svärd Borgerpanelundersøgelse Resume ØU godkendte den 15. november 2007 temaerne til den første borgerpanelundersøgelse. ØU havde rettelser til den fremlagte undersøgelse, og ønskede at se den igen, inden den bliver sendt til borgerne. Rettelserne er foretaget, direktionen har godkendt rettelserne og undersøgelsen fremlægges hermed ØU igen. Forslag At ØU godkender undersøgelsen i bilag 1. At ØU godkender foreslået procedure for behandling af svar, som beskrevet under sagsfremstillingen. Sagsfremstilling Rettelserne er taget til efterretning så vidt muligt. Det understreges, at underspørgsmålene under "Kulturtorv og Bypark" ikke er prioriteret i kategorier (som ønsket), da det spørgeteknisk giver større validitet med en tilfældig rækkefølge (dvs. rækkefølgen bliver forskellige for forskellige respondenter). Det understreges, at undersøgelsen har nået sin maksimale længde og tidsmæssigt vil tage ca. 15-20 minutter at besvare. Evt. tilføjelser vil kræve at andet udgår. Det understreges, at det udvidede sagsforløb medfører, at undersøgelsen først kan finde sted primo 2008. Når punktet er vedtaget fastlægges tidsplan endeligt med udsendelse i januar. Pressemeddelelse sendes ud vedrørende dette (se bilag 3). Procedure for behandling af svar Svarene drøftes i arbejdsgruppen med Jesper Daugaard som direktøransvarlig. Herefter drøftes svarene i direktionen og i de to relevante styregrupper (Bymidten og Idrætsparken). De ansvarlige fagområder udabejder herefter et dagsordenspunkt til de relevante udvalg. Anbefalinger herfra arbejdes sammen i et notat til ØU med orientering om undersøgelsen og forslag til handleplaner. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 2
Bilag - Pressemeddelelse (bilag 3) - Email til borgerpaneldeltagere (bilag 2) - Selve undersøgelsen (bilag 1) Beslutning Økonomiudvalget den 17-01-2008 Godkendt, idet spørgsmålene vedrørende betalingsparkering forenkles. Der var derudover redaktionelle ændringer til bilag 2 og 3. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 3
Økonomiudvalget Punkt: 2 Acadre sagsnr.: 07/2591 Journalnr.: 00.15.00A21 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Jens Gorm Hansen Orientering til ØU vedr. LEAN Resume Kommunalbestyrelsen har på Augustkonferencen 2007 valgt at iværksætte en række LEANforløb på Rådhuset. LEAN-forløbene er efterfølgende budgetlagt fra 2008 til og med 2010. Direktionen har i forlængelse heraf haft en række drøftelser af projektet, hvor man blandt andet har besluttet en overordnet plan for forløbet, en intern projektorganisation samt valgt en ekstern konsulent. I det følgende orienteres ØU omkring status på LEAN på Rådhuset, herunder hvilke afdelinger der er udvalgt til første og anden LEAN-bølge, hvordan projektet er organiseret samt hvilke konkrete mål, der er opstillet for projektet. ØU vil modtage næste orientering omkring status på LEAN på Rådhuset når første bølge af LEAN-forløb er gennemført i begyndelsen af 2008. Efterfølgende vil ØU blive orienteret efter afslutning af hver bølge, svarende til to gange årligt Forslag ØU bedes tage orienteringen til efterretning Sagsfremstilling 1. Valg af afdelinger til første og anden bølge LEAN på Rådhuset udrulles i en række bølger. I hver bølge gennemføres LEAN-forløb i to afdelinger: Program-styregruppen evaluerer forløbet og beslutter evt. justeringer 2 forløb: ESI + Borgerservice Konsulenter uddannes 2 LEAN-forløb 2 LEAN-forløb 2 LEAN-forløb 2 LEAN-forløb 4 LEAN-forløb Første bølge Anden bølge Tredje bølge Fjerde bølge Femte bølge Sjette & syvende 2. halvår 2007 1. halvår 2008 2. halvår 2008 1. halvår 2009 2. halvår 2009 Bølge 2010 Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 4
Første bølge af LEAN på rådhuset begynder ultimo november 2007. Der er på nuværende tidspunkt truffet beslutning om hvilke afdelinger, der skal Leanes i de første to bølger. De efterfølgende bølger planlægges i foråret 2008, hvor udviklingen på Rådhuset frem til dette tidspunkt kan tages med i betragtning. Som udgangspunkt er de fleste afdelinger på Rådhuset egnede til LEAN-forløb, og beslutningen om hvilke afdelinger, der Leanes først, er således baseret på en afvejning af forskellige hensyn, herunder oplevet behov i afdelingerne, effektiviseringspotentiale samt timing i forhold til omorganiseringer, introduktion af nye IT systemer, sagspukler etc. Nedenfor præsenteres de seks afdelinger der er valgt i bølge 1 og 2, samt de primære årsager til at de er udvalgt. Første bølge: Borgerservice Borgerservice er en nystartet afdeling, der løser en række opgaver som tidligere lå i forskellige afdelinger. Borgerservice arbejder løbende på at optimere deres arbejdsgange, men der er fortsat nogle opgaver, som mangler at blive analyseret og revideret herunder opkrævningen af kommunale krav, folkeregistering og personlig borgerservice, som alle er gentagende arbejdsgange med en relativ stor volumen. Tidspunktet for at gennemføre et LEAN-forløb i Borgerservice synes derfor rigtigt. Endvidere skal Borgerservice i nær fremtid udarbejde en borgerservicepolitik, og dette arbejde kan oplagt kobles med et LEAN-forløb. Ejendomsservice Ejendomsservice er ligeledes en nystartet afdeling. Afdelingen består af en række mindre enheder, der tidligere har ligget under andre afdelinger på Rådhuset. Ejendomsservice gennemfører arbejdsopgaver præget af gentagende procedurer med en betydelig volumen, fx procedurerne omkring bygningssyn og aftaleindgåelse med - og betaling af - eksterne håndværkere. Desuden vurderer afdelingschefen, at et LEAN-forløb allerede i dette efterår vil være den optimale timing. Det skyldes blandt andet, at afdelingen skal indføre flere nye IT-programmer i den nærmeste fremtid, samt at der er et behov for en vurdering af tilrettelæggelsen af rådhusbetjentenes arbejdsopgaver. Anden bølge: Plan og Byg Afdelingen har på byggesagsområdet en høj volumen af gentagne sagsgange. Afdelingen har længe været under stort arbejdspres og har et ønske om at omorganisere og effektivisere byggesagsbehandlingen. Jobcenter Jobcenteret er en nystartet afdeling, og der er for nylig tiltrådt en ny jobcenterchef. Jobcenteret har omfattende sagsbehandling ofte med lange sagsforløb og omfattende dokumentationskrav. Jobcenterchefen har et ønske om at kigge nærmere på de eksisterende procedurer med henblik på at finde mere effektive arbejdsgange, og det er hans vurdering, at et LEAN-forløb med opstart primo 2008 vil være den bedste timing. Sikringsgruppen Afdelingen har centrale snitflader til Jobcenteret, hvorfor det er oplagt at udrulle LEAN så tæt på LEAN-forløbet i Jobcenteret som muligt, dvs. enten i samme bølge eller umiddelbart efter. Afdelingen har ligesom Jobcenteret en række gentagne sagsgange som indeholder mange formelle procedurer og stiller store krav til dokumentation. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 5
Sociale ydelser Som sikringsgruppen har afdelingen centrale snitflader til Jobcenteret, hvorfor det er oplagt at udrulle LEAN så tæt på LEAN-forløbet i Jobcenteret som muligt, dvs. enten i samme bølge eller i umiddelbart efter. Udover at være præget af gentagne sagsgange af høj volumen, står afdelingen med et behov for indførelse af nye arbejdsprocesser, som man gerne ser understøttet af et LEAN-forløb. Generelt om antallet af afdelinger i de første bølger Første bølge I oplægget til Augustkonferencen blev skitseret en tidsplan, hvor én afdeling blev Leanet i første bølge og to i anden bølge. Det er imidlertid vurderingen, at der er fordele i at Leane to afdelinger i første bølge, for derved at tilegne sig en bred erfaringsbase mens de eksterne konsulenter er tilknyttet. Anden bølge I forhold til anden bølge er der udvalgt en bruttoliste bestående af 4 afdelinger, der alle er oplagte at Leane i en anden bølge. Det er realistisk at Leane 2 eller 3 afdelinger i anden bølge. Senest medio december vil direktionen tage beslutning om hvilke afdelinger, der Leanes i bølge 2. Tredje bølge Den tredje bølge skal planlægges i foråret 2008 og her vil de af ovennævnte afdelinger, der ikke Leanes i bølge 2, være oplagte. Endvidere vil det være oplagt at få afdelinger fra direktørområde Børn og Kultur med i bølge 3, for herved at sikre, at alle direktørområder bliver inddraget tidligt i LEAN-forløbet i kommunen. 2. Organisering af LEAN på Rådhuset Forslaget til organisering er stærkt inspireret af Prince2, som er en projektmodel, der definerer, hvordan man organiserer og driver projekter. Blandt metodens fortrin er en klar fordeling af ansvar og beslutningskompetence, en klar opdeling af projektet i afgrænsede faser samt veldefinerede processer for ledelse og udveksling af ledelsesinformation. En række medarbejdere på Rådhuset har modtaget uddannelse i Prince2. LEAN på Rådhuset er det første større projekt på Rådhuset, der benytter Prince2 principperne omkring organisering og projektstyring. Figur 1. Organisering af LEAN på rådhuset Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 6
Organisering af LEAN på rådhuset PROGRAM LEAN-forløb i afdelinger Kommunalbestyrelsen Program-ledelse Direktion og Udviklingschef Projektstyregruppe Direktør, Afd.leder, medarb., konsulent Projektleder Konsulenthold 2 hold á 2 konsulenter LEAN-team Ekstern konsulent Valcon Følgegruppe Udvalgte rådhusledere Netværk Udvalgte medarbejdere LEAN på Rådhuset betragtes som en samling af projekter, (hvor hvert LEAN-forløb defineres som et projekt), der tilsammen udgør et program. Projektorganisationen kan overordnet opdeles i to dele en del der vedrører hele programmet (til venstre for den stiplede linie), og en del der vedrører de enkelte LEAN-forløb (til højre for den stiplede linie). Programorganisationen Programledelsen består af Direktionen og Udviklingschefen og er styregruppe for LEAN på Rådhuset samlet set. Programledelsen skal overvåge og styre det samlede program og har det overordnede ansvar for økonomi, fremdrift og resultater. Det er vigtigt, at programledelsens ejerskab er synligt overfor resten af organisationen, blandt andet ved at være synlig når der kommunikeres om planer og resultater og ved at vise overfor deres egen organisation, at de bakker op om projektet. Programmet ledes i det daglige af projektlederen, som på programledelsens mandat driver det samlede program. Projektlederen har det daglige ansvar for projektets fremdrift, planlægning, organisering og kvalitet, og har kompetence til at træffe beslutninger inden for de rammer som programledelsen udstikker ud for de enkelte bølger på rådhuset. Projektlederen har endvidere den primære kontakt til de eksterne konsulenter. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 7
Projektlederen står til ansvar for programledelsen. Projektleder er Jens Gorm Hansen, Udvikling og Dokumentation. Projektlederen understøttes af et LEAN team, som består af 3 interne LEAN-konsulenter samt udviklingschefen. LEAN-teamet står for den daglige implementering af de enkelte LEAN-forløb i samarbejde med den eksterne konsulent. Der etableres endvidere en følgegruppe bestående af berørte rådhusledere samt et LEANnetværk bestående af udvalgte medarbejdere fra de afdelinger der Leanes. Formålet med disse er at udveksle erfaringer blandt henholdsvis ledere og medarbejdere omkring LEAN. Organiseringen af de enkelte LEAN-forløb Højre side af figuren illustrerer organiseringen af de enkelte LEAN-forløb. Hvert LEAN-forløb styres af en projektstyregruppe bestående af en direktør, en afdelingsleder, to leankonsulenter og en eller to udvalgte medarbejdere. Projektstyregruppen har til opgave at overvåge og styre, at udrulningen af LEAN i den pågældende afdeling går godt. Det indebærer at tage beslutninger om de konkrete LEANtiltag og forpligte sig på at disse gennemføres. Selve LEAN-forløbet iværksættes og faciliteres af to interne LEAN-konsulenter. De fire konsulenter i LEAN-teamet er således delt i par, der kører LEAN-forløb i hver deres afdelinger parallelt. De interne konsulenter understøttes af eksterne konsulenter fra Valcon. I den første bølge vil de eksterne konsulenter være med til at køre workshops, møder mv., mens de i de efterfølgende bølger vil vare en mere tilbagetrukket coaching funktion i forhold til de interne konsulenter. 3. Business Case Som et led i planlægningen af LEAN på Rådhuset er der udarbejdet en såkaldt Business Case. Heri opsummeres begrundelse, målsætninger og primære risici for LEAN på Rådhuset. Business Casen er en komprimeret dokumentation for, at programmet er rentabelt dvs at det forventede udbytte står i fornuftigt forhold til de ressourcer, der investeres. Business Casen opdateres og udbygges løbende af projeklederen, hvis der sker ændringer i forventet udbytte, omkostninger eller generelle vilkår for programmet. Business Casen er dermed en opdateret dokumentation for projektets berettigelse, som programledelsen kan bruge som en del af deres beslutningsgrundlag. De forventede udbytter som de er beskrevet i Business Casen ser ud som følger: Målsætning Kvantificering Måling Øget arbejdsglæde 75 % af de involverede Måles via konkrete medarbejdertilfredshedsmålinger medarbejdere giver udtryk for øget arbejdsglæde Bedre kvalitet i opgaveløsningen, herunder kortere gennemløbs- og Alle Leanede processer resulterer i højere kvalitet (færre fejl, færre klager, bedre oplevet kvalitet) Sagsbehandlings- og Forskellige datakilder inddrages, herunder statistikker for fejl og klager Sagsbehandlings- og gennemløbstider før/efter Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 8
sagsbehandlingstider Frigivelse af ressourcer til kvalitets- og serviceforbedringer til gavn for borgerne Frigivelse af ressourcer til håndtering af nye opgaver til gavn for borgerne Bedre overblik og dokumentation for hvad vi gør og hvordan vi gør det (herunder viden om kvalitet og produktivitet) Etablering af forbedringskultur, der gør afdelingerne i stand til selv at arbejde videre med løbende forbedringer gennemløbstider reduceres med min. 20% i alle Leanede processer Alle afdelinger der har været genstand for et LEAN forløb får frigivet ressourcer til kvalitetsforbedringer og/eller håndtering af nye opgaver Alle Leanede processer fører til bedre overblik og dokumentation (den konkrete dokumentation skal være til rådighed) Alle afdelinger der har været genstand for et LEAN-forløb fortsætter med LEAN-processer efter projektets ophør. Afdelingen går selv videre med at Leane flere processer, der fører til øget kvalitet, frigivne ressourcer, bedre overblik osv. registreres som et led i LEAN forløbet Afdækkes via opfølgende interviews med ledere og udvalgte medarbejdere Afdækkes via opfølgende interviews med udvalgte ledere og medarbejdere. Den konkrete dokumentation som LEAN-forløbet har produceret gennemgås Afdækkes via opfølgende møder med ledere og LEAN ansvarlige i afdelingerne. Konkret dokumentation for effektiviserede processer indsamles. For hvert enkelt LEAN-forløb vil projektstyregruppen fastsætte konkrete målsætninger for LEAN forløbet indenfor ovennævnte områder. Målsætningerne for projekterne vil tage udgangspunkt i den nuværende situation (baseline) samt være kvantificerede og målbare. De halvårlige orienteringer til ØU omkring Lean på Rådhuset vil indeholde konkrete målopfølgninger på såvel projekt- som programniveau. Noter til bilag Ingen bilag. Beslutning Økonomiudvalget den 17-01-2008 Taget til efterretning, idet Kommunalbestyrelsen senere vil få gennemgået et konkret projekt i LEAN-forløbet. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 9
Økonomiudvalget Punkt: 3 Acadre sagsnr.: 07/892 Journalnr.: 00.15.10A00 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Christina Jeppesen Rekruttering og Fastholdelse - Projektorganisation Resume Kommunalbestyrelsen udtrykte i forbindelse med Aprilkonferencen ønske om, at sætte fokus på rekruttering og fastholdelse. Administrationen blev derfor bedt om at undersøge, hvilke muligheder der er for at tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere. I første omgang var arbejdet koncentreret om tiltrækning og fastholdelse af plejepersonale til ældreområdet, lærere til skoleområdet samt pædagoger (og pædagogmedhjælpere) til institutionsområdet, men i det efterfølgende arbejde er der indgået overvejelser om at brede projektet ud til resten af organisationen, da andre områder også har udfordringer med rekruttering og fastholdelse. Formålet med det oprindelige arbejde var at udarbejde et katalog med ideer til, hvordan man på de enkelte områder kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere. Der har i processen været fokus på at inddrage ledere og medarbejdere, da det er en afgørende forudsætning for indsatsernes succes, at de initiativer, der iværksættes, appellerer til såvel nuværende som potentielle medarbejdere. Arbejdet mundede ud i to idékataloger med forslag til indsatser på de udvalgte områder. Katalogerne blev præsenteret for Kommunalbestyrelsen på deres augustkonference, hvor politikerne drøftede ideerne i katalogerne. Drøftelserne resulterede i en vedtagelse af de beløb, der var afsat i budget 2008-2011, således at projektet som udgangspunkt har 3 mio. kr. at gøre godt med i 2008 samt 1 mio. kr. i år 2009, 2010 og 2011. Det videre arbejde har været forankret i en projektgruppe bestående af Henrik Døssing og Helle Kolberg fra LOP samt Per Frølund, Pernilel Svärd og Christina Jeppesen fra UDO. Arbejdet i projektgruppen har koncentreret sig om den fremadrettede organisering af projektet, identifikation af nøgletal på området, kategorisering af indsatserne fra idékatalogerne samt involvering af- og kommunikation med organisationen. Gruppen har afholdt en række arbejdsmøder med Jens-Jakob Jakobsen. Forslag At Økonomiudvalgtet tager orienteringen til efterretning. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 10
Sagsfremstilling Organisering Nedenfor præsenteres de enheder der skal indgå i projektorganisationen. Hver enhed er præsenteret med bemanding og foreløbige tanker om roller og ansvar. Organisationsdiagram er vedlagt som bilag. Økonomiudvalget (ØU) ØU tager stilling til administrationens forslag til indsatsområder og drøfter projektets generelle fokus. ØU orienteres løbende om projektets fremdrift og godkender endeligt de projekter, der sættes i gang. Direktion Direktionen er ejere af programmet dvs. den portefølje af projekter, der sættes i gang. Direktionen har ansvaret for den endelige indstilling til ØU af, hvilke indsatser, der skal prioriteres. Styregruppe Styregruppen foreslås bemandet med følgende ledere: Kommunaldirektør Jens-Jakob Jakobsen (styregruppeformand) Ældrechef: Louise Høg (seniorbruger for ÆSU) Skole- og Institutionschef: Marianne Kron (seniorbruger for SKIN) Afdelingschef: Tina Otterstrøm (seniorbruger for DTM og Rådhus) Personalechef: Henrik Døssing (seniorleverandør for LOP) Udviklingschef: Per Frølund (seniorleverandør for UDO) Det er styregruppens ansvar at foretage de nødvendige prioriteringer mellem projekterne i forhold til den forventede effekt. Styregruppen skal sikre sammenhæng mellem de projekter, der vælges at arbejde videre og skal varetage den overordnede koordinering. Styregruppens skal ligeledes sikre at de nødvendige ressourcer er til rådighed for projekterne samt sikre inddragelse organisationen og CMU. Sidst men ikke mindst har styregruppen ansvar for kommunikation og formidling i forbindelse med projektet. Styregruppesekretariat Styregruppesekretariatet foreslås bemandet med følgende medarbejdere: HR konsulent Helle Kolberg (LOP) Udviklingskonsulent Rasmus Overgaard Nielsen (SKIN) Udviklingskonsulent Helle Paaske Skude (ÆSU) Udviklingskonsulent Pernille Svärd (UDO) HR Chefkonsulent Christina Jeppesen (UDO) Sekretariatet kan udvides/suppleres, hvis andre projektledere bliver valgt. Det er styregruppesekretatiatets ansvar at yde support til styregruppen herunder udarbejde analyser og oplæg. Styregruppesekretariatet skal fungere som bindeled mellem projekterne og mellem projekter og styregruppe. Sekretariatet deltager i udvalgte styregruppemøder og afholder såvel bilaterale som fælles projektmøder for at sikre sammenhæng og læring mellem projekterne. Sekretariatet kan give support til projekterne ifm. opstart, organisering, business case, udarbejdelse af projektplaner mv. CMU CMU får en væsentlig rolle at spille i forbindelse med at sikre medinddragelse og medindflydelse dels på CMU møder og dels ifm. bemanding af projekter, hvor CMU får mulighed for at anbefale repræsentanter til projektgrupperne (eller selv deltage). De valgte Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 11
projekter bliver præsenteret for CMU, og der bliver her mulighed for dialog og for at komme med kommentarer og indspark undervejs i processen. Ved at fungere som bindeled til medarbejderne skal CMU være med til at skabe engagement, ejerskab og commitment til projektet. Det kan blive nødvendigt at indkalde til ekstra CMU møder i projektperioden for at sikre projektets fremdrift. Projekter Samtlige projekter, der sættes i gang, organiseres med en projektleder samt relevante ressourcepersoner. Det er væsentligt at sikre medarbejderinddragelse i alle projekter både i form af direkte projektdeltagelse og via de processer, der sættes i gang i projektet. Det er projektlederens ansvar at udarbejde Business Case for projektet med relevante informationer om årsager (formål), muligheder, forventet udbytte, risici, projektomkostninger og tidsplan. Projektlederen skal rapportere om fremdrift og (uforudsete) udfordringer undervejs til styregruppe/styregruppesekretariat. Styregruppeformanden forventes at deltage på alle opstartsmøder til projekterne. Personalepolitisk Forum Personalepolitisk Forum sættes på standby i den tid, hvor projektet omkring Rekruttering og Fastholdelse kører. Begrundelsen for dette er, at kræfterne ønskes koncentreret i de andre projektorganisatoriske enheder samtidig med at dobbelprocesser ønskes undgået. Hovedparten af medlemmerne i Personalepolitisk Forum er engageret i enten styregruppe, styregruppesekretariat eller CMU og bliver således inddraget i projektet igennem disse kanaler. Det videre arbejde Det er nødvendigt, at der skabes et fælles billede af rekrutterings- og fastholdelsesudfordringens karakter på de forskellige områder, så anbefalinger og prioriteringer tages ud fra en helhedsbetragtning. Derfor vil det videre arbejde i første omgang handle om få diskuteret "den brændende platform" hvor er den på kort og langt sigt? I diskussionen skal indgå forhold omkring: nøgletal om udfordringens karakter (afgangsmønstre, demografi, sygefravær mv.). forventninger til effekt af de forskellige projekter tid og ressourcer til de enkelte projekter sammenhæng til trepartsaftale og kvalitetsreform Diskussionen kræver, at der er overblik over de tiltag, der allerede er i gang, at der er kendskab til de ideer og delprojekter, der er identificeret i det tidligere arbejde (notat vedlagt som bilag), og at der er taget højde for inddragelse af nye områder, der ikke tidligere har været en del af projektet. Diskussionen skal munde ud i en prioritering af projekterne og dermed en anbefaling af, hvilke projekter der skal sættes i gang. Det er afgørende for projektets succes at de valgte projekter appellerer til såvel nuværende som potentielle medarbejdere og derfor bliver anerkendt i organisationen. Derfor vil der i det videre arbejde blive lagt vægt på fortsat inddragelse at medarbejdere og ledere for at skabe den nødvendige forankring og ejerskab i organisationen. Ligeledes vil der undervejs blive lagt vægt på en synlig kommunikation og formidling af projektets fremdrift og resultater såvel internt i organisationen som i eksterne medier. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 12
Kommunikation Følgende aktiviteter og møder er planlagt (og delvist afholdt): 03. december 2007: Punktet behandles i direktionen 05. december 2007: Møde i Personalepolitisk Forum 13. december 2007: Punktet er på dagsordenen i CMU 20. december 2007: Økonomiudvalget orienteres om projektets organisering primo januar 2008: Afholdelse af kick-off for styregruppen Bilag - Fastholdelse og rekruttering - Projektorganisation Beslutning Økonomiudvalget den 17-01-2008 Taget til efterretning. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 13
Økonomiudvalget Punkt: 4 Acadre sagsnr.: 08/745 Journalnr.: 00.18.00A09 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Per Frølund Orientering om fælleskommunalt kvalitetsprojekt Resume KL har iværksat et fælleskommunalt kvalitetsprojekt som har til formål, at kommunerne er med til at sætte dagsordenen i debatten om kvalitet i serviceydelserne. Selvom KL definerer projektet som et selvstændigt projekt kan det ses som KL s svar på kvalitetsreformen og KL s ønske om at kommunerne skal påvirke hvad en eventuel kvalitetsreform kommer til at indeholde. Forslag Administrationen forslår, at orienteringen tages til efterretning. Sagsfremstilling Hovedfokus i projektet er på, at kerneydelserne i velfærdsopgaverne forbedres. Nogle af de mest centrale principper der ligger bag arbejdet er følgende: 1. Borgerne og brugerne skal være i centrum for udvikling af større kvalitet når arbejdet konkret beskæftiger sig med nye metoder, organisation, styring og faglige løsninger. 2. Kommunalbestyrelserne skal have handlemuligheder på tværs af de offentlige serviceopgaver både i forhold til prioritering og i forhold til at sikre sammenhæng i de faglige løsninger. 3. Der skal skabes en sammenhængende service for borgerne uanset hvilken myndighed der leverer eller hvilken lovgivning der styrer servicen. 4. Der skal i udførelsen af serviceopgaverne være plads til initiativ og innovation. 5. Der skal være handlemuligheder i hele servicekæden og derfor er metodefrihed og regelforenkling omdrejningspunkter i arbejdet. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 14
18 delprojekter For at skyde projektet igang har KL holdt en række regionale møder for kommunernes direktioner, hvor indholdet og formålet med projektet blev drøftet. Projektet er formet om 18 delprojekter som er listet nedenfor. Projekterne drejer sig om kvalitetsudvikling på de nævnte områder og har varierende fokus men nogle af fællesnævnerne er videndeling, metodeudvikling, synliggørelse af kommunernes resultater og arbejdet med udvilkling af samarbejds- og dialogformer kommunerne imellem. Kommunerne har haft mulighed for at melde ind på hvilke af disse udviklingsprojekter man ønskede at deltage i. Direktionen har meldt Hørsholm Kommune til at deltage i projekt 1,7 og 8. Se bilag 1 for begrundelse for disse valg. Projekt 1: Ledelse med ambitioner - ledelsesudvikling i kommunerne (tidligere 1 og 2) Projekt 3: Kodeks for god ledelse Projekt 4: Lederevaluering Projekt 5: Ledernetværk Projekt 6: God kvalitet og høj faglighed i folkeskolen Projekt 7: God kvalitet og høj faglighed i dagtilbud Projekt 8: Demensindsatsen Projekt 9: Arbejdstilrettelæggelse på ældreområdet Projekt 10: Uddannelse og Kompetenceudvikling Projekt 11: Attraktive arbejdspladser (tidligere 11 og 12) Projekt 13: Kvalitetsmodel for hele kommunen Projekt 14: Udvikling af fælleskommunal ledelsesinformation (FLIS) Projekt 15: Styringsmodeller Projekt 16: Administrative modeller Projekt 17: Sammenhæng i opgaveløsningen Projekt 18: Brugertilfredshedsundersøgelser Projekt 19: Bedre borgerbetjening Projekt 20: Kvalitet i social- og sundhedsområdet Bilag - Brev til KL om deltagelse i kvalitetsprojekter Beslutning Økonomiudvalget den 17-01-2008 Taget til efterretning. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 15
Økonomiudvalget Punkt: 5 Acadre sagsnr.: 07/2153 Journalnr.: 00.32.00Ø00 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Henrichsen Økonomisk orientering januar 2008 Resume Økonomisk Orientering illustrerer det samlede forbrug af udvalgenes drifts- og anlægsmidler i 2007 opgjort ultimo december 2007. Status for forbruget til og med december 2007 viser på de overordnede tal, at forbruget er lavere end det periodiserede budget. Opgørelsen viser et periodiseret mindreforbrug på 10,0 mio. kr. Forslag Administrationen anbefaler Økonomiudvalget at tage sagen til efterretning. Sagsfremstilling Sagens fakta Forbruget af skattefinansierede driftsudgifter er i alt 988,9 mio. kr. opgjort ultimo december 2007. Ud af et helårsbudget på 1.068,1 mio. kr. svarer dette til en forbrugsprocent på 92,6 jf. tabel 1. Det skal pointeres at denne forbrugsprocent ikke er endelig for regnskabsår 2007, da der også i januar 2008 kan bogføres på regnskabsår 2007. Det endelige resultat vil kunne ses ved regnskabsaflæggelsen. Forbruget af serviceudgifter er i alt 896,5 mio. kr. opgjort ultimo december 2007. Ud af et helårsbudget på 974,9 mio. kr. svarer dette til en forbrugsprocent på 92,0. Forbruget af anlægsmidler (ekskl. indtægter fra salg af jord og ejendomme) er i alt 71,6 mio. kr. opgjort ultimo december 2007. Ud af et helårsbudget på 108,6 mio. kr. svarer dette til en forbrugsprocent på 66,0. Der er et restbudget på i alt 37,0 mio. kr. Tabel 1 viser, at den samlede forbrugsprocent ultimo december 2007 er 92,6 pct. Forbrugsprocenten for de enkelte udvalg svinger fra et minimum på 85,0 pct. (Teknik- og miljøudvalget - skat) til et maksimum på 100,9 pct. (Beskæftigelses- og Erhvervsudvalget). Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 16
Tabel 1. Nettodriftsudgifter: Forbrug ift. normeret budget - ultimo december 2007 (mio. kr.) Forbrug Budget * Forbrugs-pct. Normeret Mindreforbrug budget** (-) i kr. af norm. budget - TMU - skat 60,0 70,6 85,0% 70,6 10,6 Mindreforbrug (-) i pct. af norm. budget - 15,0% TMU - bruger -17,9-11,0 - - - - BSU 371,2 386,8 96,0% 386,8-15,6-4,0% SSU 327,5 358,6 91,3% 358,6-31,1-8,7% KFU 52,6 58,4 90,1% 58,4-5,8-9,9% BEU 42,8 42,4 100,9% 42,4 0,4 0,9% - - ØU*** 134,8 151,3 89,1% 151,3 16,5 10,9% I alt 971,0 1.057,1 91,9% - - - I alt, ekskl. det brugerfinansierede område 988,9 1.068,1 92,6% 1.068,1 Anm.: * Helårsbudget ** Normeret budget svarer til 100% af helårsbudgettet (12 ud af 12 måneder) *** Herunder Redningsberedskab - 79,2-7,4% I tabel 2 nedenfor opgøres forbruget i forhold til et periodiseret budget, dvs. i forhold til budgettet for 2007 fordelt månedligt efter et historisk forbrugsmønster. Det historiske forbrugsmønster er opgjort ud fra det faktiske forbrug i årene 2004-2006. I det periodiserede budget er indbygget en forudsætning om, at udvalgene sparer op henholdsvis sparer ned ud fra det mønster, som har været tilfældet i årene 2004-2006. Det periodiserede budget er 998,9 mio. kr. opgjort ultimo december 2007. Det svarer til 93,52 pct. af helårsbudgettet (grunden til at det ikke er 100 % er at det periodiseret budget er renset for overførselsbeløb, samt at der i januar også kan betales regninger på gammelt regnskabsår). Forbruget er 988,9 mio. kr. Samlet set er der ultimo december 2007 et periodiseret mindreforbrug på 10,0 mio. kr., jf. tabel 2. Tabel 2. Nettodriftsudgifter: Forbrug ift. periodiseret budget - ultimo december 2007 (mio. kr.) Forbrug Per. budget Mindreforbrug (-) i kr. af per. budget Mindreforbrug (-) i pct. af per. budget TMU - skat 60,0 58,3 1,7 2,9% TMU - bruger -17,9-18,9 1,0 5,3% BSU 371,2 372,5-1,3-0,3% SSU 327,5 336,7-9,3-2,8% KFU 52,6 52,6 0,1 0,1% BEU 42,8 38,7 4,0 10,4% ØU* 134,8 140,0-5,2-3,7% I alt 971,0 980,0-9,0-0,9% I alt, ekskl. det brugerfinansierede område 988,9 998,9 Anm.: * Herunder Redningsberedskab - 10,0-1,0% Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 17
På Teknik- og Miljøudvalgets skattefinansierede område er der et periodiseret merforbrug på 1,7 mio. kr. På Børne- og Skoleudvalgets område er der et periodiseret mindreforbrug på 1,3 mio. kr. På Social- og Sundhedsudvalgets område er der et periodiseret mindreforbrug på 9,3 mio. kr. Der er stadig ubetalte regninger til Skovbrynet, manglende afregning til sygehusene for den kommunale medfinansiering. På Beskæftigelses- og Erhvervsudvalget er der et periodiseret merforbrug på 4,0 mio. kr. På Økonomiudvalgets område er der et periodiseret mindreforbrug på 5,2 mio. kr. Anlæg Ud af et budget i 2007 på 108,6 mio. kr. er der ultimo december 2007 bogført anlægsudgifter for 71,6 mio. kr. Det forventes at der på BSUs område overføres 10 mio. kr. til 2008. Det drejer sig om etablering af Løvehuset, Ungdomsskolens lokaleforhold samt skolernes fysiske rammer. På TMUs skattefinansierede område forventes en overførsel på 9,5 mio. kr. De største overførsler er på støjvold Helsingørmotervejen, byudvikling (bymidten), kabellægning af luftledninger, sti net/spor i landskabet. PÅ TMUs brugerfinansierede område forventes en overførsel på 4 mio. kr. herunder forsinkelsesbassin, Rungsted og overfaldsbygværker. Ud af et budget i 2007 på 50,6 mio. kr. er der ultimo december 2007 bogført indtægter fra salg af jord og ejendomme på 46,8 mio. kr. Likviditet De gennemsnitlige likvide aktiver (gennemsnit af de sidste 12 måneder) er 126,7 mio. kr. opgjort ultimo december 2007. Tabel 3. Oversigt over tillægsbevillinger 2007 Teknisk tillægsbevilling (kassen) Tillægsbevilling fra TBR Godkendte tillægsbevillinger 85.017.600 6.821.100 Budgetrevision 1 ØU-1/07-B 2.180.000 Hørsholm Squash Klub (omlægning af lån) KFU-1/07- B Menighedshuset - Rungstedvej 23 ØU-17/07-9.165.000 B Medarbejder-PC-ordning ØU-22/07- B To-sprogsundervisning af småbørn BSU- 12/07-B Overførsler fra 2006 til 2007 ØU-41/07-57.203.200 B Sourcingstrategi for IT-opgaver ØU-23/07- D Evaluering og dokumentation ØU-39/07- B Hørsholm badmintonklub lån til KFUrenovering 09/07-B Forlængelse af leje- forpagtningsaftale KFU- Rideklub 34/07-B Bolbrovej Bro - licitationsresultat TMU- 42/07-B 1.552.700 200.000 189.000 250.000 149.900 200.000-9.000 1.237.500 Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 18
Ansøgning om tillægsbevilling til Hørsholm skole til dækning af uforudsete udgifter i forbindelse med byggeri BSU- 25/07-B 939.000 Budgetrevision 2 Hørsholm Idrætspark - ekstern konsulent og udarbejdelse af udbudsmateriale Tilbagekøb af leasede ejendomme Smedehullet - grønt område mellem Rungstedvej og ny Sognegård ØU-63/07- B ØU-66/07- B ØU-68/07- B TMU- 48/07-B -12.838.800 1.500.000 32.460.400 420.000 Rungsted havn - Ekstern rådgiver 250.000 Rungsted havn - beslutningsoplæg om etablering af en almennyttig fond ØU-86/07- B 750.000 Hørsholm Rideklub af 2003 søger tilskud til elevrideskole Kommunal bekæmpelse af kæmprbjørneklo på private arealer Budgetrevision 3 Daginstitutionsområdet kapacitetsændringer Den gamle byrådssal, renovering Tillægsbevilling i forbindelse med folketingsvalg HRT tilskud renter og afdrag Cobras A/S tilskud handicaptoilet Breeltegård, bevilling til dækning af momsreguleringsforpligtigelse KFU- 65/07-B TMU- 81/07-B ØU-97/07- B BSU- 57/07-B ØU- 116/07-B ØU- 131/07-B KFU- 79/07-B KFU- 80/07-B KB-15/07- B -9.789.200 3.137.000 370.000 570.000 1.060.000 130.000 25.000 317.000 100.000 Hørsholm badmintonklub renovering badefaciliteter KFU- 96/07-B 120.000 Foreslåede tillægsbevillinger i alt 0 Godkendte og foreslåede tillægsbevillinger i alt 6.821.100 Tillægsbevillingsreserven (restbudget) 178.900 Bilag - Økonomisk orientering januar 2008 Beslutning Økonomiudvalget den 17-01-2008 Taget til efterretning med bemærkning om, at tillægsbevilling til handikaptoiletter i Idrætsparken er givet til Hørsholm Idrætspark. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 19
Økonomiudvalget Punkt: 6 Acadre sagsnr.: 07/1803 Journalnr.: 00.30.02S01 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Ida Andréa Stoltze Rasmussen Politisk tids- og arbejdsplan for budget 2009-2012 Resume Der er udarbejdet politisk tids- og arbejdsplan for budgetlægningsprocessen for budget 2009-2012. Forslag Det foreslås, at Økonomiudvalget godkender den politiske tids- og arbejdsplan. Sagsfremstilling På baggrund af Kommunalbestyrelsens evaluering af budgetproces 2008-2011 den 17. december 2007 har administrationen udarbejdet politisk tids- og arbejdsplan for budgetprocessen 2009-2012. Den politiske tids- og arbejdsplan er en oversigt over de politiske aspekter af budgetlægningsprocessen. Tids- og arbejdsplanen indeholder informationer om møder og konferencer samt hvilket materiale, administrationen vil producere til Kommunalbestyrelsen i forbindelse med de forskellige faser af budgetlægningsprocessen. På baggrund af Økonomiudvalgets godkendelse af den politiske tids- og arbejdsplan vil de enkelte fagudvalg blive orienteret om tids- og arbejdsplanen på udvalgsmøderne i februar 2008. Bilag - Politisk tids- og arbejdsplan 2008 Beslutning Økonomiudvalget den 17-01-2008 Godkendt. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 20
Økonomiudvalget Punkt: 7 Acadre sagsnr.: 07/3026 Journalnr.: 14.00.08P15 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Frank Steen Beredskab - Risikobaseret dimensionering Resume I henhold til ny bekendtgørelse skal kommunerne ud fra en risikobaseret analyse selv dimensionere beredskabet og fastsætte serviceniveauet. Den fælles Beredskabskommission for Rudersdal og Hørsholm Kommuner har den 18.9.2007 godkendt en plan for den risikobaserede dimensionering. Forslag Administrationen indstiller, at Kommunalbestyrelsen tilkendegiver at være enig i Beredskabskommissionens beslutning. Sagsfremstilling Den 1. september 2005 trådte en ny bekendtgørelse i kraft om risikobaseret dimensionering af det kommunale redningsberedskab (brandvæsen). Bekendtgørelsen, som danner grundlaget for den fremtidige dimensionering af det kommunale beredskab, medfører en væsentlig ændring, idet der ikke længere fra centralt hold fastsættes en dimensionering af beredskabet, men at det fremover er den enkelte kommune, der ud fra en risikobaseret analyse selv dimensionerer beredskabet samt fastsætter serviceniveauet. Dog er der en minimumsregel der fastholder, at udrykningsenheden senest skal afgå fra brandstationen indenfor 5 minutter bemandet med en holdleder samt det nødvendige mandskab. Til brug for at gennemføre denne proces i kommunerne har Beredskabsstyrelsen udsendt en håndbog i risikobaseret dimensionering. Med udgangspunkt i denne håndbog blev processen påbegyndt i det fælles beredskab medio 2006 med henblik på at udarbejde et eller flere forslag til en fremtidig dimensionering i den kommende Rudersdal Kommune samt Hørsholm Kommune. Til hjælp for gennemførelse af dette arbejde blev indgået aftale med en ekstern konsulent fra virksomheden Riskplan. Yderligere blev etableret en følgegruppe bestående af medarbejdere fra brandvæsenet. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 21
Processen forløb gennem ca. 5 måneder, hvor der blev udført en risikoidentifikation i de enkelte kommuner med en efterfølgende scenarie- og kapacitetsanalyse. Det betød at 60 potentielle scenarier blev gennemarbejdet med hensyn til hvilken kapacitet der skulle anvendes for at løse indsatsopgaven. Efterfølgende blev udarbejdet et oplæg til et fremtidigt serviceniveau. Oplægget til det fremtidige serviceniveau blev delt i fire hovedområder, udrykningstider, udrykningsområder, bemanding og materiel. I oplægget blev foreslået, at udrykningstiden i 97 % tilfældene generelt må være 9 minutter, dog i yderområderne 11 minutter, mod tidligere 10 minutter i tættere bebyggelse og 15 minutter i spredt bebyggelse. Yderlige fremgik, at det fremover skal være den nærmeste brandstation i fællesskabet, der skal rykke ud ved alarmering. Vedrørende bemanding blev udarbejdet to modeller: Model 1, hvor den nuværende udrykningsbemanding, dog tilpasset opgaven, med en holdleder og 7 brandmænd bibeholdes, eller Model 2, som er en fremtidig fleksibel model, hvor der opereres med taktiske enheder bestående af 1 holdleder og 3 brandmænd, hvilket medfører, at der på hver af stationerne Hørsholm og Søllerød ved udrykning kan bemandes med to hold bestående af 1 holdleder og 3 brandmænd og på Station Birkerød et hold bestående af 1 holdleder og 5 brandmænd. Dette medfører, at første køretøj bemandes med fire mand (holdleder + 3 brandmænd) og derfor kan afgå hurtigere fra stationen. Denne udrykning kan suppleres med yderligere enheder. Ingen af modellerne medfører reduktion af brandmandskabet og valget blev derfor udgiftsneutralt. Materielmæssigt blev udarbejdet tre modeller: Model 1, den nuværende materielsammensætning bibeholdes, hvilket medfører, at der på Station Søllerød skal udskiftes 2 automobilsprøjter, 1 tankvogn samt 1 drejestige. Anskaffelse af to nye sprøjter beløber sig til kr. 2.8 mil., mens en brugt tankvogn kan anskaffes for kr. 300.000 og en brugt nyere drejestige beløber sig til kr. 600.000, Samlet udgift ved model 1 udgør, kr. 3.7 mil. Model 2, der ændres på materielsammensætningen, således at der på station Søllerød anskaffes 1 ny automobilsprøjte samt 1 ny tanksprøjte (kombinationskøretøj) samt en nyere brugt drejestige, herved reduceres med et køretøj. Samlet udgift ved model 2, kr. 3.4 mil. Det skal bemærkes, at der på Station Hørsholm er gode erfaringer med anvendelse af et kombinationskøretøj. Model 3, der ændres på materielsammensætningen, således at der på Station Søllerød anskaffes 1 ny automobilsprøjte samt 1 ny tanksprøjte (kombinationskøretøj), som i model 2. Endvidere reduceres Station Birkerød med 1 drejestige, hvilket betyder, at hvis der er behov for en drejestige i Stations Birkerøds udrykningsområde, afsendes den pr. automatik fra en af de to andre stationer. Station Birkerød og Søllerøds to drejestiger sælges og for provenuet søges indkøbt en nyere brugt drejestige.samlet udgift ved model 3, kr. 2.8 mil. (ny automobilsprøjte og tanksprøjte) Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 22
Det blev forudsat, at udskiftningen af materiellet blev foretaget via leasing og afholdt indenfor det eksisterende budget for det fælles beredskab. Rapporten og forslaget til det fremtidige serviceniveau blev behandlet på Den Fælles Beredskabskommissions møde den 17. april 2007. Kommissionen godkendte planen samt valgte bemandingsmodel 2 samt materielmodel 3, dog med den ændring af drejestigen fra station Birkerød flyttes til stationen i Søllerød og den gamle stige på station Søllerød søges solgt. Efter at planen var godkendt blev den fremsendt til kommentering i Beredskabsstyrelsen. Efterfølgende har Beredskabsstyrelsen med brev af 2. juli 2007 fremsendt en udtalelse til det fælles beredskab vedrørende den fremsendte plan. Af udtalelsen fremgår indledningsvis, at planen overordnet lever op til de krav, der stilles efter bekendtgørelsen om risikobaseret kommunalt redningsberedskab. I udtalelsen giver Beredskabsstyrelsen forskellige anbefalinger vedrørende vandforsyning, forebyggelse, uddannelse og øvelser, indkvartering, kompetenceudvikling m.m. Endvidere anbefaler Beredskabsstyrelsen, at der i den videre behandling sættes fokus på det afhjælpende beredskab, herunder materiel og mandskab. På baggrund af den modtagne udtalelse blev der afholdt møde med Beredskabsstyrelsen den 6. juli med det formål nærmere at redegøre for planen, herunder særligt fokusområderne. I mødet deltog beredskabschefen, viceberedskabschefen samt konsulenten fra Riskplan. Med udgangspunkt i det afholdte møde udarbejdede brandvæsenet nogle supplerende bemærkninger med henblik på at imødekomme Beredskabsstyrelsens anbefalinger. Efterfølgende har Beredskabsstyrelsen fremsendt et brev af 13. juli 2007, hvor det meddeles, at de supplerende bemærkninger er taget til efterretning. På grundlag af de supplerende bemærkninger er planen for risikobaseret dimensionering blevet justeret. Endvidere er der sat fokus på det afhjælpende beredskab med en bredere beskrivelse af fundamentet for de valgte modeller. Der er således ikke ændret ved de valgte modeller. Med henblik på at belyse, hvem der har kompetencen til at godkende planen for den risikobaserede dimensionering i henholdsvis Rudersdal og Hørsholm Kommuner har juridisk kontor i Rudersdal Kommune undersøgt dette forhold. Ifølge juridisk kontor er det på baggrund af partnerskabsaftalens 3 og 4 Beredskabskommissionen, der har den godkendende kompetence indenfor de af kommunalbestyrelserne givne retningslinier, og under overholdelse af Beredskabets budgetter. Det var således juridisk kontors opfattelse, at Beredskabskommissionen indenfor disse rammer har kompetence til at fastlægge den risikobaserede dimensionering. Juridisk afdeling i Hørsholm Kommune er af samme opfattelse. På baggrund af dette behandlede Den fælles Beredskabskommssion den justerede plan for risikobaserede dimensionering (vedlagt som bilag) på et møde den 18. september 2007 og godkendte den bemandingsmæssige model 2 Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 23
den materielmæssige model 3 med en udskiftningstakt således at en automobilsprøjte samt tankvogn på Station Søllerød udskiftes med en ny tanksprøjte i 2008 til en pris af kr. 1.4 mil., som finansieres ved leasing. at automobilsprøjten M-3 fra 1989 på Station Søllerød udskiftes i 2009. at drejestigen på Station Søllerød søges solgt og den eksisterende drejestige på Station Birkerød overflyttes til Station Søllerød, samt at planen iværksættes snarest muligt dog senest 1. december 2007. Hanne Lommer har efterfølgende anmodet om, at Beredskabskommissionens beslutning blev taget på dagsordenen i Kommunalbestyrelsen. Efter den endelige plan er indsendt til Beredskabsstyrelsen, har det fælles beredskab modtaget et brev af 5. november 2007, hvoraf det fremgår, at det er Beredskabsstyrelsens opfattelse, at den Fælles Beredskabskommission ikke har kompetencen til at godkende planen for den risikobaseret dimensionering. Kompetenceforholdet er atter blevet behandlet af juridisk kontor i Rudersdal Kommune. På baggrund af tidligere korrespondance med Tilsynsrådet, senest hvor tilsynet med Kommunerne i Københavns og Frederiksborg Amter har behandlet udvidelsen af partnerskabsaftalen, anses kompetencen til godkendelse af planen for den risikobaserede dimensionering overdraget til Den Fælles Beredskabskommission. Dette er blevet meddelt Beredskabsstyrelsen med brev 14. november 2007 samtidig med at sagen hermed anses for afsluttet. Det skal sluttelig bemærkes at for at sikre beredskabet til stadighed tilpasses kommunernes risikoprofil, skal der mindst én gang i hver valgsperiode, foretages en revision af dimensioneringsplanen. Bilag - Plan for risikobaseret dimensionering - til BRS Rudersdal Hørsholm Beslutning Økonomiudvalget den 17-01-2008 Udsat, da Hanne Lommer (A), som har bedt om at få punktet på dagsordenen, var fraværende. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 24
Økonomiudvalget Punkt: 8 Acadre sagsnr.: 07/101 Journalnr.: 81.14.00P00 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: 17.01.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Inge Kristensen Nye regler om offentliggørelse af kommunalbestyrelsesmedlemmers vederlag forbundet med varetagelsen af bestyrelseshverv i kommunale fællesskaber mv. Resume I ændring i Lov om kommunernes styrelse (Lov nr. 510. af 6. juni 2007 - ny 16 e i kapitel II), er der indført nye regler for offentliggørelse af vederlag. Lovændringen er en udmøntning af en anbefaling fra Udvalget vedrørende de styringsmæssige relationer mellem kommunalbestyrelser og kommunale selskaber. Fremover skal kommunalbestyrelsen offentliggøre de vederlag, som kommunalbestyrelsesmedlemmer måtte have modtaget for at varetage bestyrelseshverv i kommunale fællesskaber, i aktie- og anpartsselskaber eller andre privatretlige selskabsdannelser, hvis de er udpeget af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen skal også offentliggøre vederlag ydet til ansatte i kommunens administration hvis kommunalbestyrelsen har udpeget ansatte til at varetage tilsvarende hverv. Reglerne træder i kraft den 1. januar 2008 og omfatter de vederlag der måtte være blevet udbetalt i 2007. Offentliggørelsen skal ske inden udgangen af 1. kvartal 2008. Forslag Løn og Personale foreslår, at kommunalbestyrelsesmedlemmer og ansatte, udpeget af kommunalbestyrelsen, anmodes om at oplyse, hvorvidt de har modtaget vederlag for bestyrelseshverv i kommunale fællesskaber, i aktie- og anpartsselskaber eller andre privatretlige selskabsdannelser. Løn og Personale vil, i begyndelsen af det nye år, sende et skema til det enkelte medlem. På skemaet kan anføres oplysning om navn, hvervets art og periode samt størrelsen af vederlag for kalenderåret 2007. Økonomiudvalget Torsdag den 17-01-2008 Side 25