Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer Dato 2008-10-16 Side 1 af 5 Sign: 1. Definitioner Dancerts bestemmelser for certificering af ledelsessystemer omfatter: - Alm. vilkår for certificerings, inspektions- eller godkendelsesordninger tilknyttet Teknologisk Institut (Alm. vilkår) - Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer (nærværende) De Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer indeholder tillæg eller præciseringer i forhold til de alm. vilkår, og vedrører bestemmelser, som er alment gældende for alle certificeringsområder i forbindelse med systemcertificeringen. Dancert har udgivet Hvordan bliver jeg certificeret en praktisk vejledning, der indeholder oplysende og vejledende informationer for nye certifikatindehavere. Afvigelser i forhold til grundlaget vil fremgå af den individuelle aftale, som træffes mellem virksomheden og Dancert. 2. Aftalegrundlag, tidsplan, prisoverslag mv. Alm. vilkår 2 og 3 med følgende præciseringer er gældende: Ansøgning Dancerts accept af en virksomheds ansøgning om certificering meddeles skriftligt til virksomheden. Accepten indeholder blandt andet en overordnet tidsplan for certificeringsprocessen, samt oplysning om hvilken Dancert-medarbejder der er sagsansvarlig. Virksomheden kan gøre indsigelse mod medarbejdersammensætningen. Certificeringsgrundlag DS EN/ISO 9001:2000, Kvalitetsstyringssystemer Systemkrav DS EN/ISO 14001:2004, Miljøledelsessystemer Kravbeskrivelse med råd om anvendelse DS 2403:2001, Energiledelse kravbeskrivelse Energistyrelsens krav til energiledelse i relation til DS 2403, marts 2006 DS/OHSAS 18001:2008, Arbejdsmiljøledelsessystemer - kravbeskrivelse BEK nr 923 af 21/10/2001, Bekendtgørelse om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomhedens arbejdsmiljøledelsessystem Retningslinjer vedrørende Sikkerhedskvalitetsstyringssystem (SKS): Sikkerhedsstyrelsen 2005, version 2 Kravspecifikationer certificering af AIA-installatørvirksomheder: Forsikring & Pension, juli 2006 Ved ændringer i certificeringsgrundlaget udsender Dancert en revideret udgave af de Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer og bilag til alle registrerede certifikatindehavere. Ændringer i certificeringsgrundlaget træder i kraft på det tidspunkt, der er angivet i det nye certificeringsgrundlag, lovgivning eller andre regelsæt. Virksomheder med certifikat er forpligtet til at sikre overensstemmelse med de nye krav inden for denne tidsfrist. Hvis der ikke er fastsat en tidsfrist, fastsætter Dancert en rimelig tidsfrist. Virksomheden er forpligtet til løbende at indberette alle væsentlige ændringer, der påvirker opfyldelsen af certificeringsgrundlaget. Hvis ændringerne ikke opfylder certificeringsgrundlaget, pålægges det virksomheden at udføre afhjælpninger og redegøre for dem. Dette meddeles virksomheden sammen med en tidsfrist.
Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer Side 2 af 5 Dancert har ret til at foretage audit for at verificere, at ændringerne er implementeret. Certificeringsaudit Audit udføres i 2 faser. Fase 1 omfatter en præ-audit, der gennemføres for at sikre, at virksomheden er klar til den egentlige certificeringsaudit (fase 2). Datoer for audit aftales med virksomheden mindst 2 uger i forvejen. Certificeringsauditten udføres af et auditorhold bestående af en eller flere auditorer, som udpeges af Dancert. Auditorholdet skal have adgang til alle relevante lokaler og informationer, herunder registreringen af klager og deres behandling. Det forudsættes, at virksomheden har en person tilstede (ledelsesrepræsentanten), der har beføjelser til at acceptere eventuelle afvigelser og som kan vise rundt på virksomheden. Normalt gennemføres certificeringsaudit som en stikprøve i hele organisationen og på alle adresser, men hvis virksomheden opfylder kravene til Multisite certification (flere adresser m.v.) kan denne metode bringes i anvendelse. Metoden kan ikke anvendes ved alle ledelsesstandarder. En afvigelsesrapport skal accepteres og underskrives af ledelsesrepræsentanten. Virksomheden skal på afvigelsesrapporten redegøre for årsag til afvigelsen, afhjælpning af afvigelsen samt den korrigerende handling. Redegørelsen skal normalt være Dancert i hænde i løbet af 1 måned. Det kan forekomme, at virksomheden ikke kan acceptere en afvigelse. I så fald noteres det, hvad der er uenighed om, hvorefter rapporten underskrives af ledelsesrepræsentanten. Dancerts ledende medarbejder meddeler herefter skriftligt, om Dancert fastholder afvigelsen. Afhjælpning verificeres inden udstedelse af certifikat. Dette kan ske administrativt ved indberetning eller ved ekstra audit. Korrigerende handlinger verificeres normalt ved næste audit, men det kan også ske ved supplerende indberetning eller ekstra audit. Udstedelse af certifikat Certificeringsprocessens længde afhænger primært af virksomhedens parathed herunder implementering af ledelsessystemet. Virksomheden skal have gennemført intern audit, som omfatter hele den organisation, som skal certificeres ligesom der skal være gennemført en ledelsesvurdering af systemets funktion. Dancert udsteder normalt certifikatet mindre end 3 uger efter certificeringsprocessens afslutning. Overvågning Auditfrekvensen fastlægges normalt således: Kvalitetsstyringssystemer i henhold til DS/EN ISO 9001 mindst 1 gange årligt Miljøledelsessystemer i henhold til DS/EN ISO 14001 mindst 1 gang årligt Energiledelsessystem i henhold til DS 2403 mindst 1 gang årligt Auditfrekvensen aftales mellem virksomheden og Dancert. Såfremt der kun afholdes en årlig audit, skal der foretages en større recertificering hvert tredje år. Forløb af en overvågningsaudit er som for certificeringsaudit, men omfanget vil som regel være reduceret til en delmængde af certificeringsgrundlaget. Gennemført overvågning dokumenteres ved en auditrapport samt på certifikatets side 2. Registrering af klager og iværksættelse af passende handlinger Virksomheden er forpligtet til - at registrere alle klager over manglende overholdelse af krav i den/de relevante standarder,
Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer Side 3 af 5 - at gøre disse klager tilgængelige for Dancert - at iværksætte passende handlinger som følge af klager, som har indflydelse på om certificeringskravene er overholdt - at registrere de iværksatte handlinger. Særligt for arbejdsmiljøcertificering Virksomheden er forpligtet til at underrette Dancert, såfremt virksomheden modtager påbud fra Arbejdstilsynet. Påbud fra arbejdstilsynet behandles af Dancert på samme måde som klager over virksomheden. Normalt vil et rådgivningspåbud medføre, at Dancert iværksætter ekstra audit. 4. Honorar og betalingsbetingelser Alm. vilkår 4 med følgende præcisering er gældende: Honorar i form af gebyrer, timepriser mv. vil fremgå af den individuelle aftale. Rekvireret arbejde herudover reguleres i henhold til pkt. 4.1. 6. Diskretionspligt Alm. vilkår 6 med følgende præciseringer er gældende: Skriftlige kundeklager, der rettes til Dancert, behandles kun, hvis klageren er villig til at stå ved sin klage med navns nævnelse. Kun i særlige tilfælde kan Dancert acceptere, at kun Dancert får kendskab til klagerens identitet. Dancert forelægger klagen for den indklagede virksomhed og beder om en redegørelse fra virksomheden. Virksomhedens redegørelse indgår i Dancerts videre behandling af klagen. Hvis Dancert skønner, at klagen er berettiget, kan der iværksættes ekstra audit. Hvis andre oplysninger, der indeholder information om, at virksomheden ikke overholder det af virksomheden valgte certificeringsgrundlag, på tilfældig vis kommer til Dancerts kendskab, behandles disse principielt på samme måde som en klage over en certificeret virksomhed. Dancert er ikke forpligtet til at tage hensyn til anonyme henvendelser, avisartikler, rygter mv., og Dancert vil normalt lade oplysninger af denne karakter hvile, indtil næste ordinære audit hos virksomheden. 7. Certifikater m.v. Alm. vilkår 7 med følgende præciseringer er gældende: En fortegnelse over gældende certifikater kan rekvireres hos Dancert og offentliggøres på Internettet på adressen www.dancert.dk. Certificerede virksomheder kan opsige certificeringen med 3 måneders skriftlig varsel. Dancert kan fratage virksomheden dennes certifikat jf. de almindelige vilkår. Beslutning om fratagelse af certifikat træffes af Dancerts ledende medarbejder efter samråd med den ledelsessystemansvarlige og den sagsansvarlige medarbejder. Beslutning om fratagelse af certifikat meddeles virksomheden skriftligt med en begrundelse og en frist inden for hvilken virksomheden kan anke beslutningen til hastebehandling i certificeringsudvalget. Såfremt denne anke underkendes, pålægges det virksomheden at tilbagelevere certifikatet og at ophøre med mærkning med Dancerts navn eller logo. Samtidig oplyser Dancert om betingelserne for
Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer Side 4 af 5 generhvervelse af certifikat, og det oplyses, at overtrædelse af Dancerts bestemmelser vil medføre retslige handlinger. Ved fortsat misbrug eller manglende betaling tager Dancert uden yderligere varsel skridt til retsforfølgelse herunder eventuelt inkasso. Dancerts fratagelse af et certifikat offentliggøres af Dancert ved at fjerne det pågældende certifikat fra listen over gyldige certifikater. 8. Bomærker, godkendelsesmærker m.v. Alm. vilkår 8 med følgende præciseringer er gældende: Omtale Ved omtale af certificeringen skal det tydeligt fremgå hvilke dele af virksomheden (funktioner eller adresser) og hvilke produkter, der er omfattet af certificeringen. Virksomheden må ikke anvende certificeringen på en måde, der kan bringe Dancert i miskredit, og anvendelsen af Dancerts navn og logo må aldrig kunne give anledning til, at en kunde forledes til at tro, at et givet område er omfattet af certificeringen, når det ikke er det. På brevpapir, i kontrakter og tilsvarende, hvor kunderne forventer en mere præcis information, skal der samtidig anføres de standarder, som certificeringen vedrører. Brug af navn og logo I annoncer, brochurer, prislister, ved skiltning og lignende kan certifikatindehavere umiddelbart anvende Dancerts navn og logo som led i virksomhedens markedsføring af den opnåede certificering. På produkt og følgesedler må Dancerts navn og logo kun anvendes af virksomheder med produktcertifikat. Særlige regler fremgår af de supplerende bestemmelser for de individuelle certificeringsområder. Indehavere af certifikat udstedt af Dancert kan hos Dancert rekvirere fil med Dancerts logo. Det er ikke tilladt at anvende DANAKs logo og det er kun tilladt at henvise til DANAK med følgende tekst: Dancert er akkrediteret til certificering af ledelsessystemer under registreringsnummer - SYSTEM Reg.nr. 5004 for kvalitetsledelsessystemer og - SYSTEM Reg.nr. 6004 for miljøledelsessystemer 9. Ansvarsregulering Alm. vilkår 9 med følgende præciseringer er gældende: Dancert er omfattet af Teknologisk Instituts ansvarsforsikring. 10. Klage- og ankebestemmelser Alm. vilkår 10 med følgende præciseringer er gældende: En klage over Dancerts medarbejdere stiles til den ledende medarbejder og/eller til direktøren for Instituttets Byggeridivision. Medarbejderens kommentar til klagen indhentes. Afgørelsen af klagen kan
Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer Side 5 af 5 appelleres til certificeringsudvalget. En klage over den ledende medarbejder og dennes beslutninger eller over Dancerts politikker kan indbringes for certificeringsudvalget. En klage har ingen opsættende virkning på beslutninger truffet af Dancerts medarbejdere. Undtaget herfor er klage over beslutning af fratagelse af certifikat jf. 7. En sådan klage vil blive hastebehandlet af certificeringsudvalget. 11. Tvister Alm. vilkår 11 er gældende.