1 of 5 Bilag 11.1. Syddjurs Kommunes Leasingpolitik Syddjurs Kommunes Leasingpolitik
2 of 5 1. Formål Formålet med retningslinierne er at sikre, At væsentlige aftaler, som forpligter kommunen udover det enkelte budgetår godkendes politisk At der skabes et overblik over de samlede leje- og leasingforpligtelser At kommunen overholder regler om låntagning og meddelelse af garantier m.v. At området administreres hensigtsmæssigt eksempelvis ved udnyttelse af aftaler om fælles indkøb og finansiering. Økonomisk og juridisk sikkerhed omkring leasingaftaler 2. Definitioner Finansiel leasing Ved finansiel leasing forstås en leasingaftale, hvor alle væsentlige risici og fordele som er forbundet med ejendomsretten, er overført fra leasingselskabet til leasingtager (typisk aktivets vedligeholdelse og restværdi). Operationel leasing En operationel leasingaftale svarer til en traditionel lejeaftale. I operationelle leasingaftaler er leasingperioden ofte væsentligt kortere end aktivets levetid. Aktivets anskaffelsessum bliver således ikke fuldt tilbagebetalt over lejeperioden, men må genudlejes flere gange eller sælges af leasingselskabet. Leasingselskabet har risikoen på restværdien. Ved operationel leasing påhviler vedligeholdelsespligten leasingselskabet, ligesom selskabet må bære risikoen og ansvaret for aktivet som ved almindelige lejeaftaler. Syddjurs Kommunes leasingpolitik giver mulighed for både at foretage finansiel og operationel leasing under iagttagelse af nedenstående retningslinier. 1
3 of 5 3. Retningslinier 3.1 Hvad kan leases Da leasing/leje af henholdsvis driftsmidler og anlægsaktiver behandles forskelligt i forhold til den kommunale låntagning, er det nødvendigt at sondre mellem driftsmidler og anlægsaktiver. Leasing af driftsmidler Ved driftsmidler forstås normalt: Inventar, biler, maskiner, It-udstyr mv. Leasing af driftsmidler påvirker ikke den kommunale låneramme. Som udgangspunkt kan der i Syddjurs Kommune kun leases IT-udstyr og kopimaskiner. Herudover kan biler i særlige tilfælde også leases, hvis det er økonomisk rentabelt. Leasing af øvrige driftsmidler kræver godkendelse af Økonomiudvalget. Leasingperiode inkl. ydelsen på restværdi skal holdes inden for Syddjurs Kommunens standard levertider. Leasing af anlæg Leasingfinansiering af anlæg opfattes som lån og skal dermed fragå kommunens låneramme. Hvis kommunen har udnyttet hele sin låneramme, skal der deponeres et beløb, svarende til værdien af det lejede/leasede aktiv. Der kan ikke indgås aftaler om leasing af anlæg uden forudgående godkendelse i Byrådet. 3.2 Kompetence For at sikre en hensigtsmæssig administration af leasing i Syddjurs Kommune laves en Masteraftale med Kommune Leasing. Masteraftalen størrelse må aldrig være i konflikt med kommunens annonceringspligt. Masteraftalen er fra starten opdelt i 3 rammeaftaler: Finansielle driftsmidler Finansielle køretøjer Operationelle køretøjer Der kan her udover laves yderligere rammeaftaler, hvis der skulle være ønsker herom. Under hver rammeaftale kan der indgås underaftaler. Indgåelse af underaftaler, hvor den årlige ydelse andrager over 250.000 kr. og der ikke foreligger forudgående politisk godkendelse, skal aftalen godkendes af Økonomiudvalget. Alle aftaler på over 1,0 mio. kr. skal godkendes af Økonomiudvalget. 2
4 of 5 Finansielle og operationelle leasingaftaler på drift og køretøjer med årlige ydelser over 150.000 kr. skal aftalen godkendes og underskrives af kommunaldirektøren og regnskabschefen. Øvrige finansielle og operationelle leasingaftaler kan underskrives af regnskabschefen og indkøbskonsulent i økonomistaben. Inden en aftale kan underskrive skal den budgetansvarlige minimum have fremsendt til Økonomistaben oplysninger om Ean nummer, kontaktperson samt kontering af aftalen. Leasingaftaler, der betyder ændrede budgetforudsætninger skal godkendes af Byrådet, så de budgetmæssige forhold kan bringes på plads. Det gælder eksempelvis, hvis der er givet en anlægsbevilling til anskaffelse af et projekt/investering, og der i stedet ønskes foretaget leasing af det pågældende aktiv. Nuværende (som fjernes) Indgåelse af leje- og leasingaftaler, hvor den årlige ydelse andrager over 100.000 kr. skal, såfremt der ikke foreligger forudgående politisk godkendelse, godkendes af Økonomiudvalget. Leje- og leasingaftaler med årlige ydelser over 25.000 kr. skal aftalen godkendes og underskrives af Økonomidirektør og regnskabschefen. Indgåelse af leje- og leasingaftaler med årlige ydelser under 25.000 kr. kan indgås af den budgetansvarlige for området. Dog må den samlede værdi af aftalen (= summen af ydelser i aftalens løbetid ) ikke overstige 100.000 kr. Den budgetansvarlige kan kun indgå aftaler om leasing af driftsmidler. Leasingaftaler, der betyder ændrede budgetforudsætninger skal godkendes af Byrådet, så de budgetmæssige forhold kan bringes på plads. Det gælder eksempelvis, hvis der er givet en anlægsbevilling til anskaffelse af et projekt/investering, og der i stedet ønskes foretaget leasing af det pågældende aktiv. Inden indgåelse og underskrivelse af en underaftale skal aftalen administrativt godkendes af Økonomstaben. 3.3 Forrentning Leasingaftaler kan indgås med henholdsvis fast og variabel rente (med og uden risiko for ændring i leasingydelsen). Valg af forrentning sker i et samarbejde mellem den budgetansvarlige og de/den der har kompetencen til at indgå aftalen. 4. Procedurer Rådgivning i Økonomistaben Alle afdelinger og institutioner under Syddjurs kommune, som ønsker at indgå leje- og leasingaftaler, skal søge rådgivning herom hos Økonomistaben. 3
5 of 5 Økonomistaben foretager en vurdering af fordele/ulemper ved leasing i stedet for selv at købe og derved bruge af kassebeholdningen. I den forbindelse skal også eventuelle forskelle i forsikringspræmie og andre økonomiske forhold (evt. overtagelse af aktivet til scrapværdi) tages med i betragtningen. Hvis tilbudet på den pågældende leasing ikke er fra Kommune Leasing, skal der altid indhentes et tilbud fra Kommune Leasing, hvis det er muligt. Økonomistaben er ansvarlig for, at leje- og leasingaftaler indgås under iagttagelse af Økonomi og Indenrigsministeriets regler om låntagning m.v. Alle indgåede leje- og leasingaftaler skal løbende indberettes til Økonomiafdelingen. Den der indgår aftalen, er ansvarlig herfor. Økonomiafdelingen er ansvarlig for, at der udarbejdes en eventualforpligtigelse i kommunens regnskab. 4