Vejledning i udfyldelse af EudraCT ansøgningen
Indhold Hvor kan jeg læse mere?... 2 Rekvirering af EudraCT nummer... 2 EudraCT ansøgningen... 2 Værd at vide før du går i gang... 2 Kommentarer til udvalgte punkter i EudraCT ansøgningen... 3 Når skemaet er udfyldt... 7 Følgebrev... 8 Digital ansøgning... 8 Ansøgningsprocedurer for internationale multicenterforsøg... 9 Ændringslog... 10 Version 8.9, 29. september 2015 side 1 af 10
Hvor kan jeg læse mere? Vejledning til ansøgning om tilladelse til kliniske forsøg med lægemidler på mennesker (Sundhedsstyrelsens vejledning) afsnit 3: https://sundhedsstyrelsen.dk/da/medicin/regulering/kliniskeforsoeg/forsoeg-med-mennesker/vejledning-til-ansoegning-om-tilladelse-til-kliniske-forsoeg-medlaegemidler-paa-mennesker#ansoegning EU s retningslinjer for ansøgning til kliniske forsøg: Detailed guidance on the request to the competent authorities for authorization of a clinical trial on a medicinal product for human use, the notification of substantial amendments and the declaration of the end of the trial (CT 1). Denne retningslinje kan findes på Kommissionens hjemmeside på nedenstående link: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:c:2010:082:0001:0019:en:pdf Rekvirering af EudraCT nummer Inden ansøgning til sundhedsstyrelsen skal ansøger rekvirere et EudraCT-nummer, som er et identifikationsnummer for det kliniske forsøg, og som gælder i hele EU. Dette nummer rekvireres ved at gå ind på https://eudract.ema.europa.eu EudraCT netstedet Vælg Acces to EudraCT Application Vælg Create i øverste bjælke og vælg dernæst EudraCT Number EudraCT nummeret modtages på E-mail. Denne udprintede E-mail skal vedlægges ansøgningen til Sundhedsstyrelsen som dokumentation. EudraCT ansøgningen Ansøgningsskemaet findes ved at vælge Create i øverste bjælke. Vælg Clinical Trial og EEA (European Economic Area). Ansøgningsskemaet skal udfyldes via internettet, men ansøgeren kan ikke gemme xml-filen direkte i EudraCT databasen, det kan udelukkende de kompetente myndigheder. Ansøger skal derfor gemme xmlfilen på sin egen computer og uploade filen igen ( Load Clinical Trial ), hvis skemaet har været lukket ned. Der findes vejledning ud for de enkelte punkter i skemaet. Disse fremkommer ved at føre musen over den aktuelle tekst. EudraCT brugermanualen er erstattet af et online Help System, som er tilgængelig på siden for Protocol documentation og på Help linket i toppen af applikationssiden. Værd at vide før du går i gang EudraCT er afprøvet i Internet Explorer, hvorfor det er denne browser, der helst skal benyttes. Computerens almindelige navigeringssystem kan ikke benyttes, brug systemets markeringer for at fortsætte, gemme eller rette. Udfyld på engelsk EudraCT databasen bør udfyldes på engelsk, da databasen opfylder kravene, som anerkendt register, på samme måde som det amerikanske register ClinicalTrials.gov. Version 8.9, 29. september 2015 side 2 af 10
Det betyder at forskere, der har ansøgt om tilladelse til et klinisk forsøg, samtidig opnår registrering i en offentlig database, som krævet af ICMJE (international komité af redaktører af medicinske tidsskrifter). Dette gælder dog ikke Fase I forsøg, der bør registreres i clinicaltrials.gov eller en anden anerkendt database. Tidsskrifterne kan dog have forskellige krav til, hvilke offentlige registre de accepterer. Det er derfor relevant at anmelde til et register, der er godkendt af det tidsskrift man forventer at publicere i. Kommentarer til udvalgte punkter i EudraCT ansøgningen A. TRIAL IDENTIFICATION A.3 Hvis man udover engelsk ønsker at udfylde skemaet på dansk, klik på krydset og Add other languages A.4 Sponsor s protocol code number, version, and date: Hvis protokollen har en kode skal den angives her. Hvis ikke man selv har en kode kan man benytte GCPenhedens projektnummer. Bemærk: Hvis man vælger at benytte en kode (fx protokol 01), som ikke er unik, kan man risikere at en anden protokol har denne kode og systemet vil give en advarsel, for at sikre at der ikke er flere, der er i gang med at ansøge om den samme protokol. Vær opmærksom på at versionsnummer og dato stemmer overens med den protokol der vedlægges ansøgningen. A.5 Name or abbreviated title of the trial where available: Udfyldes hvis man har en forkortet titel eller kaldenavn. Det anbefales af IMCJE at forsøget registreres i en offentlig tilgængelig database. EudraCT databasen er fra den 26. marts 2012 blevet anerkendt som offentlig database, hvilket betyder, at man kan undlade registrering i en af nedenstående databaser. A.5.1 ISRCTN number Nummeret fra registrering i controlledtrials.com eller spring over. A.5.2 US NCT number Nummeret fra registrering i clinicaltrials.gov eller spring over. A.5.3 WHO (UTRN) Nummeret fra registreret i WHO s database eller spring over. A.5.4 Other Identifier Ikke relevant A.6 Is this a resubmission? Dette spørgsmål går ikke på amendments, men på genindsendelse af ansøgning, fx hvis der tidligere er givet afslag på ansøgningen. B. IDENTIFICATION OF THE SPONSOR RESPONSIBLE FOR THE REQUEST B.1.1 Name of organisation: Hvis sponsor er en enkeltperson angives sponsors navn og ikke hospitalets. Angiv arbejdsadresse. B.2 Legal representative of the sponsor in the Community for the purpose of this trial (if different from the sponsor) Udfyldes hvis sponsor er bosat udenfor EU og dermed har en Legal Representative i EU. Version 8.9, 29. september 2015 side 3 af 10
B.3 Status of the sponsor Non-commerciel. B.4 Source of Monetary or Material support Her skal anføres store organisationer, der giver økonomisk eller materiel støtte til forsøget. B.5 Contact point EudraCT databasen er på visse punkter gjort offentlig tilgængelig, så denne kontaktperson, der er angivet her er den der er villig til at besvare spørgsmål fra offentligheden. C. APPLICANT IDENTIFICATION, (please tick the appropriate box) C.1 Applicant identification Sponsor er ansøger. Sponsor kan uddelegere opgaven at ansøge om tilladelse til et klinisk forsøg. I disse tilfælde skal der foreligge et dokument, hvor dette bekræftes af sponsor. C.1.5 Do you want a copy of this data saved on EudraCT as an xml file? Data bliver først uploaded i databasen, når Sundhedsstyrelsen har modtaget xml filen på cd rom eller mail. Svar derfor ja til at få en kopi af ansøgningen, når den er uploaded i databasen, så du har dokumentation for hvad der er lagt ind i EudraCT-databasen (Uploaded) C.1.5.1.1 E-mail Tilføj en mailadresse på jer selv og også gerne en mailadresse på din kontaktperson i GCP-enheden, så denne får en kopi. C.1.5.1.2 Secure E-mail (EudraLink account) Sundhedsstyrelsen kræver ikke at der oprettes en sikker konto, der kan derfor svares nej til dette. C.2 APPLICATION IDENTIFIKATION Request for the Ethics Committee Udfyldes ikke D. INFORMATION ON EACH IMP (Investigational Medicinal Product) D.2.1.1.1 Trade name. Handelsnavn fx panodil D.2.1.1.1.1 EV product code Ikke relevant for non-commercielle forskere D.2.1.1.2 Name of the MA holder I produktresuméet findes navnet på den der har markedsføringstilladelsen. D.2.1.1.3 MA number Marketing Authorisation number findes i produktresuméet. D.2.1.1.4 Is the IMP modified Fx indkapsulering, ompakning osv. D.2.1.2 The country which granted the MA Hvilket land har givet markedsføringstilladelsen? D.2.1.2.1 Is this member state concerned with this application Er det land der har givet tilladelsen omfattet af dette forsøg? Version 8.9, 29. september 2015 side 4 af 10
D.2.2.1 In the protocol, is treatment defined only by active substance? Hvis protokollen tillader, at man bruger et hvilket som helst fabrikat af forsøgslægemidlet (fx. pamol, pinex, panodil) skal der svares ja til at behandlingen er defineret ved den aktive substans (fx paracetamol) Det anbefales at man ikke lægger sig fast på en bestemt specialitet (den originale fremstilling), hvis man ønsker at bruge generica (kopiprodukter). D.2.2.1.1 If Yes, give active substance in D.3.8 or D.3.9 Se D3.8 3.10 D.2.2.3.1 If Yes, give the ATC group ATC gruppe findes i produktresuméet under terapeutisk klassifikation (se D.3.3) D.2.3.1 Full IMPD (Investigational Medicinal Product Dossier). Dvs. opsummering af informationer vedr. kvalitet, fremstilling og kontrol af forsøgslægemidlet. Dette skal sikre at Sundhedsstyrelsen har tilstrækkelige information til at kunne vurdere et forsøg. Full IMPD skal vedlægges hvis Sundhedsstyrelsen ikke i forvejen har kendskab til lægemidlet. Sundheddstyrelsen kan have kendskab til lægemidlet, enten fordi lægemidlet har markedsføringstilladelse eller fordi, dokumentation tidligere er indsendt i forbindelse med et andet forsøg. Se CT1 punkt 4.1.6 for yderligere information. D.2.3.2 Simplified IMPD Hvis forsøgsmedicinen er et markedsført lægemiddel og anvendes som beskrevet i produktresuméet eller anvendes til fx en ny indikation, er det tilstrækkeligt at henvise til produktresuméet og for en ny indikation supplere med oplysninger om den nye indikation, men der er ikke behov for flere oplysninger om selve produktet. Hvis forsøgsmedicinen er et markedsført lægemiddel og anvendes i fx en anden lægemiddelform, en anden styrke, eller der pga. blinding af forsøget ændres på form, udseende eller sammensætning, skal der, udover oplysninger, som er nævnt ovenfor, indsendes supplerende oplysninger om den kvalitative og kvantitative sammensætning af lægemidlet, samt overvejelser vedr. bioækvivalens vedlagt resultater af relevante in vitro test for såvel den markedsførte som den ændrede formulering. Disse oplysninger vil man sædvanligvis kunne få fra fremstiller af den ændrede formulering. Hvis der indgår placebo i forsøget, skal lignende oplysninger også indsendes vedrørende placebo. D.2.3.3 Summary of product characteristics (SmPC) only Hvis der er tale om et godkendt markedsført præparat, der anvendes som beskrevet i produktresuméet, kan der henvises til dette. D.2.5 Has the IMP been designated in this indication as an orphan drug in the Community? Orphan drug er en status til lægemidler der bruges til behandling af meget sjældne sygdomme. D.3.1 and D.3.2 Product name and product code Udfyldes hvis der ikke er noget handelsnavn. D.3.3 ATC code, if officially registered: Anatomisk terapeutisk kemisk klassifikation findes i produktresuméet. ATC koden inddeler lægemidler i forskellige grupper efter hvilke organsystemer de påvirker og deres terapeutiske og kemiske egenskaber. Lægemidlerne inddeles i 5 niveauer: 1. niveau: Bogstavkode for den anatomiske gruppe, A, B, C. 2. niveau: Talkode (2 cifre) for terapeutisk hovedgruppe. Version 8.9, 29. september 2015 side 5 af 10
3. niveau: Bogstavkode for terapeutisk/farmakologisk undergruppe. 4. niveau: Bogstavgruppe for kemisk/terapeutisk/farmakologisk undergruppe. 5. niveau: Talkode (2 cifre) for kemisk substans-undergruppe Tilføj ét niveau på hver linje (ved at tilføje på krydset). Eksempel: N N05 N05B N05BA N05BA01 Nervesystemet Psykoleptika Anxiolytika Benzodiazepin-derivater Diazepam D.3.8 3.10 IMP Details Efter Done når alle punkter er udfyldt under D kommer man tilbage til IMP Details og her kan man få adgang til D.3.8 til D.3.10 under Add active substance. Der skal altid tilføjes aktive substance for alle forsøgslægemidler. Søg efter CAS number (CAS Database over kemiske substanser) ved at skrive fx contains og navnet på det aktive stof og herefter søg. Klik på krydset ud for det stof, der ønskes valgt. Såfremt din søgning ikke giver noget resultat (eller ikke finder det stof du skal bruge), bliver du præsenteret for en række muligheder for at tilføje stoffet manuelt. Vælg den sidste: If none of the above are successful, continue with the Clinical Trial Application by entering as much information about the substances as you are able. However, please only do this as a last resort. Please note that substances added this way will not appear in the substance list in the future. If you plan to the substance again in future Clinical trial applications, please follow one of the processes above. Bekræft at du ønsker at fortsætte, og udfyld minimum D.3.8 og D.3.10.1 D.3.10.3. INN er den aktive substans. Fx for Panodil (paracetamol 500mg) udfyld følgende: D.3.8: Paracetamol D.3.10.1: mg D.3.10.2: equal D.3.10.3: 500 (i det venstre felt) I det tilfælde, at der anvendes flere styrker af samme lægemiddel, vælges range D.3.10.2 og højeste henholdsvis laveste styrke skrives i de to felter. Det er vigtigt, at det er præparaternes styrke og ikke den anvendte dosis der skrives. D.9 IMPs and placebos for which no responsible sites need to be identified Her ønskes angivet de sygehusapoteker / firmaer der er i besiddelse af den person QP (qualified person) der er ansvarlig for frigivelse af forsøgslægemidlerne. Hvis medicinen leveres fra et sygehusapotek (hvor den fx er blevet pakket og etiketteret), sidder QP på sygehusapoteket og er ansvarlig for frigivelsen af lægemidlet. Hvis det kommer direkte fra et firma, er det firmaet der er i besiddelse af QP og dem, der skal nævnes her. I mange tilfælde vil de forhold der er listet under punkt 9.1 være gældende og 9.2 skal ikke udfyldes. Det er vigtigt, at et forsøgslægemiddel kun er anført under ét af punkterne D.9.1 eller D.9.2 og at alle forsøgslægemidler er anført under et af punkterne. Version 8.9, 29. september 2015 side 6 af 10
D.9.2 Who is responsible in the Community for the certification of the finished IMP`s? D.9.2.1. As a manufacturer, importer or both Manufacturer eller fremstilleren er den virksomhed, der har Sundhedsstyrelsens tilladelse til fremstilling af lægemidler. I de tilfælde, hvor apoteket pakker, etiketterer osv. er apoteket manufacturer (fremstiller). Importer er enhver, der har Sundhedsstyrelsens tilladelse til indførsel af lægemidler. Importøren er kun ansvarlig for frigivelsen, hvis præparatet kommer fra 3. land (dvs. udenfor EU) ellers vil det altid være manufacturer (fremstilleren) der er ansvarlig for frigivelsen. E. GENEREL INFORMATION ON THE TRIAL E.1.2. MedDRA information MedDRA er en klinisk valideret international medicinsk terminologi, der benyttes af myndigheder og biofarmaceutisk industri. For at finde klassifikationskoden indtast enten contains, equals eller starts with alt efter hvor snævert filtret skal være. I feltet til højre indtastes den medicinske tilstands betegnelse på engelsk. Under level anbefales det at benytte LLT (lower limit term). Klik search og de matchende resultater vises, hvorefter det ønskede resultat afkrydse. Add selected. F. POPULATION OF TRIAL SUBJECTS F.1.2, F.1.3 Age Range Antallet af deltagere mellem 18 og 65, samt >65 kan være baseret på et kvalificeret skøn. G. CLINICAL TRIAL SITES/INVESTIGATORS IN THE MEMBER STATES G.1 and G.2 Investigators Tilføj én (og kun én) Investigator for hvert site. G.3 Central technical facilities Her tilføjes centrale laboratorier eller laboratorier uden for egne rækker. Det er altså ikke nødvendigt at tilføje det lokale laboratorium. G.4 Trial Network Tilføj hvis relevant G.5 Sponsors Subcontractor Facilities Her anføres GCP-enheden, hvis monitoreringen af forsøget er uddelegeret til os. Klik Ja, til monitorering og quality assurance auditing. H. COMPETENT AUTHORITY / ETHICS COMMITTEE INFORMATION H. Her anføres hvilken videnskabsetisk komite der er ansøgt. Når skemaet er udfyldt Vælg Package og dernæst Create Submission Package for National Competent Authority. Vælg Gem. Herved får man en samlet pakke af: FullData.xml, pdf form af ansøgningen og en pdf valideringsrapport. Valideringsrapporten gennemgås for fejl og mangler. Version 8.9, 29. september 2015 side 7 af 10
Følgebrev Ansøgningen skal vedlægges et signeret følgebrev, forsynet med EudraCT nummer, sponsors protokolkode og forsøgets titel. Følgebrevet skal gøre opmærksom på specielle forhold relateret til ansøgningen, så som en speciel forsøgspopulation, First in human forsøg, usædvanlige forsøgslægemidler, usædvanligt forsøgsdesign og indikere hvor den relevante information findes i ansøgningen. Digital ansøgning Sundhedsstyrelsen er gået over til digital sagsbehandling af ansøgning om kliniske forsøg med lægemidler, hvilket betyder at de kun ønsker at modtage ansøgninger på CD-ROM, et andet fysisk datalagringsmedie eller elektronisk via e-mail. Dette kan gøres på to forskellige måder: Når ansøgningen i EudraCT er fuldendt gøres følgende: CD-ROM eller andet fysisk datalagringsmedie 1. Xml-filen overføres til CD-ROM eller andet fysisk datalagringsmedie 2. Dokumentation som følger ansøgningen (fx protokol, deltagerinformation, Investigators Brochure, produktresumé, udfyldt blanket med faktureringsoplysninger, eksempel på etiket, ect.) skal i pdfformat i én fil, men med bogmærker for hvert dokument, overføres til CD-ROM eller andet fysisk datalagringsmedie Se bemærkninger med rødt nedenfor Husk også Checkliste for ansøgning om tilladelse til kliniske forsøg der findes som bilag 10 til Sundhedsstyrelsens vejledning Filstørrelsen må max være 40MB, såfremt ansøgningen er større, ønskes IMPD/IB i separat fil 3. Følgebrevet udskrives, underskrives og vedlægges CD-ROM en 4. Sendes til Sundhedsstyrelsen på følgende adresse: Sundhedsstyrelsen Axel Heides Gade 1 2300 København S Att.: Kliniske forsøg Elektronisk på e-mail til kf@dkma.dk 1. Man kan sende ansøgningen pr. mail til kf@dkma.dk 2. Emnefeltet udfyldes med: navn på sponsor navn på lægemiddel baggrund for henvendelsen 5. Xml-filen, samt medfølgende dokumentation (fx protokol, deltagerinformation, Investigators Brochure, produktresumé, udfyldt blanket med faktureringsoplysninger, eksempel på etiket ect.) vedhæftes i pdf-format i én fil. Filen skal indeholde bogmærker for hvert dokument. Se bemærkninger med rødt nedenfor Filstørrelsen må max være 40MB, såfremt ansøgningen er større, ønskes IMPD/IB i separat fil Husk også Checkliste for ansøgning om tilladelse til kliniske forsøg der findes som bilag 10 til Sundhedsstyrelsens vejledning 3. Underskrevet følgebrev, scannes og vedhæftes. 4. Formen sendes til kf@dkma.dk Version 8.9, 29. september 2015 side 8 af 10
For at kunne sætte pdf filer sammen og indsætte bogmærker, kræves et program som fx Adobe Acrobat Professional. Hvis ikke man har mulighed for at benytte dette, accepterer Sundhedsstyrelsen at dokumenterne sendes som individuelle pdf filer med tydelig entydig navngivning (fx Protokol v 1.pdf, Samtykkeerklæring v2.pdf osv.) Muligheden for at indsende på CD-ROM eller e-mail angår nedenstående: 1. Ansøgning om kliniske forsøg med lægemidler på mennesker og dyr. 2. Ansøgning om ændringer/amendment til kliniske forsøg. 3. Årlige sikkerhedsrapporter. 4. End of Trial notifikation. 5. Endelig rapport om forsøgets resultater samt publikationer. 6. Notifikationer i øvrigt. Ansøgningsprocedurer for internationale multicenterforsøg Sponsor udenfor Danmark: Den nationale koordinator, eller den der har ansvaret for anmeldelsen i Danmark, skal have en kopi af den udfyldte EudraCT ansøgning som xml-fil. Følg vejledningen under punktet EudraCT ansøgningen men vælg upload. Ansøgningen skal nu ændres på de punkter der adskiller sig fra den oprindelige ansøgning. Det vil ofte dreje sig om: A.1 Member State ændres til Danmark. C.1 Request for the competent authority ændres til kontaktoplysninger på den der ansøger i Danmark. F.4.1 Planned number of subjects to be included ændres til antal patienter i Danmark. G.1 Clinical Trial Sites koordinerende investigator anføres her. G.2 Principal investigator anfør én for hvert center. G.5 Organisations to whom the sponsor has transferred trial related duties her anføres GCP-enheden. H.1.2 Ethics Comitee her anføres hvilken etisk komite der er ansøgt. Følg herefter vejledningen Når skemaet er udfyldt. I forsøg hvor sponsor er i Danmark skal denne sørge for at alle deltagende lande får en kopi af xml-filen. Version 8.9, 29. september 2015 side 9 af 10
Ændringslog Ændringer fra version 8.2 til version 8.3 Digital ansøgning Tilføjet at der kræves Adobe Acrobat Professional for at samle pdf-filer og indsætte bogmærker, samt at Lægemiddelstyrelsen midlertidigt accepterer individuelle pdf filer. Ændringer fra version 8.3 til 8.4 Lægemiddelstyrelsen erstattet med Sundhedsstyrelsen Tilretning af punkter efter ny version af EudraCT Flere punkter uddybet og omformuleret Ændringer fra version 8.4 til version 8.5 Tilføjet at EudraCT-databasen opfylder kravene til en offentlig tilgængelig database Ændringer fra version 8.5 til version 8.6 Tilføjet bemærkninger under D3.8 til D.3.10 efter ønske fra Sundhedsstyrelsen Ændringer fra version 8.6 til version 8.7 Efter ønske fra Sundhedsstyrelsen er det tilføjet at SST ikke kræver at der benyttes en sikker e-mail account Ændringer fra version 8.7 til version 8.8 Lægemiddelstyrelsen ændret til Sundhedsstyrelsen Version 8.9, 29. september 2015 side 10 af 10