Vejledning om den veterinære kontrolrapport

Bilag 11c Senest opdateret januar 2011 Vejledning om den veterinære kontrolrapport 1. Indledning...2 2. Udfyldelse af kontrolrapport...3 2.1 Hvornår udfyldes en kontrolrapport...3 2.1.1 Samlesteder...3 2.1.2 Slagterier... 4 2.1.3 Kontrol af transportmidler... 4 2.1.4 Opstaldning af anden mands dyr... 4 2.1.5 Ingen dyr... 5 2.2 Hvornår udfyldes ikke en kontrolrapport... 5 2.3 Navn, adresse, CVR og CHR nummer m.v.... 6 2.4 Lovgivningsområder... 7 2.4.1 Eksempler på kontrol under de enkelte lovgivningsområder... 8 2.5 Kontrolresultaterne 1, 2, 3, 4 og BF... 10 2.6 Tilsynsførendes bemærkninger... 11 2.6.1 Indskærpelser... 12 2.6.2 Påbud og forbud... 12 2.6.3 Administrative bødeforlæg... 13 2.6.4 Politianmeldelser... 13 2.7 Kontroltyper... 14 2.8 Afkrydsningsfelter... 15 2.9 Udpegning..16 2.10 Til stede for virksomheden... 16 2.11 Afleveret til... 16 2.12 Kontrollens varighed... 16 2.13 Tilsynsførendes underskrift... 16 2.14 Skrivbar kontrolrapport... 16

2 1. Indledning Vejledningen beskriver, hvordan den veterinære kontrolrapport skal udfyldes ved kontrolbesøg f.eks. i besætninger eller i biproduktvirksomheder. Enhver kontrol skal kunne dokumenteres, derfor er det vigtigt, at kontrolrapporten er korrekt udfyldt og journaliseret, samt at tjekskemaer, breve, notater, observationer og andre kontroloplysninger er journaliseret korrekt, og at data er registreret korrekt. Indtastning af oplysninger fra kontrolrapporten i ScanJour er beskrevet i Vejledning om registrering i ScanJour af kontroloplysninger - veterinærområdet, som findes på intranettet. Virksomheder skal have en kontrolrapport svarende til hovedaktiviteten. Hvis en virksomhed både har fødevare- og veterinæraktiviteter, skal der ved kontrol af fødevareregler anvendes en detaileller en gros kontrolrapport og ved kontrol af veterinærregler en veterinær kontrolrapport. Ved mælkekontrol anvendes dog en veterinær kontrolrapport, selvom der også er kontrolleret efter fødevareregler. Den veterinære kontrolrapport anvendes i forbindelse med kontrol med disse aktiviteter: dyrehold dyrevelfærd, besætning dyrevelfærd, transport egenkontrol godkendelse og registrering husdyrsygdomme zoonoser hygiejne (mælk og æg) kontrol af faciliteter (vaskepladser til transportmidler, samlesteder, grænsekontrolsteder, karantæner) kontrol af registrering i CHR (øremærkning) medicinkontrol, besætninger medicinkontrol, dyrlæger omsætning restkoncentrationer (direktiv 96/23) dvs. hormoner og medicinrester Kontrolrapport skal udfyldes ved bl.a. kontrol i følgende besætninger/virksomheder: akvakulturbrug besætninger biproduktvirksomheder dyrlæger zoologiske anlæg

3 grænsekontrolsteder handyrstationer fjerkrævirksomheder samlesteder slagterier transportmidler (transportører) dyrehandler kenneler hundehandler dyrepensioner dyreinternater m.fl. 2. Udfyldelse af kontrolrapport 2.1 Hvornår udfyldes en kontrolrapport Der udarbejdes én kontrolrapport for hvert kontrolbesøg i en besætning eller virksomhed. Som udgangspunkt udfyldes én kontrolrapport for hver kontrolleret besætning, dvs. hvis der kontrolleres flere besætninger på CHR-nummeret, udfyldes én kontrolrapport for hver. Hvis en besætning er fordelt på flere bygninger, skal der kun udfyldes én kontrolrapport. Det skal fremgå af bemærkningsfeltet hvilke bygninger, der er omfattet af kontrollen. Der skal også udarbejdes en kontrolrapport, når kontrolbesøget er et led i overvågning af smitsomme husdyrsygdomme eller zoonoser Hvis besætningen sættes under offentligt tilsyn, er beredskabsafdelingen/veterinærafdelingen på kontrolbesøg og skal skrive en kontrolrapport. Det gælder også, hvis man godkender staldene efter endt rengøring i forbindelse med udbrud eller salmonella smitte. Ved konstatering af overtrædelser, der er omfattet af krydsoverensstemmelse, se desuden Fødevarestyrelsens interne vejledning om kontrol med krydsoverensstemmelse, som findes på intranettet. 2.1.1 Samlesteder På samlesteder skal der ikke udfyldes kontrolrapport ved syning af dyr til eksport, da oplysningerne om synet fremgår af det udfyldte certifikat. Hvis dyr giver anledning til anmærkninger eller bliver afvist eller aflivet på samlestedet med henvisning til, at der er konstateret en overtrædelse, skal der udfyldes en kontrolrapport til den, som er ansvarlig for overtrædelsen, f.eks. transportør, samlested eller besætningsejer. Hvis der er flere ansvarlige, skal der udfyldes en kontrolrapport til hver ansvarlig. Hvis samlestedet eller transportøren er den ansvarlige for overtrædelsen, udfyldes én samlet kontrolrapport til den ansvarlige pr. dag for de pågældende dyr. Hvis det derimod er besætningsejeren, som er ansvarlig for overtrædelsen, skal der udfyldes en kontrolrapport pr. besætning, således som

4 det er beskrevet ovenfor under 2.1. Hvis en besætningsejer f.eks. har fået afvist 20 svin fra 3 forskellige besætninger, skal der udfyldes 3 kontrolrapporter. Ved kontrol af samlestedets indretning, eller hvis der kontrolleres i henhold til bekendtgørelse om beskyttelse af dyr på samlesteder, skal der udarbejdes en kontrolrapport rettet til samlestedet. 2.1.2 Slagterier Hvis der ved det levende syn eller ved den efterfølgende post mortem kontrol opdages forhold, som kan indebære overtrædelser af dyreværnsbestemmelser, mærkningsregler, medicinregler eller regler vedr. mistanke om smitsomme husdyrsygdomme, og som transportør og/eller besætningsejer er ansvarlig for, skal der udarbejdes en kontrolrapport til hver ansvarlig. Alle relevante informationer, fotos, AM- og PM-fund m.v. journaliseres i ScanJour på en sag, der er oprettet på transportør eller besætningsejer, alt efter hvem forholdet er relateret til. Derudover skal der ikke udarbejdes kontrolrapport til transportør eller besætningsejer i forbindelse med kontrol på slagterier. Kontrol af dyrevelfærd skal dokumenteres på slagteriets en gros kontrolrapport, hvis den er rettet mod slagteriet, f.eks. kontrol af opstaldningsforhold, fremdrivning og aflivning, jf. Kontrolvejledningens bilag 11b. Kontrol af dyrevelfærd rettet mod primærproducenten eller transportøren skal ikke fremgå af kontrolrapporten til slagteriet, medmindre forholdet har betydning for slagteriet. Som et eksempel kan nævnes skuldersår hos grise, som kan betyde, at slagteriet skal tage særlige hygiejnemæssige forholdsregler. 2.1.3 Kontrol af transportmidler Der skal udfyldes en veterinær kontrolrapport ved kontrol af et transportmiddel, som transporterer levende dyr. 2.1.4 Opstaldning af anden mands dyr Er et sted, hvor der befinder sig anden mands dyr, f.eks. et hestehold, en rideskole, et stutteri, en hestepension eller et kviehotel, udpeget til velfærdskontrol, skal alle dyr, som indgår i opstaldningen, kontrolleres, uanset hvem ejeren er. I de tilfælde, hvor der ikke har været anmærkninger, skal der kun udfyldes en kontrolrapport til den ansvarlige for opstaldningen. Hvis der konstateres overtrædelser, som resulterer i anmærkninger, skal kontrolrapporten udarbejdes til den, som er ansvarlig for overtrædelsen. Hvem, der er ansvarlig for overtrædelsen, kan afhænge af, hvilke aftaler der er indgået mellem ejeren og det pågældende sted. Det pågældende sted skal have en kontrolrapport med beskrivelse af de forhold, som vedrører stedet. Derudover skal der udfyldes en kontrolrapport til hver af de ejere, som har begået en overtræ-

5 delse. Er det ejeren af hesten, som er ansvarlig for overtrædelsen, og er vedkommende ikke tilstede, skal kontrolrapport og evt. indskærpelse m.v. sendes til vedkommende. 2.1.5 Ingen dyr Der skal skrives en kontrolrapport, selvom det konstateres, at der ikke er nogen dyr. Hvis besætningen er ophørt permanent, dokumenteres dette på kontrolrapporten som efterfølgende registreres i ScanJour under akttypen IDYR. Er besætningen kun midlertidigt uden dyr, skal det overvejes, om der skal/kan udføres en vis kontrol alligevel, f.eks. med optegnelser. Hvis der ikke udføres kontrol, skal der foretages et kontrolbesøg senere, når der igen er dyr i besætningen. Hvis det af CHR fremgår, at der ingen dyr er registreret, og at man derfor ikke foretager et kontrolbesøg, kan man skrive et notat om, at der ingen dyr er registreret. Dette akteres under akttypen IDYR, jf. Vejledning om registrering i ScanJour af kontroloplysninger veterinærområdet. 2.2 Hvornår udfyldes ikke en kontrolrapport Hovedreglen er, at der ikke skal udfyldes en kontrolrapport, hvis der ikke er nogen tilstede, og der derfor ikke udføres kontrol. Dog gælder der særlige regler for dyrevelfærdskontrol. Selvom der ikke er nogen tilstede, og der derfor ikke udføres kontrol, skal der alligevel udfyldes en kontrolrapport, fordi forgæves besøg i forbindelse med dyrevelfærdskontrol skal indrapporteres til Justitsministeriet. Hvis veterinærafdelingen udelukkende udtager prøver i virksomheden, skal der heller ikke udfyldes en kontrolrapport. I stedet afleveres en prøveudtagningsrapport eller en kvittering for prøveudtagningen med oplysning om, hvad prøven analyseres for. Der skal ikke udfyldes en kontrolrapport på kontrolbesøg, hvor der alene sker plombering af transportmidler, attestudstedelse eller udstedelse af certifikater. Hvis kontrollen udelukkende er administrativ, dvs. uden tilknyttet kontrolbesøg, skal besætningsejeren som udgangspunkt orienteres om kontrolresultatet, men der skal ikke udfyldes en kontrolrapport. Hvis et kontrolbesøg alene har til formål at godkende/autorisere nye virksomheder udfyldes en autorisationsrapport (tillægssiden til kontrolrapporten) og ikke en kontrolrapport. Om registrering af autorisationsrapporter se Vejledning om registrering i ScanJour af kontroloplysninger veterinærområdet. Ved kontrol i forbindelse med eksport træder eksportattesten i stedet for en kontrolrapport. Hvis veterinærafdelingen alene yder faglig bistand til politiet i dyreværnssager, skal der ikke udfyldes en kontrolrapport. Der skal i stedet udarbejdes og journaliseres et notat til politiet, og data registreres i ScanJour, se Vejledning om registrering i ScanJour af kontroloplysninger veterinærområdet. Vær særlig opmærksom på registrering i forhold til KO-overtrædelser.

6 Der skal ikke udfyldes en kontrolrapport, hvis veterinærafdelingen bliver tilkaldt af Plantedirektoratet som faglig bistand på områder, hvor Plantedirektoratet har overtaget kontrollen. Hvis veterinærafdelingen, mens der ydes bistand til politiet eller Plantedirektoratet inden for deres ansvarsområder, konstaterer andre overtrædelser, f.eks. inden for øremærkning eller husdyrsygdomme, skal der udfyldes en kontrolrapport for disse overtrædelser. 2.3 Navn, adresse, CVR og CHR nummer m.v. Kontrolrapporten skal altid udfyldes med virksomhed, adresse, postnummer/by, kontrolsted, CVRnummer, CHR-nummer, besætnings ID, andet nr., aut./godk./reg.nr. samt dato og klokkeslæt. Virksomhed, adresse og postnr./by: Dette felt skal altid udfyldes på kontrolrapportens første side, men hvis tillægssiden også benyttes, er det ikke nødvendigt at udfylde feltet der også. Med virksomhed menes den person eller den virksomhed, som kontrolleres (kontrolobjektet). Det kan f.eks. være en dyrlæge, en malkekvægsbesætning eller en biproduktvirksomhed. Er besætningsadressen forskellig fra postadressen, angives besætningsadressen i adressefeltet, mens postadressen angives i bemærkningsfeltet. Kontrolsted: Dette felt bruges til at beskrive, hvor kontrollen rent fysisk har fundet sted, idet det godt kan være er et andet sted end hos kontrolobjektet (se ovenfor under virksomhed, adresse og postnr./by). En besætningsejers svin kan f.eks. blive kontrolleret på slagteriet. I så fald noteres besætningsejerens navn i feltet virksomhed og slagteri i feltet kontrolsted. Der skal som udgangspunkt vælges mellem følgende muligheder, som svarer til registreringsmulighederne i ScanJour: Slagteri Samlested Besætning Mejeri Transportmiddel Hestehold Stutteri Rideskole CVR nr.: Hvis virksomheden har et CVR nummer, skal feltet udfyldes. Hvis der er tale om en besætning, er det det CVR nr., som ejeren er registreret med i CHR på kontroltidspunktet, som er afgørende. Feltet er særlig vigtigt, hvis der registreres overtrædelser af KO krav. CHR nr.: Besætningens CHR-nr. jf. CHR-registeret.

7 Besætnings ID: Besætnings ID er besætningsnummer, dyreart og brugsart, som slås op i CHR via www.glr-chr.dk. F.eks. har malkekvæg med besætningsnummer 3009, dyreart 12, brugsart 14, besætnings ID: 3009-1214. Besætningsnummeret er vigtigt for at kunne identificere besætningen i ScanJour. Andet nr.: Opsamlingsfelt Aut./Godk./Reg.nr.: Ved kontrol af dyrlæger, skal vedkommendes autorisationsnummer og evt. praksisnummer noteres. Ved kontrol af handyrstationer, biproduktvirksomheder eller akvakulturbrug skal disses godkendelsesnummer noteres. Ved kontrol af transportmidler skal registreringsnummeret på bilen og på en evt. anhænger noteres. Dato/klokkeslæt: Datoen på kontrolrapporten skal være den dato, hvor kontrolbesøget finder sted. Klokkeslæt skal angive kontrolbesøgets start. 2.4 Lovgivningsområder De regler, der skal kontrolleres efter, er inddelt i 14 lovgivningsområder: Husdyrsygdomme Hygiejne Omsætning Godkendelse m.v. Drift og indretning Smittebeskyttelse Dyrevelfærd Besætning Transport Virksomhed Egenkontrol Zoonoser Medicin Besætninger Dyrlæger Sundhedsrådgivning Andet Det fremgår af bilag 4 til Kontrolvejledningen hvilke regler, der er placeret i hvert lovgivningsområde. Der kan godt kontrolleres flere lovgivningsområder pr. kontrolbesøg, eksempelvis medicinkontrol og dyrevelfærd. I nogle tilfælde vil kontrollen foregå som kontrol af egenkontrol.

8 Vær opmærksom på i relationen til KO, at de KO-krav, der konstateres overtrådt, skal fremgå entydigt af kontrolrapporten med angivelse af krav nummer, kravets titel samt konklusion. Se desuden Fødevarestyrelsens interne vejledning om kontrol med krydsoverensstemmelse. 2.4.1 Eksempler på kontrol under de enkelte lovgivningsområder Husdyrsygdomme Kontrol i forbindelse med smitsomme husdyrsygdomme, f.eks. besøg pga. mistanke Pålagt offentligt tilsyn på besætningen pga. smitsomme husdyrsygdomme Hygiejne Kontrol af malkeudstyr Kontrol af smittebarriere, f.eks. muligheder for håndvask/støvlevask Kontrol af rengøringsprocedurer i biproduktvirksomheder Omsætning Kontrol med indførsel af heste Kontrol af, at der ikke er ført dyr ud fra besætningen under et offentligt tilsyn Kontrol af flytninger i CHR Godkendelser m.v. Omfatter både godkendelser og registreringer. Godkendelse af virksomheder, eks. hingstestationer Godkendelse i forbindelse med tilladelse til eksport direkte fra en besætning Godkendelse af smittebeskyttelsesplaner Godkendelse af karantæner Kontrol af øremærker og registreringer i CHR Drift og Indretning Kontrol af ude/indehold af slagtesvin Den årlige kontrol af f.eks. et samlested Kontrol af krav til indretning i zoologiske haver Produktionsforhold i biproduktvirksomheder Autorisation og drift af akvakulturbrug Smittebeskyttelse Kontrol af smittebeskyttelsesplaner i besætninger med over 500 dyreenheder

9 Dyrevelfærd Besætning Kontrol af dyrevelfærd i en besætning Dyrevelfærd Transport Kontrol af dyrevelfærd ved transport Veterinærafdelingen udfylder en veterinær kontrolrapport ved hver kontrol af transport. Dette drejer sig om alm. kontrol, stikprøvekontrol og risikobaseret stikprøvekontrol på slagterier, samlesteder og i besætninger. Antal og art af dyr omfattet af kontrollen noteres under tilsynsførendes bemærkninger. Dyrevelfærd Virksomhed Kontrol af dyrevelfærd i hundepensioner, hestepensioner, kenneler mv. hvor kontrolstedet ikke er en besætning, men en virksomhed Egenkontrol Kontrol af egenkontrol er relevant i relation til følgende områder: Biproduktvirksomheder, slagtefjerkræbesætninger, malkekvægsbesætninger og konsumægsbesætninger Obligatorisk sundhedsrådgivningsaftale (SRA) Kontrol af egenkontrol gennemføres som audit. Under lovgivningsområdet egenkontrol skal udelukkende stå kontrolresultater om virksomhedens skriftlige egenkontrol, dvs. om egenkontrolprogrammet. Kontrolresultater af de konstaterede forhold for de faglige regler skal ikke stå under egenkontrol men under de respektive lovgivningsområder. Til egenkontrolprogrammet hører: Risikoanalyse med risikovurdering, eventuelle flowdiagrammer, udpegning af kritiske kontrolpunkter samt håndtering, overvågning, grænseværdi, frekvens og korrigerende handling for de kritiske kontrolpunkter Registreringer for hvert kritisk kontrolpunkt, afvigerapporter og eventuelt kundeklager Revision Når der sker kontrol af, om en faglig regel er overholdt, og om der er udført skriftlig egenkontrol for overholdelse af reglen, skal der gives kontrolresultater for begge lovgivningsområder. Kontrol af procedurer, registreringer og implementering af kritiske kontrolpunkter dokumenteres under Egenkontrol, mens kontrol af de faglige regler skal dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel. Resultaterne er ikke nødvendigvis identiske.

10 Eksempel: Når den tilsynsførende, på baggrund af kontrol med virksomhedens egenkontrolprogram, vælger at give et påbud om reviderede egenkontrolprocedurer, skal dette dokumenteres under lovgivningsområdet Egenkontrol. Når den tilsynsførende tillige har kontrolleret overholdelse af den relaterede faglige regel, skal resultatet af denne kontrol dokumenteres under lovgivningsområdet for denne faglige regel. Zoonoser Kontrol i forbindelse med f.eks. salmonella Medicin Besætning Medicinforbrug Optegnelser over medicinforbrug Opbevaring af medicin Medicin Dyrlæger Udlevering af medicin Opbevaring af medicin For begge medicin-områder gælder det, at det i bemærkningsfeltet skal angives hvilke særlige dokumenter vedrørende medicinkontrol, der er udleveret/modtaget. Det kan dreje sig om følgende: Samtykkeerklæring eller Dokument for beslaglæggelse og konfiskation af medicin (der skal anvendes paradigma, som findes på intranettet) Billeddokumentation Det skal angives i bemærkningsfeltet hvilke dokumenter, der er medtaget for kopiering samt dato for, hvornår de returneres. Sundhedsrådgivning Kontrol med dyrlægers audit af besætningsejerens egenkontrol i forbindelse med sundhedsrådgivningsaftaler. Andet Opsamlingsbestemmelse 2.5 Kontrolresultaterne 1, 2, 3, 4 og BF Kontrolresultaterne skrives som 1, 2, 3 eller 4 og evt. BF ud for de kontrollerede lovgivningsområder. 1 betyder, at kontrollen ikke har givet anledning til anmærkninger 2 betyder, at der er givet en eller flere indskærpelser 3 betyder, at der er givet påbud eller forbud

11 4 betyder, at der er givet et administrativt bødeforlæg, eller at besætningsejeren er blevet politianmeldt BF betyder, at veterinærafdelingen efterfølgende vil sende et brev om sagen. BF kombineres med et af de øvrige kontrolresultater. 2.6 Tilsynsførendes bemærkninger I bemærkningsfeltet skal stå, hvad der er kontrolleret, hvor det er kontrolleret, hvad der blev observeret, og hvad konklusionen var. Der skal være klar overensstemmelse mellem beskrivelsen af kontrollen og kontrolresultatet. Man skal skrive, hvis man afgrænser kontrollen til et bestemt område/en bestemt periode. Skriv f.eks. for hvilken periode, der er kontrolleret medicinregistreringer. Der må ikke være tvivl om hvilket lovgivningsområde, der er tale om. Man skriver bogstavet for det eller de relevante lovgivningsområde(r), f.eks. L; kontrolleret opbevaring, ingen anmærkninger. Alle observationer skal beskrives, uanset om kontrolresultatet blev 1, 2, 3 eller 4. Hvis flere lovgivningsområder kontrolleres på samme kontrolbesøg, skal alle observationer og konklusioner beskrives. Skriv f.eks.: L, kontrolleret registreringer for januar til juni 2006, konstateret mangelfuld registrering for maj/juni, påbud fremsendes. Og E, kontrolleret ventilationsanlæg, ingen anmærkning. Man kan også skrive: G, hele besætningen gennemgået, ingen anmærkninger. Formålet er at kunne dokumentere, hvad der blev konstateret ved kontrollen, både af hensyn til ejeren og af hensyn til et evt. senere kontrolbesøg. Når den tilsynsførende har drøftet forhold med virksomheden, vejledt om regler eller modtaget oplysninger fra virksomheden, skal dette kort skrives på kontrolrapporten. Hvis der foretages partshøring af besætningsejeren i forbindelse med kontrolbesøget, skal det dokumenteres på kontrolrapporten. Det skal fremgå, om besætningsejeren havde bemærkninger, og evt. bemærkninger skal kortfattet beskrives. Hvis der i forbindelse med kontrollen udtages prøver, skal det skrives i bemærkningsfeltet, hvilke prøver der er udtaget, samt om der er udtaget kontraprøve. Bemærkningsfeltet kan - udover at beskrive den udførte kontrol og resultatet heraf - også bruges til andre bemærkninger. F.eks. kan en bemærkning om, at besætningsejeren har oplyst, at der er planlagt etablering af en ny ventilation i et staldafsnit, have betydning for forberedelsen af næste kontrolbesøg. Det skal imidlertid fremgå klart, om der er tale om kontroloplysninger eller øvrige oplysninger. Fødevareregionen må ikke indgå aftaler med besætningsejeren. Bemærkningsfeltet må derfor ikke indeholde formuleringer, der kan ligne aftaler. Hvis en ejer oplyser om noget, som f.eks. er planlagt at skulle forbedres, skal dette skrives på kontrolrapporten som Ejer oplyser at..

12 For bl.a. medicinkontrol og dyrevelfærdskontrol findes tjekskemaer for at lette kontrollen. Som hovedregel betragtes tjekskemaet som et internt dokument, som ikke udleveres til besætningsejeren. Tjekskemaet journaliseres sammen med kontrolrapporten men ikke på samme akt, jf. Vejledning om registrering i ScanJour af kontroloplysninger - veterinærområdet. Når kontrol foretages efter et tjekskema, skal det derfor stadig beskrives på kontrolrapporten, hvilke forhold, der er kontrolleret, og hvad der blev observeret og konkluderet. Det er således ikke tilstrækkeligt at skrive: Besætningen gennemgået i henhold til tjekskema. Bilag til kontrolrapporten kan være billeddokumentation og/eller uddybende beskrivelser af de konstaterede forhold m.v. Det er vigtigt for værdien af dokumentationen, at det fremgår, hvor og hvornår denne er indsamlet, billederne er taget, og beskrivelserne er udarbejdet. På kontrolrapporten henvises til alle bilag, som journaliseres. 2.6.1 Indskærpelser Indskærpelser kan gives enten under kontrolbesøget på kontrolrapporten eller fremsendes efterfølgende pr. brev. En indskærpelse, som gives under kontrolbesøget, gives mundtligt. Indskærpelsen dokumenteres samtidig på kontrolrapporten under Tilsynsførendes bemærkninger. Udformning af indskærpelser, som gives på kontrolrapporten under kontrolbesøget: Det indskærpes at. [beskriv reglen] Hvis den tilsynsførende ikke kan huske den præcise ordlyd, er det muligt at skrive indskærpelsen i et mere populært sprog, f.eks. Det indskærpes, at kvæg skal være mærket og registreret. Der skal ikke henvises til den enkelte paragraf. Følgende er konstateret.[beskriv hvad der er konstateret og hvor, f.eks. at 2 ud af 30 kreaturer ikke var mærket] Indskærpelser kan i stedet gives efterfølgende pr. brev. Det vil typisk være relevant, når den tilsynsførende har brug for at sikre sig den egentlige ordlyd af regler, der ikke er medbragt på kontrolbesøget, eller hvis den tilsynsførende er i tvivl om, hvad konklusionen bør være. I så fald skal indskærpelserne kort nævnes under Tilsynsførendes bemærkninger samtidig med, at der gives resultatet 2 og noteres BF ud for det pågældende lovgivningsområde. 2.6.2 Påbud og forbud Kontrolrapporten må som hovedregel ikke bruges til at meddele påbud og forbud. Disse sanktioner skal meddeles besætningsejeren i et særskilt brev med begrundelse, frist, hjemmel, klagevejledning m.v. Det skal fremgå af kontrolrapporten, at afgørelsen følger pr. brev, dvs. der skal noteres 3 og BF ud for det pågældende lovgivningsområde. I bemærkningsfeltet skal der stå enten Påbud fremsendes eller Forbud fremsendes.

13 Er fristen for afgørelsen straks, skal afgørelsen med frist fremgå tydeligt af kontrolrapporten sammen med en bemærkning om, at den også følger pr. brev. Der skal noteres 3 og BF ud for det pågældende lovgivningsområde. Det kan f.eks. være nødvendigt, hvis et dyr skal aflives straks, eller hvis der skal nedlægges omsætningsforbud på grund af sygdomsmistanke. Udformning af straks-påbud, som gives på kontrolrapporten under kontrolbesøget: I henhold til. [beskriv lovgrundlaget] påbydes De straks at [beskriv påbuddet] Følgende er konstateret. [beskriv hvad der er konstateret og hvor] Det bemærkes, at under påbud hører også påbud om offentligt tilsyn. 2.6.3 Administrative bødeforlæg Kontrolrapporten må ikke bruges til at meddele administrative bødeforlæg. Disse sanktioner skal meddeles besætningsejeren i et særskilt brev med begrundelse, frist, hjemmel, klagevejledning m.v.. Det skal fremgå af kontrolrapporten, at afgørelsen følger pr. brev, dvs. der skal noteres 4 og BF ud for det pågældende lovgivningsområde. I bemærkningsfeltet skal der stå Administrativt bødeforlæg fremsendes. 2.6.4 Politianmeldelser Underretning om politianmeldelse til besætningsejere og transportører skal gives hurtigst muligt men dog først, når: alle beviser i sagen er sikrede, og det ikke vil hindre en nødvendig efterforskning Man kan evt. rådføre sig med politiet i den enkelte sag. Det skal som udgangspunkt anføres i bemærkningsfeltet på kontrolrapporten, at forholdet vil blive meldt til politiet, se Instruks vedr. orientering af landmænd og transportører om politianmeldelse, som findes på intranettet. Det skal noteres enten som Forholdet vil blive politianmeldt eller Politianmeldelse overvejes, hvis den endelig beslutning om politianmeldelse først bliver truffet efter kontrolbesøget. Veterinærafdelingen skal skriftligt orientere besætningsejeren, når der er truffet endelig afgørelse om politianmeldelse. Det gælder også, hvis det efterfølgende besluttes ikke at anmelde forholdet eller at trække en indgivet anmeldelse tilbage. Hvis overtrædelsen er konstateret ved kontrol på samlested eller slagteri, skal kontrolrapporten hurtigst muligt fremsendes til besætningsejeren og /eller transportøren, og chaufføren skal så vidt muligt orienteres mundtligt, hvis vedkommende vil være berørt af en politianmeldelse.

14 2.7 Kontroltyper Der findes tre kontroltyper; ordinær kontrol, ekstra kontrol og anden kontrol. Til disse kontroltyper hører en række kontrolundertyper, som afkrydses på kontrolrapporten: Ordinær kontrol ordinær kontrol Ekstra kontrol opfølgende kontrol trædepude-opflg. ekstraord. mælk bestilt kontrol Anden kontrol andet Derudover findes der kontrolkampagner, godk./aut. mv., prøver udtaget og beredskab, som kan kombineres med de øvrige kontroltyper. De kontrolaktiviteter, som hører under de enkelte kontroltyper, vil blive gennemgået i det følgende. Ordinær kontrol Ordinær kontrol Alle ordinære kontrolbesøg Ekstra kontrol Opfølgende Kontrol Opfølgning på indskærpelser, påbud, forbud, prøver m.m. Trædepude-opflg. Opfølgende besøg foranlediget af en meddelelse fra slagteriet om for høj score ved trædepudesvidninger hos slagtekyllinger Ekstraord. mælk Ekstraordinært kontrolbesøg efter fund af lægemiddelrester eller forhøjede kim- eller celletal i mælk, se Vejledning om mælkekontrol. Bestilt kontrol Rekvireret kontrol, f.eks. chick pulp og 24 ugers kontrol (salmonella) Anden kontrol Andet Opsamlingsfelt

15 Kontrolkampagner Når kontrolbesøget er udført i forbindelse med en kontrolkampagne eller tematisk kontrol Godk./aut. mv. Udfyldes når der i forbindelse med et kontrolbesøg godkendes ændringer til eksisterende godkendelser/autorisationer Væsentlige ændringer af indretning eller produktion Prøver udtaget Der udtages prøver i forbindelse med et kontrolbesøg Beredskab Kontrolbesøg i forbindelse med beredskabsopgaver, f.eks. mistankebesøg, rengøringsprøver eller offentligt tilsyn 2.8 Afkrydsningsfelter En kontroltype skal kombineres med en af de afkrydsningsbokse, som findes nederst på kontrolrapporten. Dette gælder dog ikke ved syn af levende dyr på slagterier og samlesteder. Det er muligt at afkrydse følgende felter: Anmeldt Et kontrolbesøg er anmeldt, hvis man har lavet en aftale om et besøg mindre end 14 dage før besøget Uanmeldt Kontrolbesøg hvor besætningsejeren ikke ved, at der kommer kontrol den dag Varslet dyrevelfærd På dyrevelfærdsområdet kan man efter 2 forgæves besøg varsle et besøg. Besøget skal så gennemføres indenfor 48 timer Varslet retssikkerhed Kontrol af vildtopdræt - skal altid forhåndsvarsles i medfør af retssikkerhedsloven Andre kontrolbesøg hvor man vælger at underrette virksomheden/besætningsejeren 14 dage eller mere før besøget, og hvor varsling derfor skal ske i overensstemmelse med retssikkerhedslovens regler, f.eks. ved audit af dyrlæger. Ingen dyr Kontrolbesøg i en besætning, hvor der permanent eller midlertidigt ikke er dyr Ingen hjemme Er et forgæves besøg. Kontrolrapporten afleveres ikke, men registreres i ScanJour under akttypen IHJEM.

16 2.9 Udpegning På gennemslaget til kontrolrapporten skal man afkrydse, om besætningen var udpeget til kontrol og i givet fald for hvad: Dyrevelfærd, øvrige Dyrevelfærd, transport Dyrehold Medicin, besætning Medicin, dyrlæger Tematisk kontrol Der kan godt afkrydses flere felter på samme kontrolrapport. 2.10 Til stede for virksomheden Det skal fremgå af kontrolrapporten hvem, der var til stede ved tilsynet som ejer eller ejers repræsentant. Hvis oplysningen fremgår som en underskrift, skal den suppleres med navnet i blokbogstaver. 2.11 Afleveret til Den tilsynsførende skal skrive navnet på den person, som har modtaget kontrolrapporten og evt. lade vedkommende kvittere for modtagelsen på denne. Den tilsynsførende skal oplyse om, at en eventuel kvittering kun tilkendegiver, at man har modtaget kontrolrapporten, ikke hvorvidt man er enig/uenig i dens indhold. På rapporter sendt med posten skrives Sendt pr. post eller en lignende formulering i bemærkningsfeltet. Hvis der ikke er nogen til at modtage rapporten, kan den lægges i postkassen, og dette noteres i bemærkningsfeltet. Rapporten må ikke lægges i forrum eller lignende. 2.12 Kontrollens varighed Den samlede tid, der er brugt i besætningen, skal noteres som hele kvarter. 2.13 Tilsynsførendes underskrift De(n) tilsynsførende skal altid skrive under på kontrolrapporten, inden den afleveres. Underskriften skal være den sædvanlige underskrift og må ikke være initialer. Den tilsynsførendes navn skal tydeligt fremgå af kontrolrapporten. 2.14 Skrivbar kontrolrapport Der findes en skrivbar kontrolrapport på intranettet.