Governance for standardisering af vej- og trafikdata Gældende fra 1. januar 2016 Dato 16. november 2015 Sagsbehandler Sanne Karlsen Mail sak@vd.dk Telefon +45 7244 3333 Dokument 15/14090-3 Side 1/11 Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 1022 København K Telefon +45 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE 60729018 EAN 5798000893450
Indhold 1. Indledning... 3 2. Governanceprocessen... 4 3. Afgrænsning... 5 4. Bilag... 6 Bilag 1: Arbejdsbeskrivelse for sekretariatet.... 6 Bilag 2: Forretningsorden for det rådgivende udvalg... 7 Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen... 8 Bilag 4: Retningslinjer for arbejdet med standardisering... 10 2
1. Indledning Dette notat beskriver den governance struktur, som anvendes for arbejdet med standardisering af vejog trafikdata. Governance omhandler den ledelsesmæssige forankring af standardiseringsarbejdet, herunder ansvaret for udvikling og implementering af allerede udviklede standarder. Governance er afgørende for, at arbejdet kan opnå en blivende værdi. Baggrund Standarden for vej- og trafikdata er i udgangspunktet udarbejdet i et projekt initieret af Vejdirektoratet. Den er udarbejdet under ledelse af en styregruppe med repræsentanter for Vejdirektoratet, KL, kommunerne, GeoDanmark, Sweco og Geodatastyrelsen. Parterne aftalte i december 2013 at lade projektstyregruppen få permanent status og varetage styringsopgaver i henhold til en fælles aftalt governancestruktur. Styregruppen har godkendt standarden og parterne anbefaler, at standarden anvendes under alle forhold hvor det er hensigtsmæssigt, og hvor der er behov for at udveksle data om vej- og trafikforhold i Danmark. Standarden skal løbende udbygges, opdateres og vedligeholdes i takt med behovene for deling af vejog trafikdata, og der skal samtidig sikres en formidling til alle interessenter. Ved en standard forstås UML-modeller, XSD er, samt diverse dokumentation, herunder også dokumentation rettet mod medarbejdere med vejfaglig baggrund. Standarden består af delstandarder for en række forskellige stamdata, vejbredde m.m., der alle er indarbejdet i den fælles datamodel. Fremadrettet kan man derfor i arbejdet tale om og arbejde med flere sådanne delstandarder. Ved siden af selve standarden vil der naturligt ske en del rapportering mv. vedr. arbejdet med standardisering. Dette er ikke en del af standarden som sådan. Governancestrukturen er blevet evalueret og forenklet i efteråret 2015. Styregruppen har i november besluttet at Governancestrukturen fra 2016 og frem skal se ud som beskrevet i nærværende dokument. 3
2. Governanceprocessen Nedenstående figur illustrerer arbejdet med udvikling og tilpasning af standarden for data om trafik og veje i hovedtræk. Governanceprocessen er beskrevet yderligere under figuren og forretningsorden m.m. for sekretariat, styregruppe og rådgivende udvalg findes i bilagene. Figur 1: Governance modellen 4
Sekretariatet modtager alle henvendelser om udviklingsønsker, fejl og mangler m.m. om standarden for data om trafik og veje. Straks ved modtagelsen foretager sekretariatet en vurdering af henvendelsens art og sørger for en tilbagemelding. Sager om fejl og mindre ændringer registreres og sendes til umiddelbar håndtering i driftsorganisationen (benævnes C i figuren og i bilagene). Alle henvendelser om udvidelse af standarden og andre større ændringer vurderes af sekretariatet og forelægges styregruppen til prioritering og beslutning om videre forløb. Sekretariatet kan endvidere på eget initiativ opfordre til indsendelse af ønsker til udvidelse af standarden. På grundlag af indkomne forslag udarbejder sekretariatet en præsentation til styregruppen med en indledende vurdering af, om forslaget skal nyde fremme, samt om det enkelte forslag har en karakter, hvor den korte udgave af governancemodellen kan anvendes (benævnes B i figuren og i bilagene). Afhængig af styregruppens beslutning herom arbejder sekretariatet videre med forslagene. Ved større ændringer (benævnt A i figuren og i bilagene) er næste trin en kvalificering af et udkast til revideret standard / ny delstandard hos det rådgivende udvalg. Afhængig af opgavens karakter kan sekretariatet involvere supplerende faglig bistand ved udarbejdelsen af det endelige oplæg, herunder også ekspertstøtte til vurdering af udkastet til en ny standard. Det endelige oplæg sendes i offentlig høring på www.høringsportalen.dk. Standardiseringsarbejdets interessenter (herunder medlemmer af det rådgivende udvalg og styregruppen) orienteres herom og opfordres til at deltage. Bidrag herfra behandles af sekretariatet, der foretager nødvendige justeringer, inden det endelige forslag til ny standard sendes til godkendelse i styregruppen. Såfremt styregruppen godkender oplægget, kan dette udgives som officiel standard og formidles som sådan. Ved den afsluttende formidling sikres det, at alle parter, der har været en del af processen, bliver informeret. Der kan i gennem hele processen komme indsigelser af en sådan karakter, at sekretariatet vælger, at lave endnu et gennemløb af dele af processen (f.eks. en indsigelse, der fører til en større ændring af standarden, som derfor høres i rådgivende udvalg igen). Sekretariatet kan også vælge at noterer indsigelser til håndtering i forbindelse med en senere udgave (release) af standarden. Roller, opgaver, bemanding, forretningsorden for sekretariat, styregruppe og rådgivende udvalg findes i bilag 1-3. 3. Afgrænsning Standarden forventes at skulle implementeres i et antal operationelle systemer og løsninger. Governance i forbindelse med udvikling, vedligeholdelse og drift af disse løsninger er ikke omfattet af arbejdet med standardisering. 5
4. Bilag Bilag 1: Arbejdsbeskrivelse for sekretariatet. 1. Opgaver Sekretariatet er ansvarligt for at styre og gennemføre de processer, som er nødvendige for at sikre vedligeholdelse, godkendelse og formidling af standarden. Sekretariatet servicerer styregruppen og det rådgivende udvalg og er udførende for de basale driftsopgaver. Sekretariatet koordinerer delprojekter vedr. større opgaver samt sikrer opdaterede processer til løbende drift og vedligehold af standarden. Bilag 4 indeholder retningslinjer for arbejdet med standardisering. 2. Arbejdsplan Sekretariatet udarbejder en årsplan for arbejdet i sekretariatet. Årsplanen indeholder udover årets plan for standardiseringsarbejdet også terminer for udarbejdelse af forslag til projekt og budget for det kommende år. Årsplanen kan være udformet som en projektplan. Sekretariatet har ansvar for at afstemme planen i forhold til de til enhver tid gældende frister for indmelding til budget, handlingsplaner mm. som gælder i Vejdirektoratet. Årsplanen forelægges styregruppen til godkendelse på det første møde i kalenderåret. 3. Organisering og ressourcer Der udpeges en ansvarlig for arbejdet i sekretariatet. Der udpeges evt. yderligere VD-medarbejdere til arbejdet i sekretariatet. Der tilknyttes evt. ekstern hjælp i relevant omfang. Der tilknyttes evt. yderligere nødvendig faglig bistand afhængig af opgaveløsningen. Ved større opgaver kan sådanne organiseres i særskilte projektgrupper. Vejdirektoratet udpeger de ressourcer, der varetager opgaverne i sekretariatet. 4. Økonomi Vejdirektoratet finansierer omkostningerne til de basale driftsopgaver i sekretariatet. Finansiering af større opgaver / delprojekter aftales i forbindelse med beslutning om opgavens gennemførelse. Herunder redegøres for konsekvenser og økonomi. 6
Bilag 2: Forretningsorden for det rådgivende udvalg 1. Det rådgivende udvalgs opgaver Det rådgivende udvalg bidrager samlet set med den faglige ekspertise på vejområdet og kompetencer vedrørende standardisering, datamodellering samt it og digitalisering generelt. Udvalget kan endvidere komme med forslag til udvidelser, forbedringer eller væsentlige ændringer på lige fod med øvrige aktører og interessenter. 2. Udvalgets arbejde Udvalget behandler forslag til ny / revideret standard. Udvalget behandler endelige oplæg til standarden på lige fod med høringsparterne. 3. Arbejdsform Hovedparten af udvalgets arbejde sker ved skriftlige høringer. Udvalget mødes dog en gang årligt, typisk som indledning til en større høring i udvalget. Sekretariatet kan i øvrigt beslutte at invitere det rådgivende udvalg til møde, når særlige forhold taler herfor. 4. Referat Sekretariatet udarbejder skriftligt notat om resultatet af behandlingen i det rådgivende udvalg, herunder referat af evt. møder. Sekretariatet begrunder sine valg i det omfang det rådgivende udvalgs råd ikke følges. 5. Organisering 1) Medlemmer af udvalget udpeges af styregruppen. Sekretariatet bistår med forslag og kontakt til organisationer / personer. 2) Udvalget er sammensat af repræsentanter fra de områder, som standarden har betydning for, og som har stor interesse i udformningen og konkretiseringen af standarden. Deltagere kan komme fra: a) KTC s faggrupper for veje og digitalisering. b) VDs divisioner / områder. c) Geodatastyrelsen. d) Faggrupper tilknyttet vejforvaltningssystemerne. e) Evt. andre relevante fora. i) Kommunal Vejteknisk Forening. ii) Andre faggrupper og eksterne samarbejdsparter tilknyttet de relevante fagområder. iii) KOMBIT. 3) Sekretariatet fungerer som formandskab og forestår evt. møder. 4) Udvalget har ikke nogen egentlig underliggende organisering. 6. Beslutninger Udvalget er rådgivende. Beslutninger træffes af styregruppen. Udvalgets kommentarer til endelige oplæg refereres for styregruppen på lige fod med øvrige høringssvar. 7. Økonomi Deltagerne i det rådgivende udvalg afholder egne udgifter i forbindelse med arbejdet. Vejdirektoratet finansierer udgifter til de basale driftsopgaver i sekretariatet. 7
Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen 1. Styregruppens opgaver Styregruppen har det overordnede ansvar for arbejdet med standardisering af vej- og trafikdata. Styregruppen fastlægger ambitionsniveau for implementering af standarden indenfor de økonomiske rammer der er til rådighed. Styregruppen udpeger medlemmer til det rådgivende udvalg 2. Mødernes afvikling Møderne indkaldes af sekretariatet efter aftale med formanden. Møderne ledes af formanden. Sekretariatet udarbejder referat af møderne. 3. Arbejdsplan Styregruppen fastlægger en plan for arbejdet og møderne. Planen skal omfatte terminer for behandling af oplæg fra sekretariatet vedr. forslag til ændring af standarden, samt terminer for indmelding af ønsker til projekt og budget for det kommende år. Sekretariatet har ansvar for at afstemme planen i forhold til de til enhver tid gældende frister for indmelding til budget, handlingsplaner mm. som gælder i Vejdirektoratet. 4. Organisering 1) Formandskab i Vejdirektoratet. 2) Deltagelse fra berørte parter i a) Vejdirektoratet: i) VD: Ressourcedivisionen ii) VD: Anlægs- og driftsdivisionen iii) VD: Planlægningsdivisionen iv) VD: Trafikdivisionen b) KL c) KTC d) GeoDanmark e) Geodatastyrelsen f) RoSy/ Sweco g) Vejman.dk / Vejdirektoratet 5. Beslutninger Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne, herunder formanden, er til stede. Ved forfald kan man møde ved substitut, når dette meddeles sekretariatet. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Hver deltager kan kun have én stemme. Beslutninger træffes i enighed. Ved manglende enighed kan emnet tages op igen på et efterfølgende møde, hvor der så kan træffes beslutning med 3/4 s flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. I uopsættelige sager kan formanden beslutte at udsende spørgsmål til skriftlig behandling i styregruppen. Afgørelsen refereres på førstkommende møde i styregruppen. 6. Sekretariat 8
Sekretariatet er sekretariat for styregruppen og forbereder møderne under ansvar for og i samarbejde med formanden. Møder indkaldes med minimum en uges varsel. 7. Økonomi Det forventes, at styregruppen afholder 3-4 møder om året. Medlemmerne afholder egne udgifter i forbindelse hermed. Styregruppen kan nedsætte arbejdsgrupper m.v. til løsning af nærmere fastlagte opgaver. Styregruppen aftaler bemanding af disse grupper. Deltagerne afholder egne udgifter i forbindelse hermed. Vejdirektoratet finansierer udgifter til de basale driftsopgaver i sekretariatet. 9
Bilag 4: Retningslinjer for arbejdet med standardisering Formål Formålet med retningslinjerne er at angive rammerne for drift og vedligehold af standarden for vej- og trafikdata. Der skal være en klar organisering og ansvarsfordeling, som understøtter, at der kan ske løbende tilpasninger af standarden 1. Modellen er udmøntet i to begrebs- og datamodeller: Vejnettet og stedfæstelse Modellen indeholder en beskrivelse af vejnettet og de forskellige muligheder for at knytte data til vejnettet (stedfæste). Egenskaber ved vejnettet Modellen indeholder beskrivelser af de mange forskellige attributdata, som er knyttet til vejnettet. Ændringer i standarden for vej- og trafikdata vil ofte have konsekvenser for de, der har valgt at basere sig på standarden, fx i form af nødvendig tilpasning af it-systemer. Disse retningslinjer skal derfor sikre, at alle ændringer i standarden kommunikeres til og kvalitetssikres af de myndigheder og organisationer (høringsparter), der bidrager til standardiseringsarbejdet. Retningslinjerne skal desuden sikre, at standarden vedligeholdes, så den er tidssvarende og lever op til brugernes behov. Retningslinjerne fastlægger processen for godkendelse af nye versioner af standarden. Revision af retningslinjerne godkendes af styregruppen for standardisering af vej- og trafikdata. Proces for godkendelse af nye versioner af standarden Følgende godkendelsesproces gælder fra version 1.0.0 af standarden for vej- og trafikdata. Ændringsforslag indmeldes til sekretariatet af aktører og interessenter som beskrevet i kapitel 2. Ændringerne tildeles en ændringskategori A, B eller C. Versionsnummerering benytter 3 cifre, der samtidig viser ændringskategorien: A.B.C. A: Større ændringer skal godkendes af styregruppen Hermed menes omfattende ændringer i standardens sammensætning eller udtryk. Eksempler: 1) Omfattende udvidelser af eller ændringer til standarden. 2) Fjernelse af eksisterende modelelementer (klasser, attributter, relationer mv.) eller principielle ændringer vedr. vejnettet og stedfæstelse. 3) Væsentlige ændringer i standardens udseende og / eller den måde som databrugere skal anvende standarden på, forårsaget af større ændringer i fx modelleringssprog, nye formater mv. Sekretariatet indstiller større ændringer til styregruppen til godkendelse på baggrund af proces som beskrevet i kapitel 2 med involvering af rådgivende udvalg og høringsparter. Resultatet af høringsrunden skal fremgå af indstillingen. Indstillingen skal indeholde en vurdering af konsekvensen af ændringerne. Hvis det rådgivende udvalg ikke er enige, så skal det også fremgå af indstillingen. 1 Retningslinjerne er inspireret af grunddataprogrammet: http://www.digst.dk/~/media/files/loesninger-oginfrastruktur/grunddata/datamodel/styringsrammer-for-grunddatamodellen.pdf 10
Versionsnummerering forøges med 1.0.0 og de to sidste cifre nulstilles. B: Mindre ændringer skal godkendes af styregruppen Hermed menes ændringer, som har konsekvenser for brugerne af standarden. Eksempler: 1) Tilføjelse af modelelementer (klasser, attributter, relationer mv.). 2) Ændringer i navngivning af modelelementer. 3) Ændringer i relationer mellem klasser. 4) Ibrugtagning af ny version af anden standard som fx INSPIRE. Sekretariatet indstiller mindre ændringer til styregruppen til godkendelse på baggrund af proces som beskrevet i kapitel 2 med involvering af rådgivende udvalg, - men uden formel høring i en større kreds. Indstillingen skal indeholde en vurdering af konsekvensen af ændringerne. Hvis det rådgivende udvalg ikke er enige, så skal det fremgå af indstillingen. Versionsnummerering forøges med 0.1.0 og sidste ciffer nulstilles. C: Fejlrettelser og korrektur udføres af sekretariatet Hermed menes rettelser af fejl i tekst og / eller diagrammer, som ikke har konsekvenser for brugerne af standarden. Eksempler: 1) Redaktionelle rettelser i dokumentationen af datamodellen. 2) Rettelse af fejl i grafisk opstilling af diagrammer. Versionsnummerering forøges med 0.0.1. Versioner på tredje niveau (C) er bagud kompatible. Det betyder i praksis, at en ny version af standardarden er bagud kompatibel med den forrige version, hvis dataudtræk produceret efter den nye version kan anvendes af et indlæsningsprogram kodet efter den forrige version, og omvendt. Publicering: Sekretariatet indarbejder alle vedtagne ændringer i standarden og formidler dem til brugerne inkl. beskrivelse af de omfattede ændringer. Sekretariatet publicerer den nye version af standarden på Vejdirektoratets hjemmeside 2 med angivelse af hvilke ændringer, der er foretaget. Flere ændringer kan samles i en version. Versioner, der er sendt i høring, publiceres også, men tydeligt mærket som høringsversion. Bemærk, at den enkelte bruger af standarden selv har ansvar for, at ændringerne slår igennem i praksis i data, systemer, services mv. Understøttende værktøjer Vedr. struktur og metoder samt understøttede værktøjer henvises til særskilt notat herom. 3 2 http://www.vejdirektoratet.dk/standardisering 3 Se: www.vejdirektoratet.dk/standardisering i dokumentet: Standard 2013 Bilag 3 Struktur og beskrivelsesmetoder 11