SLA arkivuddannelse Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier
Dagens program Velkomst introduktion Hvad er arkivalier Arbejdsgang på arkivet Indkomst Indsamlingspolitik Modtagelse, journalskrivning, klausuler mv. Opgave A-fonde Kassation Sortering, registrering, søgning, pakning Opgave
Hvad er arkivalier? Papirer og det, der ligner Breve Protokoller Dokumenter Bøger og hæfter Bøger og aviser Genstande museerne Nationalbiblioteket
Arbejdsgang på arkivet 1. Aflevering 2. Indkomstjournal 3. Sortering/kassation 4. Registrering 5. Magasin
Hvad indsamler vi på et arkiv? Materiale af privat oprindelse Materiale af offentlig oprindelse Originalt materiale Kopimateriale Dubletter Uden for arkivets dækningsområde
Journal: Internt arbejdsredskab Indeholder oplysninger om giver Registrering: Offentligt tilgængelig Indeholder oplysninger om arkivalierne
1 aflevering = 1 journal -Men 1 journal kan blive til mange registreringer: Arkivfonde Billeder Småtryk Emnesamlinger etc.
Modtagelse Få alle oplysninger Udfyld modtagelseserklæring Skriv journal Klausulering Indkomsthylde
Modtagelseserklæring
Tilgængelighed Generelt: Billeder: Personfølsomt: Efter 20 år Straks Efter 75 år Ikke tilgængeligt: Endnu ikke registreret Skrøbelige arkivalier Interne papirer (journaler mv.) Ophavsretbeskytteteller beskyttet af andre årsager Etiske årsager
Opgave 1 Lav indkomstjournal
Arkivfonde Registrering
Kassation Bevarer vi alt, som afleveres på arkivet? Hvad gør vi med kasseret materiale?
Registreringsprincip De nuværende registreringsprincipper er indført i 1983 og videreført fra papirsystemet til Arkibas. Proveniensprincippet : oprindelse, herkomst, oprindeligt tilhørsforhold eller hjemsted Arkivskaber Den, der har affødt arkivalierne eller som arkivalierne har et tilhørsforhold til Arkivtyper Arkivalier af privat oprindelse Personarkiv Institutionsarkiv (Forening, virksomhed, institution) Arkivalier af offentlige oprindelse
Digitale arkivalier Scanning af originale arkivalier Fødte digitale arkivalier Hvordan håndteres og opbevares digitale arkivalier?
1 arkivskaber = 1 arkivfond!
Opgave 2 Fordel arkivalier på relevante arkivfonde
Registrering Stamkort Indhold Søgeord Relation til journal
Registrering -stamkort Arkivskaber (tjek om allerede oprettet!) Type Navn, adresse Årstal (født/død stiftet/nedlagt) Bemærkninger
Registrering -indhold Sorter efter arkivalietype: V: Vedtægter C: Cirkulærer F: Forhandlingsprotokoller M: Medlemslister P: Personlige papirer K: Korrespondance S: Sagligt ordnede sager R: Regnskabsmateriale E: Ejendomspapirer D: Dagbøger, erindringer U: Udklip A: Andet
Registrering -indhold Rækkefølge Arkivalietype, dernæst kronologisk Årstal Arkivaliets yderår, ikke arkivskaberens
Registrering -arkivaliet Hvert arkivalie påføres A-nummer og løbenummer og evt. journalnummer Brug blød blyant! (4 B)
Registrering -søgesystemer I gamle dage brugte vi kartotekskort I dag laver vi henvisninger i Arkibas DK5-nummer (kategori/emne) Ordningsord (søgeord inden for kategori/emne) Eller vi nøjes med fritekstord Eksempel: 63.7 (Mejeri) Ådalsmejeriet. 1895-1940
Registrering -relationer Til journalen og frajournalen Til andre registreringer Arkivet skal altidkunne redegøre for, hvor arkivaliet kommer fra og hvor det befinder sig nu.
Registrering -historik Logbog over registreringsarbejdet Hvem Hvad (modtaget, registreret, tilføjet) Begivenheder (scannet, returneret, konserveret) Interne bemærkninger Udskrift arkivering af registreringen
Opgave 3 Fordel arkivalier på relevante arkivfonde
Pakning Fjern skadelige materialer
Pakning Brug syrefri æsker, læg og kuverter
Pakning Hver A-fond i eget læg (eller flere) Bind (protokoller o.l.) uden for læg Højeste nummer øverst Småting evt. i kuvert Storformat pakkes i papir eller placeres på storformat-reol
Vil du vide mere? Tjek ArkiWiki og ArkibasWiki