Karakterbog for rådgivere

Karakterbog for rådgivere Arbejdsmanual for rådgivere og bygherrer Fra 1. maj 2008 stilles der krav om nøgletal for rådgivere. Kravene gælder, når man arbejder på statslige og almene byggeprojekter. April 2008 Byggeriets Evaluerings Center

KOLOFON Titel: Karakterbog for rådgivere arbejdsmanual for rådgivere og bygherrer. Udgave: 2. udgave Udgivet år: 2008 Forfatter (-e): Ebbe Lind Kristensen Peter Hesdorf Design og produktion: Byggeriets Evaluerings Center Foto: Ingen fotos Sprog: Dansk Format: Elektronisk Pris: Gratis download fra www.byggeevaluering.dk Udgiver: Byggeriets Evaluerings Center Strandgade 27B, plan 5 DK-1401 København K Tel. +45 3264 1440 E-mail: info@byggeevaluering.dk www.byggeevaluering.dk Byggeriets Evaluerings Center har ophavsret til denne manual. Eftertryk i uddrag er tilladt, såfremt tydelig kildeangivelse fremgår. 2

FORORD Evaluering af rådgivere er blevet et krav i dansk byggeri. Kravet er indført i maj 2008 og gælder for ingeniørvirksomheder, arkitektvirksomheder og lignende, som projekterer, udfører fagtilsyn eller byggeledelse for statslige og almene bygherrer. Evalueringen resulterer i nøgletal, som bygherrer anvender til udvælgelse af rådgivere til kommende opgaver. Evalueringssystemet er resultatet af et fælles udviklingsarbejde, hvor der fra myndighedernes side i høj grad er blevet lyttet til branchens aktører. Byggeriets Evaluerings Center har bistået i udviklingen af det nye system, som er gennemført med de regeludstedende myndigheder for bordenden. Med afsæt i 15 nøgletal afgiver bygherren sin bedømmelse af rådgiverens leverede ydelse. Det er Byggeriets Evaluerings Center, som tager sig af det praktiske i forbindelse med evalueringen, fx at registrere de forskellige byggeprojekter, udsende digitale spørgeskemaer, sammenfatte resultatet af evalueringen i de såkaldte faktablade og rådgivernes karakterbøger. Byggeriets Evaluerings Center har erfaring som evaluator, som følge af mere end 4 års drift af et nøgletalssystem for de udførende virksomheder. Og centret er nu parat til også at tilbyde sig som evaluator på rådgiveropgaver. Denne manual indeholder en beskrivelse af nøgletalssystemet for rådgivere, herunder eksempler på faktablade og karakterbøger for rådgivere. Manualen gennemgår endvidere, hvordan man som rådgiver kan komme i gang med at bruge evalueringssystemet i praksis. Ifølge regelsættet skal rådgivere fra den 1. oktober 2009 fremvise nøgletal fra tidligere opgaver for at komme i betragtning til statslige og almene byggeopgaver. Evalueringer skal tilmeldes, før ydelsen leveres. Byggeriets Evaluerings Center anbefaler derfor, at man allerede nu sætter sig grundigt ind i reglerne og tilmelder en eller flere opgaver til evaluering, så man klar med nøgletal, når kravet træder i kraft. Tidligere rapporter udarbejdet og offentliggjort i regi af Byggeriets Evaluerings Center om evaluering af rådgivere er ikke længere aktuelle, eftersom de omhandler et nøgletalssystem, der ikke blev sat i drift. Rådgivermanualen er skrevet af Byggeriets Evaluerings Center til centrets kunder og bygherrer i almindelighed. God læselyst. April 2008 Ebbe Lind Kristensen Byggeriets Evaluerings Center 3

INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Kort om Byggeriets Evaluerings Center... 5 2 Introduktion af rådgiverevaluering... 6 2.1 Ikke alle rådgivere omfattes... 7 2.2 Nøgletal offentliggøres... 7 2.3 Successiv evaluering... 7 2.4 Nøgletal i udvælgelsen... 8 3 Nøgletal for rådgivere... 9 3.1 Udvikling... 9 3.2 Nøgletal... 9 4 Faktablad og Karakterbog... 12 4.1 Faktablad for rådgivere... 12 4.2 Karakterbog for rådgivere... 13 4.3 Kort om regler for karakterbøger... 14 5 Hvordan kommer man i gang?... 15 5.1 Tilmelding... 15 5.2 Bygherren skal huske... 16 5.3 Rådgiveren skal huske... 16 6 Digital indberetning... 17 7 Evaluering af rådgivere ved alment byggeri... 21 Bilag 1: Eksempel på en karakterbog... 22 Bilag 2: Eksempel på et faktablad... 25 Bilag 3: Online tilmeldingsblanket... 27 Bilag 4: Online hjælpetekst til nøgletal... 29 4

1 KORT OM BYGGERIETS EVALUERINGS CENTER Byggeriets Evaluerings Center blev stiftet i 2002 med det formål at udvikle og drive et nøgletalssystem for byggeriet. Centret er stiftet af byggeriets organisationer, som en erhvervsdrivende fond og er som sådan en non-profit organisation. I centrets bestyrelse sidder i dag Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI, Danske Arkitektvirksomheder (DANSKE ARK), Dansk Byggeri, Tekniq, BAT-kartellet, Bygherreforeningen i Danmark (BiD), Byggematerialebranchen, Erhvervs- og Byggestyrelsen samt Realdania. I januar 2004 indførte staten regler om brug af nøgletal for udførende virksomheder via bekendtgørelse nr. 1135. Bekendtgørelsen blev i december 2004 erstattet af bekendtgørelse nr. 1394, som nu erstattes af bekendtgørelse nr. 241 af 11. april 2008. Den 1. marts 2007 indførte Velfærdsministeriet (tidligere Socialministeriet) et parallelt krav om nøgletal for udførende virksomheder, der bygger alment støttede boliger, fx ældreboliger og plejeboliger, jf. bekendtgørelse nr. 136. Denne bekendtgørelse er nu erstattet af bekendtgørelse nr. 248 af 14. april 2008. Den 1. maj 2008 er regelsættet om brug af nøgletal blevet udvidet til ligeledes at omfatte rådgivere indenfor det statslige og almene byggeri, dvs. ingeniør- og arkitektvirksomheder og lignende. Byggeriets Evaluerings Center driver nøgletalssystemet for de udførende virksomheder og for rådgivere. Centret har indtil april 2008 indgået næsten 1600 aftaler om evaluering af udførende virksomheder. Heraf er knap 1200 sager færdigevalueret og overført til centrets database. Yderligere information om nøgletal kan findes på Byggeriets Evaluerings Centers hjemmeside (www.byggeevaluering.dk) og hos de regeludstedende myndigheder, dvs. Erhvervs- og Byggestyrelsen samt Velfærdsministeriet. 5

2 INTRODUKTION AF RÅDGIVEREVALUERING Fra 1. maj 2008 stilles der krav om nøgletal for rådgivere, jf. bekendtgørelse 241 af 11. april 2008 og bekendtgørelse 248 af 14. april 2008. Rådgivere omfatter i den forbindelse rådgivende ingeniørvirksomheder, arkitekter og lignende, som forestår projektering, fagtilsyn og/eller byggeledelse på byggeopgaver. Kravene er en udmøntning af initiativet om synliggørelse af kvalitet i regeringens handlingsplan Bedre og Billigere Byggeri, som blev fremlagt af Økonomi- og Erhvervsministeriet i maj 2007. I handlingsplanen hedder det bl.a., at: Øget brug af nøgletal også for rådgivere og bygherrer skal sikre mere konkurrence på kvalitet, når det offentlige bygger De nye regler om brug af nøgletal for rådgivere indeholder to særskilte krav, som virksomheder og bygherrer skal overholde. Dels et krav om, at rådgivere på statslige og almene projekter skal lade sig evaluere ved en uafhængig evaluator som fx Byggeriets Evaluerings Center og dels, at resultatet af disse evalueringer - nøgletal - skal fremlægges ved udvælgelse på fremtidige byggeopgaver. Krav om evaluering af rådgivere på statslige og almene byggeprojekter træder i kraft den 1. maj 2008. Krav om fremvisning af nøgletal fra tidligere projekter gælder imidlertid først fra den 1. oktober 2009. Rådgivere har således god tid til at tilmelde opgaver til evaluering og få beregnet de nøgletal, som senere skal fremlægges. Nøgletallene må gerne stamme fra projekter, hvor bygherren ikke har stillet krav om evaluering, fx private, regionale eller kommunale opgaver. Vil man som rådgiver tilmelde en konkret opgave til evaluering, skal man henvende sig til centret, før opgaven påbegyndes. Drejer det sig om en opgave, som ikke er underlagt en af bekendtgørelserne, skal rådgiveren huske at få bygherrens accept om deltagelse, inden opgaven tilmeldes til evaluering. Læs mere herom i afsnit 5. På almene byggesager er tilmeldingsprocessen anderledes tilrettelagt. Her skal rådgiveren ikke selv tilmelde opgaven hos en evaluator, men i stedet meddele bygherren sit valg af evaluator. Bygherren vil herefter via det elektroniske informations- og forvaltningssystem, BOSSINF, overføre de påkrævede oplysninger til den valgte evaluator. Tilmeldingsprocessen for rådgiverevaluering i tilknytning til almene byggeprojekter er kortfattet gennemgået i afsnit 7. Reglerne om nøgletal for rådgivere er i stor udstrækning ens for såvel statslige som almene byggesager. I de tilfælde, hvor det ene regelsæt adskiller sig fra det andet, er det nævnt i teksten. 6

2.1 Ikke alle rådgivere omfattes I reglerne om nøgletal for rådgivere er der indført visse minimumsgrænser. Minimumsgrænserne er i god overensstemmelse med de nøgletalsregler, som gælder for udførende virksomheder. Reglerne om nøgletal finder anvendelse for rådgivere, når det samlede anslåede honorar til indkøb af rådgivere medfører annonceringspligt efter tilbudsloven eller medfører udbudspligt efter udbudsdirektivet. Generelt kan man regne med, at når den samlede rådgiverydelse overstiger 500.000 kr. ekskl. moms, vil byggeprojektet være omfattet af krav om nøgletal for rådgivere. Når det samlede projekt er omfattet af regelsættet, betyder det, at alle rådgivere med et forventet honorar større end 150.000 kr. dels skal evalueres og dels skal aflevere nøgletal i forbindelse med udvælgelsen. Sidstnævnte krav gælder, som tidligere nævnt, først fra 1. oktober 2009. 2.2 Nøgletal offentliggøres Nøgletal for rådgivere, som beregnes af Byggeriets Evaluerings Center eller andre evaluatorer, skal overføres til myndighederne med henblik på offentliggørelse. Nøgletal, som er beregnet for rådgiverydelser leveret i forbindelse med opførelse af almene familieboliger, ungdomsboliger, ældreboliger samt friplejeboliger med offentlig støtte, skal overføres til det elektroniske støtte- og administrationssystem BOSSINF. Byggeskadefonden vil offentliggøre disse nøgletal fra den 1. juli 2008. Dog tidligst, når der er indsamlet nøgletal fra 100 rådgiverprojekter. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil på tilsvarende vis offentliggøre nøgletal beregnet indenfor det statslige byggeri. Skæringsdatoen er her annonceret til den 1. januar 2010. 2.3 Successiv evaluering Rådgivere skal som minimum evalueres 1 eller 2 gange afhængig af omfanget af den leverede ydelse. Rådgiveren og dennes kunde kan dog frit aftale flere evalueringer undervejs i byggeprocessen. Ønsker rådgiveren at anvende nøgletallene som ledelsesværktøj i det konkrete projekt, kræver det, at man løbende monitorerer kundens prioritering på de enkelte nøgletal og samtidig også tilfredsheden med den leverede ydelse. Supplerende målinger, der indsamles for at støtte ledelsesindsatsen og dermed går videre end minimumskravene i bekendtgørelserne, kan enten foretages via Byggeriets Evaluerings Centers digitale system eller internt mellem rådgiver og kunde uden indblanding fra evaluator. Supplerende målinger vil ikke blive registreret i rådgiverens karakterbog. Ønsker man at bruge evalueringscentret til sådanne supplerende målinger, skal man indgå en særskilt aftale herom. 7

Ifølge minimumskravene i bekendtgørelserne skal der gennemføres 2 evalueringer, såfremt rådgiveren leverer en ikke uvæsentlig del af sin ydelse både før og efter byggestart på byggepladsen. Arbejder rådgiveren derimod enten fortrinsvis før eller efter byggestart er det tilstrækkeligt med 1 evaluering. Det er bygherren, som vurderer dette. 2.4 Nøgletal i udvælgelsen Formålet med etablering af nøgletal for rådgivere er at øge gennemsigtigheden og samtidig give rådgivervirksomhederne mulighed for at konkurrere på kompetencer frem for laveste pris. Fra 1. oktober 2009 bliver det et krav i såvel det statslige som det almene byggeri, at bygherrerne skal stille krav til rådgiverne om fremvisning af nøgletallene i forbindelse med udvælgelsen til konkrete opgaver. Rådgivere, der har nøgletal fra mindst 3 tidligere evalueringer, skal fremvise deres karakterbog. Hvis en rådgiver ikke kan fremlægge nøgletal på bygherrens anmodning, er kriterierne for udvælgelse til den konkrete opgave ikke overholdt. Det betyder i praksis, at rådgiverens tilbud ikke kan komme i betragtning når opgaven efterfølgende skal tildeles. Samme krav gælder i dag for udførende virksomheder, der ønsker at bygge for staten og fra den 1. oktober 2009 ligeledes for byggevirksomheder, der ønsker at byde på almene opgaver. Andre bygherrer, fx kommuner, regioner eller private kan naturligvis også stille krav om fremvisning af nøgletal i forbindelse med udvælgelse af rådgivere til opgaver. I takt med at nøgletallene bliver offentlige, forventer Byggeriets Evaluerings Center, at stadig flere bygherrer vil benytte nøgletallene, når de skal udvælge rådgivere. 8

3 NØGLETAL FOR RÅDGIVERE 3.1 Udvikling Nøgletalssystemet for rådgivere er blevet til i et samarbejde mellem Erhvervs- og Byggestyrelsen, Velfærdsministeriet, Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI, Danske Arkitektvirksomheder (DANSKE ARK) samt bygherrerepræsentanter. Byggeriets Evaluerings Center har bistået i udviklingsforløbet med teknisk rådgivning og bistand. Centret har i rådgivningen benyttet de erfaringer, som er opnået gennem fire års evaluering af de udførende virksomheder samt de drøftelser, der har været i den nu opløste temagruppe for rådgivere, som centret nedsatte i 2004. 3.2 Nøgletal Nøgletalssystemet er tilrettelagt som en måling af kundens tilfredshed indenfor 13 prioriterede områder samt 2 generelle nøgletal. I alt består systemet af 15 selvstændige nøgletal. For hvert af de 13 førstnævnte nøgletal, skal kunden både vurdere betydningen af nøgletallet og dernæst den enkelte rådgivers præstation. Betydningen skal ikke vurderes for de 2 generelle nøgletal. Ved at registrere betydningen af de enkelte nøgletal får rådgivere et godt og systematisk indblik i, hvilke forhold deres kunder prioriterer på de konkrete opgaver. Kundens vurdering foretages ud fra en skala, der spænder fra 1 til 5, jf. Tabel 1. Såfremt der eventuelt er nøgletal, som ikke har relevans i forhold til den konkrete rådgiverydelse, skal kunden angive, at det ikke er relevant at evaluere rådgiveren på det konkrete nøgletal, fx assistance og rådgivning i forbindelse med byggeriets aflevering. Hvis en kunde angiver, at et nøgletal ikke er relevant, skal kunden naturligvis ikke vurdere betydning og kundetilfredshed. Skala for betydning Skala for kundetilfredshed 1 Mindst vigtigt 1 Utilfreds 2 Mindre vigtigt 2 Mindre tilfreds 3 Vigtigt 3 Tilfreds 4 Mere vigtigt 4 Mere tilfreds 5 Særdeles vigtigt 5 Særdeles tilfreds Tabel 1: Skala til bedømmelse af betydning og tilfredshed Nøgletallene, som rådgiverne vurderes på, kan inddeles i fem overordnede kategorier. Det er henholdsvis: 1. Økonomi 2. Tid 3. Kommunikation, proces og samarbejde 4. Bygningens funktion, æstetik m.v. 5. Kvalitet 9

Indenfor hver af de fem kategorier måles et eller flere nøgletal. Nøgletallene er gengivet i Tabel 2. Kategori Nøgletal Økonomi Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter Tid Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog Kommunikation, proces og samarbejde Rådgiverens bidrag til et konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/ naboer under byggeriet Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning Bygningens funktion, æstetik m.v. Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning Kvalitet Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet Tabel 2: Oversigt over nøgletal i rådgiversystemet. Kundetilfredshedsmålingen gennemføres digitalt via et digitalt spørgeskema, som Byggeriets Evaluerings Center fremsender til rådgiverens kunde. Rådgiverens overordnede præstation vurderes i to selvstændige nøgletal. Der anføres ikke betydning for disse to nøgletal. Nøgletal 14: Din samlede tilfredshed med rådgiverens ydelse. Nøgletal 15: Vil du benytte samme rådgiver igen ved et lignende projekt eller anbefale virksomheden til andre. Kundens samlede tilfredshed (nøgletal 14) besvares ved hjælp af tilfredshedsskalaen angivet i Tabel 1. Kunden har her mulighed for at inddrage andre forhold end de, der specifikt nævnes i spørgsmålene 1 til 13. Det er således ikke på forhånd givet, at kundens generelle vurdering af tilfredshed er lig gennemsnittet af de øvrige nøgletal. 10

Kundens loyalitet overfor rådgiveren (nøgletal 15) besvares også med tal fra 1 til 5. Her går skalaen imidlertid fra udelukket til helt sikkert. De to overordnede nøgletal vil blive præsenteret særskilt i rådgiverens faktablad og karakterbog. Som supplement til nøgletallene indhenter Byggeriets Evaluerings Center også en kvalitativ beskrivelse af rådgiverprojektet. Den særlige projektbeskrivelse kan medvirke til at sikre, at nøgletallene sættes i perspektiv og ikke fejlfortolkes, når de senere skal fremlægges for potentielle kunder. Dette gennemgås i det følgende afsnit. 11

4 FAKTABLAD OG KARAKTERBOG Byggeriets Evaluerings Center laver faktablade og karakterbøger til de rådgivere, som er blevet evalueret. Faktablade udleveres, hver gang en evaluering er gennemført. Ifølge bekendtgørelsernes krav skal der altså udleveres op til to faktablade pr rådgiverevaluering. Når en evalueringssag er helt afsluttet, udarbejder centret et endeligt faktablad. Såfremt der kun gennemføres én evaluering af en konkret sag, vil resultatet heraf udgøre det endelige faktablad. På større rådgiverprojekter, som evalueres to gange, består det endelige faktablad af det gennemsnitlige resultat fra de to evalueringer. Faktablade registreres i centrets nøgletalsdatabase og vil indgå i beregningen af rådgiverens karakterbog. Rådgiverens karakterbog kan imidlertid først beregnes, når rådgiveren har gennemført tre evalueringer på tre forskellige byggesager. Dette er i overensstemmelse med de tilsvarende regler, som gælder for udførende virksomheder. Når en bygherre fra 1. oktober 2009 skal udvælge rådgivere på baggrund af de opnåede nøgletal, er det naturligvis fornuftigt at bruge nøgletallene i karakterbogen, da karakterbogen afspejler rådgivervirksomhedens samlede præstation. Som supplement til tallene i karakterbogen kan bygherren kræve at se nøgletal beregnet på projekter, som i type og omfang er sammenlignelige med det konkrete projekt, som udbydes. Således kan rådgiverens faktablade anvendes som referencer til tidligere projekter og dermed indgå i bygherrens bedømmelse. Rådgivere kan naturligvis også anvende faktabladene som reference på private og kommunale projekter, hvor bygherren ikke specifikt kræver nøgletal i henhold til bekendtgørelserne. I den forbindelse kan det have stor betydning for bygherren, at faktabladene også indeholder den mere kvalitative beskrivelse af rådgiverens ydelse. 4.1 Faktablad for rådgivere Faktabladet viser resultaterne af evalueringen af en konkret rådgiveropgave. Et eksempel på et faktablad er vedlagt i bilag 2. Faktabladet indeholder oplysninger om rådgiveropgaven, fx typen af rådgivning, der er leveret, projektets størrelse og anvendelse, oplysning om rådgiverens kunde etc. Derudover indeholder faktabladet naturligvis også resultatet af evalueringen i form af kundens vurdering af den leverede ydelse. Vurderingen omfatter dels det enkelte nøgletals betydning og dels bedømmelsen af tilfredshed med den leverede ydelse. Som supplement til de projektfakta og nøgletal, der oplyses i faktabladet, har rådgiveren endvidere mulighed for at tilføje sin egen kvalitative beskrivelse af projektet. Beskrivelsen kan fx uddybe særlige forhold vedrørende rådgiverens ydelse, eller præcisere forsøgselementer, fx nye samarbejdsformer, der har fundet anvendelse på projektet eller tilsvarende. 12

Rådgiverens beskrivelse kan på denne vis sætte nøgletallene i perspektiv og dermed gøre faktabladene mere anvendelige som referenceblade. Projektbeskrivelsen indsendes elektronisk til Byggeriets Evaluerings Center i forbindelse med, at opgaven tilmeldes til evaluering (se tilmeldingsblanketten vedlagt i bilag 3). På almene opgaver, som jf. afsnit 7 ikke tilmeldes via centrets online formular, skal rådgiverens projektbeskrivelse afleveres til bygherren, som herefter videresender den og de øvrige nøgletalsoplysninger til evaluator, fx Byggeriets Evaluerings Center. 4.2 Karakterbog for rådgivere Karakterbogen opgøres på virksomhedsniveau og beregnes af Byggeriets Evaluerings Center. Karakterbogen indeholder et vægtet gennemsnit af nøgletallene fra de opgaver, som den enkelte rådgiver har fået evalueret. Karakterbogen viser således rådgiverens samlede præstation målt på hvert af de 15 nøgletal. Derudover vil rådgiverens potentielle kunde ligeledes kunne se, hvordan rådgiveren præsterer sammenlignet med øvrige rådgivere. Denne relative sammenligning kaldes score i procent. De beregnede nøgletal i karakterbogen vægtes med rådgiverens honorar. Store opgaver tæller således mere end små opgaver. Denne fremgangsmåde sikrer, at de opgaver, hvor kunden har haft lejlighed til at samarbejde med rådgiveren gennem længere tid, og dermed opnået det bedst mulige grundlag til at gennemføre evalueringen på, også tæller mest. Omvendt bliver resultatet af mindre rådgiveropgaver ikke så synlige i karakterbogens gennemsnit. Som supplement til karakterbogen anbefaler Byggeriets Evaluerings Center derfor, at bygherrer i forbindelse med udvælgelse af rådgivere til konkrete projekter også efterspørger faktablade fra sammenlignelige sager, som rådgiveren har fået evalueret. Det kunne fx være faktablade for rådgiveropgaver udført indenfor samme type af byggeri eller i samme geografiske område, som det kommende byggeri. Faktablade kan dermed tjene som referenceblade, der understøtter nøgletallene i karakterbogen. Karakterbogens score i procent opgøres fra 0 til 100 %, hvor 100 % er bedst og betyder, at ingen andre rådgivere har opnået et bedre resultat. Scoren i procent beregnes for hvert af de 15 nøgletal. En score på 89 % betyder således, at 89 % af de evaluerede rådgivere har opnået en lavere bedømmelse end den konkrete rådgiver. Samtidig har 11 % (100 89 %) opnået bedre resultater. Ved hjælp af scoren i procent kan rådgiveren benchmarke (sammenligne) sig mod andre rådgivere. Ligeledes vil kunden, der læser karakterbogen, få et indblik i, hvordan den enkelte rådgiver præsterer i forhold til de øvrige virksomheder i branchen. Et eksempel på en udfyldt karakterbog er vedlagt i bilag 1. Grundlaget for karakterbogen udgøres af de beregnede faktablade. Faktabladene kan være beregnet på både statslige, almene, kommunale, regionale og private byggerier i øvrigt. Karakterbogen vil derfor bestå dels af 13

projekter, som er evalueret som følge af krav fra bygherren og dels af projekter, som er evalueret på initiativ af rådgiveren selv. For at evalueringen kan foretages på samme vilkår for alle og for at sikre karakterbogens validitet, er det en forudsætning, at rådgiveren har tilmeldt opgaven til evaluering, inden den egentlige rådgivning påbegyndes. Derudover er det naturligvis en forudsætning, at rådgiveren og dennes kunde er forretningsmæssigt uafhængige, dvs. fx ikke er en del af samme virksomhed. Ud over oplysninger om resultatet for de enkelte nøgletal og virksomhedens score i procent vises også bedømmelsesgrundlaget samt kvartilerne for populationen på de enkelte nøgletal. Kvartilerne indikerer populationens spredning og fortæller fx bygherren noget om, hvor lidt eller hvor meget rådgiveren skal forbedre nøgletallet for at være placeret blandt de bedste virksomheder. I øvrigt henvises til eksemplet i bilag 1 4.3 Kort om regler for karakterbøger Karakterbogen viser rådgiverens gennemsnitlige præstation. Der stilles derfor i bekendtgørelserne krav om, at karakterbøger først kan beregnes, når der er gennemført minimum 3 evalueringssager. Dette krav er i overensstemmelse med reglerne, der gælder for udførende virksomheder. Parallelt med kravene for udførende virksomheder, indeholder det nye regelsæt også bestemmelser vedrørende forældelse af faktablade. Karakterbogen indeholder derfor udelukkende nøgletal fra opgaver, hvor evalueringen er afsluttet indenfor de seneste 3 år. På denne vis sikres, at karakterbogen hele tiden viser et opdateret billede af rådgiverens præstation. 14

5 HVORDAN KOMMER MAN I GANG? Rådgiveropgaver kan evalueres enten som følge af krav fra rådgiverens kunde, eller fordi rådgiveren ønsker et konkret projekt vurderet og dermed medtaget i sin karakterbog. For alle evalueringssager gælder, at de skal tilmeldes hos en uafhængig evaluator som Byggeriets Evaluerings Center, inden arbejdet udføres, dvs. i forbindelse med indgåelse af kontrakt mellem rådgiver og dennes kunde. Ifølge regelsættet omfatter evalueringskravet udelukkende de rådgivere, som direkte indgår kontrakt med bygherren. Dvs. når rådgivningen organiseres som totalrådgivning, vil det udelukkende være totalrådgiveren, som evalueres efter krav fra bygherren. Evalueringen vil imidlertid omfatte alle de forhold, som totalrådgiverens kontrakt inkluderer, dvs. også arbejde udført at øvrige rådgivere, som indkøbes af totalrådgiveren. Øvrige rådgivere (underrådgivere) kan også evalueres ved hjælp af nøgletalssystemet, hvis man ønsker det. I så fald skal man som underrådgiver selv tilmelde opgaven hos Byggeriets Evaluerings Center. Totalrådgivere kan naturligvis vælge at stille krav om, at underrådgivere evalueres, ligesom totalrådgivere også kan kræve nøgletal som et led i udvælgelsen af underrådgivere. Projekter, som organiseres i totalentreprise, vil som hovedregel være undtaget evalueringskrav for så vidt gælder rådgiverydelserne. Totalentreprenører kan på tilsvarende vis vælge at stille krav om, at rådgivere evalueres. 5.1 Tilmelding Rådgivere skal selv tilmelde statslige, kommunale, regionale og private opgaver til evaluering. Tilmeldingen foretages via en formular på Byggeriets Evaluerings Centers hjemmeside (www.byggeevaluering.dk). For alment byggeri gælder specielle regler. Når de enkelte rådgiveropgaver omfattes af bekendtgørelse nr. 248 af 14. april 2008, foregår tilmelding til evaluator via bygherren, se i øvrigt afsnit 7. Arbejder man som underrådgiver på et alment byggeprojekt, således at man ikke er omfattet af den almene bekendtgørelse, kan man naturligvis frivilligt tilmelde opgaven til evaluering. I så fald skal man bruge formularen på centrets hjemmeside. Når en opgave tilmeldes via centrets online formular, skal rådgiveren oplyse: Virksomhedens kontaktoplysninger og kontaktperson Kundens kontaktoplysninger og kontaktperson Projektets navn Det anslåede rådgiverhonorar for rådgiverens ydelse Rådgivningstype og organisering Milepælsdatoer Projektbeskrivelse (til brug i faktabladet) 15

Få dage efter formularen er udfyldt og indsendt til centret, vil rådgiveren modtage en evalueringsaftale, som skal underskrives og returneres. Herefter er evalueringen i gang. Tilmeldingsblanketten er vedlagt som bilag 3. Tilmelding af evalueringsopgaver kan også foregå ved telefonisk henvendelse til centret. Rådgiveren skal betale et honorar for hver tilmeldt evalueringsopgave. Honoraret vil fremgå på centrets hjemmeside under Priser. 5.2 Bygherren skal huske På de projekter, hvor bygherren ønsker at stille krav om nøgletal som en del af udvælgelsen, bør kravet fremgå af annonceringen/udbudsmaterialet. Kræver bygherren en konkret rådgiverydelse evalueret, skal det endvidere fremgå af den rådgiveraftale, der indgås, eller af eventuelle fællesbetingelser. En statslig, kommunal, regional eller privat bygherre kan fx i rådgiveraftalen skrive: Det regelsæt, som er fastlagt for rådgivere i det statslige byggeri jævnfør bekendtgørelse nr. 241 af 11. april 2008 om nøgletal for statsbyggerier m.v., skal anvendes på denne byggesag. En almen bygherre skal derimod henvise til bekendtgørelse nr. 248 af 14. april 2008. Til forskel fra det statslige byggeri indberettes nøgletalsoplysningerne i det almene byggeri via administrationssystemet BOSSINF. Nøgletalsoplysninger skal indberettes, før kommunalbestyrelsen afgiver støttetilsagn til byggeriet (godkendelse af det såkaldte skema A). Er det ikke muligt, skal oplysningerne indberettes tidligst muligt derefter. Når oplysningerne er indberettet i BOSSINF, overføres de direkte til Byggeriets Evaluerings Center. Bygherren kan forlange at se evalueringsaftalen, der er indgået mellem rådgiver og evaluator i forbindelse med at rådgivningsaftalen underskrives. 5.3 Rådgiveren skal huske Aftaler om evaluering skal indgås, inden rådgiveren udfører arbejdet, dvs. i praksis umiddelbart forud for at rådgiveraftalen underskrives. Man kan som rådgiver ikke administrere evalueringen af projekter til karakterbogen selv, men skal indgå evalueringsaftalen med en evaluator, som fx Byggeriets Evaluerings Center. Centret kan evaluere alle byggeopgaver, og resultaterne vil indgå i rådgiverens karakterbog. Når først opgaven er tilmeldt, guides man automatisk gennem det videre forløb, indtil evalueringen afsluttes med faktablade og opdatering af karakterbogen. 16

6 DIGITAL INDBERETNING Evalueringen gennemføres med digitale indberetninger. Tilmeldingsformularen fungerer som første datakilde, hvor hovedparten af de såkaldte stamdata indberettes til evaluator. Når tilmeldingsblanketten er udfyldt og evalueringsaftalen underskrevet, skal rådgiveren typisk ikke indberette flere oplysninger vedrørende evalueringen af rådgiveropgaven. De resterende oplysninger indberettes digitalt af rådgiverens kunde, typisk bygherren. Når en evaluering skal gennemføres, vil rådgiverens kunde modtage en e- mail, der indeholder informationer om login til centrets digitale indberetningssystem. Figur 1: Log-in på indberetningssitet www.indberetning.byggetal.dk Kunden får efter angivelse af login vist en side med egne aktuelle spørgeskemaer. Skemaerne er inddelt efter byggesag og vist med en kort beskrivelse, som gør det nemt for bygherrer med flere igangværende byggesager at skelne mellem disse. 17

Figur 2: Eksempel på en statusside med 2 evalueringssager Hvis rådgiveren kun skal evalueres én gang, vil der naturligvis kun være et skema, som kunden skal udfylde vedrørende den pågældende virksomhed. I de tilfælde, hvor rådgiveren skal evalueres to gange i forbindelse med byggesagen, vil de to spørgeskemaer ikke fremgå samtidig af oversigten. Kunden vil under fanen kommende indberetninger, se hvornår den anden måling forventes udfyldt. Hvis der er flere rådgivere, der er underlagt krav om evaluering, vil der af statussiden fremgå et skema pr. rådgiver. Skemaerne vil først blive aktiveret, når kunden skal udfylde dem. På den måde sikres, at kundens vurdering af rådgiverens præstation afgives på de rigtige tidspunkter, dvs. i forbindelse med byggestart og/eller i forbindelse med at rådgiveren afslutter sin del af byggeopgaven. Spørgeskemaerne, som skal udfyldes, indeholder de nøgletal, som er gennemgået i afsnit 3.2. Der vil desuden være en forklarende hjælpetekst til de enkelte spørgsmål. Hjælpeteksten fremgår af bilag 4. Figur 3 viser det digitale spørgeskema, som skal udfyldes af rådgiverens kunde vedrørende rådgiverens præstation. 18

Figur 3: Eksempel på online spørgeskema om rådgiverens præstation. Bemærk, at der skal udfyldes både betydning og den egentlige bedømmelse for spørgsmålene 1 til 13. 19

Når oplysningerne er registreret i spørgeskemaet og indsendt til Byggeriets Evaluerings Center, vil rådgiveren modtage resultatet i form af et faktablad fra centret. Såfremt der er registreret nøgletal fra tre eller flere sager for den pågældende rådgiver, vil karakterbogen ligeledes blive opdateret. Ud over nøgletallene om de enkelte rådgivere, skal kunden også oplyse få projektspecifikke oplysninger. Det drejer sig om, hvorvidt projektet udføres i partnering, hvilken entrepriseform, der er valgt for udførelsen, bygningens anvendelse, byggepladsens adresse samt oplysning om projektet er nybyggeri, om-/tilbygning eller renovering. Disse oplysninger skal kun registreres en gang pr. byggeprojekt. Oplysningerne indhentes via det første spørgeskema, som kunden udfylder på projektet. 20

7 EVALUERING AF RÅDGIVERE VED ALMENT BYGGERI Rådgivere, der omfattes af krav om nøgletal på det almene byggeri, jævnfør bekendtgørelse 248 af 14. april 2008, skal jævnfør afsnit 5.1 ikke tilmelde sig via centrets online formular. I stedet skal rådgiveren meddele bygherren sit valg af evaluator samt stamoplysninger i form af kontaktoplysninger, oplysning om forventet start og afslutning af opgaven m.v. Bygherrer registrerer elektronisk oplysningerne, som fremsendes til kommunalbestyrelsen. Oplysningerne om nøgletal indberettes i Velfærdsministeriets informations- og forvaltningssystem BOSSINF, hvorfra oplysningerne digitalt overføres til den evaluator, som rådgiveren har valgt, fx Byggeriets Evaluerings Center. Når evalueringscentret har registreret bestillingen via BOSSINF oprettes sagen i centrets interne sagssystem, hvorefter der udsendes en skriftlig accept af valget af evaluator til de pågældende rådgivere. Når Byggeriets Evaluerings center har modtaget en underskrevet accept, fremsendes en faktura for evalueringen. Den almene bygherre vil modtage login til den digitale indberetningsside og deltage i evalueringen, som det er beskrevet i afsnit 6. 21

BILAG 1: EKSEMPEL PÅ EN KARAKTERBOG 22

23

24

BILAG 2: EKSEMPEL PÅ ET FAKTABLAD 25

26

BILAG 3: ONLINE TILMELDINGSBLANKET Rådgiverevaluering tilmeldes på www.byggeevaluering.dk ved at udfylde denne blanket. 27

28

BILAG 4: ONLINE HJÆLPETEKST TIL NØGLETAL Bilaget indeholder de spørgsmål, som kunden skal besvare inklusiv angivelse af vejledende tekster (anført i kursiv) for udvalgte spørgsmål. 1. Vurdér rådgivers evne til at opstille realistiske budgetter for sit ansvarsområde i projektet/byggeriet Vejledning: Du skal i besvarelsen vurdere rådgiverens ansvarsområde under ét, dvs. vurdere rådgiverens evne til at budgetter egne ydelser og budgettere de entrepriseaftaler / dele af byggeriet, som rådgiveren i øvrigt har haft ansvaret for. 2. Vurdér rådgivers evne til at opstille realistiske tidsplaner for sit ansvarsområde i projektet/byggeriet Vejledning: Du skal i besvarelsen vurdere rådgiverens ansvarsområde under ét, dvs. vurdere rådgiverens evne til at opstille tidsplaner for egne ydelser og for de entrepriseaftaler / dele af byggeriet, som rådgiveren i øvrigt har haft ansvaret for. 3. Vurdér rådgivers evne til at anskueliggøre sine forslag over for dig som kunde / kontraktholder 4. Vurdér rådgivers evne til at føre en konstruktiv dialog med dig som kunde / kontraktholder 5. Vurdér rådgivers bidrag til, at samarbejdet mellem projektets aktører forløber konstruktivt Vejledning: Med projektets aktører menes de øvrige rådgivere, entreprenører og håndværkere samt myndigheder. 6. Vurdér rådgivers bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning Vejledning: Dette er også aktuelt for ingeniørdisciplinerne, hvor rådgiver kan have medindflydelse på det æstetiske, fx i forbindelse med installationer, detaljer og finish mere generelt. 7. Vurdér rådgivers bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning Vejledning: En funktionel løsning kendetegnes ved at bygningen (løsningen) opfylder sit formål og funktion, fx i forhold til adgangsveje, indretning, fleksibilitet, ruminddeling, placering på grunden m.v. 8. Vurdér rådgivers bidrag til at opnå et godt indeklima Vejledning: Indeklima skal forstås bredt og dækker over forhold som fx temperatur, luftfugtighed, lysforhold, støj, lugt m.v. 9. Vurdér rådgivers bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi Vejledning: Spørgsmålet besvares ud fra dine (kundens) forventninger til bygningens driftsøkonomi, heriblandt de forvente- 29

lige omkostninger til renholdelse, vedligeholdelse og forsyning (varme, el og vand). 10. Vurdér rådgivers bidrag til at opnå en miljømæssigt fornuftig løsning Vejledning: Vurdér i hvilket omfang rådgiver har bidraget til valg af materialer og processer, som tager hensyn til miljøet i forbindelse med såvel tilvejebringelse og byggeproces som efterfølgende brug og bortskaffelse. Husk du skal vurdere rådgiverens ydelse i forhold til den kontrakt I har indgået. 11. Vurdér rådgivers evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet Vejledning: Med projektmaterialet menes tegninger, beskrivelser, arbejdsanvisninger m.v., som rådgiveren udarbejder. Du skal vurdere spørgsmålet på baggrund af dit kendskab til projektmaterialet eventuelt som følge af samtaler med de udførende, deltagelse i projektgranskning, møder eller på anden vis. Husk der er mulighed for at svare ikke relevant, hvis du ikke kan vurdere rådgiverens præstation på dette område. 12. Vurdér rådgivers håndtering af processer med beboere/ lejere/brugere/naboer under byggeriet 13. Vurdér rådgivers bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering og evt. mangelafhjælpning 14. Samlet kundetilfredshed: Angiv din samlede tilfredshed med den leverede rådgiverydelse. 15. Loyalitet: Vil du benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt eller anbefale rådgiveren til andre? 30