Kvalitetsstyringssystemet tur- og miljøområdet

Transkript

1 Torvegade Esbjerg Marts 2010 Sags id Analyserapport apport nr. 3 Kvalitetsstyringssystemet for na- tur- og miljøområdet Ledelsens evaluering for året 2009 Udarbejdet af Inken F. Nielsen Telefon Telefax [email protected]

2 Indledning I henhold til lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbeog miljøområdet med tilhørende bekendtgørelse (lov nr. 506 af 7. juni 2006 og bek. nr. 661 af 14. juni 2006) skal ledelsen mindst en gang årligt evaluere handling på natur- kvalitets Evalueringen skal omfatte en drøftelse af kommunens resultater i det forløbende år, samt en vurdering af muligheden for forbedring og behovet for æn- dring af kvalitets Denne analyserapport er resultatet af denne evaluering for året Der blev afholdt møde vedrørende ledelsens evaluering den 18. marts Formål med ledelsens evaluering Formålet med ledelsens evaluering er: At ledelsen årligt evaluerer kvalitets At ledelsen årligt tager stilling til status for kvalitetsstyringssyste- met, herunder resultater fra intern audit og brugertilfredsheds- kvalitetspolitik og undersøgelsen. At ledelsen årligt vurderer behovet for at revidere mål. At ledelsen årligt vurderer nødvendigheden af behovet og mulighe- derne for forbedringer af kvalitets At ledelsen årligt vurderer systemets egnethed og effektivitet til at nå de lokale kvalitetsmål. At ledelsen årligt vurderer hvorvidt systemet lever op til de ansat- tes og brugernes behov og forventninger. Omfang Den tværgående procedure 2.6 i kvalitetshåndbogen om ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet beskriver, at den systemansvarlige skal udarbej- de en analyserapport, som skal indeholde følgende: 1. En analyse af resultaterne fra interne og eksterne audit. 2. Status for afvigelser - afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger. 3. En analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser. 4. En analyse af resultatet fra spørgeskemaundersøgelsen af medarbej- dernes evaluering af kvalitets 5. En orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitets- 6. Forslag til ændringer/forebyggende handlinger i form af handlingsplaner, herunder vurdering af og evt. revision af kvalitetspolitik og kvali- tetsmål. 7. En konklusion vedr. kvalitetsstyringssystemet effektivitet

3 1. Analyse af intern og ekstern audit Intern audit Den interne audit blev afholdt 2 gange i Første audit var den 28. maj og anden interne audit var den 28. og 29. oktober Audit foregik som interviews. Første audit blev foretaget af Bodil D. Kristensen og Inken F. Nielsen. Auditholdet ved anden intern audit bestod desuden af de systemansvarlige for Varde og Billund kommuinterne audit var at undersøge, hvorvidt kvalitetsstyringssystemet var implementeret og kendt i de berørte afde- linger. Auditeringerne omhandlede de overordnede dokumenter og de tværgående standardprocedurer samt ca. 25 % af sagsbehandler- ner samt en kvalitetsmedarbejder for Billund kommune. Formålet med disse procedurerne. Ved de interne audits blev det konkluderet: Audit maj 2009: Vi er blevet positivt modtaget alle steder. Vi kan konstatere, at der generelt er kendskab til systemet, men at der ved medarbejdere der kun anvender kvalitetshåndbogen sjældent er mere usikkerhed og generelt henvisning til kontaktpersoner i arbejdsgruppen. Det er konstateret, at der i et kontor (bygningsmyndigheden) er be- hov for en introduktionsrunde for nye medarbejdere. Auditten gav anledning til 3 afvigelser og 9 forbedringsforslag. Audit oktober 2009: Medarbejderne har et godt kendskab til kvalitetsstyringssystemets placering og opbygning, men systemet bliver ikke løbende vedligeholdt. Det forventes, at vedligeholdelsen bliver forbedret i f.b.m. indførelse af D4-infonet og D4-request. Auditten gav anledning til 12 afvigelser og 34 forbedringsforslag. Bilag 1 og bilag 2 viser handlingsplaner samt status for de to interne audits. Ekstern audit (Opfølgningsaudit) Den eksterne audit blev afholdt den 19. august Der blev rejst 7 forbedringsforslag. Under audit blev desuden følgende positive observationer konstateret: Overvejelser omkring en kontinuerlig og tidstro opsamling af brugertilfredshed i

4 Fortsat brug af årshjulet, herunder anvendelse til at styre opfølgning på beslutninger på ledelsens evaluering. Revision af politikken med uddybning og præcisering af de 4 områder: Bruger, ledelse, medarbejdere og selve kvalitets- Linket mellem politik, mål og brugertilfredshedsundersøgel- sens spørgsmål. Generelt opleves et stort ejerskab af systemet blandt medarfor den eksterne bejderne. Bilag 3 viser handlingsplan samt status audit. 2. Status for afvigelser afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger Bilag 1, 2 og 3 viser status over afvigelser. Herudover er der et enkelt hængeparti fra intern audit i november (se bilag 4) samt som løbende forbedring 2 forbedringsforslag som er indarbejdet og afsluttet. 3. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsunder- søgelsen Esbjerg Kommune har i 2009 ikke foretaget en brugertilfredshedsundersøgelse. Styregruppen har vedtaget, at der i hele 2010 køres en tilsvarende undersøgelse som i 2008 på alle tilsyn på virksomheder og landbrug i Undersøgelsen vil dog være mere kontinuerlig idet medarbejderne tager spørgeskemaet med på tilsyn. Resultater- ne vil blive analyseret i Analyse af resultatet fra spørgeskemaundersøgelsen af medarbejdernes evaluering af kvalitetssty- ringssystemet På ledelsens evalueringsmøde den 26. marts 2009 blev det vedtadet interne spørgeskema i januar 2010 skulle udleveres til al- le berørte medarbejdere. Spørgeskemaets to første spørgsmål handler om brugervenligheden og ideer til forbedringer af IT-systemet. Da vi i januar 2010 var ved at implementere D4 og 1. marts 2010 lukkede for IT-systmet på Eknettet, blev det besluttet ikke at udlevere spørgeskemaet i Det blev vurderet, at spørgeskemaet først fik en værdi igen, når D4 har kørt noget tid. Spørgeskemaundersøgelsen vil sættes i gang igen til januar get, at

5 5. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitets De lovgivningsmæssige ændringer indarbejdes løbende i kvalitets- Der har ikke været væsentlige tekniske, lovgivningsmæssige eller organisatoriske ændringer, der vil kunne få betydning for kvalitets- Der er drøftet et forslag om ændring af styre- og projektgruppe - se pkt. 6 i denne rapport. 6. Forslag til ændringer/forebyggende handlinger herunder revision af kvalitetspolitik og mål Kvalitetspolitik og mål. Ny kvalitetspolitik og mål blev vedtaget i maj 2009 og der er ikke umiddelbart grundlag for ændring heraf. Søren undersøger dog i hvilket omfang Bekendtgørelse om kom- munal kvalitetskontrakt og opfølgningsredegørelse har sammen- hæng med kvalitetspolitik og mål herunder om der som følge heraf skal ske en ændring af kvalitetspolitik og mål. Ændring af sammensætning af styregruppe og projektgruppe. Forslag om at ændre sammensætning af styregruppe og projekt- gruppe blev drøftet. Det blev besluttet at projektgruppen ændres, så Henrik Kikkenborg inddrages i projektgruppen. Forslag om at styregruppen udvides til også at omfatte Peter Bagge og Peter Nebeling (afdelingschefer for hhv. Plan og Vej & Park) fore- lægges for chefgruppen. Superbrugere. Forslag om udpegning af D4-superbrugere i de enkelte afdelinger/kontorer blev drøftet. Forslaget forelægges chefgruppen. Det blev besluttet, at foreslå at flg. superbrugere udpeges: - Else og Lisbeth i Natur- og Vandmiljø - Tomas i Vej & Park - Steen i Plan. 7. Konklusion vedr. kvalitetsstyringssystemets effektivitet Kvalitetsstyringssystemet blev den 18. december 2008 certificeret af FORCE. I august 2009 foretog FORCE deres første opfølgningsaudit uden at der blev rejst afvigelser men 7 forbedringsforslag. Det gamle IT-system, som var placeret på EK-nettet er i marts 2010 blevet nedlagt og det nye D4 system er taget i brug. Der er afholdt miniintrokurser i brugen af D4 og næsten alle berørte medarværet med til at bygge bejdere har siden efteråret 2009 systemet - 5 -

6 op. Der har overvejende været positive tilbagemeldinger på syste- mets brugervenlighed. Efter indførelse af det nye system forventes brugen af kvalitetsstyringssystemet at blive mere effektivt, idet det er lettere tilgængeligt, ligesom oprettelse og behandling af afvigelser og forbedringsforslag forventes at blive mere effektivt vil være præget af fortsat implementering og opbygning af D4 og der er en forventning om, at der ved hjælp af det nye system skabes endnu mere ejerskab hos brugerne, samt at systemet bliver mere levende og aktivt rundt omkring i faggrupperne. Bilag 1: Handleplan for intern audit maj 2009 Bilag 2: Handleplan for intern audit oktober 2009 Bilag 3: Handleplan for ekstern audit august 2009 Bilag 4: Handleplan for intern audit november