Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Møde den: 13. juni 2016, kl. 10.00-11.30 Sted: AU HR, Jens Baggesens Vej 51, Bygning 5221, lokale 012 Referat Deltagere: Arnold Boon; Ole Rahn; Ole Jensen; Susanna Holm Nielsen; Søren Michael Nicholson; Lizzi Edlich (referent) Afbud: John Westensee og Anne-Marie Bach 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat af AAMU-mødet 8/2 2016 AAMU bad på mødet 8/2 2016 AU HR foretage en vurdering af, om AU s vejledning Når Arbejdstilsynet kommer på besøg burde justeres i forhold til, om en leder kan gå rundt sammen med AT. Tilbagemeldingen fra AU HR er, at AT selv beslutter, hvem de ønsker at tale med ifm. tilsynsbesøg. Der ses derfor ikke behov for at ændre vejledningen på dette punkt. Dato: 24. juni 2016 Ref: LIE Side 1/5 AU Forskning og Eksterne Relationer har udarbejdet et værktøj i SurveyXact til brug for flytte-apv. Værktøjet er delt med Administrationscenter ST, som i lighed med AU FE står over for at skulle gennemføre flytte-apv. Når de to enheder har indhentet erfaringer med brug af værktøjet, vurderes det, om det egner sig til at dele i en bredere kreds, f.eks. via hjemmesiden. AAMU besluttede på mødet 8/2 2016 at undersøge, om og i givet fald hvilke massage-/sundhedsordninger, der findes i Enhedsadministrationen. Den eneste ordning findes i Emdrup, hvor medarbejderne i administrationen mod en vis egenbetaling har mulighed for at gøre brug af en massageordning i arbejdstiden, som er etableret og indtil udgangen af 31.7.2016 økonomisk støttet af DPU. Ole Jensen oplyste, at Administrationscenter Arts netop har opsagt ordningen, og det også er eller vil ske for de administrative enheder i Fællesadministrationen, som har medarbejdere i Emdrup. Susanna Holm Nielsen opfordrede til, at midtvejsstatus på svarprocenter ifm psykisk APV næste gang sendes til alle medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen og ikke kun til lederne. Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk
2. Orientering om beslutninger på HAMU-HSU-mødet 12/5 2016 vedr. psykisk APV og personalepolitik Side 2/3 Svarprocenten på den psykiske APV i Enhedsadministrationen endte på 82 %, hvilket var meget tilfredsstillende, idet målet var 80 %. Arnold Boon orienterede om, at APV-resultatet for Enhedsadministrationen har været drøftet i Enhedsadministrationens APV-følgegruppe, jf. det udsendte referat. Dialogmøder og konkret opfølgning sker så decentralt som muligt og er i gang i de enkelte enheder. HAMU/HSU besluttede at anbefale følgende 4 tværgående temaer: Forebyggelse af stress God ledelse i dagligdagen Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen God omgangstone Flere af udvalgsmedlemmerne udtrykte enighed i valget af fælles temaer, idet de matcher fint med de temaer, som er relevante i deres enheder. Susanna Holm Nielsen spurgte, om grov tale primært er et problem blandt kollegaer eller mellem medarbejdere og studerende. Lizzi Edlich svarede, at CUL har oplyst, at det ifølge de indsamlede data primært er en problemstilling kollegaer imellem. Der er dog forskelle fra enhed til enhed. Hvis omgangstonen er et tema i enheden, bør man ifm. dialogmødet forsøge at afdække, om det foregår blandt kollegaer eller mellem medarbejdere og studerende. Det blev fastslået, at HAMU-HSU ønsker, at enhederne forholder sig til og melder tilbage på de 4 temaer. Derimod behøver temaerne ikke nødvendigvis indgå i enhedernes APV-handleplan, hvis de ikke af enheden er udpeget som temaer, der er brug for at følge op på. Arnold Boon oplyste, at Enhedsadministrationens APV-følgegruppe har besluttet, at administrationscentre og vicedirektørområder, når de sender APVhandlingsplaner ind, skal benytte den officielle handlingsplanskabelon. Der skal udarbejdes én handlingsplan for hvert administrative center og for hvert vicedirektørområde. Arnold Boon informerede om, at HAMU-HSU på mødet 12/5 2016 også havde vedtaget den nye personalepolitik. Information herom er sendt ud i organisationen. Det er nu op til de enkelte enheder at omsætte den lokalt. Arbejdsmiljøpolitikken har fået plads i den nye personalepolitik, hvilket var positivt.
3. Arbejdsmiljøstatistik for 2015 Side 3/3 Udvalget gennemgik kort årsstatistikken og bemærkede i den forbindelse, at omfanget af psykologisk rådgivning er faldet. Området stress og udbrændthed er fortsat en dominerende problemstilling. Antallet af arbejdsskader er faldet, hvilket formentlig skyldes Arbejdsskadestyrelsens ændrede definition af personskadebegrebet. Sygefraværet er faldet lidt, men der er fortsat brug for at have fokus på det område. Sygefraværet i Enhedsadministrationen er markant højere end på fakulteterne, hvilket formentlig skyldes, at de administrative enheder er bedre til at få registreret sygefravær. Udvalget var enigt om, at udviklingen går i den rigtige retning. Susanna Holm Nielsen opfordrede til, at medarbejdere i fleksjobs o.lign. opgøres særskilt, da de vægter tungt i sygefraværsstatistikken. 4. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering om arbejdsmiljøsager på vicedirektørområderne og i administrationscentrene, herunder orientering om AT-besøg. Arnold Boon fandt, at resultaterne af de gennemførte AT-besøg generelt er tilfredsstillende. AT har forlænget varslingsperioden fra 3 til 6 måneder. Susanna Holm Nielsen bemærkede det paradoksale i, at problemer med det fysiske arbejdsmiljø tilsyneladende lettere udløser en rød smiley end problemer med det psykiske arbejdsmiljø. Ole Rahn oplyste, at en af arbejdsmiljøgrupperne i AU IT har fundet det nødvendigt at sætte et skilt på opvaskermaskinen, som advarer imod at åbne maskinen, når den køre. Tiltaget skyldes, at en kollega havde fået opvaskermiddel i øjet, fordi vedkommende åbnede maskinen, mens den kørte. AU IT har haft besøg af AT. Vejledningen var blevet fulgt, og alt i alt havde det været en positiv oplevelse. AT har efterfølgende givet en grøn smiley. Der blev spurgt til, om indehavere af ældre arbejdsmiljøuddannelser, er pligtig til at gennemføre uddannelsen på ny. Lizzi Edlich lovede at undersøge, hvornår uddannelsen er forældet. På forespørgsel af Ole Jensen oplyste Lizzi Edlich, at den enkelte arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsmiljøleder selv er ansvarlig for at gemme sit uddannelsesbevis.
Punkter til skriftlig orientering: Side 4/3 5. Status på opfølgning på fysisk APV Arnold Boon konstaterede, at opfølgning på den fysiske APV er i god gænge, og han opfordrede til at fastholde kadencen. Ole Jensen, Ole Rahn og Susanna Holm Nielsen sagde, at den udsendte oversigt ikke stemte overens med deres egne registreringer. Ole Rahn tilføjede, at han var bekendt med, at AU IT havde afsluttet en lang række af de registrerede sager. AU IT planlægger at gennemføre en ny fysisk APV til efteråret. Susanna Holm Nielsen havde erfaret, at det kræver en ekstra arbejdsgang inde i handlingsplansystemet at registrere, at et problem har fået tilknyttet en handlingsplan. Hun sørger for at rapportere denne uhensigtsmæssighed ind til projektlederen for den fysiske APV, så det kan indgå i evalueringen. Da oversigten, som viser registreringerne i handlingsplanssystemet, således ikke fuldt ud stemmer overens med virkeligheden, var der enighed om, at oversigten ikke distribueres. Søren Nicholson informerede om, at der er godt styr på opfølgningen på Administrationscenter Aarhus BSS. Han opfordrede til, at AU ifm. kommende APV er placerer den fysiske og den psykiske APV tidsmæssigt længere væk fra hinanden, da opfølgningsarbejdet i begge tilfælde giver et stort arbejdspres for medlemmerne af LAMU er og AMG er. Ole Jensen sagde, at næste gang bør medarbejderne informeres grundigere om, hvad der bør/ikke bør registreres ifm. den fysiske APV. Nogle af de problemer, som var registreret i seneste APV, kunne have været løst ved henvendelse til leder, bygningsservice e.l. Udvalget ønskede også fremover at få oversigt over opfølgning på den fysiske APV, men alene med fokus på uløste problemer. 6. Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse Arnold Boon konstaterede, at uddannelsesniveauet for arbejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanter i Enhedsadministrationen ser fornuftigt ud. Det er ikke planen, at oversigten skal distribueres, idet den alene er tænkt som opfølgning på den årlige arbejdsmiljødrøftelse i AAMU.
Ole Rahn foreslog, at alle, der har med arbejdsmiljø at gøre, skal gennemføre supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Side 5/3 Arnold Boon svarede, at det efter hans opfattelse bør basere sig på lokal dialog og, hvad der er brug for i den enkelte enhed. Såfremt der opleves problemer med at få prioriteret supplerende arbejdsmiljøuddannelse, følger han gerne op i LEAkredsen. Søren Nicholson gjorde opmærksom på, at det ofte vil være muligt at tage relevante kurser gennem fagforeningen. Ole Jensen foreslog, at arrangere supplerende arbejdsmiljøkurser kollektivt for hele arbejdsmiljøorganisationen. Lizzi Edlich oplyste, at alle relevante seminarer, kurser, temadage osv. kan tælle med i opgørelsen af supplerende uddannelse. Eksempelvis også de temadage, som AU HR havde afviklet forud for den psykiske APV. Det væsentlige er, at det er emner og aktiviteter, der har relevans for arbejdsmiljøarbejdet i den enkelte enhed. Det kan anbefales at aftale det i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Enhederne skal være opmærksomme på, at det nu skal kunne dokumenteres, at medlemmerne af arbejdsmiljøorganisationen har fået tilbudt supplerende uddannelse i overensstemmelse med reglerne. 7. Eventuelt Der var intet til dette punkt. 8. Næste møde Næste møde holdes 8/9 2016.