Lejrpladsleje - en Bifrostguide Lokalestøtte til scenarier og foreningsture En Bifrost-guide til at søge lokalestøtte til dit rollespil ved at bruge lejrpladsleje reglerne af Søren Ebbehøj og Troels Barkholt
Lejrpladsleje - en Bifrostguide Indledning Vi har skrevet guiden her for at hjælpe dig med at skaffe flere penge til dit rollespilsscenarie eller lignende projekter. Kommunerne har et sæt regler for støtte til leje af lejrpladser og dækning af lejrudgifter for deres folkeoplysende foreninger. Dem er spejderne er rigtig gode til at udnytte til spejderlejre og den slags. Blå Sommer der har over 17.000 deltagere får for eksempel i omegnen af 5 millioner gennem ordningen fra kommunerne. Der kan altså være rigtig mange penge at hente i ordningen, især til større sommerscenarier, og i mange tilfælde mange flere end ved at søge fonde, og tit også meget nemmere. Det er dog kun godkendte, folkeoplysende foreninger, der kan bruge ordningen, og det kræver noget forberedelse, og at man er lidt tjekket med administrationen. Vi tror, det er derfor, der ikke er flere rollespillere, der bruger ordningen, og det er derfor, vi prøver at gøre det hele nemt og overskuelig med den her guide. Guiden beskriver hvordan reglerne fungerer, og hvad der er op og ned i ordningen. Derefter forklarer vi, hvilke udgifter, der hører til under lejrpladsudgifter. Den vigtigste del af guiden er en trinvis gennemgang af hvordan du skal gøre, hvis du vil bruge ordningen til at få penge til dit projekt, eller hvordan du kan få penge til at deltage i andres projekter. Til sidst har vi regnet på et eksempel, for at vise hvor mange penge, der er at hente. Tal med din kommune Vi har kommunalt selvstyre i Danmark, og det betyder, at selvom der er centrale regler, så er der forskel fra kommune til kommune på præcis hvordan reglerne fungerer i praksis. Det gælder især ansøgningsfrister, detaljer i hvem der kan få støtte, hvor gamle medlemmer der er støtteberettigede osv Derfor skal du altid sørge for at læse reglerne på din egen kommunes hjemmeside inden du begynder et større projekt, der afhænger økonomisk af støtten. Sørg for at forberede alt det du kan ud fra guiden her, og ring så til kultur- og fritidsforvaltningen (den kan også hedde børn- og ungeforvaltningen eller noget i den stil - det varierer også fra kommune til kommune) og tal med en af deres konsulenter. Det er deres arbejde at hjælpe dig, og det vil de gerne, så husk: Du er ikke til eksamen, og det er altid i orden at spørge om hjælp. Nævn noget med børn og unge og frivilligt arbejde. Så er de vilde med dig.
bifrost Lejrpladsleje - en Bifrostguide Introduktion til reglerne Ordningen, det hele handler om kommer fra folkeoplysningslovens regler om lokaletilskud til frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde (Retsinformation.dk). Under de regler er alle kommuner forpligtede til at støtte folkeoplysende foreninger med udgifter til lokaler til deres aktiviteter. Det hedder driftstilskud eller lokaletilskud på kommunernes hjemmesider. Kommunerne er forpligtet til at dække mindst 65% af den enkelte forenings udgifter til lokaler, hvis ellers foreningen kan godkendes til det. Reglerne og procentsatsen samt aldersgrænserne for, hvilke medlemmer der giver støtte, varierer fra kommune til kommune, men i gennemsnit får foreningerne dækket ca. 70% af deres lokaleudgifter. Når vi efterfølgende skriver deltagere til arrangementet, mener vi de deltagere, der ifølge kommunens regler er tilskudsberettigede, da kommuner oftest kun giver fuld støtte på baggrund af de medlemmer af en forening, der er under 25 eller 30 år. Men det varierer fra kommune til kommune.
Lejrpladsleje - en Bifrostguide Det fungerer sådan her: Året før arrangementet skal man ansøge kommunen om støtte til arrangementet, og fortælle dem hvor mange penge man kommer til at betale i lokaleudgifter, og hvor mange deltagere indenfor kommunens aldersgrænse, der skal af sted. Det gør man samtidig med, at foreningen søger om tilskud til sine almindelige lokaler. Hvis kommunen godkender det, skal man ikke gøre mere før projektet er overstået. Der skal man så indsende dokumentation til kommunen for hvor mange deltagere, der har været af sted, og hvad udgifterne til lejrpladslejen har været. Kommunen skal også se hvor mange penge arrangementet har kostet i alt per deltager. Når kommunen har fået dokumentationen, behandler de den, og hvis den bliver godkendt, bliver den udbetalt sammen med foreningens lokaletilskud for det år (typisk omkring 1. januar). Det er ligegyldigt om det er din egen forening, der arrangerer, eller om medlemmerne i din forening deltager i andres arrangement. Men husk, der må kun søges tilskud i én kommune for hver deltager. Tilskuddet skal søges i den kommune hvor deltagerens forening hører hjemme. Der er to ting, der er rigtig vigtige at lægge mærke til her: 1. Man er nødt til at være ude i ret god tid, fordi tilskuddet skal godkendes allerede i efteråret året før. Kommunen skal ikke have de helt præcise tal (dem har man jo først bagefter) men de skal typisk se et budget og have et overslag på hvor mange deltagere, du søger støtte til. 2. Man får først pengene i slutningen af det år, hvor man har afholdt arrangementet. Det betyder, at din forening skal kunne lægge pengene ud ret længe. Så det skal man huske at finde ud af, om man kan. Hvad er lejrplads udgifter? Lejrplads udgifter er en meget bred overskrift, der kan dække over en lang række forskellige udgifter. Hvad der kan tælle som en lejrplads udgift varierer fra projekt til projekt. Derfor kan vi ikke her skrive en komplet liste over alle de udgifter, det er muligt at søge tilskud til på denne måde. I stedet skriver vi hvilke typer af udgifter, der tæller. Helt overordnet, så er lejrplads udgifter de udgifter du har til et projekt, fordi det ligger der, hvor det nu en gang ligger. Man skal ikke nødvendigvis opgive det som vi præsenterer det her, men for at forklare, hvad lejrplads udgifter dækker over, deler vi dem op i to kategorier. Kategorierne er hhv. Oprettelse og Drift.
bifrost Lejrpladsleje - en Bifrostguide Oprettelse Oprettelse af lejrpladsen dækker over alle de udgifter, du har til at etablere lejrpladsen. Det er f.eks. leje af din lokation, leje af toiletvogne, køkkenudstyr, køb af mursten til bålpladser, indkøb af byggematerialer som for eksempel tømmer og leje eller køb af telte. Det dækker også transport af udstyr til lokationen - så det er også her du skal tælle leje af en varevogn og benzin. Oprettelse dækker også at du skal rydde op efter projektet, så selvom du beholder varevognen i et par døgn efter dit arrangement er overstået, tæller det stadig som oprettelse. Drift Drift dækker alle de udgifter du har til lokationen undervejs. Det dækker f.eks. strøm, vand og brænde. Men også tømning af toiletter og håndtering af affald undervejs. Der er en række udgifter, der helt specifikt IKKE bliver dækket via denne ordning. Driftposten dækker eksempelvis IKKE mad og drikke. Du kan heller ikke søge penge til oppyntning, monsterdragter eller kostumer. Men lige præcis oppyntningen er lidt en gråzone. Til rollespillet Den Hvide Krig lejede vi en del telte, som spillerne skulle overnatte i samt et stort telt og en masse solsejl, de skulle opholde sig i og under undervejs i spillet. Det ville vi godt kunne angive som en lejrplads udgift. Men vi købte også en del stof til oppyntning af teltene. Det ville vi nok ikke kunne angive som en lejrplads udgift. For at undgå misforståelser synes vi at I skal lave jeres budget og regnskab, så der ikke er tvivl om udgifterne - hvis I f.eks. har udgifter til byggematerialer til scenografi, der godt kan kategoriseres som oprettelse af lejrpladsen, så skriv dem i jeres budget under Location (eller noget tilsvarende) og ikke under eksempelvis Scenografi. Vejledning i hvordan man gør Der er to forskellige måder at skaffe penge til dit arrangement gennem de her regler. Måderne afhænger af, om du arrangerer igennem 1. En folkeoplysende forening, der er/kan blive godkendt til lokaletilskud i foreningens hjemkommune. Sådanne foreninger kan søge penge for deres medlemmer, der deltager. 2. En projektgruppe eller en forening, der ikke er folkeoplysende eller godkendt til lokaletilskud, men har deltagere fra sådan en forening. I det tilfælde er det deltagernes egen forening, der kan søge støtten på vegne af deltagerne. Husk, at der kun kan søges penge én gang for hver deltager.
Lejrpladsleje - en Bifrostguide 1. Arrangører fra folkeoplysende forening Hvis du arrangerer igennem en solidt etableret forening, der allerede får lokaletilskud (og derfor er godkendt som en folkeoplysende forening), så har du mulighed for, at benytte denne tilskudsform som en måde at få direkte tilskud til et arrangement - på linje med at søge penge via fonde. Selvfølgelig med de særpræg vi har beskrevet i denne guide - såsom at du måske først får pengene lang tid efter, arrangementet er afholdt. Helt kort fortalt er fremgangsmåden, at du sørger for, at når foreningen skal indsende sin årlige ansøgning om lokaletilskud (tidspunktet er lidt forskelligt fra kommune til kommune - men det ligger i efteråret) skal du have et budget klar for dit arrangement. I budgettet skal det fremgå tydeligt, hvilke udgifter du har til lejrplads (eller anden lokation), og hvor mange deltagere, du regner med at have. På baggrund af det, søger foreningen så forhåndsgodkendelse til at få tilskud til det antal foreningsmedlemmer, du forventer, vil deltage i arrangementet. Du skal ansøge som om alle deltagerne i arrangementet er medlemmer af foreningen, og derefter sørge for, de melder sig ind, når de melder sig til scenariet. Når scenariet er overstået, skal du færdiggøre dit regnskab. Næste gang din forening aflægger regnskab for lokaler til kommunen, skal du indsende regnskabet for projektet også. (det er forskelligt fra kommune til kommune, hvornår det sker: I nogen kommuner er det årligt, i andre oftere.) I det regnskab skal du skrive, hvor meget den endelige udgift til lejrpladsen er blevet, hvor mange medlemmer af foreningen, der deltog, og hvor mange penge der er brugt på lejrepladsen per medlem. Når foreningen efterfølgende får udbetalt lokaletilskud, bliver tilskuddet til lejrplads udgifter også udbetalt. Fordelen ved at arrangere igennem en etableret forening er, at arrangementet kan tilbyde en lavere deltagerpris til medlemmer af foreningen. Det vil sige i praksis, at fordi foreningen kan søge penge, eks. 400 kr. per medlem, der deltager i arrangementet, kan arrangementet være 400 kr. billigere for medlemmer af foreningen. Det er selvfølgelig smart af tre grunde: 1. Arrangementet kan få en større pose penge per deltager - uanset om de er medlemmer eller ej. 2. Foreningen får flere medlemmer fordi det (ofte) er billigere at melde sig ind i foreningen end at betale den fulde deltagerpris. 3. Deltagerne får mere arrangement for deres penge. Et kort resume 1. Læs op på din kommunes regler, og ring derefter til dem og forhør dig om reglerne. 2. Hav budget for scenariet klar først på efteråret. Det skal fremgå hvor mange penge, der skal bruges til lejrplads, og hvor mange deltagere, du regner med. 3. Sæt dig ind i, om du eller din forening kan lægge pengene ud indtil I får pengene udbetalt. 4. Tag scenariet med når din forening søger om lokaletilskud. Det skal fremgå hvor mange penge, I søger om fra kommunen i alt. 5. Husk først at regne med pengene, når I har fået en forhåndsgodkendelse fra kommunen. Den skulle dukke op i løbet af efteråret 6. Husk at fortælle deltagerne, at de ikke kan søge tilskud fra deres egne kommuner. 7. Efter scenariet laver du regnskabet færdigt hurtigst muligt. Det skal dokumentere hvor mange deltagere I har haft, at de var medlemmer, og hvor mange penge, I har brugt på lejrpladsudgifter. 8. Tag scenariet med første gang foreningen søger om lokaletilskud efter scenariet.
bifrost Lejrpladsleje - en Bifrostguide 2: Deltagere fra folkeoplysende foreninger med lokaletilskud Hvis det ikke er en forening med lokaletilskud, der arrangerer scenariet, kan deltagerne søge penge fra deres egne kommuner (eller bare så længe, du ikke søger penge for dem). Det får scenariet ikke nogen direkte økonomisk gevinst ud af, men hvis du hjælper foreningerne med at søge penge for deres medlemmer er det langt lettere at lokke de store foreningshold med, og det er nemmere at få folk til at melde sig til scenariet tidligere, fordi deres foreninger skal søge pengene i god tid. Fremgangsmåden for ansøgning osv. er den samme som beskrevet ovenfor, men det kræver nogle lidt andre ting af dig og af dine deltagere. Du skal have budgettet og beregningen af udgifterne til lejrpladser klar i rigtig god tid inden deadline for forhåndsgodkendelsen, og så skal du sørge for kontakt til de foreninger, som du tror, vil sende deltagere. Derudover skal du lave dit regnskab færdigt hurtigt så deltagernes foreninger kan afregne med deres kommuner. Det er i princippet ikke så forskelligt fra hvis du selv søger tilskuddet, men bemærk at der kan være forskellige frister for, hvornår de skal aflægge regnskab for lokaleudgifter til deres kommune. Du er dog også nødt til at sikre dig, at foreningerne kan dokumentere deres udgifter. Det betyder, at deltagerne skal betale gennem deres foreninger, sådan at foreningen melder alle deres egne medlemmer til og betaler på én gang. Derefter skal du sende dem en faktura, hvor det fremgår at de har betalt for så og så mange deltagere, hvad det har kostet, og hvor stor en andel (per deltager og i alt) der går til lejrudgifter. Når du har klaret det, er det op til den enkelte lokalforening at kradse pengene ind fra deres kommuner. Et kort resume 1. Hav budget for scenariet klar først på efteråret. Det skal fremgå hvor mange penge, der skal bruges til lejrplads per deltager. 2. Kontakt de store foreninger tidligt i efteråret og fortæl dem om projektet, og send dem budgettet, så de kan nå at søge pengene. 3. Bak op om at de store foreninger får tilmeldt alle deres medlemmer på en gang, og sørg for at sende dem kvitteringer for deltagerbetalingerne. 4. Efter scenariet laver du regnskabet færdigt hurtigst muligt. Det skal dokumentere hvor mange penge, I har brugt på lejrpladsudgifter per deltager. 5. Sørg for at koordinere med foreningerne på forhånd hvornår, de skal søge om tilskuddet hos deres kommuner, og sørg for at have de endelige tal klar til dem i god tid. Ellers mister de deres penge. Det var sådan set det. For sværere er det ikke. Herefter følger et regneeksempel.
Lejrpladsleje - en Bifrostguide Caseberegning: Myctofobia Myctofobia var rollespilsforeningen Tempus Vivos sommerscenarie i 2012 for ca. 220 spillere. Budgettet fra Myctofobia er lagt ved til sidst her i dokumentet. Det er en lidt bearbejdet udgave, så tallene er måske ikke helt korrekte. I budgettet kan du se et eksempel på hvilke udgifter, der kan tælles med som lejrpladsudgifter, og lidt udregninger af støtten. Myctofobia budgetterede med 55.000 kr. i fondsstøtte ud af et samlet budget på 134.200 kr., og hvis man trækker det beløb fra det samlede budget og deler med antallet af spillere får man en deltagerbetaling på 360 kr. per deltager (Det er lidt anderledes end det var i virkeligheden, fordi vi har forsimplet det lidt, og fordi det er et best case budget, vi har regnet på). Ud for hvert beløb i budgettet har vi skrevet op om det kan tælles med som lejrpladsleje eller ej. Hvis man lægger dem sammen når vi op på 59.900 kr. og hvis man deler det med antallet af deltagere, får man 272 kr. per deltager. Det er altså det beløb som Tempus Vivo eller deltagernes egne foreninger kunne søge støtte til. Tempus Vivo hører hjemme i Københavns Kommune, hvor lokaler støttes med 70%, og kunne derfor have søgt et tilskud på 190 kr. per medlem. Hvis alle deltagerne var blevet meldt ind i foreningen ville det være blevet til 41,888 kr. Altså kunne Tempus Vivo næsten have afviklet scenariet uden at bruge tid på fundraising, som er noget mere tidskrævende og usikkert. Alternativt kunne de enkelte deltagere, gennem deres foreninger, have fået refunderet 190 kr. ud af deltagerbetalingen på 360,00 kr., Forudsat at Tempus vivo havde fundraiset pengene (ellers ville deltagerprisen være steget). En enkelt kommentar til budgettet er, at det nok er en god ide, at flytte byggematerialerne fra Scenografi posten til Location for at kommunen ikke skal undre sig, når de ser tallene. Afslutning Vi håber, at du med denne guide føler, at du ved hvad du skal bruge for at kunne søge penge hos din kommune. Detaljerne i hvordan man præcis søger, hvilke papirer, der skal udfyldes osv. Får du hos kommunen, da de er forskelige. Hvis du er i tvivl, så spørg din kommune. De er der for at hjælpe dig. Alternativt kan du kontakte Bifrost, som enten kan hjælpe dig eller sende dig videre til en der kan. God fornøjelse med projekterne. Vi håber, du vil bruge guiden her, og får en masse ud af det. Dokumentet er udfærdiget af Rollespilsforeningen Hübris i forbindelse med afholdelsen af sommerscenariet Den Hvide Krig. Bifrostpuljen har støttet rollespillet og tilblivelsen af dokumentet. Tak for det. Projektet blev også støttet af Europakommissionens program Aktive Unge. Tak for det! Tekst: Søren Ebbehøj & Troels Barkholt Rådgivning: Mikkel Rode Layout: Claus Raasted Billeder: Christina Molbech, Claus Raasted, Peter Munthe-Kaas Bifrost Tovholder: Astrid Andersen
Regneeksempel: Myctofobia 2012 Indtægter Tal Deltagerbetaling DUF: Initiativstøtten Aktive Unge puljen Bifrostpuljen Udgifter Location Teltleje Spejderhytte 1: Ærkesædet Spejderhytte 2: Hellerud Toiletter Brandudstyr Forplejning Beredskabet, 2 måltider Morgenmad + frokost PR og Administration Tryk Fotografer Filmtrailer Scenografi, props og kostumer Byggemateriale Sminke Monsterdragter Special Effects Andet Transport Benzin Billeje Diverse Blandede småudgifter Debriefing Ialt Heraf lejrplads-relateret Nøgletal Deltagerantal Pris pr deltager (uden fondsmidler) Udgifter til lejrplads (pr deltager) Samlet støtte til lejrplads 79.000 kr. 30.000 kr. 20.000 kr.. 5.000 kr. 15.000 kr. 10.700 kr. 14.200 kr. 4.000 kr. 2.000 kr. 25.200 kr. 10.000 kr. 5.000 kr. 2.000 kr. 5.000 kr. 7.000 kr. 3.000 kr. 3.000 kr. 10.000 kr. 2.000 kr. 3.000 kr. 4.000 kr. 7.100 kr. 2.000 kr. 134.200 kr. 59.900 kr. 220 stk 360 kr. 272 kr. 41.888 kr.