P A R T N E R S K A B S A F T A L E (HOVEDPARTNER, TEMAPARTNER, EVENTPARTNER ELLER SERVICEPARTNER) Mellem [ ] [ ] CVR-nr:[ ] (herefter benævnt "Partneren") og København Kommune [ ] [ ] København [ ] (herefter benævnt "Kommunen") er indgået nærværende partnerskabsaftale om at stille partnerskabs/sponsor ydelser til rådighed for Sharing Copenhagen 2014 som [ ]partner
2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. DEFINITIONER... 3 2. FORMÅL OG BAGGRUND... 3 3. SOCIALE OG ETISKE HENSYN M.V.... 4 4. PARTNERSKABS/SPONSORYDELSEN... 4 4.1 Beskrivelse af partnerskabs/sponsor ydelsen... 4 4.2 Supplerende partnerskabs/sponsorydelse... 5 5 PARTNERENS SÆRLIGE RETTIGHEDER... 5 6 EKSKLUSIVITET... 8 7 AFTALEPERIODE OG LEVERING... 8 7.1 Partnerskabsaftaleperioden... 8 7.2 Leveringstidspunkt... 8 7.2 Leveringssted i københavnsområdet... 9 8 OPSIGELSE OG UDLØB... 9 9 MISLIGHOLDELSE, OPHÆVELSE OG ERSTATNING... 9 10 ANSVAR, RISIKO OG FORSIKRING... 10 11 KONTAKTPERSONER OG UNDERRETNING... 11 12 TAVSHEDSPLIGT... 12 13 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER... 12 14 BILAG... 12 15 ÆNDRINGER OG FORTOLKNING... 12 16 KONFLIKTLØSNING... 13 17 FORBEHOLD... 13 18 UNDERSKRIFTER... 13
3 1. DEFINITIONER Ved aftalen forstås nærværende aftale med alle senere ændringer og tillæg samt bilag. Ved Sharing Copenhagen 2014 forstås det arrangement i 2014 i København, som Københavns Kommune afholder under denne titel. Ved partnerskabsaftalen forstås aftalen. Ved partnerskabs/sponsorydelsen forstås den ydelse, der skal præsteres af Partneren i overensstemmelse med aftalen. 2. FORMÅL OG BAGGRUND I 2014 er København udnævnt til Europas Grønne Hovedstad/European Green Capital. Det betyder, at der vil være fokus på grønne løsninger og bæredygtige tiltag. Alt det man gør og kan gøre for at sikre, at bæredygtighed, vækst og livskvalitet bliver forenet i København. 2014 byder på et væld af aktiviteter. Der vil være events, officielle møder og begivenheder, master classes og meget mere. Københavns Kommune forventer mere end 250 besøgsdelegationer fra alverdens byer, interesse fra internationale medier og besøg fra en lang række virksomheder. 2014 bliver et særligt år, hvor Københavns status som grøn hovedstad vil blive markedsført massivt i byen under overskriften Sharing Copenhagen. Københavns Kommune ønsker, at virksomheder og organisationer m.fl. kan blive en del af Sharing Copenhagen gennem et partnerskab (sponsorat). Partnerskabet har to formål: Først og fremmest at medvirke til opnåelse af Sharing Copenhagens mål om at dele
4 løsninger og erfaringer med miljø, klima og livskvalitet med henblik på at skabe et grønnere og mere bæredygtig Europa med høj livskvalitet og en sund grøn økonomi; og for det andet at opnå tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre et spændende og udbytterigt Sharing Copenhagen-arrangement. På den baggrund forpligter Partner sig ved denne aftale til at bidrage til den praktiske planlægning og afvikling af Sharing Copenhagen 2014 som nærmere bestemt heri med henblik på at opnå en succesfuld afvikling af Sharing Copenhagen og opnå de opsatte mål. Til gengæld får Partneren ret til at fremvise partnerstatus overfor omverdenen på de vilkår, der er fastsat i nærværende aftale. Der findes fire forskellige typer af partnerskaber/sponsorater: Hovedpartner, temapartner, eventpartner og servicepartner. På baggrund af Partnerens ydelser har Kommunen besluttet, hvilket type partnerskab, Partner har opnået. Partner i denne aftale anses som [ partner]. 3. SOCIALE OG ETISKE HENSYN M.V. Ved underskrift af denne aftale erklærer Partneren at være bekendt med og respektere Kommunens politik omkring sociale og etiske hensyn (bilag 2). Samtidig garanterer Partneren, at sponsorydelsen til enhver tid lever op til gældende ret. 4. PARTNERSKABS/SPONSORYDELSEN 4.1 Beskrivelse af partnerskabs/sponsor ydelsen Partneren stiller vederlagsfrit følgende partnerskabs/sponsorydelser til rådighed for Kommunen i aftaleperioden: [Arten /antallet/omfanget /bemandingen]
5 Partneren afholder alle udgifter og afgifter i forbindelse med arrangementet, herunder til transport mv. Arrangementer, aktiviteter og events skal kunne afholdes både på dansk og/eller engelsk. Partneren er desuden selv forpligtet til at indhente alle nødvendige myndighedstilladelser i forbindelse med afvikling af events- og arrangementer samt sikre tilstrækkelig service på sponsorydelserne. 4.2 Supplerende partnerskabs/sponsorydelse Henset til at det endelige program for Sharing Copenhagen først vil blive fastlagt efter udvælgelse af forskellige partnere, forbeholder Kommunen sig ret til efter aftaleunderskrift at opfordre en eller flere partnere til at afgive et tilbud på supplerende sponsorydelser af samme art, som den oprindelige sponsorydelse, som Kommunen også vil anvende til brug for Sharing Copenhagen. Såfremt flere partnere bliver opfordret til at fremkomme med tilbud på supplerende Partnerskabs/sponsorydelser, vil de samme tildelingskriterier som for de oprindelige Partnerskabs/sponsorydelser bliver anvendt. Eventuelle supplerende Partnerskabs/sponsorydelser vil blive omfattet af bestemmelserne i denne aftale med de ændringer, som efter omstændigheden må anses for nødvendige. 5 PARTNERENS SÆRLIGE RETTIGHEDER Partneren har ret til i partnerskabsaftaleperioden på Partnerens egen hjemmeside, på sit brevpapir, i brochurer mv. samt i anden skreven markedsføring, der ikke omfatter markedsføring gennem fjernsyn, i øvrigt at reklamere med, at Partneren er partner for Sharing Copenhagen. Partneren har ikke ret til i denne eller anden forbindelse at anvende det officielle logo for Sharing Copenhagen, medmindre logoet anvendes i forbindelse med markedsføring af aktiviteter, der afholdes som en del af Sharing Copenhagen.
6 Hovedpartnere har dog ret til i ovennævnte eller anden forbindelse at anvende det officielle logo for Sharing Copenhagen, ligesom rettigheder nævnt i ovenfor i 1. afsnit for hovedpartnere gælder i aftaleperioden og i indtil 6 måneder derefter. Partneren har desuden ret til i aftaleperioden, - at få sit navn/logo trykt i det officielle program for Sharing Copenhagen 2014 (gælder kun hovedpartnere) - at få sit navn/logo gengivet på Sharing Copenhagens officielle hjemmeside (gælder kun hovedpartnere) - at deltage i erhvervskampagnen Copenhagen Solutions to-go (gælder kun hovedpartnere) - at deltage uden beregning i master classes arrangeret af Sharing Copenhagen (gælder kun hovepartnere) - At få sit navn og logo på outdoor-materiale for Sharing Copenhagen som generel reklame (gælder kun hovedpartnere) - at købe reklameplads til markedspris til navn og logo på outdoor-materiale for Sharing Copenhagen i øvrigt omfang end som generel reklame. Forkøbsret gælder som for trykt materiale, jf. nedenfor. - at deltage i møder med erhvervs- og bydelegationer gennem hele 2014 (gælder kun hovedpartnere) - at deltage i møder med erhvervs- og bydelegationer vedrørende i forbindelse med det/de relevante temaer for den pågældende temapartner (gælder kun hovedpartnere og temapartnere) - at deltage i EU-events (januar, juni, december) (gælder både hovedpartnere og temapartnere)
7 - at købe reklameplads på trykt materiale for Sharing Copenhagen 2014 til markedspris, idet forkøbsret gives til partnere med størst tilknytning til en aktivitet/event (gælder alle typer af partnere) - at kunne fremlægge informationsmateriale for virksomheden i et vist omfang i forbindelse med arrangementer, events m.v. (gælder alle typer af partner) Det er en betingelse herfor, (1) at markedsføringen og deltagelsen i møder er i overensstemmelse med gældende love og regler, (2) at markedsføringen er i overensstemmelse med designmanualen, jf. bilag1 samt (3) at markedsføringen efter Kommunens skøn ikke findes uforeneligt med varetagelsen af hvervet som partner for Sharing Copenhagen, herunder de sociale og etiske hensyn, jf. bilag 2. Designmanualen indeholder bl.a. det officielle logo for Sharing Copenhagen. I forbindelse med aftaleindgåelsen skal partneren til Kommunens orientering fremsende en overordnet plan for, hvordan logo m.v. ønskes anvendt. Før Kommunen har modtaget den overordnede plan for anvendelse af logoet, er partneren ikke berettiget til at anvende logoet. Brug af logo m.v. på en måde, der ikke er omfattet af den overordnede plan, skal Kommunen orienteres om i hvert enkelt tilfælde, før den pågældende brug sker. Kommunen påser, at markedsføringen overholder (2) og (3) ovenfor, og Kommunen kan i påkommende tilfælde pålægge Partneren straks at ophøre med markedsføring, som strider herimod. Overholdelsen af (1) ovenfor påses efter de herom gældende regler. Uanset det her anførte, er det dog Partnerens endelige ansvar, at ovennævnte betingelser for anvendelse af logoet overholdes.
8 6 EKSKLUSIVITET Nærværende aftale begrænser ikke Kommunens ret til at indgå sponsoraftaler med andre virksomheder, organisation m.v., som tilbyder samme eller lignende ydelser som Partneren, herunder aftaler om brug af det officielle Sharing Copenhagen logo som et led i markedsføringen af deres produkter og ydelser. Partneren er ikke berettiget til at forlange eksklusivitet. 7 AFTALEPERIODE OG LEVERING 7.1 Partnerskabsaftaleperioden Partnerskabs/sponsorydelser skal være til rådighed for Kommunen og eventuelt publikum afhængig af typen af sponsorydelsen (f.eks. events) i partnerskabsaftaleperioden. Aftaleperioden begynder ved levering af (første del af) sponsorydelsen og slutter ved tilbagelevering af sponsorydelsen/afholdelse af den event/alle de events, som Partner skal afholde/deltage i/bidrage til. 7.2 Leveringstidspunkt Partnerskabs/sponsorydelse leveres [DATO] Sponsorydelsen skal tilbageleveres senest ved partnerskabsaftalens udløb den 31. december 2014, såfremt sponsorydelsens karakter indebærer, at hel eller delvis tilbagelevering er muligt. Sponsorydelsen tilbageleveres i den stand, hvori den er og forefindes, jf. punkt 10. Fra tidspunktet for tilbagelevering overgår alt ansvar og risiko for sponsorydelsen til Partneren, såfremt sponsorydelsen ikke afhentes til den aftalte tid. Såfremt der af hensyn til detailplanlægningen af Sharing Copenhagen eller lignende - alene er angivet en leveringstidsramme eller en tilbageleveringstidsramme, meddelelser Kommunen det endelige leveringstidspunkt og tilbageleveringstidspunkt til Partneren inden for rimelige tid heraf og senest 2 måneder før det pågældende tidspunkt. Omkostninger til levering afholdes af Partneren.
9 7.2 Leveringssted i københavnsområdet Partnerskabs/sponsorydelsen leveres på [ADRESSE] Partner er forpligtet til at honorere eventuelle ændringer af leveringssted ønsket af Kommunen, såfremt leveringsstedet fortsat er i Københavnsområdet. 8 OPSIGELSE OG UDLØB Partnerskabsaftalen er uopsigelig for begge parter. Partnerskabsaftalen udløber [DATO]. Såfremt der ikke er aftalt en udløbsdato udløber partnerskabsaftaleperioden, uden at yderligere opsigelse er fornøden, den 31. december 2014. Rettigheder og forpligtelser vedrørende sponsorydelsen består dog indtil eventuel tilbagelevering. Partnerskabsaftalens øvrige bestemmelser, herunder punkt 9 om misligholdelse, ophævelse og erstatning, samt punkt 12 om tavshedspligt, gælder også efter partnerskabsaftaleperiodens ophør, uanset årsagen hertil. Endvidere gælder retten til brug af det officielle logo som anført i punkt 5, forudsat at retten hertil ikke er ophørt, jf. punkt 9. 9 MISLIGHOLDELSE, OPHÆVELSE OG ERSTATNING Kommunen er berettiget til straks eller med et af Kommunen fastsat varsel at ophæve partnerskabsaftalen, såfremt Partneren væsentligt misligholder sine forpligtelser. Som væsentlig misligholdelse anses bl.a.: at Partneren på uforsvarlig vis har handlet i strid med denne aftales punkt 3; at Partneren handler i strid med punkt 5, at Partneren ikke stiller de(n) aftalte sponsorydelser eller erstatningsydelse herfor til rådighed for Kommunen på de aftalte tidspunkter,
10 at Partneren går konkurs eller får væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder herfor, eller at Partneren ophører med den virksomhed, som partnerskabsaftalen angår, eller der indtræder andre omstændigheder, som bringer partnerskabsaftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. Såfremt Kommunen ophæver partnerskabsaftalenn, skal Kommunen så hurtigt, som det er praktisk muligt tilbagelevere sponsorydelsen til Partneren, og Partneren er forpligtet til straks at ophøre med at reklamere på sin hjemmeside, jf. punkt 5, ligesom Partneren straks mister sine øvrige rettigheder i henhold til punkt 5. Partneren er forpligtet til at erstatte de for Kommunen med misligholdelsen og ophævelsen forbundne meromkostninger. Sådanne meromkostninger omfatter bl.a. erstatning for Kommunens merudgifter ved at foretage dækningskøb på ophævelsestidspunktet set i forhold til normalprisen eller listeprisen for den pågældende ydelse, interne omkostninger til overtidsbetaling mv. foranlediget af misligholdelsen samt eksterne omkostninger til eventuel advokat og indkøbskonsulent. Herudover er Partneren forpligtet til Kommunen at betale den anslåede økonomiske værdi for Partneren af den markedsføring, jf. punkt 5, som Partneren har opnået i tiden, indtil Partnerskabsaftalen blev ophævet. Eventuel uenighed om den anslåede økonomiske værdi heraf afgøres efter punkt 16. Om Kommunens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. 10 ANSVAR, RISIKO OG FORSIKRING Partneren bærer risikoen for enhver skade på de af partnerskabsaftalen omfattede partnerskabs/sponsorydelser samt genstande brugt af Partneren til aktiviteter/arrangementer/events, dog bortset fra sådan skade, der forvoldes forsætligt eller groft uagtsomt af Kommunen eller nogen, som Kommunen svarer for. Partneren er forpligtet til at tegne og i aftaleperioden opretholde erhvervsansvars- og produktansvarsforsikring, som dækker ansvar for den skade, partnerskabs/sponsorydelser
11 eller øvrige af Partneren medbragte leverancer/genstande måtte kunne forvolde på tredjemand, herunder mødedeltagerne eller andre, samt til at holde Kommunen skadesløs i den forbindelse. Kopi af forsikringspolice afleveres til Kommunen i forbindelse med underskrivelse af aftalen. Partneren har for produktansvarsskader ansvar efter de almindeligt gældende regler herom. Såfremt hele eller dele af partnerksabs/sponsorydelsen er transport, har Partner ansvar for, at der er tegnet lovpligtig ansvarsforsikring for de anvendte køretøjer. 11 KONTAKTPERSONER OG UNDERRETNING Alle henvendelser vedrørende partnerskabsaftalen og administrationen heraf skal rettes til følgende kontaktpersoner: For Kommunen: [...] Tlf. nr.: [ ] E-mail: [ ] For Partneren: [ ] Tlf. nr.: [ ] E-mail: [ ] Parterne skal straks skriftligt underrette hinanden om eventuelle andre/nye kontaktpersoner. Parterne forpligter sig til straks loyalt at underrette hinanden om forhold, der kan bringe opfyldelsen af partnerskabsaftalen i fare. I den forbindelse forpligter Partneren sig bl.a. til straks at underrette Kommunen, såfremt Partnerens økonomiske situation kan bringe opfyldelsen af partnerskabsaftalen i fare, eller såfremt der opstår risiko for, at Partneren ikke overholder punkt 5. Parterne forpligter sig i øvrigt til på opfordring straks at stille al information, der er nødvendig for behørig opfyldelse af partnerskabsaftalen, til rådighed for hinanden.
12 12 TAVSHEDSPLIGT Partneren, dennes ansatte og eventuelle underleverandører samt disses ansatte skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kommunens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af partnerskabsaftalen, også efter partnerskabsaftalens ophør i det omfang, at oplysningerne må anses for fortrolige og videregivelse heraf vil være omfattet af straffelovens regler om uberettiget videregivelse eller udnyttelse af fortrolige oplysninger, jf. straffelovens 152 og 152 a-152 f. For Kommunens personale gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning, dvs. videregivelse af oplysninger kan ikke ske, såfremt det er i strid med forvaltningslovens 27. 13 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER Kommunen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter partnerskabsaftalen til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. Partneren kan ikke uden Kommunens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge partnerskabsaftalen til andre. 14 BILAG Partnerskabsaftalen består af nærværende aftale med følgende bilag: Bilag 1: Bilag 2: Designmanual Sociale og etiske hensyn 15 ÆNDRINGER OG FORTOLKNING Partnerskabsaftalen kan kun ændres ved skriftlig tillægsaftale mellem parterne.
13 I tilfælde af uoverensstemmelse mellem nærværende aftale og bilagene skal aftalens tekst være gældende. Kommunen er dog berettiget til at foretage ændringer i denne aftale i det omfang enkelte bestemmelser i partnerskabsaftalen er uforenelige med eventuelle retningslinjer eller ønsker fra EU angående European Green Capital. Sådanne ændringer skal således ikke betragtes som en misligholdelse efter denne aftale. 16 KONFLIKTLØSNING Denne aftale er underlagt dansk ret. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne aftale, skal afgøres ved de almindelige domstole. København er værneting. 17 FORBEHOLD Denne aftale er indgået med det forbehold, at Kommunen har ret til at kræve den annulleret, såfremt der ikke senest 2 kalendermåneder efter underskriftsdatoen er opnået enighed mellem Partner og Kommunen om leveringstidspunkt, herunder leveringstidsramme, leveringssted og tilbageleveringstidspunkt/tilbageleveringstidsramme i bilag 2. 18 UNDERSKRIFTER Denne aftale underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Tid: / / Sted: Tid: / / Sted:
14 For Partneren For Kommunen