Haderslev Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. november 2016, kl. 17.00 hos Servicecenter Haderslev, Naffet 2, 6100 Haderslev Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 3 3.4 Bestyrelsesforhold... 3 3.5 Bestyrelseshonorar... 4 3.6 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab... 4 3.7 Valg af kredsdelegerede til BL... 4 3.8 Udlejningsforhold... 5 3.9 Fælles dispositionsfond i Domea.dk... 6 3.10 Personaleforhold generel orientering... 6 3.11 Indkøb af håndbog om almene boliger... 6 4 Boligorganisationens afdelinger... 6 4.1 Orientering om driftsforhold tanker om fremtidens grønne områder... 6 5 Nybyggeri og renovering... 6 5.1 Stadeorientering, afd. 16/25... 6 6 Mødeplanlægning... 7 7 Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Kurt Blohm Erik Knutzen Kim Andersen afbud Lone Birch Uffe Steiner Jensen Finn Wohlert Kirsten Grauholm Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea.dk Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Allan Bak Christensen, Servicecenter Haderslev Søren Moslund, Servicecenter Haderslev Udsendt den 20. december 2016
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt. 2 Godkendelse af referat Referat fra møde den 26. oktober 2016 udsendt d.d., hvorfor evt. kommentar eller indsigelser til referat ikke er modtaget. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt og underskrevet af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Org. formand Kaj Ringsted oplyste om følgende: Stade på igangværende sonderinger/besigtigelser af mulige lokaler i forbindelse med udflytningen fra Naffet 2. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Efterskrift: Jan Bojsen har d. 29. november 2016 modtaget mail fra SC Syd, som i mailen meddelte, at SC Syd i forbindelse med deres kommende udflytning fra Naffet 2, har truffet beslutning om at rykke mod vest eller syd dvs. SC Syd fremadrettet ikke vil have placering i Haderslev by. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Uffe Steiner Jensen oplyste om følgende: Formands- og næstformandskonference d. 19. november 2016, hvor følgende emner blev drøftet/præsenteret: o Strategi 2016-2017. o Effektiv drift og Benchmark. o Digitaliseringsspor. Side 2 af 8
o o o Evaluering af indstillings- og valgproces v/formandsskabet for Domea.dk. Byg og Renovering - Professionalisering og Udvikling. Image gennem samfundsansvar. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde - januar 2017. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Kirsten Grauholm og Finn Wohlert oplyste om følgende: Deltagelse i fælles dialogmøde for boligorganisationer hjemhørende i Haderslev Kommune. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning forinden ordinært repræsentantskabsmøde mandag d. 28. november 2016. Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. 2016 Lars Kruse Næstformand - Org./valgt til repr. 2016 2018 Lone Birch Medlem Repr. 2016 Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune 2017 Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune 2017 Kim Andersen Medlem Repr. 2017 Kurt Blohm Medlem Repr. 2017 Erik Knutzen Medlem Repr. 2017 Uffe Steiner Jensen Medlem Domea.dk 2018 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Kaj Ringsted, Lars Kruse og Lone Birch er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Kaj Ringsted har annonceret sin fratræden, hvorfor organisationsbestyrelsen på møde den 6. september 2016, har besluttet at indstille Erik Knutzen som ny formand. Lars Kruse og Lone Birch har på møde den 26. oktober 2016 under punktet eventuelt meddelt, at de begge modtager genvalg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt indstiller til valg/genvalg ved kommende repræsentantskabsmøde. Side 3 af 8
Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning samt indstillede Lars Kruse og Lone Birch til genvalg. 3.5 Bestyrelseshonorar For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2016 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 78,29 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,97 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Referat: Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, 1½ del til næstformanden og 1 del til hvert medlem og ikke som indstillet. Fordelingen er derfor uforandret med 2 dele til formanden, 1½ del til næstformanden og 1 del til øvrige medlemmer af organisationsbestyrelsen. Beløb til fordeling er ca. t.kr. 70. 3.6 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 7 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Det besluttedes, at formanden tildeles kompetence til at udpege organisationens medlemmer fra bestyrelses midte. 3.7 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorga- Side 4 af 8
nisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 6 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Det besluttedes, at formanden tildeles kompetence til at vælge organisationens delegerede. 3.8 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 2787 personer. Heraf har 2303 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 2122 personer. Heraf har 2079 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på listen I bero på listen 1609 - Gartnerhaven 29 43 315 1611 - Ejsbølvej 13 0 0 1625 - Skovvænget/Brombærvej 342 16 260 1626 - Braineparken 320 80 359 1627 - Byhusene ungdomsboliger 44 14 663 1627 - Byhusene familieboliger 176 83 503 1628 - Hiort Lorenzen Centret 60 0 0 1629 - Erik Grøn kollegiet 90 14 596 1651 - Fælles Fårehave 69 24 246 1663 - Højgårdkollegiet I 40 7 441 1667 - Svanen 12 0 0 1668 - Frejas have 41 0 0 1669 - Højgårdkollegiet II 17 8 379 1671 - Lionsparken - Ældreboliger 45 0 0 1672 - Lionsparken - Tagboliger 13 224 202 1673 - Søslangen 90 230 418 I alt i Haderslev Boligselskab 1401 743 4382 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Til byggeriet på Havnen X-House er der pr. d.d. opnoteret 420 aktive og 228 passive ansøgere. Side 5 af 8
Fraflytningsstatistik for perioden 01.07.2015 til 30.06.2016 for samtlige afdelinger er vedhæftet til orientering. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.9 Fælles dispositionsfond i Domea.dk Genoptagelse af pkt. 3.4 fra møde d. 26. oktober 2016. Det indstilles, at bestyrelsen genoptager igangværende drøftelse samt tager beslutning herom. Referat: Bestyrelsen besluttede udtræden af fælles dispositionsfond i Domea.dk med stemmerne 7 mod 1 Kim Andersen deltog ikke på mødet. Uffe Steiner Jensen udtrykte sin bekymring omkring beslutningen. 3.10 Personaleforhold generel orientering Ikke offentligt punkt. 3.11 Indkøb af håndbog om almene boliger Anbefaling fra Erik Knutzen om indkøb af 9 stk. håndbog om almene boliger udgivet af KAB. Det indstilles, at der indkøbes 9 stk. håndbøger om almene boliger ved KAB. Referat: Der indkøbes i alt 9 stk. håndbøger. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Orientering om driftsforhold tanker om fremtidens grønne områder Ikke offentligt punkt. 5 Nybyggeri og renovering 5.1 Stadeorientering, afd. 16/25 Orientering gives på mødet af bygherreudvalget v/ Finn Wohlert. Referat: Finn Wohlert orienterede i hovedpunkter som anførte nedenfor: Tidsplan for færdiggørelse af projektmateriale 16. december 2016 hvor der fremsendes til gransker. PCB-orientering. Side 6 af 8
Info.møde på VUC d. 16. november 2016 vedr. genhusning samt generel information til beboerne om projektet. herunder manglende info.matr. på fremmedsprog. Manglende afklaring omkring byggeforretningsførerkontrakt med Domea.dk. Opfølgning på forventninger til CSR-politik. Kommende skema B behandling fristforlængelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2016. Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november 2016, kl. 16.00 på Hotel Harmonien, Gåskærgade, 6100 Haderslev (regnskab og budget). Ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 28. november 2016, kl. 19.00 på Hotel Harmonien, Gåskærgade, 6100 Haderslev (starter med spisning). Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7 Eventuelt Under punktet blev følgende drøftet: Proces for fremsendelse af rykker 1 og rykker 2 ved manglende huslejebetaling herunder hvorledes lokal gældsrådgiver modtager besked der er modtaget god og brugbar løsning fra Domea.dk og Collectia/Burmeister. Manglende tilbagemelding fra Domea.dk BYG på den af Jan Bojsen fremsendte mail d. 27. oktober 2016 vedr. ønske om møde vedr. lokale opgaver samt forventninger til beboerinddragelsen ved kommende Helhedsplan. Drøftelse omkring modtagelse af bekræftelsesmail fra Kundeservice ved godkendelse af lejekontrakt eller opsigelse af bolig. Indsatte mail er modtager fra teamleder Henriette Malcolm Løvborg: Fra: Henriette Malcolm Løvborg Sendt: 22. november 2016 07:58 Til: Erik Lønne Gottfredsen Emne: SV: Haderslev Boligselskab.. Side 7 af 8
Hvis man sender os en opsigelse på mail/via hjemmesiden, så får man allerede der en bekræftelse på modtagelse. Når vi behandler selve opsigelsen, så får alle en bekræftelse, hvor vi bl.a. bekræfter fraflytningsdatoen samt ens frigørelsesdato. Derudover indeholder brevet lidt praktisk info om nøgler, syn mm. Brevet sendes med Q post, eller på mail, hvis man har oplyst en mail adresse. Vi behandler opsigelser på mellem 1-3 dage fra modtagelse i Kundeservice. Når man underskriver sin lejekontrakt, og sender den til os, så får man også en kopi af genparten til eget brug, sammen med et følgebrev eller følgemail. Her står der også lidt praktisk information omkring indflytning, nøgler og betaling. Genparten returneres samme dag, som vi har modtaget den underskrevet lejekontrakt. Med venlig hilsen Henriette Malcolm Løvborg Teamleder - Kundeservice Vest Spørgsmål fra Erik Lønne - hvad sker der når man bruger NEM-ID til lejekontrakten? Fra: Henriette Malcolm Løvborg Sendt: 22. november 2016 09:00 Til: Erik Lønne Gottfredsen Emne: SV: Haderslev Boligselskab Hej Det foregår på samme måde, men er bare lyn-hurtigt J. Når lejer underskriver med NemID, så får vi besked. Så underskriver vi digitalt, og sender vedkommende genpart med begges underskrifter, som kan hentes via et link, som modtages på mail. Hele øvelsen tager ca. 2 3 minutter. Med venlig hilsen Henriette Malcolm Løvborg Teamleder - Kundeservice Vest For referatets godkendelse: den - 2017 Erik Knutzen, formand Side 8 af 8