Hovedstadens Beredskab REFERAT Referat F-med møde 21. august 2015 Dato: 21. august Tid: 12:30 14:00 Sted: Kbh. Rådhus - udvalgsværelse F, 2. sal Mødedeltagere: Fra medarbejdersiden: Hannibal Christensen, Dragør Brandvæsen Jørgen Bjerre Nielsen, Frederiksberg Brandvæsen Dennis Thorbech Christensen, Frederiksberg Brandvæsen Ove Thuesen, Københavns Brandvæsen Henrik Therkildsen, Københavns Brandvæsen Thomas B. Larsen, Københavns Brandvæsen (næstformand) Søren Thillemann Treager, Vestegnens Brandvæsen Mads Bak Petersen, Vestegnens Brandvæsen Fra arbejdsgiversiden: Børge Schaltz, Beredskabschef, Dragør Michael Nyrand Pedersen, Konstitueret Beredskabschef, Frederiksberg Bjarne Winge, Direktør, København Morten Winge, Kommunal Direktør, Glostrup Jacob Vedsted Andersen, Beredskabsdirektør HB, (formand) Tim Jensen, Vice-Beredskabschef, Vestegnens Brandvæsen (Myndighedsområdet) Poul A. Poulsen, Brandchef, Vestegnens Brandvæsen Fra Kommunikationgruppen Anne Holten Nielsen, Specialkonsulent, København Fra HR-arbejdsgruppen Birgit Kuhberg, Personalejura & Forhandling, København Luise Søe, Implementering & Udvikling, København Afbud: Kenneth Nagel, Frederiksberg Brandvæsen
Dagsorden Ad 0) Bjarne Winge indledte mødet med at overdrage formandskabet til Jakob Vedsted Andersen, nyudnævnt beredskabsdirektør. Alle tiltrådte dette forslag, og Jakob Vedsted Andersen overtog mødeledelsen. Ad 1) Godkendelse af dagsorden - Dagsordenen blev godkendt af alle Ad 2) Generel status (fast punkt) a) Formandens status v/ formanden - Jakob Vedsted kunne berette, at hans hovedfokus som direktør for det kommende Hovedstadens Beredskab er, at få den kommende organisering på plads. Lokalisering af administrationen og fremme en implementeringsproces indtil 1.1. 2016, der kan sikre sikker drift. Forandringen skal bl.a. skabes i samarbejde med F-med og med de etablerede arbejdsgrupper, der fortsætter som hidtil. - I september drøftes organisering i AF, og Jakob Vedsted vil lægge op til, at der kan etableres en ny organisation med kort aftræk, således at der kan skabes ro frem mod 1. januar. - Der arbejdes med at få flere folk allokeret til implementeringsfasen, hvor det er relevant. - Jakob Vedsted vil så snart det er muligt melde processen ud for implementeringen frem imod d. 1.1 2016. - De forskellige brandstationer; Vestegnens Brand, Frederiksberg og Dragør vil få besøg af Jakob Vedsted. - I løbet af efteråret vil der blive afholdt frivillige infomøder, hvor der kan sikres den fornødne dialog og drøftelse. - Tirsdag d. 18.8.2015 blev der afholdt møde for de kommende administrative medarbejdere med fokus på, hvad der er vigtigt for dem. - Jakob Vedsted opsummerede slutteligt, at det der ligger ham mest på sinde er Sikker Drift. b) Status fra Kommunikation v/ Anne Holten Nielsen - Der arbejdes med at indtænke kommunikationsprocessen i implementeringsfasen. Fokus pt. er på at understøtte Jakob Vedsted bedst muligt. - Der skal sikres en koordinering af kommunikationen på tværs af arbejdsgrupperne. - En kommunikationsplan er under udarbejdelse. Side 2 af 5
- Anne minder om, at alle procesplanerne er opdateret på hjemmesiden her kan alle følge med i hvad der sker i fase 3. Se www.hovedstadensberedskab.dk - Brugernavn: beredskab, Kodeord: Ildebrand c) Status fra HR v/ Birgit Kuhberg a) Der blev udsendt breve til medarbejderne ultimo juni efter planen. Brevene har ikke givet anledning til mange tilbagemeldinger eller spørgsmål fra medarbejderne. Det har dog vist sig, at der i København fejlagtigt var sendt til breve til såkaldte budgetmæssigt fastansatte medarbejdere, hvori var angivet, at de var overenskomstansatte. Det drejer sig om 10 ansatte, og de har alle modtaget nye breve. Kommentar: Jørgen Bjerre informerer om, at tjenestemænd fra Frederiksberg har bedt om et møde i forbindelse med brevet der er udsendt i forbindelse med overflytning. Michael Nyrand Pedersen supplerer med, at Frederiksberg melder tilbage via Lisbeth Haagensen, deltager i HR - arbejdsgruppen fra Frederiksberg, hvad der kom ud af mødet. b) HR gruppen er i gang med at planlægge den kommende proces vedr. lokalaftaler. Det fremadrettede arbejde er blandt andet knyttet op på den kommende organisering, så HR-gruppen afventer denne. Der ud over skal HRarbejdsgruppen støtte arbejdet, der skal i gang sættes for at sikre en samarbejdsstruktur i det ny beredskab. Ad 3) 1) Spørgsmål m.v. fra medarbejderne til etablering af ny beredskabsenhed (fast punkt) Hvad sker der med de nuværende personalegoder ved overgangen til Hovedstadens Beredskab? Thomas B. Larsen uddyber spørgsmålet. Mener at medarbejderne stilles dårlige mulighederne bortfalder eller gør de det? Birgit Kuhberg svarer: At dette skal drøftes undervejs i etableringen af Hovedstaden Beredskab. Reglerne er, at der ikke er en væsentlig stillingsændringer, men det er juraen i det. Det mere praktiske spørgsmål er, hvilke af disse ordninger man dels ønsker at gå videre med, dels har mulighed for at gå videre med. Ove Thuesen informere om, at det er input fra medarbejderne som videregives og dette skal tages op som et dagsordenpunkt senere i processen. Er der økonomi til at dette kan fortsætte etc. Vi skal have dette frem i proces, således at vi kan forholde os til det. Side 3 af 5
Birgit Kuhberg supplerer, at dette kan bringes op i forbindelse med de kommende personalepolitikker og de kommende nye aftaler. Beslutning: HR-gruppen tager emnet medarbejdegoder videre som et opmærksomhedspunkt og vil undersøge, hvad de øvrige beredskaber i øvrige fusioner har gjort ved personalegoderne. HR-gruppen vender tilbage med status på dette på næste F-med. Personalepolitikkerne skal prioriteres fremadrettet. Hvilke politikker skal være på plads inden den 1.1. 2016, og hvad kan vente. Jakob Vedsted vil arbejde på en proces for dette frem mod næste møde og undersøge, hvad der skal på plads snarest vedr. personalepolitikkerne? Vedr. 25 års fortjentsmedalje der uddeles ved tro tjeneste, skal det undersøges hvad der sker med denne fremadrettet, vil ligeledes indgå i HR-gruppens kommende afdækning. Ad 4) F-MEDs input til, hvad der skal fokus på i implementeringen. Hvilke kardinalpunkter, er der omhandlende personalet ved opstart af selskabet 1. januar 2016. Efter dialog på tværs af repræsentanter fra de respektive kommuner, kommer alle med input til Jacob Vedsted vedrørende kardinalpunkter, der kan give input til de kommende møder og fokuspunkter for Jakob Vedsted i implementeringsprocessen. Følgende emner blev fremlagt som væsentlige er på plads eller i proces pr. 1.1. 2015, og tages med i det videre F-MED arbejde: - Fælles politikker på plads, (sygefravær, stress, rygepolitikker m.v.) ensretning af disse - Arbejdstid tilrettelæggelse, vagtplaner, ferie mv. - Støtte / servicefunktioner skal fungere, hvad skal ske i serviceafdelingen - Korrekt løn til tiden - Vagtplanlægningssystem og vagtplaner, hvordan bliver det fremover. Tlf. mail etc. dette skal være på plads hvordan det fungerer - Kommende Med-struktur Side 4 af 5
- Fælles korpsånd - Logo & Design af HB - Fokus på én organisation = fra fire til én - Ferieplan hvordan skal vi arbejde ferie med ny firma, restferie etc. planlægning af ferie. Kommunikation vedr. dette til medarbejderne, da flere allerede nu planlægger vinterferie. - Lokalaftaler og løntillæg, det skal der styr på - Fastholdelsespolitik - Stations placering, evt. nedlæggelser / sammenlægning - Stillingsbetegnelser, hvordan bliver de i ny organisering - TR- aftale, spilleregler vi har pr. 1.1 hvilke aftaler kommer til at ligge - Mindre Kbh mere alle - Specieltjeneste kan der være specialer ude på de enkelte stationer. Fx røgdykning - Mandskabsstyring, hvordan skal det foregå - Hvordan sikres det bedste fra alle - Fuldtidsansættelse / deltidsansættelser, hvordan i ny struktur - Højt informationsniveau igennem hele implementeringsprocessen - Fokus på at skabe en god kultur - Mandskabsstyring hvilket system bliver dette (frederiksberg har godt system) - Ledelse forsvinder den, hvad sker - Videreformidler fx effektiviseringer skal sikre at det gøres godt i MED. - Placering af den enkelte medarbejder på plads 2) Evt. Der vil blive afholdt 3 F-Med møder inden 1.1. 2016. Kommende møderække planlægges snarest muligt og afholdes hhv. hos; Frederiksberg, Dragør og Vestegnenes Brand Side 5 af 5