Landsbestyrelsen 2014 Referat bestyrelsesmøde d

Transkript

1 1. Formelt Tilstedeværende: Valg af ordstyrer: Valg af referent: Godkendelse af dagsorden: Godkendelse af referat fra sidst Opfølgning på opgaver fra sidste møde Tidsramme Jesper Mølgaard (JM), Helle B. Krogh (HBK), David Alexander Gryesten Jensen (DAGJ), Jakob Hedemark Vestergaard (JHV) Tobias Abell Nielsen (TAN). Jesper Mølgaard Tobias Abell Nielsen Dagsorden godkendt Godkendt over google online møde (Hangout) d Jakob: Der er endnu ikke udarbejdet Årsberetning Denne påbegyndes nu i samarbejde med den tidligere bestyrelse (6 timer) 2. Opfølgning på strategisk handleplan a. Økonomisk bæredygtighed (Katja) i. Der ansøges om folkeoplysningsmidler til alle lokalafdelinger. TG har pt. ansøgt i København på vegne af PsykOBS og modtaget. Der skal søges i det resterende tre lokalafdelinger. ii. Aktiviteternes økonomiansvarlige uddannes i mulighederne for kommunalt tilskud. Dette Integreres i den generelle økonomiuddannelse, som skal gennemføres igen i indeværende år eller næste. iii. Udarbejdelse af liste over fonde der kan søges. Denne er lavet og integreres med den nuværende. Denne annonceres på Nyt fra sekretariatet og i nyhedsbrevet. iv. Undersøge mulighederne for sponsorater. Der er besluttet regler for dette (se referat af bestyrelsesmøde d. 10/5/2014. Næste skridt er at integrer sponsorater mere i det generelle arbejde. v. Opfordre til indmeldelse på lokalt, nationalt og aktivitetsniveau. Integreres til infodage med hjælp fra lokalafdelinger. Procedure for hhv. MobilePay og online klargøres til dette. vi. Oprettelse af alumnemedlemsskab. Oprettet og placeret på hjemmeside. Der skal arbejdes på selve proceduren for hvornår folk kontaktes direkte 1

2 vii. viii. ix. om dette. Der arbejdes med dette på arbejdsmøde d. 8. juli. Der startes en arbejdsgruppe på ca. 5 7 personer, som arbejder videre med dette. Der forhandles med banken om flere adgange til netbanken. Dette er gjort og de større aktivitet og dem som har særligt brug for adgang har fået en sådan. Der afholdes økonomikurser for aktivitetsledere/økonomiansvarlige. Første runde af disse afholdt i starten af året. Det overvejes at køre en 2. runde i løbet af efterårssemestret. Budgetteret med et overskud på , Der følges op på dette ved økonomisk halvårsorientering. b. Klar kommunikation (Jakob) i. Udforme og benytte standardbeskrivelser af IMCC på dansk og engelsk. Der er udarbejdet standardbeskrivelse på dansk. Der arbejdes videre med engelsk udgave i efterårssemesteret med udgangspunkt i bæredygtighedsudvalgets arbejde. ii. Udforme video der præsenterer IMCC til eksterne samt udarbejdelse af korte videoer om alle aktiviteterne. De enkelte aktivitetsgrupper er blevet opfordret JHV og NWP (kommunikationsmedarbejder på sekretariatet) arbejder videre med dette frem mod GF. iii. Professionelt udseende PR materiale produceret for IMCC. Der er pt. lavet en skabelon til visitkort på Der er arbejdes videre med dette på arbejdsmøde primo august (deltagere JHV, TAN og Natacha samt bestyrelsesmedlemmer, som ønsker at deltage). Fokus er først og fremmest på plakat og folder. iv. Sikre korrekt og positiv repræsentation på nettet, opdatering af beskrivelser af alle aktiviteter på hjemmesiden. Dette blevet tilrettet på bl.a. google og krak. v. Udarbejdelse af forslag til slogan for IMCC. Studerende for sundhedsfremme. Dette forslag sendes i høring i nyhedsbrev i september. vi. Udarbejdelse af fælles velkomstpakke. Der er udarbejdet velkomstbrev til nye medlemmer og genindmeldte medlemmer. Det overvejes om der også skal udsendes et årligt brev med de vigtigste kommunikationer. Velkomstbrevet testes i forbindelse med medlemsundersøgelse. vii. Merchandise til infodage o.l. Der arbejdes frem mod dette til Generalforsamling. Det er vigtigt at være opmærksom på bæredygtig produktion. viii. Info til handouts og hjemmeside med hvad får du ud af IMCC? 2

3 ix. Der laves flyer/folder, som lokalafdelingerne kan anvende til infodagene. I denne indgår oplysning om MobilePay indmeldelse, jf. ovenfor. Bedre information om interne/eksterne kurser/foredrag på hjemmesiden Større branding af muligheden for udviklende arbejde internt i IMCC samt tilbud om mulige ansvarsområder og poster. c. Medlemsudvikling (Maya) i. I samarbejde med lokalbestyrelserne at definere lokalbestyrelsernes ansvar for at facilitere lokal vidensdeling. Ideen om at lægge ansvaret for afholdelse af basispakker ud til lokalbestyrelserne som en fast opgave er fremlagt for flere af lokalbestyrelserne, som er positive. Næste skridt er udarbejdelse af en model/samarbejdsaftale. ii. Støtte lokalbestyrelser til at afholde lokale tematiserede samarbejdsarrangementer for interessefællesskaber. Arbejdet er i gang ude blandt lokalafdelingerne. Der følges op på at arbejdet kører videre efter sommer. iii. Evaluere og tilpasse information omkring trænergruppen/trænere samt hvordan trænergruppen anvendes. Der arbejdes på et bedre katalog over træninger/trænere med bedre søgemuligheder. Hen over sommeren kontaktes alle trænere og indarbejdes i kataloget. Dette forventes at være færdigt til studiestart. Der skal arbejdes på en model for mere enkelt og hurtig bestilling af kurser. Nora indstilles til trænergruppe og TNT i efteråret. Trænergruppen arbejder desuden på en model for mere fleksibel model for indsupplering. iv. Revidering af puljesystemet. Ikke påbegyndt endnu. v. Opfølging på fildelingssystem Sekretariatet er ifm. kommisoriemøder begyndt at flytte grupper over på fælles google drive og oprettet officielle gmails til grupperne. vi. Undersøge og kommunikere hvilke muligheder der er for at deltage i kurser udbudt af EU og European Youth Forum. ikke påbegyndt endnu. Jeg har håbet at dette muligvis kunne ske i samarbejde med internationalt udvalg hvis de finder det relevant. hvis ikke er det planen at påbegynde punktet hen over eller umiddelbart efter sommer. vii. Undersøge og udnytte muligheder for oplægsholdere /støtte fra DUF ikke påbegyndt. d. Sammenhængskraft (Helle) i. Nedsættelse af udvalg der kortlægger IMCCs muligheder for at handle politisk samt formulere forslag til fremtidig retning. 3

4 ii. Der afholdt møde om dette og udarbejdet redegørelse med titlen fælles politisk linje, som er lagt til bestyrelsen. Der udarbejdes en mere uddybende skitsering af processuelle muligheder, som bestyrelsen kan tage stilling til. Landsbestyrelsen repræsenteret ved lokale månedsmøder samt store nationale aktivitetsmøder o.l. Der fastholdes aktivitet indenfor dette. Opsøge andre sundhedsfaglige, tandlæger FSVer og lignende. Dette gøres især gennem lokalafdelingerne, bl.a. med støtte fra kommunikationsansatte. e. Rammer for frivillighed (David) i. Afholdelse af pre departure træning Planlægges af bæredygtighedsgruppen. Bæredygtighedesgruppen arbejder med dette. For alle grupper, der sender studerende af sted, skal det være et krav, at der er pre departure træning / Do No Harm. Samtidig skal der også være debriefing, når man kan hjem fra et længerevarende ophold. Det er op til grupperne selv at arrangere det. Der er dog kapacitet man kan trække på inden for IMCC i form af bæredygtighedsgruppen og trænergruppen. ii. Fremadrettet plan for hvordan aftalerne fra ILONA bliver ført ud i livet. Plan udarbejde og sendes til godkendelse. iii. Bedre oplysninger om (IFMSA)mødernes afholdelse og indhold. iv. Udfærdigelse af ansøgningsvejledning. (i process IU [MH]) v. Udforme lettere tilgængelig information om IMCCs arbejde i IFMSA. (i process IU [MH]) vi. Møder med dekanatetet vedr. merit for IMCC aktiviteter. Møder afholdt i København samt rapport udarbejdet. Der vil blive afholdt møder i Aarhus. ETCS akkreditering ikke mulig. Til gengæld afsøges muligheder for intern validering af uddannelse i IMCC regi. Der arbejds frem mod en teknisk løsning, hvor fuldførte IMCC kurser registreres på medlemsprofil og efterfølgende medtages i frivilligbevis. 3. Ansøgninger Camilla søger NAL transportpuljen om kr Der bevilges det fulde beløb. Alle prega og refleksansøgninger godkendes. Research Exchange modtager 1144 kr. 4

5 4. Aktiviteter/events Pre EuRegMe zimccabwe MIKAM Afholdes i Aarhus. Ønsker at søge underskudsdækning fra Dekanatet. Der opfordres til at der søges om egentligt tilskuds. Der sendes ansøgnig om preparatory study. Er lukket i København men kører videre med base i Odense. 5. Nyt fra lokalafdelingerne Aalborg Odense Der har været eksamenstravlt. EuRegMe gruppen er dog rigtig godt i gang. Ulandsløb er blev styrket til trods for fare for nedlukning. 6. Nyt fra sekretariatet a. Ny månedspraktikant Opgaver; medlemsdemografi og information samt fremtidens strategi plan. Uddybning: Medlemsdemografi Inputs til kommende bestyrelses strategiarbejde (herunder inddragelse), data fra lokalbestyrelse og LAL. b. Medlemsstyring I sommerperioden fokuserer sekretariatets arbejde på klargørelse af medlemssystemerne til semesterstart. c. Kommisssorier Stort set afsluttede. Der er enkelte som mangler. 7. Succeshistorier siden sidst a. Mobilepay er oprettet. b. DUF ansøgning er indsendt. c. Internationalt Udvalg har holdt møde d. IMCC har været rigt repræsenteret i KUs internationale anstrengelser. e. Foreningen har deltaget på folkemødet 8. Opdatering på IMCC s økonomi Vi får en fuldstændig opdatering med halvårsregnsakb af Signe opdatering d. 25. juli kl Bestyrelsesmedlemmer, som ikke har mulighed for at deltage vil efterfølgende kunne få en update af TAN. 5

6 9. Bestyrelsesinternat Endelig dato: september. Bestyrelsesansvarlige: JM og DAGJ Indhold: Midtvejsevaluering og fremadrettet det næste halvår. Samt fokus på ILONA indholdet. Herunder detaljeret tidsplanlægning. Der arbejde ikke med lokalafdelingerne på selve internatet. Til gengæld laves et lokalt event, en lokalafdelingsdag, i oktober. Her kan lokalafdelinger komme med deres input til bestyrelsen i forhold til deres rolle i IMCC og organisationsudvikling. 10. Frivilligpolitik Punktet behandles på kommende bestyrelsesmøde. 11. Indsupplering af ekstra bestyrelsesmedlem Der indsupleres ikke. 12. Orientering om personaleforhold på sekretariatet Der indsamles yderligere information om aftalemuligheder, som fremsendes til bestyrelsen. Herefter behandles punktet på et kommende bestyrelsesmøde inden årets udgang. 13. Fejring af 65 års jubilæum Jubilæet i 2015 er en god mulighed for at fejre foreningens fælles historie og booste andre samtidige aktiviteter. Der nedsættes et udvalg bestående af DAGJ (som har kontakten til Alumneforeningen), JM og TAN samt eventuelle ekstra medlemmer. 14. Christian Møller fremlægger hvordan den blev gennemgået på GF 2013 Der oprettes en arbejdsgruppe ledet af bestyrelsens økonomiansvarlige og desuden bestående af den tidligere økonomiansvarlige og økonomimedarbejderen. Disse forbereder den forudgående dialog (økonomipræsentation) med kritiske revisorer samt præsentation af økonomien inden selve behandlingen. Økonomipræsentationen indeholder desuden mulighed for at komme med forslag. Der skal i den forbindelse være opmærksomhed på Årsrapportens manglende klargørelse af IMCC fulde økonomi. 6