Dagsorden for møde i Regionskontaktudvalget torsdag den 8. juni 2016 kl. 15.30-19.00 i Friluftsrådet, Scandiagade 13, 2450 København SV 25. maj 2016 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden - Leif Dagsordenen godkendes med eventuelle tilføjelser. 2. Kredsbestyrelsernes brug af Facebook - Thomas Friluftsrådets kommunikationschef Astrid Bjørg Mortensen deltager i dette dagsordenspunkt. På mødet den 26. marts 2016 drøftede Regionskontaktudvalget kredsebestyrelsernes brug af Facebook. Flere kredse har oprettet lokale facebooksider og det blev drøftet, hvordan kredsebestyrelserne skule arbejde med medieplatformen. Der var enighed om, at det ikke bør være et krav til de enkelte kredsbestyrelser at benytte de sociale medier til kommunikation, men at det kunne være en mulighed. Vigtigt at være sig bevidst at optræden på disse ofte hurtige medier fortsat kræver en respekt for organisationens fastlagte politik. Desuden var det en overvejelse på sigt at tilbyde kredsbestyrelserne deltagelse i et internt kursus i brug af sociale medier. Thomas har bedt om at få punktet på dagsordenen igen, da der er opstået en konkret situation i det nordjyske. På kredsbestyrelsesmøde i Kreds Vendsyssel er det vedtaget, at kredsens lokale side skal lukkes og at det ville være ønskeligt, at kredsene kan få lagt stof på Friluftsrådets Facebook side med henblik på at komme ud til en bredere skare folk og dermed være til oplysning og inspiration. Udveksling af synspunkter omkring Friluftsrådets og kredsenes brug af Facebook. 3. Orientering om Naturmødet i Hirtshals - Thomas Friluftsrådet deltager i Naturmødet i Hirtshals den 26. - 28. maj. 2016 med Lars Mortensen i tre debatmøder om forskellige vinkler på natur og friluftsliv. Flemming Larsen deltager i debat om naturparker og nationalparker. Derudover har Friluftsrådet et telt/stand, der bemandes af Kreds Vendsyssel, der uddeler materialer og laver små events (konkurrencer, afstemninger og lignende). Endelig er adgangskampagnen Oplev Mere også til stede og planlægger at gennemføre et eller flere små publikumsinvolverende events om adgang til naturen. Thomas beretter fra det netop afholdte naturmødet. Orienteringen tages til efterretning. 4. Regionale Kredsbestyrelsesseminarer - Alle De regionale kredsbestyrelsesseminarer afholdes henholdsvis den 9. april 2016, 15.-16. april 2016 (tre møder) og 28. maj 2016. Hvordan er kredsbestyrelsesseminarerne forløbet? Gensidig orientering og fremdragelse af eventuelle problemstillinger af generel interesse. 1
5. Nyt fra Friluftsrådets bestyrelse - Leif, Kirsten og Preben Kort orientering om udvalgte aktuelle politiske sager, som bestyrelsen har arbejdet med. Da bestyrelsen først konstituerer sig på et møde medio juni 2016 og Niels-Christian Levin Hansen har valgt at udtræde af bestyrelsen i forbindelse med generalforsamlingen den 28. april 2016, vil bestyrelsen på det kommende Regionskontaktudvalgsmøde være repræsenteret af Leif Nielsen, Preben Schmidt og Kirsten Skovsby og der vil stå en vakant plads. Orientering tages til efterretning, idet der særligt lægges vægt på politiske emner og sager af interesse for Friluftsrådets lokale arbejde. 6. Friluftsrådet med et markant og driftigt image - Aksel Region Sjælland oplever, at Friluftsrådet er ved at udfase sine markante mærkesagsprojekter: Kløverstier og Blå Flag og måske også Grønt Flag Grøn Skole. Det er vigtigt, at Friluftsrådet har en synlig profil med et genkendeligt image og arbejdsområde. Når Friluftsrådet lægger flere opgaver over i Kredsene og Kredsene skal synliggøre sig, er det vigtigt at have nogle synlige succeser, nogle mærkesager og projekter, som Friluftsrådet er involveret i lokalt. Et samarbejde mellem Friluftsrådet centralt og Kredsene er vigtig og afgørende for den lokale forankring som friluftsorganisation og for samarbejdspartnere i for eksempel De Grønne Råd. Drøftelse af Friluftsrådets strategi for hvordan handleplaner kan iværksættes for at styrke og fremme Friluftsrådets synlighed og lokal gennemslagskraft gennem kredsbestyrelsen. 7. Analyse af vilkårene for friluftsudøvernes muligheder for at færdes til havs og i havne Aksel og Leif Et Politisk Indsatsområde under bestyrelsen har arbejdet fra september 2015 til marts 2016 og udarbejdet en analyse af vilkårene for friluftsudøvernes muligheder for at færdes til havs og i havne. Analysen peger på de største udfordringer for friluftslivet af både fysiske og juridisk karakter. Resultatet af arbejdet i det Politisk Indsatsområde er forelagt Friluftsrådets bestyrelse, som ønsker at arbejde videre med udfordringer for de rekreative interesser på havet. Arbejdet er mundet ud i en række anbefalinger til Friluftsrådet og medlemsorganisationerne. Friluftsrådets bestyrelse drøfter den afsluttende rapport med tilhørende anbefalinger på et møde den 18.-19. juni 2016. Orientering om status for arbejdet i Det Politiske Indsatsområde Færdsel på havet. 8. Status på Friluftsrådets borgmestermøder - Torbjørn I en bestræbelse på at komme endnu tættere på kommunerne har Friluftsrådet igangsat en møderække, hvor Jan Ejlsted mødes med en række forskellige kommuners borgmestre. På møderne deltager, foruden kredsrepræsentation også kommunaldirektør, forvaltningschefer mv. På dagsordenen er, hvordan kommunen arbejder med og prioriterer friluftsliv?, lokale sager samt hvordan Friluftsrådet kan understøtte kommunernes indsatser? Orientering om status på og udbytte af borgmestermøderne. 2
9. Digitalisering af den skriftlige kommunikation - Torbjørn I forbindelse med kredsrepræsentantskabsmøderne og sommermøderne udarbejder sekretariatet en skriftlig indbydelse for hver kreds, der udsendes med posten til kredsbestyrelse og kredsrepræsentanter i kredsen. Det er et forholdsvis ressourceomfattende arbejde blandt andet fordi portopriserne er steget væsentligt. Friluftsrådets sekretariat vil gerne yde den bedste service for kredsene, men spekulerer på, om selvsamme ressourcer ikke ville kunne skabe mere værdi for kredsene, hvis de bruges anderledes? Diskussion om evt. fremtidig digitalisering af invitationer til kredsrepræsentantskabsmøder/sommermøder. 10. Opdatering af kredsdatabasen - Torbjørn I forbindelse med Projekt Flere Kredsrepræsentanter blev det synliggjort, at kredsdatabasen er mangelfuld opdateret, hvilket blandt andet skyldes ujævne tilbagemeldinger fra medlemsorganisationerne om udpegninger og exit af kredsrepræsentanter. Sekretariatet tager i den kommende tid kontakt til alle medlemsorganisationer med henblik på et krydscheck af, hvorvidt Friluftsrådets lister med kredsrepræsentanter stemmer overens med medlemsorganisationernes. Orientering om det igangsatte arbejde. 11. Brug af lokale webmail-postkasser - Torbjørn Hver kreds har en lokal webmail postkasse med en god kapacitet, der sikrer at kredsen kan have en smidig mailkorrespondance med sekretariat, kommuner og samarbejdspartnere. Det er dog ikke alle kredse, der bruger sin postkasse, og det betyder, at mange af de mails som sekretariatet videresender til kredsen via webmail-postkassen ikke bliver læst. Det er blandt andet især høringer og afgørelser fra kommunerne. For at sikre kontinuitet i mailkorrespondancer til kredsene er det hensigtsmæssigt, at langt de fleste mail sendes til webmailpostkassen. Det vil betyde én indgang til kredsen og en sikkerhed for, at alle i kredsen har adgang til informationerne. Det skal naturligvis sikres, at alle kredsbestyrelsesmedlemmer har login-adgang til postkasserne. Der kan oprettes videresendelsesprocedurer fra webmail-postkassen til individuelle mailadresser, men der ligger en administrativ opgave i at sikre, at det kun er den til enhver tid valgte kredsbestyrelse der får videresendt mails. Der er brug for en diskussion om brugen af kredsenes webmail-postkasser. Diskussion om kredsenes brug af webmailpostkasser, herunder drøftelse af fremtidige procedurer der sikrer en optimal mailkontakt mellem Kreds og Friluftsrådets sekretariat, kommuner med videre. 12. Orientering om Natura 2000 og de kommende kommunale handleplaner - Leif Den nye generation natura 2000 planer (2016-2021) blev offentliggjort den 20. april 2016. I denne planperiode er der særligt fokus på sikring af naturpleje, færdiggørelse og sikring af indsats fra planperioden 2009-2015, sammenhæng i naturen, levesteder for ynglefugle og bekæmpelse af invasive arter. Planerne kan ses her: http://naturstyrelsen.dk/naturbeskyttelse/natura-2000/natura-2000-planer/planer/natura- 2000-planer-2016-2021/natura-2000-planer/ Kommunerne har 12 måneder efter offentliggørelsen til at udarbejde en handleplan til gennemførsel af naturplanerne for hver af de 252 Natura 2000 områder. Handleplanerne vil komme i 3
høring, men der ligger allerede nu et arbejde for Friluftsrådet i at fremhæve særlige indsatsområder overfor kommunen i disse 12 måneder. Sekretariatet vil udarbejde en taktik for arbejdet og søger input hos kredsene. Udveksling af synspunkter og ideer. 13. Landsdækkende sti-database - Thomas Der har været mange forsøg på at lave en landsdækkende sti-database, men der er stadig ikke noget der fungerer eller er opdateret. Kan Friluftsrådet stå i spidsen for et arbejde med indsamling af data og få dem gjort tilgængelige på en brugervenlig måde? Der kunne eventuelt laves et forsøgsprojekt omkring Aalborg-Himmerland. Udveksling af synspunkter omkring Friluftsrådets engagement i en landsdækkende stidatabase. 14. Orientering om KL konference Friluftsliv på tværs - Leif Kommunernes Landsforening afholder en konference om Friluftsliv på tværs den 21. juni 2016 i Kolding. Friluftsrådet har givet input til konferencens program, som handler om, hvordan der skal tænkes på tværs af sektorer, når kommunerne planlægger og forvalter friluftsliv. Herudover spiller frivillighed en stor rolle i konferencen. Læs mere om konferencen her: http://www.friluftsraadet.dk/nyhedsoversigt/2016/april/konference-med-fokus-paa-samarbejde-om-friluftslivi-kommunerne.aspx Konferencen har stor relevans for Friluftsrådets kredse, særligt for de personer, der arbejder konkret med at løfte ambitionen om en friluftsstrategi i deres kommune. Hvert regionsudvalg har kunne udpege to personer til deltagelse på kredsen. Udvælgelsen koordineredes internt i hvert enkelt regionsudvalg. Orienteringen tages til efterretning med udveksling af tilbagemeldinger på forløbet med regionernes udvælgelse af deltagere. 15. Orientering om Politisk Udvalgsområde: Friluftsrådets Lokale Struktur - Leif, Preben og Kirsten Udfordringerne fra Projekt Flere Kredsrepræsentanter sammenholdt med strukturelle overvejelser har vist et behov for at genoverveje de strukturelle rammer for kredsarbejdet og over, hvordan man bedst kan optimere den lokale frivillige politiske indsats. Det blev således besluttet på bestyrelsesmødet den 27. oktober 2015 at nedsætte et Politisk Udviklingsområde, der skal udarbejde oplæg til, hvordan Friluftsrådets regionale arbejde kan kvalificeres. På mødet i Regionskontaktudvalget den 17. marts 2016 blev der orienteret om det nye politiske udvalgsområde om Friluftsrådets Lokale Struktur og det blev fremført, at det vil være naturligt at lade en eller begge kredse fra arbejdet med Projekt flere Kredsrepræsentanter indgå i arbejdsgruppen for det Politiske Udviklingsområde. Emnet har ikke været drøftet på bestyrelsesmøder siden. På Bestyrelsesmødet den 16. -17. juni 2016 vil bestyrelsen tage endelig stilling til kommissorium og udvalgsbesætning. Kort orientering om sagens status. 16. Kredsenes aktuelle udfordringer Regionsformænd - BILAG vedlagt Det er aftalt at de enkelte regionsformænd indsender en kort skriftlig orientering om aktuelle og principielle aktiviteter i de enkelte kredsbestyrelser. 4
På baggrund af notater fra regionsformændene om det aktuelle arbejde i kredsene drøfter Regionskontaktudvalget aktuelle udfordringer i kredsene af mere principiel karakter. 17. Sommermøder i kredsene 2016 - Alle Kredsene afholder sommermøderne i perioden juni-september 2016. Hvilke muligheder er der inden for den økonomiske grænse, og hvordan får vi kredsrepræsentanterne til at deltage? Udveksling af synspunkter og ideer. 18. Kommende møder i Regionskontaktudvalget m.m. og mødeformalia - Alle Følgende mødedatoer er fastlagt frem til juni 2016: Tirsdag den 27. september 2016, kl. 15.30. Forslag til mødeplan for Regionskontaktudvalget 2016-2017: Lørdag 12. november 2016 kl. 10.00, Fællesmøde mellem kredsformænd og bestyrelsen (formentlig vest for Storebælt). Onsdag 7. december 2016 kl. 15.30, Møde i Regionskontaktudvalget. Torsdag 2. februar 2017 kl. 15.30, Møde i Regionskontaktudvalget. Fredag 31. marts 2017 lørdag den 1. april 2017, Kredsbestyrelsesseminar inkl. Friluftsrådets bestyrelse. Torsdag 8. juni 2017 kl. 15.30, Møde i Regionskontaktudvalget. Der fastlægges mødedatoer for 2. halvår 2016 og 1. halvår 2017, herunder dato for afholdelse af Kredsbestyrelsesseminar 2017. Desuden gennemgås mødeformalia angående indsendelse af mødeemner og regionsberetninger samt udsendelse af dagsorden med videre. 19. Eventuelt Udarbejdet 25. maj 2016, Trine Bergholtz Friis/Anker Madsen 5