O O ABT-FONDEN BO RG ER NÆ R ANVENDT ABT-fonden Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K Statusrapport for projekt samt anmodning om udbetaling af tilskud 14. juli 2009 M ET Projektdata: Projektnummer og titel: Projektnummer og titel: 0901627 Bred anvendelse af teletolkning per videokonference i hele sundhedssektoren. Journalnummer (fremg& af tilskudsbrev): Tilskudsmodtager: MedCom Adresse: Rug~rdsvej 15, 2. sal Postnr. & by: 5000 Odense Tlf: 30 54 87 33 E-mail: lho@medcom.dk Projektieder: Lone Høiberg Projektstart: Statusperiode: 1. januar 2009 1. april 1. juli 2011 Forbeholdt ABT-fonden: Godkendt: Bemærkninger: Ja Nej Beløb til udbetaling: Dato og initialer: kr.
Status: Side 2 af 8 Generelt Det er forsat en stor udfordring med at nå udbredelse på 75 % af alle relevante afdelinger til april 2012. Projektet kræver forsat en stor arbejdsindsats for at nå i mål. For at hjælpe udbredelsen videre i regionerne, frikøber projektet en regional medarbejder dedikeret til teletolkeprojektet. Frikøbet etableres når den enkelte region har implementeret videotoikning på 25 % af alle relevante afdelinger. Eneste region som nuværende kan frikøbe en person er region Syddanmark. Projektet samarbejder med RSI omkring status, da RSI har samme mål som Teletol keprojektet. Sundhedslovens 50 omkring egenbetaling til tolkning er trådt i kraft 1. juni 2011 og omfatter personer, som har boet i Danmark i mere end 7 år. Hver region udarbejder retningslinjer for håndtering af lovgivningen. Delprojekter Booking: I samarbejde med region Midtjylland udvikles en tolkeportal til bestilling af tolke. Systemet er under udvikling, og vil under pilot kunne tilgås fra region Midtjyllands EPJ Bookplan, på sigt skal det være muligt at tilgå tolke portalen fra alle regioners EPJ bookingsystemer. Pilot afvikles 1. kvartal 2012. Trådløs: I samarbejde med region Syddanmark pilottestes videoudstyr med trådløs opkobling. Projektet pilottestes i 2011. Sideprojekt Under teletolkeprojektet er etableret projektet telepsykiatri. I samarbejde med region Midtjylland er der etableret 12 pilotprojekter indenfor psykiatrien, alle med anvendelse af videokonferenceudstyr. Projekterne demonstrerer hver især hvordan videoudstyr bedst anvendes indenfor deres område. Pilotprojekterne gennemføres i 2011, der vil foreligge en evalueringsrapport 1. kvartal 2012. Regioner Næste milepæl for regionerne er implementering af videotoikning på 75 % af alle relevante afdelinger pr. 1. april 2012. Region Syddanmark står for langt de fleste afdelinger, som har implementeret videotolkning. Der er fra de øvrige regioner tilsammen indrapporteret 4 nye afdelinger, som har implementeret videotolkning dette kvartal. Videotolkning er i alt implementeret på 116 afdelinger ud af 476 relevante afdelinger, svarende til 24 %. Vi har endnu ikke nået målsætningen fra 1. april 2011 om udbredelse af videotolkning på 25 % af alle relevante afdelinger. Der er gennemført 1923 videotoikninger dette kvartal, langt størstedelen er gennemført i region Syddanmark. Antal afdelinger der videotolker: Region Aug. 10 Jan. i Ap II 11 Juli 11 Relevante afdelinger Hovedstaden 4 4 6 9 129 Sjælland 0 0 2 3 32 Syddanmark 15 59 73 85 104 Midtjylland 2 6 10 10 157 Nordjylland 4 4 4 4 57 I alt 40 67 95 116 476
Hovedstaden: Der har været tekniske problemer med sundhedsdatanettev Side 3 af 8 gatekeeperen i psykiatrien, der derfor ikke rigtig startet op endnu. Tre hospitaler har ikke meldt deres status tilbage, s~ de anførte tal kan være højere, men ikke mindre. Har i dette kvartal gennemført 66 videotoikninger, fordelt p~ 9 afdelinger, svarende til 7 % af alle regionens relevante afdelinger. 3 nye afdelinger er startet op med videotolkning. Der er yderligere 5 afdelinger klar, som kun mangler at gennemføre en videotolkning. Sjælland: Afventer at det besluttes, hvilket udstyr, der skal indkøbes. Har i dette kvartal gennemført 12 videotolkninger, fordelt p~ 3 afdelinger, svarende til 9 % af reg ionens relevante afdelinger. i ny afdeling er startet op med videotoikning. Syddanmark: Projektet har stor implementeringsgrad. De har aftalt at psykiatrien starter implementering i efteråret. Har i dette kvartal gennemført 1923 videotoikninger, fordelt p~ 85 afdelinger, svarende til 82 % af regionens relevante afdelinger. Midtjylland: J 2. kvartal har de implementeringsansvarlige p~ regionens hospitaler og i Regionspsykiatrien gennemført introduktion til videotoikning og forberedt det tekniske set up, forventer de afdelinger starter op i næste kvartal. Har i dette kvartal gennemført 196 videotoikninger, fordelt p~ 10 afdelinger, svarende til 6 % af regionens relevante afdelinger. Ingen nye afdelinger startet op. Antallet af videotoikninger er halveret siden sidste kvartal, kender ikke årsagen. Nordjylland: Har en godkendt plan for implementering. Arbejder p~ at n~ 25 % af regionens relevante afdelinger september 2011, og forventer at n~ 90 h af alle relevante afdelinger ultimo 2012. Har i dette kvartal gennemført i video tolkning, fordelt p~ 4 afdelinger, svarende til 7 % af regionens relevante afdelinger. Ingen nye afdelinger er startet op. Gennemførte teletol n~n er å s e Hovedstaden Syddanmark Nordjylland 1648 3366 Komm u fler Pilotafprøvningen af teletoikning indenfor det kommunale område skal indhente praktisk erfaring vedrørende anvendelsesmuligheder og potentiale for kvalitetsforbedringer samt mere effektiv udnyttelse af tolkeressourcerne indenfor forskellige kommunale forvaltningsomr~der. Potentialet for den kommunale anvendelse af teletolkning har jf. de første erfaringer vist sig større end forventet, idet eksempelvis muligheden for at gennemføre akutte toikninger har givet mulighed for hurtig sagsgang.
Pr. juni 2011 er følgende kommuner involveret i pilotprojekter under Medcom s teletolkeprojekt: Odense kommune: Har afsluttet pilotafprøvningen pr. januar 2011 med udarbejdelse af en mini MTV, der p~ baggrund af erfaringerne fra pilotprojektet konkluderer, at implementering af teletoikning indenfor relevante forvaitninger vil være en fordel, idet der kan peges p~ både økonomiske fordele og kvalitetsforbedringer. Århus kommune: Har afsluttet pilotprojekt og har udarbejdet mini MTV, hvis samlede konklusion er positiv for en videre implementering og udvidelse af videotolkning i Århus kommune. Kolding kommune: Kolding kommune har afsluttet pilotprojekt med udarbejdelse af en mini MTV. P~ baggrund af projektets positive udfald, er det besluttet, at implementere videobaseret teletoikning p~ tværs af alle forvaltninger i Kolding Kommune. Pilotprojektet har vist, at det er tidsbesparende, der spares kørselsafgift, kilometerpenge, og der er mulighed for akut tolkning. Københavns kommune: Jobcenter København (NV) har pr. juni 2011 igangsat et pilotprojekt baseret p~ anvendelse af teletolkning i jobcentrets reception, som har stort behov for akutte tolkninger i forbindelse med borgerhenvendelser. Der er interesse for udvidelse af pilotprojektet til at omfatte yderligere institutioner, og det forventes at der vil blive indgået en tillægsaftale med København s kommune vedrørende dette. Esbierg kommune: Har igangsat pilotafprøvning af teletoikning indenfor jobcentret med anvendelse af eksterne tolke og forventer samtidig bedre udnyttelse at kommunens egne tolke gennem mulighed for teletolkning ud af huset. Pilotprojektet er startet i marts 2011 Varde kommune: Der er indgået samarbejdsaftale om pilotafprøvning indenfor flere forvaltningsomr~der. Projektstart november 2011 Fredericia kommune: Har igangsat pilotafprøvning indenfor sundhedsomr~det, med ønske om bi.a. at afprøve mobile løsninger. Projektstart juni 2011 Vejen kommune: Har igangsat pilotprojekt i Integrationsteamet under Socialafdelingen og Jobcentret under Arbejdsmarkedsafdelingen. Projektstart maj 2011. Middelfart kommune: Har udarbejdet projektplan for pilotafprøvning i Jobcenter og Borgerservice. For Jobcentrets vedkommende med den vinkel, at der ønskes afprøvet mulighed for videotolkning i forbindelse med jobkonsulenternes besøg p~ virksomheder. Projektet forventes igangsat september 2011 Side 4 af 8 Derudover er der konkret dialog med Favrskov og Assens kommuner, der er i gang med udarbejdelse af projektplaner. Disse ca. 10 kommunale pilotprojekter kommer til at danne grundlag for en samlet evaluering af videotolkning indenfor den kommunale sektor. Generelt er der stor interesse for ibrugtagning af videotolkning blandt kommunerne, og flere har videotolkning som et krav i de kommunale udbud ift. sprogtolkning. En mulighed for at gennemføre tolkning via mobilt videoudstyr, eksempelvis i borgerens hjem, vurderes yderst relevant pga. kommunernes udadrettede borgerkontakt, og flere af kommunerne er interesserede i netop denne mulighed. Imidlertid er de tekniske muligheder (netværk og videoklienter til det mobile udstyr) p~ nuværende tidspunkt ikke af tilstrækkelig høj kvalitet til en klinisk afprøvning. Status for lægepraksis Der mangler erfaringer med videotolkning i almen praksis, og i regi af teletolkeprojekter gennemføres derfor et pilotprojekt. Formalet med pilotafprøvning af videotoikning i lægepraksis er, at indhente praktiske erfaringer vedrørende videoudstyr, anvendelsesmuligheder og potentiale for kvalitetsforbedringer, samt mere effektiv udnyttelse af tolkeressourcerne. I samarbejde med reg ionerne udvalgte MedCom 19 lægepraksis til at deltage i piloten. I projektperioden p~ 8 måneder blev der gennemført 374
videotoikninger. Evalueringsrapporten er under udarbejdelse. Resultaterne viser Side 5 af 8 at den generelle oplevelse af implementering af videotolkning ikke kræver de store ændringer i arbejdsgange og lægerne er glade og tilfredse med videotoikning. Patienterne har overfor lægen givet udtryk for tilfredshed og en følelse af øget tryghed. Videotoikning understøtter at man taler med patienten og ikke om patienten. Det opfattes ikke som tidsbesparende ift. tid brugt på selve konsultationen, men som en mere effektiv brug af tid, videotoikning reducerer den tid som bruges umiddelbart før og efter konsultationen; ved fremmødetoikning bruges der er en del tid på ankomst, hilsner, småsnak osv. Kommunikationen foregår mere direkte og mindre information går tabt. Videotoikning kan i vid udstrækning erstatte fremmødetoikning. En betydelig udfordring er håndteringen af forsinkelser, uanset om det er lægen, tolken eller patienten der er forsinket. Teknisk har det været vigtig at praksis netværk er stabilt og at der er tilstrækkelig båndbredde ellers vil det resultere i dårlig videokvalitet. Der har været afprøvet dels stand alone og dels webkamera, og sidstnævnte har det ikke været noget problem at køre videosamtale på den pc, man i forvejen har brugt til sit it-lægesystem. Der gøres opmærksom på, at regionerne gennem monitorering og smidige dokumentationsprocedurer kan understøtte, at besværlige arbejdsgange ikke bliver stopkiods for udbredelsen af videotolkn ing. Videotoikningerne i projektregi gennemførtes til og med juni 2011, men de fleste deltagende praksis vil fortsat anvende løsningen efter pilotafprøvning. Status for tolkeudbyder Alle regioner har afsluttet nye udbudsrunder med krav om videotoikning. Der er 14 tolkebureauer, som har aftaler med de 5 regioner og hver region har aftaler med 2 til 4 forskellige bureauer. MedCom er i fortsat tæt dialog med tolkeudbyderne for at etablere videotoikning, og få deres udstyrs endepunkter registreret direkte ind på Videoknudepunktet. En helt central udfordring har været mangelfuld kommunikation omkring bekræftelse af de videonumre som klinikerne skal ringe til, når der skal gennemføres videotolkesamtaler. For at imødekomme denne udfordring er der afholdt ad-hoc-møder med de involverede tolkebureauer, regioner, klinikere og MedCom. Formålet har været at få forbedret arbejdsgange og procedurer til alles bedste og få inddraget parternes erfaringer på et tidligt tidspunkt. MedCom har opfordret bureauerne til at begrænse antallet af videonumre, så der kun er registreret det antal videoapparater, der reelt er behov for. For at skabe et bedre overblik over disse videonumre, har MedCom iværksat oprettelsen af en central telefonbog, bi.a indeholdende de tolkebureauer som regionerne har aftaler med. MedCom har næste erfaringsmøde med tolkebureauerne den 12. september 2011. Teknik VDX kører stabilt med 100% oppetid. Trafikstatistikken er blevet suppleret med data fra de VCS-expressways der vender imod internet, men statistikgrundlaget vurderes stadig nøje i forhold til om der gives et retvisende billede af antal gennemførte videokonferencer. De IP-Gateways der var anskaffet til at understøtte den fælles adressebog, har problemer med at levere det ønskede resultat. Kort fortalt drejer det sig om at SIP-adresser ikke overføres fra TMS og om at domæne-information strippes ved routning af kald. Begge dele er identificeret som bugs og er eskaleret til Cisco for en løsning, tidshorisont for løsning er endnu ukendt. Indtil problemerne på IP-Gateway er løst, undersøger vi muligheden for at indsamle adresse-information og dernæst offentliggøre den på en hjemmeside for i det mindste at kunne tilbyde en opslagsservice. Vi oplever et stigende antal henvendelser fra kommuner om videokonferencer og om brug af VDX. Vi tilbyder kommunerne at de kan registrere deres endepunkter på VDX for at de kan komme i gang med videokonference, uden at de i første omgang selv behøver at investere i videoinfrastruktur. Kommunerne ønsker ud over tolkning også at bruge videokonferenceudstyret til f.eks. udskrivningssamtaler og generelle møder. En anvendelse vi helt klart anbefaler da genbrug af allerede etablerede løsninger er en god ide.
Side 6 af 8 Projektplan: Følger projektet den i projektansøgningen angivne projektplan? r~a P Nej Ved nej udfyldes bi/aget revideret projektplan og indsendes som de/af projektets afrapportering. (Ved forsinke/ser i tids- og /everanceplan, skal en ny projektplan godkendes af ABT-fonden). Beskriv kort indhold af de milepæle og leverancer, som projektet har færdiggjort i indeværende projektperiode: Milepæl Udbredelse af teletoikning p~ 24 % af alle relevante sygehusafdelinger Gennemført pilotprojekter i 19 alment lægepraksis Leverancer Indgået samarbejdsaftaler med i alt 8 kommuner Gode r~d til videotolkning, tidligere DGTS. Evaluering af pilotprojekter i almen praksis 3 kommuner har afsluttet deres pilotprojekt medfølgende en eva lue ri ngsra pport Conference me Igangværende leverancer Film omkring videotoikning Delprojekt Booking Delprojekt Tr~dløs Sideprojekt Telepsykiatri Liste over udstyr der kan kommunikere via videoknudepunktet Fælles adressebog Hvad viser de foreløbige resultater, som er opnået i projektet? Kommunerne er glade for videotoikning, men løsningen er endnu ikke klar til videotolkning med mobil opkobling. De praktiserende læger er tilfredse med videotolkning, men teknikken skal være p~ plads. En stor udfordring har været at f~ tilstrækkelig b~ndbredde. Regionerne skal arbejde målrettet for at n~ milepælene i teletolkeprojektet. Ledelsesopbakningen er meget vigtig for at n~ malene. Tolkeudbyderne matcher de ønskede videotolkninger Der er brug for en lettere arbejdsgang omkring booking af videotolkninger. Er der eksempler p~, at foreløbige effekter er forankret hos m~lgruppen(erne)? Flere kommuner har valgt at g~ i drift med videotolkning Videotolkning er nu pilottestet i 19 almene lægepraksis, og erfaringerne herfra kan danne grundlag for regionernes videre tiltag.
. De 5 regioner har indgået aftaler med 14 tolkeudbydere, hvor de fleste tilbyder videotolkning. Hvilken konsekvens har de opnåede resultater og effekter i projektet? Der er forsat udfordringer omkring booking af tolkebistand Projektet har 10 interesserede pilotkommuner, som vil indgå samarbejdsaftale. Der er flere interesserede kommuner, her kan MedCom bistå med undervisning, teknisk opkobling, præsentationer o.iign. 4 ud af 5 regioner har udbredt videotolkning p~ 6-9 % af egne relevante afdelinger, der er stor risiko for, at projektet ikke n~r næste milepæl med udbredelse af 75 % pr. 1. april 2012. Regionerne har generelt større fokus p~ udbredelse end dækningsgrad i denne fase af projektet, hvilket afspejler sig i antallet af videotoikninger Er der ændringer i projektets ledelses- og/eller ejerforhold? Side 7 af 8 rja WNej Hvis ja tages der kontakt ti/abt-fonden. Eventuelle andre forhold af betydning for projektets gennemførelse? Det er af stor vigtighed, at alle regioner f~r implementeret videotoikning løbende. Der er forsat 4 regioner, som har implementeret videotolkning p~ mindre end 10 % er egne relevante afdelinger. P~ baggrund af projektplanen angives de milepæle, som er nået til næste afrapportering: Udbredelse p~ 25 % af alle relevante afdelinger Følgende leverancer forventes afsluttet: o Film omkring teletoikning o Fælles adressebog (Eventuelt flere kan tilføjes)
PotentiaIevurderinci~ Side 8 af 8 Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre potentialevurderingen i projektet? FJa I~Nej Hvis ja udfyldes bilaget revideret arbejdskraftbesparende potentiale og indsendes som del af projektets afrapportering (Bemærk at der er to faneblade, som begge skal udfyldes). Hvis ja, beskriv årsagen til afvigelsen mellem forventet og observeret forandring: Hvis ja, beskriv hvilke nye ~rsagsmæssige sammenhænge, disse observationer giver anledning til at arbejde med i projektet: Risikovurdering: Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre risikovurderingen i projektet? PJa FNej Hvis ja udfyldes bilaget Revurderet risikoanalyse~ Buda~t, regnskab og udhpt~iinn~nmntininri~ Er der ændringer til det samlede projektbudget? FJa P~Nej Hvis ja udfyldes bilaget Anmodning om ændring i projektbudget~ ABT-fonden anmodes om udbetaling af 1.512.642 kr. Bilaget Anmodning om udbetaling skal udfyldes og indsendes som del af projektets afrapportering. Eventuelle bemærkninger til det.fremsendte regnskab for perioden: