Tidspunkt 7. april kl. 18.00 21.00 Århus Ungdommens Fællesråd Styrelsesmøde Dagsorden Sted ÅUF Sankt Nicolaus Gade 2, 8000 Aarhus C Indbudte Afbud Tilstede Ikke til Navn stede X Cecilie Hansen, formand X Nicoline Bundgaard, næstformand X Hans Henrik Juhl, kasserer X Anders Jørgensen, børne og ungdomskorps X Karen Fink Bjerregaard, politiske ungdomsforeninger X Nina Frøjk Hansen, religiøse X Espen Krogh, mellemfolkelige og internationale X Henrik Dahlin, øvrige X Henrik Koch, sekretariatsleder X Sandra Kistrup Trampedach, studentermedhjælper kommunikation Bilag 2.1 Oversigt over foreningerne hvor vi mangler kontaktoplysninger 3.2 Kommunikationsstrategi 3.2 Kommunikationsmanual 3.6 Skema over ansøgere til særligt dyrt materiel Formalia Godkendelse af dagsorden Orientering Orientering: Grupperinger BILAG Grupperingsrepræsentanterne fortæller om nyt siden sidst; herunder status og eventuelle udfordringer ved kontakt til medlemsforeningerne i forbindelse med medlemsundersøgelsen Orientering: Formand/FU Formanden fortæller om nyt siden sidst der relaterer sig til opgaver for formand, næstformand og kasserer; dato for åbent hus bliver 23/10
Orientering: Sekretariatet Henrik fortæller om nyt siden sidst der relaterer sig til sekretariatet; herunder Rasmus har sagt op, Podio har doneret licenser, bevilling til fritidslivsundersøgelse Ledelse Beslutning: Sommerfest I forlængelse af årsmødeønske om en medlemsfest foreslår FU Styrelsen, at der for medlemmerne afholdes en spileftermiddag med Policy Maker, der efterfølges af en grillfest enten lørdag den 6. september på Eforen, eller en hverdag imellem den 25. 29. august. Budgettet er ca. 7.000 10.000 kr. Styrelsen træffer beslutning og udpeger ansvarlige. Beslutning: Kommunikationsstrategi BILAG Styrelsen drøfter forslaget til vision og mission. Styrelsen godkender den endelige kommunikationsstrategi, som der herefter arbejdes videre med bl.a. med udgangspunkt i kommunikationsmanualen, som også er vedlagt som bilag. Beslutning: Ny medarbejdet i løntilskud Styrelsen beslutter med hvilken profil og hvornår, der skal rekrutteres ny i stilling med løntilskud. Beslutning: Høring omk. økonomiske rammer for klubrejser Styrelsen drøfter og godkender høringsbrev med udgangspunkt i udkast Henrik har udarbejdet på baggrund på sidste mødes drøftelse, samt FUmøde. Drøftelse: Kontingent og delegeretstruktur Styrelsen drøfter forslag om ændring af kontingent og delegerestrukturen, og drøfter forslag til modeller. Ansvarlige for at udarbejde forslag til yderligere drøftelse udpeges. Beslutning: Særligt dyrt materiel BILAG Styrelsen behandler ansøgninger til særligt dyrt materiel puljen. Økonomi Beslutning: Underskudsgaranti til spejdernes event i Tivoli
Anders fremlægger forslag. Nyt fra diverse Orientering: Dialogmøder om Aarhus kommunes nye sundhedspolitik Invitationen er vedlagt til orientering, og er tidligere udsendt på mail. Eventuelt Næste møde: Mandag den 2. juni kl. 17.00 20.00, på dagsordenen, se mødeplanen FU møde forud for styrelsesmødet: Ikke planlagt Pkt Type Orientering/debat Beslutning Opfølgning 1 Formalia 1.1 Godkendelse af dagsorden Formanden tilføjer to punkter umiddelbart inden eventuelt. Dagsorden godkendt! 2 Orientering 2.1 Orienterig: grupperinger Nina: spørgsmål til Medlemsundersøgelsesopfølgning Få som minimum kontaktoplysninger på: Formand Kontaktperson Hvis vi har forkert mail, og de derfor ikke har svaret på resten, så send en mail til sekretariatet med den rigtige mail, så genudsendes spørgeskemaet. Første ark i regnearket bruges. Styrelsesmedlemmerne tager kontakt til sine grupperings foreninger, der ikke har reageret på spørgeskemaet.
2.2 Orientering: Formand/FU Dato for åbenthus 23. oktober 2014 Hvad der skal ske åbent hus diskuteres efter sommerferien Seminar om den åbne folkeskole. Nikoline og Cecilie tager af sted. 2.3 Orientering: Sekretariatet Kontaktet af Helligåndskirkens Forening (?) og de kan ikke få 18 tilskud, fordi de er tilknyttet Den Danske Folkekirke Moske i Brabrand: Venstre har taget debatten op om tilskud til religiøse foreninger. (Vær opmærksom på dette) Rasmus er stoppet. Han har fået job. Strategi er blevet prioriteret færdig + arbejde med Podio. Status på fritidslivsundersøgelsen: Det er svært at få fat på folkeskoler. Men der er kommet mange svar fra gymnasier. Den skal være repræsentativ, og det arbejdes der på i øjeblikket. Møde m. muskelsvindfonden, Studenterhuset og kommunen: Om projekter, som kommunen har. (bl.a. Folkeskolereform). Samme fordele og ulemper som m. Folkeskolereformen for foreningerne. Foreninger har kernekompetencer: Det er disse kompetencer, der skal
udnyttes, hvis foreningerne skal byde ind m. noget ift. kommunen. Ex. Fra Sverige m. en mentor fra erhvervslivet til de frivillige. Status: Kontaktet kommunen om de har interesse. Spørgsmål: Har vi foreninger som kunne være interesserede i dette? Umiddelbart en positiv holdning blandt medlemmerne af styrelse 3 Ledelse 3.1 Beslutning: Sommerfest Forslag: Sommerfest Inputs: Skal det være på Eforen skal det afklares hurtigt. 16 17 om eftermiddagen som et start for tidspunkt. Stemning for 6. september blandt styrelsen Budget: 10.000 kr Antal: 150 mennesker max. i Eforen 3.2 Beslutning: Kommunikationsstrategi Drøftelse af vision og mission: Accepteret. Ikke kontroversielt. Kommunikationsmanualen skal bruges som opfølgning på beslutninger. Stemmer beslutningerne overens med kommunikationsstrategien og hvordan håndteres beslutningerne m. kommunikationsstrategien. Manualen skal betragtes som Godkendt forslag fra FU, inkl. budgetramme ca. 10.000 kr. Kommunikationsstrategi godkendt. Praktisk koordinering: Cecilie Henrik Hans
3.3 Beslutning: Ny medarbejder i løntilskud inspiration. Det giver mening at få en som kan noget med hjemmeside, og at forløbet skal være i tre måneder, så der er mulighed for at ansætte en anden til efteråret. Er det muligt at finde en, som kan noget andet også. Mulighed i virksomhedspraktik. Hvor mange får job i sommerferien? Får erfaring. Undersøger mulighederne for løntilskud i 3 mdr. Ellers findes en anden løsning for at få hjemmesiden færdiggjort 3.4 Beslutning: Høring omk. Økonomiske rammer for klubrejser 3.5 Drøftelse: Kontingent Delegeret struktur Input: Foreninger stiller frivillige til rådighed som trænere og instruktører. Ingen tjener penge på det Kontinuerligt tilhørsforhold i foreningerne (forpligtende fællesskab). Kommunen ønsker partnerskaber. Forslag om (gen)oprettelse af pulje/sommerlejrtilskud som både foreninger og klubber kan søge. Styrelsesstrukturen skal tages med i betragtning. Den delegerede i styrelsen kan være med til at skabe ligevægt. Forslag fx kontingenttrappe som er en måde at formalisere kontingentnedsættelsen. At fastholde det samlede kontingent som ÅUF modtager. Store foreninger (antal medlememr) betaler et større beløb virker umiddelbart ok. Godkendt med tilføjelser Læserbrev m. holdninger. Arbejdsgruppe: Nicoline Anders Hans Espen
3.6 Beslutning: særlig dyrt materiel Det diskuteres for at imødekomme små foreninger. Forslag om at lave en ordning til meget små foreninger. Forslag om tre kategorier af medlemmer. Få medlemmer = 2. Middel antal = 4 Højt antal = 5 6 Tjek det på grupperingsniveau. 1 3 10 11 12 14 15 17 18 19 20 21 23 24 25 kun telte 26 27 28 30 Kun patruljekasser Får tildelt Notits til hjemmeside og nyhedsbrev. pressehistorie: Materiale for 450.000kr. 4 Økonomi 4.1 Beslutning: Underskudsgaranti Vender tilbage på juni
til spejdernes event i Tivoli 5 Nyt fra diverse 5.1 Orientering: dialogmøder om Aarhus Kommunes nye sundhedspolitik 6 Beslutning: høringssvar Fritidsog ungdomsskoleområdet i Aarhus Kommune Snakket om det i FU. Interesserede er velkomne til at deltage Vi må ikke tilføje ting til klubberne, som tager medlemmer væk fra foreningerne. Skolerne skal blot være stedet hvor der kan vækkes en interesse for noget som ligger uden for foreningerne. Godkendt med sproglige modereringer. mødet. 7 Deltagelse i studiestartsmessen 8 Eventuelt KS ville gerne. Andre foreninger? Store foreninger har selv en bod. Kommunikation? Skrive ud og spørge foreningerne? Besked på Facebook og hjemmeside.