Energibevidst indkøb af større anlæg Beskrivelse af sagsforløb

Transkript

1 Energibevidst indkøb af større anlæg Beskrivelse af sagsforløb Indholdsfortegnelse Beskrivelse af sagsforløb... 2 Fra idé til forslag... 3 Opstilling af krav... 4 et... 5 n Januar 2001

2 Beskrivelse af sagsforløb Man kan opstille et projekteringsforløb som en perlekæde, hvor hver perle udgør et led i den proces, der fører fra idé til færdigt arbejde. I praksis vil de forskellige led selvfølgelig gribe ind i og overlappe hinanden; men for at forenkle overblikket og beskrive en konstruktiv rækkefølge i forløbet opdeler vi her processen i selvstændige punkter. Selvfølgelig vil et projektforløb kunne have en anden udformning, end den her viste; men perlekæden kan fungere som en huskeseddel og inspiration til at få gennemgået de væsentlige problemstillinger. e? hvordan skal det se ud? Ved at gennemgå de enkelte perler vil du få en beskrivelse af de væsentligste kendetegn, der er forbundet med netop denne fase. Herunder, hvad man som kunde / bygherre, selv kan varetage, og hvad man med fordel kan købe sig til og af hvem. Side 2

3 Fra idé til forslag e? hvordan skal det se ud? De fleste indkøb opstår ved formulering af et behov: du får en idé til en forbedring af din virksomhed du skal i gang med en nødvendig udskiftning du skal have udvidet din virksomhed. du får lovgivningsmæssige krav om ændring af din virksomhed. Allerede på idé-planet kan der være god fornuft i at rådføre sig med både kolleger, bekendte, leverandører og eksterne rådgivere, særligt hvis der er tale om ideer til mere sammensatte indkøb. Det er vigtigt at trække mest muligt på andres erfaringer. Hos kolleger og forretningsforbindelser kan man hente værdifuld førstehåndsviden om andres erfaring med evt. lignende anlæg og komponenter. Hos leverandører og udførende håndværkere kan man få oplysninger om pris og funktion og ofte tillige få en mere overordnet faglig rådgivning vedr. produkters anvendelse. Hos eksterne rådgivere kan man opnå uvildige vurderinger af ideernes bæredygtighed og mulighederne for at omskabe ideer til noget konkret. Om lovgivning, teknik og planlægningsmæssige spørgsmål. Eksterne rådgivere kan være banken, revisoren, den rådgivende ingeniør, arkitekten, brancheforeningen osv. Man bør selvfølgelig i første omgang undersøge, hvor og hvor meget man kan indhente af gratis rådgivning. Vurderingen af et projekts energimæssige aspekter omfatter både en beregning af: energifor i forbindelse med drift. energimængden, der er medgået ved fremstilling af enkeltkomponenterne. produkternes levetid og genanvendelighed. den energimængde der bindes eller frigøres ved destruktion. En del af disse tal kan være vanskelige at fremskaffe; men en overordnet vurdering vil som regel kunne foretages i samarbejde med leverandører og rådgivere. Det bør afklares hurtigst muligt, om en idé er god eller dårlig. Side 3

4 Opstilling af krav Efter at have analyseret ideens bæredygtighed bør man i fællesskab med eventuelle rådgivere opstille et sæt af krav, man som er vil have opfyldt til det produkt, man investerer i. Det vil typisk være: Funktion Design Anskaffelsespris Driftsøkonomi e? hvordan skal det se ud? Funktionen omfatter både produktets segenskaber i det daglige og dets tekniske egenskaber, herunder de energi- og miljømæssige aspekter. Endelig bør produktets fleksibilitet og mulighed for genanvendelse/ombygning indgå som krav. Designet har betydning både for produktets PR-mæssige appeal og for den arbejdsglæde, personalet føler i det daglige i kontakten med det. Anskaffelsesprisen har i sagens natur stor betydning for projektets gennemførelse. Driftsøkonomien omfatter den årlige udgift til drift- og vedligeholdelse, herunder energifor, afgifter m.v. Husk, hvis man vil have kvalitet, skal man stille krav. Projektering foregår, når man som kunde får udført et projekt, der beskriver, hvordan en bestemt opgave skal løses. Der vil typisk være behov for projektering, hvis der skal investeres i et større maskin- eller bygningsteknisk anlæg, foretages fornyelser og nyindkøb ud over det mest simple, bygges om eller udvides. Husk, at dårlige råd er de dyreste. Når der er tale om omfattende projekter, hvor der kræves vurdering af samspillet mellem flere økonomiske, tekniske, miljø- og lovgivningsmæssige forhold, vil der som hovedregel være fordel i at inddrage eksterne rådgivere, som udarbejder et egentlig projektmateriale til indhentning af tilbud et såkaldt udbudsmateriale. Side 4

5 hvordan skal det se ud? et Når man som kunde har analyseret sine behov og opstillet sine krav, kan man vælge flere fremgangsmåder. Hvis der er tale om forholdsvis simple indkøb vil det være naturligt at købe ind hos sin faste leverandør, helst kombineret med et pris- og kvalitetscheck hos mindst én konkurrent. Hvis der er tale om større eller mere sammensatte indkøb, bør man indhente tilbud fra flere leverandører på basis af skrevne specifikationer, så tilbudene kan sammenlignes på så mange væsentlige parametre som muligt. Hvis der er tale om indkøb af større anlæg, byggeopgaver m.v., udarbejdes et egentligt projekt med tegninger, beskrivelser og tilbudslister. Her bør man i de fleste tilfælde samarbejde med eksterne rådgivere for at sikre, at de energi- og miljømæssige, juridiske, tekniske, økonomiske og evt. æstetiske forhold bliver tilgodeset. For at få de rigtige svar, skal man stille de rigtige spørgsmål. Efter at have regnet priser ud i nogle dage fremsender leverandører eller entreprenører tilbud, der skal sammenlignes på de opgivne specifikationer. Her bør evt. rådgivere deltage i en indgående vurdering af de forskellige parametre. Det kan vise sig, at et anlæg, der ikke er billigst i anskaffelsespris, har en bedre driftøkonomi, en højere æstetisk værdi, en mere hensigtsmæssig funktion osv. Efter en nøje gennemgang af og evt. forhandling om tilbudene og udvælgelse af det foretrukne tilbud, fremsendes en accept eller kontrakt til leverandøren eller entreprenøren. Her bør man igen kraftigt overveje at trække på fagfolk, da en mangelfuld og upræcis kontrakt kan være en dyr fornøjelse. Side 5

6 n Når accepten er fremsendt eller kontrakten er underskrevet af begge parter bevæger vi os over i leverings- eller udførelsesfasen. Her er det vigtigt at sikre sig, at man får det, man har bestilt. Ved sammensatte projekter kræver det: at leverandøren kan dokumentere, at han leverer og udfører, hvad han har lovet. at eventuelle rådgivere dokumenterer kvaliteten af deres ydelser. at kunden eller dennes repræsentant (rådgiveren) fører nøje tilsyn med leverancer og montagekvalitet under projektets udførelse. at der foretages en afleveringsforretning, hvor det færdige projekt gennemgås i forhold til det accepterede tilbud og projektmaterialet. At man sikrer sig, at alle relevante oplysninger vedrørende drift og vedligeholdelse af de nye anlæg og komponenter udleveres af leverandøren. Energirigtig projektering er også at sikre sig, at den grundlæggende kvalitet er i orden, så ethvert spild og overfor minimeres. I forbindelse med udførelsen skal leverandøren udføre alle relevante målinger af energifor og øvrige miljøparametre og aflevere disse i rapportform til kunden. Side 6

7 e? Når det nye anlæg eller de nye komponenter er afleveret, vil det forhåbentlig vise sig, at man har fået det, man har forventet, og at man kan begynde på den daglige anvendelse. Man skal være opmærksom på de indgåede aftaler vedrørende reklamationer, garantier og service. Også eventuelle rådgiveres ydelser er underlagt garantiordninger. Negative afvigelser i forhold til det garanterede bør straks påpeges over for de ansvarlige. I garantiperioden bør man foretage en grundig måling af energi- og ressourcefor for at sikre sig, at det overholder de stillede maksimumkrav. Endvidere bør man hurtigst muligt sikre sig, at drift- og vedligeholdelsesanvisningerne er tilstrækkelige til at anlæg og komponenter kan vedligeholdes nemt og effektivt og at driftspersonalet er korrekt indført i en af de nye anlæg eller komponenter. Lige så vigtigt som at have det rigtige anlæg er, at man er og vedligeholder det korrekt. I den daglige gør man sine erfaringer med de nye indkøb. Det er vigtigt at lære af sine erfaringer, så næste indkøb bliver endnu bedre forberedt og udført end det sidste. Man skal lytte til sine egne erfaringer. Dem lærer man allerbedst af. Side 7