Dagsorden til bestyrelsesmøde d. 17. februar 2013 1. Formalia - Ordstyrer: Katrine Tanggaard - Referent: Sille Wiberg! - Tilstedeværende: Sarah Cheri (SC), Patricia Fruelund (PF), Mira Kjeldsen (MK), Katrine Tanggaard (KT), Benjamin Skov Kaas-Hansen (BS), Christian Møller (CM), Søren Knudsen (SK), Sille Wiberg (SW) - Godkendelse af dagsorden: Godkendt - Tidsperspektiv for mødet: 6 timer - Godkendelse af referat fra sidste tilsvarende møde: Godkendt over mail 2.a Udgangspunkt for puljebevillinger Der foretages en kort gennemgang af udgangspunktet for puljebevillinger: - Ansøgningen skal have en god kvalitet, og de aktiviteter der søges midler til skal beskrives fyldestgørende. Der er enighed om, at kvalitet vægtes frem for kvantitet. - Ansøgningen skal opfylde puljebeskrivelserne (http://imcc.dk/for-medlemmer/puljer/). - Det skal vurderes, om formålet er relevant for IMCC at støtte. - Det skal vurderes, om der er historiske ting, der kan have indflydelse på afgørelsen fx tidligere afgørelser på puljeansøgninger, særlige aftaler med aktivitetsgruppen mm. - Det vurderes om aktiviteterne selv har midler til at dække omkostningen eller mulighed for at fundraise til denne. De nuværende puljerbeskrivelser gennemgåes og revideres til næste bestyrelsesmøde. 2b. Puljeansøgninger - Isabella Sjölander og Pany Saadati Rad søger kr. 5.000 fra Initiativpuljen på vegne af DanPal i forbindelse med rekrutterings- og PR-event. Bestyrelsen ønsker en uddybelse af regnskabet for at kunne tage stilling til ansøgningen. Det bemærkes, at der som udgangspunkt ikke gives støtte til forplejning til informationsarrangementer - Jesper Mølgaard søger kr. 2.750 fra Initiativpuljen på vegne af Førstehjælp for Folkeskoler i forbindelse med produktion af PR-materiale.
Pengene bevilges ikke, da der som udgangspunkt ikke gives penge til PR, og at det ikke vurderes at være materiale, der kommer IMCC til gode. - Nynne Nørgaard søger kr. 1.500 fra Pulje til samarbejde på tværs af lokalafdelinger på vegne af 3om1 i forbindelse med første nationalmøde. Bestyrelsen vil gerne støtte op om initiativet til et nyt nationalt samarbejde og de bevilges 1245 kr. til togbilletter. Forplejning vurderes at kunne dækkes via egenbetaling. For fremtiden bør 3om1 selv budgettere med udgifterne til deres nationale møde. - Anna Villadsen søger kr. 3.000 fra Nationale uddannelses- og transportpulje på vegne af Compassion for Care i forbindelse med dækning af transportudgifter for foredragsholdere. Pengene bevilges ikke, da aktiviteterne selv skal fundraise til deres arrangementer. - Anna Villadsen søger kr. 1.300 fra Teknisk udstyr-puljen på vegne af Compassion for Care i forbindelse med udgifter til erkendtligheder til foredragsholdere. Pengene bevilges ikke, da aktiviteterne selv skal fundraise til deres arrangementer. - Christian Mirian Larsen søger kr. 1.194 fra Initiativpuljen på vegne af "Sundhed for alle Århus" i forbindelse med opstart af lokalafdeling i Aarhus. Bestyrelsen synes, at det er et godt initiativ, men pengene bevilges ikke, da aktiviteten fandt sted i det sidste regnskabsår. - Amir Ali søger kr. 6.000 fra Nationale uddannelses- og transportpulje på vegne af Danzania i forbindelse med årsmøde. Som udgangspunkt skal Danzania selv dække årsmødet, ud fra de 5 % de får i administrationsgebyr fra DUF. Hvis de har brugt alle disse midler, bedes de sende en ny ansøgning med en beskrivelse af, hvad de har brugt, samt et nyt budget. Som udgangspunkt dækker IMCC ikke mad. - Morten Staun søger kr. 1.107 fra Nationale uddannelses- og transportpulje på vegne af Uland i forbindelse med deltagelse ved CISU-konference.
Pengene bevilges. - Mads Dam Vildbrad søger kr. 3.896 fra Nationale uddannelses- og transportpulje SUNDdag i forbindelse med kursusdeltagelse for en række aktive. Bestyrelsen er positive overfor SUNDdags ønske om at opkvalificere deres gruppemedlemmers kompetencer, men såfremt det er muligt, opfordres der til, at udgiften dækkes af SUNDdag. Hvis manglende støtte fra IMCC s pulje fører til, at der kan sendes færre på kursus end ønsket, så opfordrer bestyrelsen til, at SUNDdag sender en ny ansøgning. - Eva Hede Olsen søger kr. 1.235 fra Nationale uddannelses- og transportpulje på vegne af UAEM i forbindelse med transport til uddannelsesdag. Midlerne bevilges ikke, da aktiviteten er afholdt i 2012. - Anna Rasmussen søger kr. 900 fra Internationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med deltagelse ved ved konferencen United Nations Commission on Population and Development 46th session. Pengene bevilges ikke, da konferencen ikke vurderes, at være relevant for Annas arbejde i IMCC. - Karen Dæhlin Holm søger kr. 434 fra Nationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med deltagelse ved DUF s Facebook-kursus. Pengene bevilges, da det vurderes at være vigtigt, at NorWHO laver en god PR kampagne. - Christine Petri Foged søger kr. 2.162 fra Internationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med MM2013 prega. - Marie Hauerslev søger kr. 2.064 fra Internationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med MM2013 prega.
- Mira Kjeldsen søger kr. 1.673 fra Internationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med MM2013 prega. - Anne-Sophie Homøe søger kr. 1.953 fra Internationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med MM2013 prega - Nynne Nørgaard Christensen søger kr. 1520 til fra Internationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med MM2013 prega. - Jesper Mølgaard søger kr. 2.000 fra Internationale uddannelses- og transportpulje i forbindelse med MM2013 prega 2c. Andre ansøgninger Optagelse af oplysningsaktivitet for Kost og Motion i Folkeskolen (Sanna Davidson og Nanna Vestergaard Jensen). Aktiviteten godkendes. Velkommen i IMCC! 3. Opfølgning på strategisk handleplan - Opfølgning på ideer fra ILONA 13 (IMCC s Lokalbestyrelses- og Nationale aktivitetslederes Arbejdsseminar, afholdt d. 15-17 februar 2013) - Udvælgelse af endelige aktiviteter til handleplan - Budget Den endelige handleplan udfærdiges, så den er klar 1. marts 2013. 4. Økonomisk update
IMCC har fået en revisorpåtegning på grund af, at bogholderiet er bagude. Der er allerede reageret på at løse problemet ved at give bogholderiet flere timer. Årsregnskabet er endnu ikke færdigt. 5. Beslutning om underskriftsmyndighed og beslutningskompetence for John Ommestrup og Sille Wiberg Ved Patricia Fruelund Der fremlægges forslag til prokuragrænser for Sille og John, som bestyrelsen godkender. Der skal udformeres konkrete prokuraaftaler, som underskrives af PF og Sille Wiberg og John Ommestrup hhv. 6. Ansøgninger til EuRegMe 2013 Ved Benjamin Skov Kaas-Hansen Sarah Chehri deltager som delegationsleder. Derudover deltager: 7. U-huset - Frederik Martiny (Lokalformand FFF, København) - Marianne Kristensen (NEO-out, Aarhus) - Nadege Sandrine Uwamahoro (SUNDdag, Aarhus) - Naomi Nadler (Sexinuk, København) Ved Sille Wiberg IMCC Uland benytter sig allerede af U-huset(http://www.u-huset.dk/) i Aarhus og har forespurgt om resten af IMCC har lyst til at benytte huset. Bestyrelsen vil meget gerne tage del i brugen af U-huset, og se om det vil være en succes. Hvis det vurderes at blive brugt, vil IMCC meget gerne fortsætte med aftalen. Bestyrelsesmedlem Sarah Chehri vil informere IMCC Aarhus om muligheden. 8. Uland opdatering
Ved Sille Wiberg Uland har besluttet lukket Mali-projektet på grund af sikkerhedssituationen i landet og arbejder på at lave en Exit-strategi. Bestyrelsen er blevet hørt og bakker op om gruppens beslutning. Bolivia-projektets regnskab er afvist af Danida, og da Ghana-gruppens regnskab var revideret af samme revisor med de samme oplysninger, er det trukket tilbage. Det forventes, at regnskaberne kan klargøres til ny revision primo marts 2013. 9. Forårsmøde Ved Sarah Chehri og Søren Knudsen Det foreløbige program gennemgås og nye idéer til workshops, som er blevet foreslået under ILONA diskuteres. Invitationen sendes ud snarest. 10. Ansættelse af person i løntilskud Ved Sille Wiberg Bestyrelsen godkender ansættelsen af Tomas Gehlert i løntilskud fra d. 18. februar og erklærer, at medarbejderne er blevet spurgt i processen. 11. Ansættelse af studentermedhjælper til at varetage hjemmesideopdateringen Punktet frafalder Nyt fra internationale partnere Chile har ikke fundraiset midler, så det er muligt, at August Meeting bliver flyttet til et andet land. Opdatering følger efter March Meeting i Washington D.C. Nyt fra sekretariatet Der er ansat 2 nye medarbejdere pr. 15. februar, Tomas Gehlert og Katja Agerholm. Tomas er ansat 32 timer ugentligt som organisationskonsulent. Katja er ansat 12 timer ugentligt, som studentermedhjælper. Nyt fra lokalafdelingerne
- Der er kommet et nyt lokalbestyrelsesmedlem i Aarhus, så de er nu fuldtallige. - København har holdt introduktionsweekend og har fået ordnet deres lokalkontor. - Aalborg hat fået ny lokalbestyrelse pr. 1. februar. Aalborg har i 2012 fået 20.000 kr. af deres dekan for 2013. Da pengene er bevilget specifikt til Aalborg lokalafdeling, har Aalborg råderet over midlerne i år, men for de kommende år søges det at lave en aftale, som ligner de andre byer. - Der er infomøder i alle byer de kommende uger. Til orientering - Equip er ikke længere en aktiv aktivitetsgruppe. - Mental Health Rwanda planlægger at lukke efter afslutning af projekt. - Der er godkendt partnerskabsprojektansøgning til DUF fra NepAid. Succeser siden sidst - ILONA var fantastisk og IMCC har de sejeste lokalbestyrelser og aktivitetsgrupper! - Den strategiske handleplan er næsten færdig og vil blive præsenteret senest 1. marts. Eventuelt - Bestyrelsesmødedatoer gennemgåes. Kommende møder: torsdag d. 21. marts, fredag d. 5. april, lørdag d. 25. maj og lørdag d. 29. juni. - Medarbejderdag fastlægges til fredag d. 17. maj 2013 - Det er besluttet at ændre navnet på de lokale- og nationale aktivitetsansvarsposter. For fremtiden er man Lokal Aktivitetsleder eller National Aktivitetsleder. Titlerne blev lagt op til diskussion på ILONA, på baggrund af nogle uhensigtsmæssige hændelser, hvor titlen Formand er blevet misforstået i eksterne sammenhænge og for at understøtte en generel forståelse for, hvordan IMCC hænger sammen som organisation. Det blev diskuteret af aktivitetsrepræsentanter og bestyrelsen på ILONA, og som resultat af konkrete forslag, blev de nye titler besluttet. - ILONA evaluering udsendes i den kommende uge. Dato for næste bestyrelsesmøde er d. 21. marts, og det holdes i Odense.