Bilag 1 Rammeaftale (Opdateret den 18.03.2015) 1
1. Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Ikast-Brande Kommune IT-afdelingen Rådhusstrædet 6 DK-7430 Ikast Tlf.: +45 9960 4000 E-mail: itafdeling@ikast-brande.dk og RAMMEAFTALEHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2. Rammeaftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til gennemført annoncering vedrørende anskaffelse af mobiltelefoner til Ordregiver. Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Rammeaftalehavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Rammeaftale mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Øvrigt udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] Rammeaftalehavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3. Rammeaftalens omfang Rammeaftalehaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. 2
Krav til produkter følger af Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. 4. Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via e-handelssystem, e-mail, telefon, etc. 5. Levering og leveringsbetingelser Der henvises til Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. Med arbejdsdag forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. 6. Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, navn på institution/enhed, adresse, EAN-nr., dato, antal, varenummer og varenavn. 7. Returvarer Ved fejlbestillinger har Ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal Rammeaftalehaver hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver. Rammeaftalehavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er Ordregiver uvedkommende. 8. Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den dd.md.år og er uopsigelig for begge parter indtil den dd.md.år. Uanset ovenstående er Ordregiver imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende rammeaftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 9. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 3 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 3
10. Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til disponenten i den rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Ordregiver oplyser EANnummer og kontaktperson/disponenten i forbindelse med bestillingen. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn, EAN-nummer og adresse Omfang og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Ordregiver Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 11. Priser Enhedspriserne i Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] kan reguleres på baggrund af dokumenterede prisændringer fra producenten. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: Ikast-Brande Kommune IT-afdelingen Rådhusstrædet 6 DK-7430 Ikast Tlf.: +45 9960 4000 E-mail: itafdeling@ikast-brande.dk Prisreguleringens ikrafttræden er betinget af, at Ordregiver har godkendt prisreguleringen på baggrund af den fremsendte dokumentation 4
Prisreguleringens ikrafttræden er endvidere betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til IT-afdelingen inden ændringens ikrafttræden. Priser angives altid med to decimaler. 12. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. 13. Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 14. E-handel Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via Ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Relevant personale hos Rammeaftalehaver skal orienteres om rammeaftalegrundlaget, således at det sikres, at Ordregivers afdelinger mv. kun tilbydes varer, som er omfattet af rammeaftalen, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbsafdelingen. 15. Statistik På Ordregivers foranledning fremsendes statistik elektronisk i excel-kompatibelt format. Statistisk materialet skal indeholde detaljerede oplysninger om omsætning, varenumre, mængder, enheder, priser og bestillende institutioner (EAN nr.). Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i Ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder. 16. Underleverandører Såfremt Rammeaftalehaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Rammeaftalehaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Rammeaftalehaver selv havde udført leverancen. 17. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Rammeaftalehavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. 5
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 18. Tredjemandsrettigheder Rammeaftalehaver indestår for, at Rammeaftalehavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Rammeaftalehaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Rammeaftalehavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Rammeaftalehaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 19. Misligholdelse Er produkterne omfattet af rammeaftalen ikke i overensstemmelse med rammeaftalegrundlaget, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke lever op til Ordregivers berettigede krav, eller hvis leverandøren ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen stilles i forbindelse med levering af produkterne omfattet af rammeaftalen, eller som følger af aftalen i øvrigt. Foreligger der misligholdelse, skal Rammeaftalehaver uden ugrundet ophold meddele Ordregivers ITafdeling samt bestilleren, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af rammeaftalen. En rammeaftalepart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden rammeaftalepart begrundet meddelelse herom. 20. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden rammeaftalepart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Vil en part hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden rammeaftalepart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning. Det samme gælder for Ordregivers ret til at kræve bod, jf. punkt 25. 6
Krav om forholdsmæssigt afslag eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog, uanset ovenstående, ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyldig i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. 21. Afhjælpning Ordregiver kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, medmindre det vil volde Rammeaftalehaver uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. Såfremt afhjælpning kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for Ordregiveren i øvrigt, har Rammeaftalehaveren ret til at foretage dette. Rammeaftalehaveren skal straks efter modtagelse af reklamation give Ordregiveren meddelelse, hvis Rammeaftalehaveren ønsker at udøve denne ret. 22. Forholdsmæssigt afslag I det omfang produkter omfattet af rammeaftalen ikke er rammeaftalemæssig, jf. rammeaftalegrundlaget, og dette har bevirket en værdiforringelse, som ikke er kompenseret ved afhjælpning, jf. punkt 21, er Ordregiver berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i den aftalte pris. 23. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af rammeaftalen. En aftalt bod er ikke til hinder for, at Ordregiver kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. Rammeaftalehaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde de i udbudsmaterialet nævnte forsikringer med en minimumsdækning som anført. Rammeaftalehaver skal på Ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 24. Garanti Rammeaftalehaver yder en garanti på 2 år regnet fra datoen for levering af den respektive mobiltelefon gældende for modellerne 4, 5, 6 og 7. Garantien omfatter udlevering af en ny, tilsvarende fabriksny mobiltelefon uden omkostning for Ordregiver. For den nye mobiltelefon ydes ligeledes 2 års garanti. Rammeaftalehaver yder en garanti på 1 år regnet fra datoen for levering af den respektive mobiltelefon gældende for modellerne 1, 2 og 3. Garantien omfatter udlevering af en ny, tilsvarende fabriksny mobiltelefon uden omkostning for Ordregiver. For den nye mobiltelefon ydes ligeledes 1 års garanti. 25. Bod Forsinkelser der overstiger 5 kalenderdage fra leveringsfristen, og ikke kan tilskrives Ordregiver, berettiger Ordregiver til at kræve dagbod med 0,5 % af den forsinkede ordreværdi pr. påbegyndt dag efter 5. 7
kalenderdag. Boden kan maksimum andrage 10 pct. af den forsinkede varelinjes værdi. Ved overskridelse af 10 % bod, er der tale om væsentlig misligholdelse, der berettiger til ophævelse af de enkelte anskaffelser. Opkrævning af bod udelukker ikke de øvrige misligholdelsesbestemmelser angivet i afsnit 19. 26. Ophævelse Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiver, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Rammeaftalehavers side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Rammeaftalehaveren samt omstændighederne i øvrigt. Følgende forhold anses imidlertid altid for væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt i rammeaftaleperioden. Såfremt Rammeaftalehaver ændrer produkterne uden meddelelse til Ordregiver Gentagne svigtende leverancer eller udførelse af opgaver i henhold til rammeaftalen. Insolvens, konkurs og likvidation. Rammeaftalehaver er erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 27. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Rammeaftalehaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 28. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede, og i det omfang force majeure er til hinder for Rammeaftalehavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen 8
Indsats fra Rammeaftalehavers side for at kunne genoptage leveringen. 29. Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Rammeaftalehaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Rammeaftalehaver ved produktudvikling, teknologiskifte eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal Rammeaftalehaver, efter aftale med Ordregiver, tilbyde Ordregiver disse produkter. Ved substitution kan priserne ændres på baggrund af dokumentation fra Rammeaftalehaveren. Dokumentationen skal vise, at avancen på den nye og gamle model er ens. Ordregiver skal godkende substitutionen og prisen. Modelskifte kan udelukkende foretages én til én, således at Ordregiver til hver tid har 6 modeller på nærværende rammeaftale. Ordregiver skal afprøve nye produkter, i forhold til at disse i alle henseender lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. Rammeaftalehaver skal vederlagsfrit levere en model til test. 30. Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden rammeaftalepart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Rammeaftalehaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 31. Rammeaftaleændringer Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Rammeaftalehaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 9
32. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 33. Offentlige påbud Rammeaftalehaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 34. Miljø Rammeaftalehaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 35. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Rammeaftalehaver og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Rammeaftalehaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 10
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 36. Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Ordregiver Rammeaftalehaver 11