Kvalitetsstyringsloven Opfølgningsaudit 2013 DS Certificering A/S Kollegievej 6 2920 Charlottenlund /Runetoften 14, 1 8210 Aarhus V Tlf.: +45 72 24 59 00 Fax: +45 72 24 59 02
Bemærkninger I henhold til lov nr. 492 af 21/05/2013 er lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet og den tilhørende bekendtgørelse ophævet pr. 1. juni 2013. DC Certificering har efterfølgende udstedt et ikke-akkrediteret certifikat. Ved denne opfølgningsaudit er der auditeret op imod den ophørte lov og bekendtgørelse. Audit er gennemført som en ikke-akkrediteret ydelse og i overensstemmelse med DS Certificerings gældende retningslinjer for auditprocessen. Hovedkonklusion Resultaterne af audit er blevet gennemgået med følgende overordnede konklusioner: Nej Systemet overholder kravgrundlaget. Nej Systemdokumentationen er implementeret i tilfredsstillende omfang. Nej Systemet virker egnet og effektivt i forhold til virksomhedens forhold og anvendte processer. Nej Ledende auditor bekræfter gyldigheden af certifikatet Styrker identificeret under audit Stort ledelses- og medarbejderengagement, som skal sikre fortsat fokus på kvalitet, effektivitet og løbende forbedring i kommunernes sagsbehandling på natur- og miljøområdet Rigtig god virksomhedsplan, som fint understøtter arbejdet med kvalitetsledelse i forvaltningen Fint med både overordnede og afdelingsopdelte kvalitetsmål God procedure for intern audit: planlægning, gennemførelse, afrapportering og opfølgning. God ledelsesevaluering, fin beskrivelse af relevante punkter God forvaltningsskik med at tilsende virksomheder/borgere et opfølgningsbrev når en sag er afsluttet Set fin løbende arkivering af sagsakter i journalsystemet. God ide med SPYDDET til notering af henvendelser, hvor der ikke umiddelbart oprettes en sag. Forbedringsområder identificeret under audit (ikke bindende) 1. Overvej tiltag omkring fællestilsyn på landbrug/landejendomme for medarbejdere i landbrug og natur. Dette kan fremme positiv dialog med borgerne samt medvirke til vidensdeling internt i organisationen. Almen udg. 11-02-2013 Side 2 af 5
2. Planlægning af intern audit fremover: Overvej at udvælge fokusområder f.eks. ud fra en risikovurdering, fra afvigelsesoversigt, områder med implementering af ny lovgivning, nye medarbejdere og lignende. 3. Forebyggende handlinger i forbindelse med afvigelser. I kan indsætte 2 ekstra kolonner i oversigten over afvigelser. I den ene kolonne noteres om der er behov for forebyggende handlinger/tiltag (ja/nej), og i den anden kolonne beskrives tiltagene, hvis der er afkrydset under ja. 4. Vandforsyning og bek. 1024 af 31. oktober 2011. Undersøg, om der skal klagevejledning med i afgørelser om ændring af analysefrekvens og ændring af analyseprogrammer. Afvigelser Der var ingen afvigelser fra 2012, der skulle følges op på og ved denne audit blev der ikke noteret afvigelser. Udeladelser i forhold til standardens krav Kommunen vurderer selv, at de ikke er omfattet af 4 love, nævnt i kvalitetsstyringsloven, nemlig Lov om kemikalier, Lov om beskyttelse af de ydre koge i Tøndermarsken, Lov om Skjern Å Naturprojekt samt Lov om anvendelse af Frøstruplejren. Ændring i virksomhedens aktiviteter Ingen ændringer af betydning for certifikatets scope/gyldighedsområde eller omfang. Aftaler Indtil videre er der aftalt, at der foretages en opfølgningsaudit på kvalitetsstyringslovens grundlag den 22. oktober 2014. Rapporten er udarbejdet af: Karin Birgitte Hiis Almen udg. 11-02-2013 Side 3 af 5
Auditoplysninger: Audittype... : Opfølgningsaudit Kravgrundlag... : Auditformål... : Lov nr. 506 af 7. juni 2006 om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet samt bek. nr. 1258 af 15. december 2011 om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Vurdering af overensstemmelse og effektivitet af virksomhedens system i forhold til ovennævnte kravgrundlag Auditteam... : Scope / Gyldighedsområde... : Certifikatet omfatter følgende adresser: Karin Birgitte Hiis, ledende auditor Sagsbehandling på natur- og miljøområdet Lundbakvej 5, 9490 Pandrup Antal medarbejdere,omfattet af certifikat: 42 Audit i henhold til auditagenda dateret. : 27.09.2013 Evt. ændringer i forhold til agenda... : ingen Denne audit omfattede følgende lokationer, funktionelle enheder, processer: Se auditagenda. Under audit er følgende systemdokumentation anvendt: Elektronisk håndbog med tilhørende registreringer i ESDH-system Systemansvarlig... : Lisbeth Kroman, lkr@jammerbugt.dk mobil: 4191 2605 Almen udg. 11-02-2013 Side 4 af 5
Objektivt grundlag for overensstemmelse med auditerede relevante krav i certificeringsgrundlaget Set organisationsdiagrammer,, T-12 og T-13 samt beskrivelse af ansvar og beføjelser Set virksomhedsplanen for 2013 og gennemgået ledelsesevalueringen fra januar 2013 Brugertilfredshedsundersøgelse: set referat fra dialogmøde med landbruget. Gennemgået opfølgning på kritikpunkt. Intern audit: auditplan og eksempler på auditrapporter natur 2013. Set registrering af auditorkompetence i medarbejderdatabase Afvigelser: gennemgået behandling af afvigelser 2013. Set status på afvigelsesbehandling generelt. Dokumentstyring: set eksempler på historiklog i forbindelse med reviderede procedurer Hjemmesiden: set henvisning til certifikat og oversigt over meddelte miljøgodkendelser 2013 Auditerede krav i forbindelse med audit af sagsbehandling: Auditeret procedurer og gennemgået eksempler på sagsbehandling indenfor de lovområder, der fremgår af auditagendaen. Set kompetenceoversigter med registrering af medarbejdernes arbejdsopgaver samt uddannelse og kurser. Arkivering, journalisering og registreringer i SBSYS og GeoEnviron. Kontrol af lovhenvisninger i afgørelser m.v. Information til borgere og virksomheder på kommunes hjemmeside Implementering af lovændringer m.v. samt vurdering af eventuelle konsekvensvurdering på baggrund af domme og afgørelser generelt. Almen udg. 11-02-2013 Side 5 af 5