konsulentydelser ved håndtering af licenser til elektroniske tidsskrifter

J.nr.: 7509468 AEI/LYFO Kontrakt om konsulentydelser ved håndtering af licenser til elektroniske tidsskrifter mellem Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek, Indtægtsdækket Virksomhed c/o Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V (i det følgende benævnt Kunden ) og [ ] (i det følgende benævnt Leverandøren ) Kammeradvokaten Vester Farimagsgade 23 DK-1606 København V Telefon +45 33 15 20 10 Fax +45 33 15 61 15 www.kammeradvokaten.dk 8969352v1

Indholdsfortegnelse 1. DEFINITIONER... 4 2. BAGGRUND OG FORMÅL... 4 3. YDELSEN... 5 4. BEMANDING... 5 5. UNDERRETNING... 6 6. SAMARBEJDE... 6 7. KUNDENS MEDVIRKEN... 6 8. VEDERLAG... 7 9. BETALINGSBETINGELSER... 7 10. STATUSMØDER... 7 11. UNDERLEVERANDØRER... 7 12. GARANTIER... 8 13. MISLIGHOLDELSE... 8 14. ERSTATNINGSPLIGT... 8 15. ANSVARSFORSIKRING... 9 16. FORCE MAJEURE... 9 17. SAMFUNDSANSVAR... 10 18. RETTIGHEDER... 10 19. TREDJEMANDS RETTIGHEDER... 11 20. TAVSHEDSPLIGT... 11 21. OVERDRAGELSE... 12 22. ÆNDRINGER... 12 23. FORTOLKNING... 12 24. VARIGHED... 12 25. TVISTER, LOVVALG OG VÆRNETING... 13 26. UNDERSKRIFTER... 13 Side 2/13

Bilagsfortegnelse bilag 1 : bilag 2 : bilag 3 : bilag 4 : Opgavebeskrivelse Løsningsbeskrivelse Allokerede medarbejdere Samfundsansvar Side 3/13

1. DEFINITIONER Ved Arbejdsdage forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Ved Kontrakten forstås denne kontrakt med bilag, herunder alle senere ændringer og tillæg. Ved Part forstås enten Kunden eller Leverandøren. Ved Parterne forstås Kunden og Leverandøren. 2. BAGGRUND OG FORMÅL 2.1 Kontrakten er indgået mellem Parterne efter afholdelse af forudgående EU-udbud offentliggjort i EU-Tidende. 2.2 Kunden, DEFF IV, er ejet af et konsortium bestående af Uddannelses- og Forskningsministeriet, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet. Kunden arbejder for at skaffe adgang til mest mulig relevant, elektronisk information til forskere, undervisere og studerende for færrest mulige midler. Kunden forhandler og administrerer elektroniske licenser til fordel for fag- og forskningsbiblioteker i hele landet, og anskaffelsen og tegning af licensaftaler sker i nationalt samarbejde for at effektivisere indkøbsprocessen og administrationen af licensaftalerne. 2.3 Kunden har via finansloven hjemmel til at varetage forhandling og administration af licensadgange til elektroniske tidsskrifter for institutioner, der ikke tilhører konsortiets ressortministerier, og som over den faktiske pris for de indkøbte licenser, faktureres et mindre administrationsgebyr beregnet som en procentdel af deres indkøb. 2.4 Leverandøren skal i henhold til Kontrakten levere konsulentydelser knyttet til Kundens virksomhed. Korrekt og rettidig levering af konsulentydelserne er af afgørende betydning for denne virksomhed, hvilket fortolkningen af Leverandørens forpligtelser skal afspejle. Side 4/13

3. YDELSEN 3.1 Leverandøren er forpligtet til at levere de ydelser, der fremgår af Kontrakten samt dennes bilag. 3.2 Leverandøren har forud for underskrivelsen af Kontrakten udarbejdet en løsningsbeskrivelse (Bilag 2), hvor Leverandøren nærmere har beskrevet, og hvorledes kravene i Kundens opgavebeskrivelse (Bilag 1) vil blive opfyldt. 3.3 Leverandørens løsningsbeskrivelse (Bilag 3) kan ikke medføre, at krav anført i Kundens opgavebeskrivelse (Bilag 1) ikke opfyldes. Kundens opgavebeskrivelse (Bilag 1) kan ikke medføre, at krav eller beskrivelser i Leverandørens løsningsbeskrivelse (Bilag 2) ikke opfyldes. 3.4 Leverandørens opfyldelse af kontrakten skal ske under overholdelse af de til enhver tid gældende love, regler og standarder for arbejdets udførelse. 4. BEMANDING 4.1 Leverandøren skal stille tilstrækkelige og i relation til Kontrakten kvalificerede medarbejdere til rådighed for Kunden til levering af de af Kontrakten omfattede ydelser, jf. punkt 3. 4.2 Konsulenten har til opgaven forud for underskrivelsen af Kontrakten allokeret de medarbejdere, der er angivet i Bilag 3. Konsulenten er forpligtet til at anvende disse medarbejdere til levering af ydelserne i henhold til Kontrakten. 4.3 Konsulenten må kun udskifte medarbejdere efter Kundens forudgående accept. Kunden skal have en saglig begrundelse for ikke at afgive sin accept. En saglig begrundelse kan være, at udskiftning af en medarbejder vil påvirke hurtigheden, kontinuiteten og kvaliteten af Leverandørens ydelser. 4.4 Såfremt Kunden afgiver accept, jf. punkt 4.3, må udskiftningen af hensyn til hurtigheden, kontinuiteten og kvaliteten ikke påføre Kunden omkostninger eller forsinkelser. Kunden skal eksempelvis ikke betale for, at en ny medarbejder opnår indsigt i opgaverne svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder har. 4.5 Leverandøren skal efter Kundens anmodning udskifte en medarbejder, såfremt Kundens anmodning er rimeligt begrundet. Side 5/13

5. UNDERRETNING 5.1 Parterne er forpligtede til at underrette hinanden, såfremt der opstår tvivl om ydelsernes forudsætninger, formål eller gennemførelse. 5.2 Leverandøren skal løbende orientere Kunden om alle forhold, der skønnes at være af væsentlig betydning for Kunden i relation til Kontrakten, herunder om enhver relevant ændring i Leverandørens økonomi, kvalitet og metoder, medmindre dette vil være i strid med love og regler, herunder regler udstedt af den børs, hvor Leverandøren eller dennes koncernforbundne selskaber måtte være noteret. 5.3 Såfremt Leverandøren får kendskab til forhold, der kan medføre, at en eller flere ydelser forsinkes eller på anden måde indvirker væsentligt negativt på ydelserne, er Leverandøren forpligtet til omgående at give Kunden meddelelse herom. Såfremt der er risiko for forsinkelse, skal Leverandøren om muligt tilbyde yderligere indsats fra de allokerede medarbejdere eller indsættelse af yderligere medarbejdere. 6. SAMARBEJDE 6.1 Leverandøren er forpligtet til at deltage aktivt, loyalt og professionelt i samarbejdet med Kunden og i løsningen af de respektive opgaver, jf. Bilag 1, og under hensyntagen til Kundens behov. 6.2 Leverandørens medarbejdere skal til enhver tid være i stand til at samarbejde med Kunden og i øvrigt tilpasse sig de konkrete forhold hos Kunden. 6.3 Kommunikation vedrørende Kontrakten og ydelser i henhold hertil skal foregå på dansk, medmindre andet aftales. 7. KUNDENS MEDVIRKEN 7.1 Kunden medvirker til levering af ydelserne i det omfang, dette er fastsat i Kontrakten, herunder i Bilag 1, punkt 3. Side 6/13

23. JUNI 2014 8. VEDERLAG 8.1 Leverandøren modtager som vederlag for alle ydelser, som Leverandøren skal levere i henhold til Kontrakten, en fast procentdel af det samlede administrationsgebyr, som Kundens kunder opkræves. 8.2 Vejledning: Her indsætter tilbudsgiver den procentdel af 8.3 administrationsgebyret, som tilbudsgiver tilbyder at levere de af 8.4 kontrakten omfattede ydelser for, jf. udbudsbetingelserne, pkt. 3.2.2.5, litra B. Leverandørens vederlag for det første år af Kontraktens løbetid (1. januar 2015 31. december 2015) er fastsat til % af administrationsgebyret. 9. Med virkning fra 1. januar 2016 nedsættes procentdelen af administrationsgebyret (og dermed Leverandørens vederlag) med 2 %. Leverandørens vederlag reguleres herefter ikke yderligere i Kontraktens løbetid. Leverandørens vederlag reguleres ikke ved ændringer i Kundens kundekreds og/eller størrelsen af administrationsgebyret. BETALINGSBETINGELSER 9.1 Leverandørens vederlag, jf. punkt 8, faktureres halvårligt bagud som fastsat i punkt 9.2 til betaling 30 dage efter afsendelse af fyldestgørende faktura. 9.2 Leverandøren er berettiget til at udstede sin faktura, når den halvårlige fakturering af DEFF IV s kunder er afsluttet, jf. Bilag 1, punkt 2.3. 9.3 Fakturering skal ske elektronisk under overholdelse af lov om offentlige betalinger m.v. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007). 10. 10.1 11. 11.1 STATUSMØDER Leverandøren skal deltage i kvartalsvise statusmøder og rapportere om, hvilke opgaver Leverandøren har løst for Kunden. UNDERLEVERANDØRER Leverandøren er kun efter Kundens forudgående accept berettiget til at anvende underleverandører. Side 7/13

11.2 Leverandøren er ansvarlig for eventuelle underleverandørers leverancer på samme vis, som hvis de pågældende leverancer var leveret af Leverandøren selv. 11.3 Medmindre andet udtrykkeligt aftales, kan Kunden i enhver henseende rette henvendelse til Leverandøren, også vedrørende leverancer fra underleverandører. 12. GARANTIER 12.1 Leverandøren garanterer, at ydelserne udføres i henhold til Kontraktens krav, herunder opgavebeskrivelsen i Bilag 1 og løsningsbeskrivelsen i Bilag 2, og i øvrigt fagmæssigt korrekt. 12.2 Leverandøren garanterer, at der stilles kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til rådighed, således at leveringen af ydelserne kan foregå uforstyrret af sædvanligt fravær (ferie, kursus, sygdom mv.) og personaleafgang. 13. MISLIGHOLDELSE 13.1 I tilfælde af udeblevet eller mangelfuld levering, der skyldes forhold, Leverandøren er ansvarlig for, gælder dansk rets almindelige misligholdelsesbeføjelser. 13.2 Om Kundens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. 14. ERSTATNINGSPLIGT 14.1 Hver Part er erstatningspligtig over for den anden Part efter dansk rets almindelige regler, dog er Parterne ikke ansvarlige for driftstab, tabt avance og andet indirekte tab. 14.2 Hver Parts samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre kr. 10 mio. 14.3 De i nærværende punkt 14 anførte erstatningsbegrænsninger gælder ikke i relation til Leverandørens ansvar i relation til krænkelse af tredjemands rettigheder, jf. punkt 19 nedenfor. Side 8/13

15. ANSVARSFORSIKRING 15.1 Leverandøren skal opretholde en ansvarsforsikring, der dækker Leverandørens ansvar efter punkt 14.2. Leverandøren skal på Kundens anmodning dokumentere, at dette krav er opfyldt. 16. FORCE MAJEURE 16.1 Hverken Leverandøren eller Kunden skal i henhold til Kontrakten anses for ansvarlig over for den anden Part, for så vidt angår forhold, der ligger uden for Parternes kontrol, og som Parten ikke på kontraktindgåelsestidspunktet burde have taget i betragtning (herunder strejker) og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, hvis der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af første punktum, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. 16.2 Force majeure kan højst gøres gældende med det antal Arbejdsdage, som force majeure-situationen varer. Hvis en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom senest 5 Arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. 16.3 Den Part, der ikke er ramt af force majeure-situationen, er berettiget til at annullere Kontrakten såfremt den aftale leveringsdag overskrides væsentligt som følge af force majeure. I tilfælde af sådan annullering tilbageleverer begge Parter snarest muligt, hvad de har modtaget fra den anden Part, og der består herefter ingen yderligere krav mellem Parterne. 16.4 Så længe en af Parterne som følge af force majeure hindres i at opfylde sine forpligtelser efter Kontrakten, har den anden Part ret til at tilbageholde sin tilsvarende ydelse, men har derudover intet krav mod Parten. Side 9/13

17. SAMFUNDSANSVAR 17.1 Den danske stat er i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at Leverandøren og eventuelle underleverandører tilsikrer arbejdere i Danmark løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. 17.2 Der skal som sammenligningsgrundlag anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor. 17.3 Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med udførelse af ydelserne under Kontrakten, løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget Kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det Leverandøren at påse, at førnævnte krav overholdes. 17.4 Overholder Leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på udbedring fra de ansatte, er Leverandøren forpligtet til straks efter Kundens fremsættelse af påkrav herom at foretage afhjælpning, således at den ansatte fuldt ud kompenseres for den mindre gunstige løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og/eller andre arbejdsvilkår, som Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører har budt den ansatte i forbindelse med udførelse af opgaver under Kontrakten. Kunden er endvidere berettiget til at bestemme, at Leverandøren afskæres fra at levere yderligere under Kontrakten, indtil det er dokumenteret, at det pågældende forhold er i orden. 17.5 Der henvises endvidere til Bilag 4 (Samfundsansvar) vedrørende Leverandørens ansvar, herunder blandt andet i relation til ILO-konvention nr. 94. 18. RETTIGHEDER 18.1 Kunden har fuld ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til elektronisk og papirbaseret dokumentation, rapporter, specifikationer, indsamlet data, statistik og andet materiale, der udarbejdes af Leverandøren til levering til Kunden i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten. Side 10/13

18.2 Leverandøren er på ingen måde berettiget til uden forudgående skriftlig tilladelse fra Kunden at benytte eller bruge resultaterne eller dele heraf fra en for Kunden udført opgave under Kontrakten. Alle resultater af udførte opgaver er underlagt den i Kontrakten punkt 20 anførte tavshedspligt. 18.3 Kunden opnår rettighederne i medfør af dette punkt, uanset om Kontrakten opsiges. 19. TREDJEMANDS RETTIGHEDER 19.1 Leverandøren indestår for, at ydelser i henhold til Kontrakten ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder. Såfremt Kunden bliver mødt med erstatningskrav fra tredjemand som følge af en krænkelse og uanset øvrige bestemmelser i Kontrakten, påhviler det Leverandøren i enhver henseende at holde Kunden skadesløs. 19.2 Alt materiale, der er udleveret til Leverandøren, tilbageleveres, når opgaven er gennemført eller ophørt, medmindre Leverandøren er forpligtet til at beholde kopi af materiale ifølge love eller regler. 20. TAVSHEDSPLIGT 20.1 Leverandøren og dennes medarbejdere samt underleverandører og disses medarbejdere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de opnår kendskab til i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten. 20.2 For Kunden gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. 20.3 Denne tavshedspligt er også gældende efter Kontraktens ophør. 20.4 Leverandøren kan medtage Kunden på referenceliste, men må ikke derudover uden Kundens forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om Kontrakten, offentliggøre noget om Kontraktens indhold eller anvende Kunden i Leverandørens markedsføring. Side 11/13

21. OVERDRAGELSE 21.1 Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til en anden offentlig myndighed, offentlig institution eller en enhed eller virksomhed, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. 21.2 Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Kontrakten til tredjemand. 22. ÆNDRINGER 22.1 Enhver ændring af Kontrakten i dennes løbetid skal udarbejdes som et tillæg til Kontrakten og godkendes af Parterne ved deres underskrift. 23. FORTOLKNING 23.1 Bestemmelser i udbudsmaterialet og i Leverandørens tilbud, der ikke er gentaget i Kontrakten eller i de dertil knyttede bilag er ikke bindende for Parterne. 23.2 Bestemmelser i Kontrakten har forrang frem for bestemmelser i bilag, hvorfor bestemmelser indeholdt i et bilag, som strider mod Kontraktens bestemmelser, ikke tillægges retsvirkning. 23.3 Såfremt der på kontraktindgåelsestidspunktet i et bilag er modstrid mellem et af Kunden anført krav og Leverandørens kravsbesvarelse, har Kundens krav forrang. Dette indebærer dog ikke en begrænsning i Leverandørens forpligtelse til at levere det yderligere, der på kontraktindgåelsestidspunktet måtte fremgå af Leverandørens kravsbesvarelse i forhold til Kundens krav, jf. herved punkt 3.3. 24. VARIGHED 24.1 Kontrakten træder i kraft, når den er underskrevet af begge Parter. 24.2 Kontrakten løber, indtil den opsiges. 24.3 Kontrakten kan af begge Parter opsiges med 3 måneders skriftligt varsel til udgangen af et kalenderår. Side 12/13

25. TVISTER, LOVVALG OG VÆRNETING 25.1 Kontrakten er underlagt dansk ret. 25.2 Ved tvister mellem Parterne i forbindelse med Kontrakten, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højeste plan i Parternes organisationer. 25.3 Når det i punkt 25.2 beskrevne har været forsøgt, er hver af Parterne berettiget til at indbringe tvisten for de danske domstole med værneting i København. 26. UNDERSKRIFTER Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf Parterne hver modtager et eksemplar. Dato: den / 2014 Dato: den / 2014 For Leverandøren: For Kunden: Side 13/13