Boligselskabet Alliken

Transkript

1 Boligselskabet Alliken Dagsorden til organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 19. marts 2018 kl i mødelokalerne Stationsvej 6, Svebølle Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Godkendelse af styringsrapport Salg af boliger Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Valg af medlemmer til BL Midtsjællands Boligselskab Energistyring Lån fra dispositionsfond til Tomgangsstatistik og udsættelser Status besparelsestiltag Personaleforhold Generel orientering Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Domea.dks Landskonference Nybyggeri og renovering Forretningsudvalgets møde med Domea Byggeri Helhedsplan Østbyen Helhedsplan Elmelunden / Rosenvænget Lundevej års gennemgang Lunderosevej og Samsøvej Helhedsplan Klostervænget Botilbud Høng Holbæk Have Præstehaven herunder ansøgning om sansehave Boligorganisationens afdelinger Væsentligt nyt fra afdelingerne Orientering om driftsforhold Elmelunden Kollektiv råderet Mødeplanlægning Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Maja Hansen, formand Erling Winther, næstformand Annette Rugbjerg Mogens Justesen Flemming Schultz - Afbud Henrik Erngaard Narda Pedersen Leif Olsen

2 Flemming Christensen Claus Toftegaard Uffe Frejdal Nielsen, domea.dk Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Kundechef Udsendt den 8. marts 2018

3 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. 3.3 Bestyrelsesforhold Efter det ordinære repræsentantskabsmøde har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Maja Hansen Formand Repræsentantskabet 2019 Erling Winther Næstfomand Repræsentantskabet 2019 Leif Olsen Medlem Repræsentantskabet 2019 Claus Toftegaard Medlem Repræsentantskabet 2019 Flemming Christensen Medlem Repræsentantskabet 2019 Mogens Justesen Medlem Repræsentantskabet 2018 Henrik Erngaard Medlem Repræsentantskabet 2018 Narda Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2018 Annette Rugbjerg Medlem Repræsentantskabet 2018 Flemming Schultz Medlem Repræsentantskabet 2018 Uffe Frejdal Nielsen Medlem Domea.dk Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Mogens Justesen, Henrik Erngaard, Narda Pedersen, Annette Rugbjerg og Flemming Schultz er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Side 3 af 9

4 3.4 Bestyrelseshonorar For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2017 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 79,62 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 47,76 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. 3.5 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporten. 3.6 Salg af boliger Boligselskabet har modtaget følgende positive melding: Trafik, - Bygge- og Boligstyrelsen meddeler hermed sin godkendelse til salg af 16 almene ældreboliger i Holbæk Ældreboligselskab, afdeling 1. Ældreboligerne er beliggende, Grydebjergvej 36-42(ejendomsnr ), Martin Lønnesvej 60-74(ejendomsnr ) og Smedelodden 1-7 (ejendomsnr ), 4440 Mørkøv. Forretningsudvalget har godkendt, at der indgås salgsaftale med Nybolig Jørgen Klode i Slagelse, som inden ansøgning foretog valuarvurderingen af boligerne. Salgsprisen er samlet opgjort 5,2 millioner kr. Det indstilles, at bestyrelsen bekræfter salg af boliger iht. ovenstående. 3.7 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift det er 5 repræsentanter for BSA. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Den eller de fremmødte repræsentanter fra boligorganisationen er tilsammen berettigede til at afgive alle boligorganisationens stemmer på Domea.dks repræsentantskabsmøde. Der kan ikke stemme iht. fuldmagt. Side 4 af 9

5 Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 5 repræsentanter af sin midte for 1 år. 3.8 Valg af medlemmer til BL BL s kredsarbejde er som udgangspunkt åbent for alle valgte og ansatte, men det er kun de delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder, som afholdes i marts/april i lige år. Der afholdes mindst ét kredsmøde hvert år inklusive kredsvalgmødet. Ifølge BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Formand Maja Hansen ønsker at opstille. Det indstilles, at bestyrelsen vælger Maja Hansen for 1 år. 3.9 Midtsjællands Boligselskab. Midtsjællands Boligselskab er et helt nyt boligselskab, som det kunne være hensigtsmæssigt blev en del af Boligselskabet Alliken. Midtsjællands Boligselskab består i dag af 4 afdelinger: Søtorvet i Hvals Lejre Kommune med 47 boliger og indflytning april 2018 evt. risiko ved byggeri vil være afklaret inden fusion. Baunemosen i Osted med 24 boliger til indflytning 2019 Rynkebjerg i Lejre med 29 boliger til indflytning i 2019 Holbæk have med 86 boliger til indflytning 2019/2020 Boligselskabet Midtsjælland Boligselskabet Midtsjællands nuværende bestyrelse har godkendt en mulig fusion med Boligselskabet Alliken. Der er vigtige argumenter for i fusion: Kapacitetsomkostninger vil kunne fordeles på flere boliger og derved skabe en besparelse for de eksisterende afdelinger. Boligselskabet Alliken vil være en betydelig spiller med over 1000 boliger i det nordvestlige hjørne af Sjælland. Mulige risici ved byggeri etc. vil kunne fordeles på flere skuldre. Driftsudgifter vil kunne fastholdes og dermed skabes besparelser. Det indstilles, at Forretningsudvalget bemyndiges til at arbejde videre med dette med henblik på en fusion Energistyring Side 5 af 9

6 Til orientering for bestyrelsen forelægges notat omkring energistyringen i Det indstilles, at notatet godkendes og arbejdet igangsættes Lån fra dispositionsfond til 7011 Afdeling 7011 Skolevænget har med godkendelse i Forretningsudvalget optaget et lån i dispositionsfonden på kr med afvikling over maks. 5 år. Begrundelsen for, at der ikke er optaget et banklån er, at lånet i dispositionsfond kan afvikles hurtigere uden afgifter, hvis afdelingen har økonomisk mulighed for det. Det indstilles, at bestyrelsen godkender lånoptagelsen, som bevilget af Forretningsudvalget Tomgangsstatistik og udsættelser Til orientering for bestyrelsen forelægges notat fra Domea om udsættelser og tomgangsstatistik i BSA Status besparelsestiltag I forlængelse af det løbende arbejde med besparelsestiltag, som krævet af ministeriet og igangsat af bestyrelsen foreligger de første opfølgninger. 1) Oversigt over besparelseskvotient i de enkelte afdelinger. 2) Oversigt udarbejdet af Domea for udviklingen i BS Alliken Personaleforhold Generel orientering BGJ giver kort orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.15 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Det anbefales, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af følgende afdelinger: 7001 Klostervænget og 7002 Biblioteksgården 7016 Præstehaven og 7018 Klostermosen Processen: Side 6 af 9

7 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger skal godkendes på forhånd af afdelingsmødet i de berørte afdelinger og af boligorganisationens repræsentantskab. Sammenlægningen skal ske ved regnskabsskæring og foreslås gennemført pr Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der iværksættes beregninger samt udarbejdelse af grundlag for sammenlægning af de pågældende afdelinger Domea.dks Landskonference Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 1. og 2. juni 2018 på Hotel Nyborg Strand. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Forretningsudvalgets møde med Domea Byggeri Forretningsudvalget har afholdt møde med Domea Byggeri ved byggechef Charlotte Nørbak. FU orienterer på mødet om indholdet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender orienteringen. 4.2 Helhedsplan Østbyen. 4.3 Helhedsplan Elmelunden / Rosenvænget 4.4 Lundevej års gennemgang Lunderosevej og Samsøvej Side 7 af 9

8 4.6 Helhedsplan Klostervænget 4.7 Botilbud Høng Kalundborg Kommune har bedt BSA give tilbud på opførelsen af et nyetableret botilbud i Høng med 42 plejeboliger. Tilbudsudgifter vil udgøre ca. 50 tkr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der gives tilbud på ovennævnte. 4.8 Holbæk Have Under forudsætning af en positiv behandling under pkt. 3.9 indstilles det, at der nedsættes et byggeudvalg til opførelsen af 86 boliger i Holbæk Have. Lokalplan skal være klar til juni 2018, hvorfor der snart vil blive indkaldt til første byggeudvalgsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen nedsætter et byggeudvalg. 4.9 Præstehaven herunder ansøgning om sansehave 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Væsentligt nyt fra afdelingerne. Orientering gives kort på mødet Det indstilles, at bestyrelsen godkender orienteringerne. 5.2 Orientering om driftsforhold Orientering gives kort på mødet Det indstilles, at bestyrelsen godkender orienteringerne. 5.3 Elmelunden Kollektiv råderet På afdelingsmødet i 2017 godkendte beboerne i ældreboligerne i Elmelunden, at det fremover skal være muligt at benytte den kollektive råderet ved modernisering af køkken iht. vedlagte projektbeskrivelse. Det bemærkes, at ordningen finansieres med variabelt forrentede lån. Hvis renteudviklingen indebærer, at et lån ikke kan fuldt afvikles via individuelle huslejetillæg i den fastsatte løbetid, vil eventuel restgæld skulle dækkes via boligorganisationens dispositionsfond. Hvis renteudviklingen derimod medfører, at der er overskud ved ordningens ophør, så vil dette beløb forblive i afdelingen. Side 8 af 9

9 Det indstilles, at bestyrelsen godkender den beskrevne ordning for anvendelse af kollektiv råderet. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Mandag d. 11. juni 2018 Bestyrelsesmøde kl på KPV 14 Mandag d. 27. august 2018 Bestyrelsesmøde kl på Stationsvej 6, Svebølle Mandag d. 26. november 2018 Bestyrelsesmøde (R&B) kl på KPV 14. Torsdag d. 29. november 2018 Ordinært repræsentantskabsmøde kl på Kalundborg Vandrehjem 7 Eventuelt Side 9 af 9