Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet for 2011

Transkript

1 Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet for 2011 Styregruppens kommentarer: Nærværende analyserapport er første udgave af Faxe Kommunes rapport vedr. ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Styregruppen har ved et møde drøftet den systemansvarliges rapportudkast. Der var følgende kommentarer: Analyserapporten blev på et styregruppemøde den 1. december 2011 gennemgået punkt for punkt og vurderet i relation til nuværende aktiviteter og indsats. Styregruppen hæfter sig ved, at begge større afvigelser fra intern audit er behandlet og at flere forbedringsforslag er implementeret. Det er desuden bemærket, at endelig rapport fra intern audit ikke er modtaget fra Dansk Standard. Behandling af afvigelser er således sket på baggrund af en foreløbig rapport. Det vurderes dog kun at have betydning i et enkelt tilfælde. Arbejde omkring udarbejdelse af kvalitetsmål for 2012 er i gang. I arbejdet inddrages forbedringsforslag fra præaudit, der omhandler sammenhængen mellem kvalitetspolitikken, kvalitetsmålene samt deraf afledte handlinger. Primo 2012 afholdes kvalitetsforum med fastlæggelse af kvalitetsmål som tema, for at inddrage alle omfattede medarbejdere og dermed skabe større ejerskab til kvalitetsmålene. Der afholdes styregruppemøde umiddelbart efter kvalitetsforum, hvor kvalitetsmålene endelig fastlægges og godkendes. Med ovenstående kommentarer blev analyserapporten således godkendt af styregruppen. Analyserapporten Analyserapporten vedr. ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet følger fremgangsmåden i den tværgående procedure for Ledelsens evaluering. Af proceduren fremgår 9 standardpunkter, som analyserapporten skal indeholde. 1. Analyse af resultaterne fra interne og eksterne audit Intern audit Første interne audit af Faxe Kommunes kvalitetsstyringssystem blev afholdt den 14. og 15. september Da det var den første interne audit af kvalitetsstyringssystemet, var der et ønske om en grundig gennemgang af systemet med henblik på at klarlægge eventuelle fejl og mangler. Der blev derfor tilkøbt kompetence, auditor Torben Abildgaard Pedersen fra Dansk Standard. Side 1 af 7

2 Auditholdet bestod af ledende auditor Torben Abildgaard Pedersen og de systemansvarlige Sanne Lund Kolenda og Rikke Lykke Larsen. Formålet med audit var, gennem omfattende stikprøver i udvalgte dele af myndighedens interne kvalitetsstyringssystem, at konstatere om: systemet overholder det samlede kravgrundlag, herunder gældende regulering systemdokumentationen er indført i praksis og i fuldt omfang systemdokumentationen er tilpasset Faxe Kommunes forhold systemet generelt virker egnet, effektivt, hensigtsmæssigt og værdiskabende i forhold til den kommunale myndigheds kvalitetspolitik og kvalitetsmål samt anvendte procedurer Desuden var formålet: At opfylde kvalitetsstyringslovens formelle krav til intern audit for 2011 i henhold til fastsat auditplan for Faxe Kommune At arbejde for, at intern audit er og bliver en naturlig del af arbejdet med kvalitetsstyring i organisationen og udelukkende skal ses som en positiv oplevelse i form af interkollegial faglig drøftelse til inspiration for medarbejdere og ledere vedrørende det videre arbejde Konklusion på intern audit (forkortet i forhold til auditrapporten) Intern audit viste god overensstemmelse med kravgrundlaget inden for de auditerede områder. Beskrivelsen af systemet i D4 var bragt frem til en meget høj grad af færdiggørelse, og det konstateredes, at håndbøgerne var versionslåste og idriftsat. De systemansvarlige og redaktørerne viste betydeligt kendskab til dokumentstyringsprogrammets funktionalitet. Det blev ved intern audit påpeget, at der var et udestående omkring endelig afklaring af detaljerede ansvarsforhold i organisationen, særligt i forhold til medarbejdere og opgavevaretagelse indenfor VVM og olietanke samt indplacering og arbejdsdeling mellem den eller de systemansvarlige. Ved audit fremstod Faxe Kommunes natur- og miljøadministration som en velorganiseret og veldrevet myndighed. Auditholdet hæftede sig ved, at administrationens opgavevaretagelse er dybt forankret i engagerede, dygtige og erfarne medarbejderes kompetente opgavevaretagelse af områdets regulering samt brug af eksisterende databaser, Acadre, GeoEnviron, GIS m.fl. Der blev ved audit konstateret nogle afvigelser af større og mindre art, ligesom der blev peget på en række forbedringsområder. Der blev dog ikke under audit konstateret forhold, som efter auditholdets vurdering vil umuliggøre en tredjeparts certificering i november Der blev konstateret 2 større (SA) og 9 mindre (MA) afvigelser til opfølgning. Yderligere blev rejst 7 forbedringsområder (FO-rapporter). FOrapporterne er ikke bindende for hverken audithold eller ledelse. De er til Side 2 af 7

3 overvejelse og inspiration, men skal gøres til genstand for behandling. De to større afvigelser bør medgives behandling inden certificering. Det blev således konkluderet: at systemet let kan bringes til at overholde kravgrundlaget at systemet er et egnet, effektivt og hensigtsmæssigt værktøj til at styre kvaliteten af administrationens opgavevaretagelse at systemet giver auditholdet tillid til, at ydelserne præsteres på et højt niveau både fagligt og kvalitetsmæssigt De to større afvigelser gik på: SA-1 Rollefordelingen mellem de to systemansvarlige var uklar. SA-2 Konkret sag med flere mindre afvigelser i forhold til den pågældende procedure. Sagens samlede stilling medførte en større afvigelse. Som opfølgning på afvigelserne er der efterfølgende foretaget afhjælpende og korrigerende handlinger på begge større afvigelser. Ekstern audit Den første eksterne audit er en såkaldt certificeringsaudit, hvor kvalitetsstyringssystemet for første gang skal stå sin prøve og opnå certificering. Certificeringsaudit er fastsat til den 12. december Dansk Standard Certificering er valgt som certificeringsorgan. Dansk Standard Certificering er akkrediteret af DANAK til at certificere kommunernes kvalitetsstyringssystemer i overensstemmelse med kvalitetsstyringsloven og den tilhørende bekendtgørelse. Den første certificering består af en præaudit og en certificeringsaudit. Præaudit er en gennemgang af selve systemet, dvs. primært de tværgående procedurer og kravgrundlaget i kvalitetsstyringsloven og den tilhørende bekendtgørelse. Ved selve certificeringsaudit gennemgår certificeringsorganet hele kvalitetsstyringssystemet med henblik på at se om kravgrundlaget i loven er overholdt og om kvalitetsstyringssystemet er implementeret, både som system og i praksis. Ved certificeringsaudit auditeres kvalitetsstyringssystemets ledelse, den systemansvarlige og de sagsbehandlere, der er omfattet af systemet. Præaudit af systemet blev gennemført den 16. oktober 2011 og audit blev foretaget af ledende auditor Bo Tune Jensen fra Dansk Standard Certificering. Ved præaudit var det kun myndighedschefen og den systemansvarlige, der blev auditeret. Der blev ved præaudit ikke konstateret afvigelser hverken ved systemgennemgangen eller ved audit af myndighedschefen eller den systemansvarlige. Ledende auditor havde følgende forslag til forbedringer af systemet: 1. Politikken bør revideres således at: a. udtrykket effektivt tydeligt fremgår, og b. politikken indeholder et klart udsagn vedr. virksomhedernes og borgernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen. 2. I forbindelse med formulering af kvalitetsmål til år 2012, skal målene være målbare og bør være konsistente med kvalitetspolitikken, således at målene underbygger politikken og efterviser om politikken overholdes. Side 3 af 7

4 3. Kvalitetsmålene bør omfatte faste mål som gælder år efter år, suppleret med mål som kun er gældende for en periode (fx 1 til 2 år) 4. Det bør fremgå klart (fx i O 2.1) at kommunen vil udarbejde fagprocedurer i den orden som behovet opstår. Forbedringsforslagene er ikke bindende for hverken Faxe Kommune eller DS Certificering A/S. Det er derfor ikke et krav, at forbedringsforslag implementeres. Konklusionen fra præaudit Det var ledende auditors opfattelse, at Faxe Kommunes Teknik og Miljø har en meget engageret ledelse og en meget engageret systemansvarlig der i fællesskab har skabt et godt og sammenhængende kvalitetsstyringssystem som vurderet på basis af systemdokumentationen opfylder kravene i: Lov nr. 507 af 7. juni 2006 om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Bekendtgørelse nr. 661 af 14. juni 2006 om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Endvidere virker systemet velimplementeret indenfor myndighedschefens og den systemansvarliges funktioner. Der blev ved præaudit ikke taget stilling til systemets implementering inden for de natur- og miljøfaglige områder. Certificeringsaudit afholdes den 12. december Ledende auditor er Bo Tune Jensen, Dansk Standard. 2. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelse I kvalitetsstyringsloven er det fastlagt, at kommunerne skal foretage en brugertilfredshedsundersøgelse for at sikre, at kommunens sagsbehandling på natur- og miljøområdet lever op til brugernes behov og forventninger. Der er krav om, at der minimum gennemføres en brugerundersøgelse hvert andet år. Undersøgelsen kan dække hele naturog miljøområdet eller et begrænset brugersegment indenfor et bestemt reguleringsområde. Faxe Kommune har endnu ikke foretaget en brugertilfredshedsundersøgelse. 3. Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer efter hensigten og bidrager til at sagsbehandlingen lever op til lovens formål og til kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål Forud for intern audit blev der foretaget en screening af systemet. Screeningen blev foretaget Lars Brogaard fra Dansk Standard. Screeningen belyste, at Faxe Kommunes kvalitetsstyringssystem var godt udbygget og så godt som klar til intern audit og efterfølgende certificering. Udover screeningen og den første interne audit i september 2011, er der endnu ikke foretaget undersøgelser af om kvalitetsstyringssystemet fungerer efter hensigten, således at sagsbehandlingen lever op til lovens formål og til kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål. Side 4 af 7

5 4. Status for gennemførelse af vedtagne afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger På baggrund af afvigelserne fra intern audit er der udarbejdet en samlet handleplan. Handleplan som opfølgning på intern audit afholdt den 14. og 15. september 2011, jf. proceduren for intern audit Observation Handling Ansvarlig Frist fra intern audit Større afvigelse Myndighedschefen Mindre afvigelse Forbedringsforslag En større afvigelse SKAL medføre en behandling af afvigelsen. Beskrivelse af behandling af de enkelte afvigelser vil fremgå af requestmodulet i D4. En mindre afvigelse BØR som udgangspunkt medføre en behandling af afvigelsen. Forbedringsforslag behandles, hvor forbedringsforslage t synes at skabe merværdi set i forhold til anvendelsen af kvalitetsstyringssyst emet og/eller forbedring af arbejdsgange mm. Redaktøren for proceduren som afvigelsen vedrører Generelt redaktøren for proceduren som forbedrings-forslaget vedrører. Forbedringsforslag, der har karakter af mere overordnede beslutninger behandles af myndighedschefen Større afvigelser behandles hurtigst muligt og senest inden certificeringsaudit. Mindre afvigelser behandles efter behov. Hvor det vurderes, at den afhjælpende handling kan afvente næste version af en procedure medtages det her. Mindre afvigelser lukkes så vidt muligt inden certificeringsaudit. Forbedringsforslag behandles løbende og medtages, hvor det er muligt i forbindelse med rutinemæssig opfølgning/rettelse af en procedure fx i forbindelse med ændring af lovgivning eller andet. Efter afholdt intern audit og præaudit er der fulgt op på begge større afvigelser. 5. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet Faxe Kommune er i gang med en større organisationsændring, der også vil berøre de medarbejdere, der er omfattet af kvalitetsstyringssystemet. Den nye organisationsstruktur vil træde i kraft den 1. januar Medarbejdere omfattet af kvalitetsstyringssystemet vil fremtidigt med undtagelse af VVM-området være placeret i et kommende Center for Teknik & Miljø Side 5 af 7

6 Pr. 1. januar 2012 overdrages affaldsområdet til Faxe Forsyning. Tre medarbejdere på affaldsområdet virksomhedsoverdrages til Faxe Forsyning. De tre affaldsmedarbejdere skal fremtidigt fortsat udføre sagsforberedende arbejde, men myndighedsrollen forbliver hos Faxe Kommune. Da Faxe Forsyning er et selvstændigt selskab er de ikke omfattet af kvalitetsstyringsloven. Det betyder, at sagsforberedende arbejde omfattet af kvalitetsstyringsloven og som udføres af medarbejdere hos Faxe Forsyning for Faxe Kommune vil have karakter af tilkøbt kompetence. Denne ydelse skal løbende evalueres ift. proceduren for tilkøbt kompetence. 6. Forslag til imødegåelse af eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet herunder modtagne forslag til forebyggende handlinger. Dokumenthåndteringsprogrammet D4InfoNet, hvor kommunens kvalitetshåndbøger ligger, fungerer godt og alle omfattede medarbejdere har lært at anvende systemet. Der er dog en del funktioner/muligheder i programmet, som endnu ikke udnyttes. Imødegåelse af forbedringsforslag fra intern audit og præaudit vil blive bearbejdet i det kommende år. Jævnfør den udarbejdede handleplan på baggrund af resultatet af intern audit vil forbedringsforslag blive implementeret i den grad det vurderes at skabe merværdi set i forhold til anvendelsen af kvalitetsstyringssystemet og/eller forbedring af arbejdsgange mm. 7. Vurdering af kvalitetsstyringssystemets implementeringsgrad samt behovet for kompetenceudvikling, uddannelse og træning På baggrund af observationer ved intern audit og præaudit vurderes det, at systemet er tilstrækkeligt implementeret til at kunne opnå tredje parts certificering i december Der er i forbindelse med implementering af kvalitetsstyringssystemet arbejdet med systematisk kortlægning af medarbejderes kompetencer. Kortlægningen vil danne baggrund for en samlet vurdering af om nødvendige kompetencer er tilstede i tilstrækkeligt omfang. Endvidere vil kompetenceskemaet finde anvendelse i forbindelse med MUS-samtaler for planlægning af den enkelte medarbejders kompetenceudvikling. Der er på landbrugsområdet pt. et kompetencegab som skyldes, at en medarbejder er på barsel. Der er tilkøbt kompetence i nødvendigt omfang til løsning af opgaver, hvor kompetencerne pt. ikke er tilstrækkelige. 8. Vurdering af anvendte leverandørers tilstrækkelighed Der er udarbejdet et skema til brug for evaluering af tilkøbt kompetence. Der har siden indførelsen af kvalitetsstyringssystemet været tilkøbt kompetence på flere områder, men de fleste aftaler er endnu ikke afsluttet og leverandøren er derfor endnu ikke evalueret. Der er derfor pt. ikke et overblik over anvendte leverandørers tilstrækkelighed. Side 6 af 7

7 9. Oplysning om, hvorvidt ledelsens beslutninger om forbedring og ændring af systemet som følge af tidligere evalueringer er effektivt gennemført. Da dette er den første evaluering er der ikke foretaget ændringer af systemet som opfølgning på tidligere evalueringer. Side 7 af 7