Referat af DEFF styregruppemøde tirsdag den 6. marts 2012 kl. 10:30-14:30 i Kulturstyrelsen, mødelokale 5.

Referat Referat af DEFF styregruppemøde tirsdag den 6. marts 2012 kl. 10:30-14:30 i Kulturstyrelsen, mødelokale 5. Deltagere: Peter Rubeck (PR), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Annette Winkel Schwartz (AWS), Carsten Riis (CR), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), Jens Thorhauge (JTH), Bo Öhrström (BOE), Lise Mikkelsen (LMI). Afbud: Anne-Birgitte Rasmussen (ABR), Lis Randa (LR), Mai Buch (MB). Referent: Jakob Nedergaard Mortensen (JNM). 1. Godkendelse af dagsorden BOE orienterede om diverse afbud til mødet. Dagsordenen blev herefter godkendt. 2. Status fra Sekretariatet BOE orienterede om diverse aktiviteter i DEFF siden seneste SG-møde (se bilag 159). En reorganisation i Kulturministeriet havde medført, at Styrelsen for Bibliotek og Medier var blevet nedlagt og lagt sammen med andre kulturministerielle styrelser i Kulturstyrelsen. Dette havde haft nogle personalemæssige konsekvenser med relevans for DEFF. René Olesen var overgået til arbejdet med Danskernes Digitale Bibliotek, mens Mikkel Christoffersen ligeledes var blevet flyttet til et andet arbejdsområde. Deres opgaver var pt. fordelt på eksisterende medarbejdere i DEFF med reprioriteringer og stor travlhed til følge. Man havde i DEFF Licenser nu ansat en salgskonsulent, Jeppe Mossin, til at varetage funktionen vedr. indtægtsdækket virksomhed. Denne forsøgte nu at skaffe kunder i de områder, der lå uden for DEFFs ressortområder. WAYF kørte i vanlig god gænge, og der blev stadig blev undersøgt muligheder for fremtidig finansiering. Der blev arbejdet på to modeller/finansieringsmuligheder, dels i regi af Finansministeriet (Digitaliseringsstyrelsen), dels i regi af det nyetablerede Dansk e-infrastruktur Center (DEIC), hvor BOE havde deltaget i udarbejdelsen af vedtægter. Det blev kommenteret, at det var kritisk, hvis denne øvelse ikke lykkedes, og WAYF dermed forsvandt. BOE understregede, at en løsning så ud til at være på vej. DEFF havde desuden lagt billet ind som medarrangør af Open Repositories Annual Conference i 2014, hvor DEFF måtte stille et underskudsberedskab på 50.000 euro, såfremt opgaven blev vundet til Danmark. Dette var en eftertragtet opgave, og risiciene syntes små ift. gevinsterne ved deltagelse. 1

Vedr. Open Access blev der fra Sekretariatets side arbejdet på et notat til FI om forretningsmodeller for danske tidsskrifter. På et møde mellem BOE, Steen Kyed, Inger Mærkedahl og Grete Kladakis i november var det blevet besluttet, at målet alene var fri adgang til peer reviewede forskningsartikler herunder dansksprogede artikler, at der skulle opstilles økonomiske og tekniske modeller for dansksprogede artikler fra DEFF initielt, og at de samme deltagere skulle holde et nyt møde, hvorefter forslag til plan samt statusnotat skulle lægges op til Uddannelsesministeren og Kulturministeren. BOE orienterede herefter om Knowledge Exchange Strategy Forum, som var blevet afholdt i slutningen af 2011. Der var stor tilfredshed med alle partneres indsats og de opnåede resultater. Set med danske øjne var der behov for en større dansk indsats på området forskningsdata. De eksisterende grupper havde lagt planer for 2012 til godkendelse i KE-styregruppen. Samtidig arbejdedes der på at udvide medlemskredsen med to nye partnere, CSC (Finland) og CNRS (Frankrig). Vedr. den bibliometriske forskningsindikator var en ny model på vej. Teknisk Udvalg var i gang med at evaluere den eksisterende med henblik på en eventuel senere kravspecifikation af et fremtidigt teknisk set-up. Forskellige mulige arkitekturer var i spil: Eksisterende model optimeret centralt Eksisterende model optimeret decentralt Helt central model (norsk model). Herudover blev der diskuteret anvendelse og integration af Den Danske Forskningsdatabase. Rapport om den bibliometriske indikator forventedes færdig ultimo marts 2012. Vedr. Videnskab.dk var den permanente finansiering stadig et issue. Flere organisationsmodeller blev nu undersøgt, idet svaret fra EU om en erhvervsdrivende fond som juridisk konstruktion virkede begrænsende. Et samarbejde med bl.a. forskning.no om engelsksprogede nyheder var nu åbnet (ScienceNordic, http://sciencenordic.com/), og trafikken var stadig stigende nu 250.000 unikke brugere og en million sidevisninger om måneden. I september opnåede Videnskab.dk sin hidtil højeste placering på Foreningen af Danske Interaktive Mediers liste over de mest besøgte danske websteder som nummer 82 på listen. Til sammenligning var Ingeniøren nummer 72, 24timer nummer 80 og Computerworld nummer 102. Om Nordbib blev det afrundende orienteret, at man ville anvende de resterende midler til at afholde en konference den 11.-13. juni 2012 med titlen Structural frameworks for open, digital research strategy, policy & infrastructure. Konferencen ville finde sted på Den Sorte Diamant med følgende key notes: Dr. Neelie Kroes (ved. dr. Carl- Christian Buhr), EU commissioner for the Digital agenda for Europe, Professor dr. Tony Hey, corporate vice president of Microsoft Research Connections og Dr. Jill Cousins, executive director of Europeana. Der blev herefter spurgt ind til budgettet, som det fremgik af Sekretariatets rapportering til SG. Det kunne forekomme underligt, at budgettet på licensområdet var stigende, idet flere institutioner, herunder DTU, blev beskåret og havde dalende budgetter. Dette kunne medføre, at nogle institutioner måske hellere ville forhandle flere licenser på egen hånd. Dette førte til en generel drøftelse af DEFF Licensers 2

arbejde. FC og DF var ved at udfærdige et notat om forventninger og ønsker til dette arbejde, som ville blive fremsendt til DEFF. BOE tilkendegav, at det var væsentligt at tage denne dialog, så ved modtagelse af dette notat ville Sekretariatet reagere. Det blev besluttet at invitere repræsentanter fra DEFF Licenser med til det kommende SGmøde og gøre emnet til et selvstændigt tema på mødet. CR havde herpå to spørgsmål til økonomiafsnittet. Det første drejede sig om de store udsving for programgruppernes økonomi i 2011. BOE replicerede, at dette skyldtes, at programgrupperne først var startet medio 2011, og at grupperne havde arbejdet meget forskelligt i denne første periode. CR spurgte dernæst ind til posten Diverse, som var steget 50 %. BOE ville bore i dette og vende tilbage med svar efter mødet. 3. Programgruppernes handlingsplaner Programgruppe As handlingsplan var blevet eftersendt til Styregruppen (SG), da gruppen skulle have så god tid som muligt til at færdiggøre den. Sekretariatet havde nu lavet en så nøgtern vurdering af handlingsplanen som muligt på baggrund af SGs kommentarer på seneste møde. AWS bragte her et emne op, som man enedes om kunne blive genstand for yderligere behandling som et tema på et kommende SG-møde. Det handlede om, at verden havde flyttet sig, siden strategien blev formuleret og grupperne sammensat. Dette skete nemlig, før systemet it-mæssigt var ved at bryde sammen. Principielt var det nu kun biblioteker som SB og KB, der havde intakte større it-afdelinger, hvilket ville spille ind på programgruppens handlekraft. Hvad var forventningerne til en sådan gruppe, som ikke var i stand til at lave it fremadrettet? Samtidig ønskede gruppen at lave projektkald. Spørgsmålet var så, om dette gav mening, eftersom det sandsynligvis var gruppens egne medlemmer, der skulle besvare disse. Det blev videre drøftet, at der også var sket en forandring ift. hvordan institutionerne agerer i dag. Der blev lavet mindre udvikling pga. en stigning i standardsystemer, hvorfor det nu mere handlede om at skulle tænke data i en ny kontekst og om at vide, hvordan data skulle sættes sammen snarere end om en stor it-indsats. Der var dog enighed om, at gruppen havde stor viden og erfaring om dette. Nu var der et anvendelsesfokus, som satte resultaterne i fokus. Det var den største ændring ift. tidligere. Dog var der kritik af, at der i handlingsplanen nu var for mange temaer ift. tidsrammen, og at der i stedet burde prioriteres skarpere. Fokus og målgrupper syntes at skifte, så planen fremstod nu mere som et idekatalog. BOE konkluderede, at syretesten måtte være gode ansøgninger fra programgruppe A på de næste SG-møder. Herefter blev handlingsplanen godkendt. I forlængelse heraf kunne det konkluderes, at programgruppe B, C og Ds handlingsplaner nu også var endeligt godkendt. 4. Behandling af indstillinger Der fulgte indledningsvist en principiel drøftelse af den interne sagsbehandling af projektansøgninger i DEFF Sekretariatet. For det første blev det fundet mærkeligt, at programgruppeformændene ikke så sekretariatets indstillinger. BOE slog fast, at dette behov ikke havde materialiseret sig tidligere, men at dette ville blive ændret fra næste SG-møde som ny praksis. Derved skulle det undgås, at der ikke opstod mulighed for uoverensstemmelser og fejlcitater. 3

For det andet, kommenterede AWS, at der vedr. projekt Science Lektier Online syntes at være uoverensstemmelse mellem formandens og programgruppens holdning. Dette var uheldigt. SL supplerede, at der syntes at være noget galt i forholdet mellem programgrupperne og sekretariatet i den tidsmæssige afstemning. BOE orienterede om, at dette ikke havde været tilfældet tidligere, og at det formentlig hang sammen med indkøringen af den nye webansøgningsblanket. Dette havde dog ikke haft indflydelse på sekretariatets faglige indstilling til SG. Man blev enige om at stramme op på procedurerne, således at der var tid til, at programgrupperne blev hørt ift. projektansøgningerne. Dette var væsentligt ift. SGs muligheder for at vurdere ansøgningerne. Samtidig burde en ansøgning ikke falde pga. fejl i fakta og formalia, så sekretariatet burde afklare dette med ansøgere/programgrupperne inden behandlingen på SG-møderne. Et andet flag, der blev hejst, var, at indstillingerne burde fremstå mere entydige, så der ikke var muligheder for forskellige fortolkninger. Sekretariatet tog dette til efterretning. Det gjaldt dog generelt, at disse ansøgninger var atypiske, idet ideerne var opstået uden for programgrupperne. Herefter behandlede styregruppen ansøgningerne. 5. Frokost 6. Tema Nye aktører, fælles snitflader og synergier i DEFF-sektoren AWS holdt her et oplæg relateret til punktets overskrift. Hun havde haft et møde med Pernille Drost, formand for Bibliotekarforbundet, samt Erhvervsstyrelsen om emnet. Begge parter var begejstrede for de nye ideer i DEFF (se powerpoint præsentationen i bilagene). AWS tog udgangspunkt i de mange udfordringer, folkebibliotekerne som en del af kommunerne og de fleste forskningsbiblioteker som en del af universiteterne stod over for i den kommende tid. Dels var der en imageudfordring. Dels var der den problematik, at nye driftsopgaver, som alligevel skulle løses, nu syntes at ende hos bibliotekerne. Der var behov for nye kompetencer hos personalet, herunder særligt forretningsforståelse, ændrede holdninger m.m., hvilket var en udfordring, da det var vanskeligt at tilegne sig disse kompetencer. Vedr. udviklingen af disse nye kompetencer var det væsentligt at inddrage fagforbundene i processen. Dette var Pernille Drost helt indforstået med. Det var trenden i tiden, at fokus på bibliotekerne nu var vendt indad mod egen moderinstitution. Dette var ifølge AWS forståeligt men måske farligt, hvis folke- og forskningsbibliotekerne skulle være nødvendige led i fødekæden fra universiteter og ud til erhvervslivet og derfor må samarbejde på tværs af sektorerne. Det kunne bevirke, at visse kompetencer ikke ville blive brugt. Der fulgte herpå enkelte kommentarer fra SG. Flere var enige i præmisserne i AWS budskab men betvivlede, at dette nødvendigvis skulle være en biblioteksopgave. Det var væsentligt, at det var universitetet, moderinstitutionen, der skulle gøre noget og levere, men det kunne lige så vel være tech trans enheder. Det var effekten af initiativerne, der talte i dette, og denne skulle defineres. 4

JTH understregede, at der var pilotprojekter, som skulle afprøves. Der var brug for succeshistorier og fokuserede tilgange til dette, som var et samfundsmæssigt problem, bibliotekerne kunne afhjælpe. Udfordringen var at være progressive og fremskaffe nogle overbevisende forsøgsprojekter og cases, der kunne dokumentere og illustrere effekten. Der var også mulighed for at kombinere DEFF-midler med midler fra Udviklingspuljen. Der var herefter enighed om, at det var erhvervslivet, der skulle finansiere dette men også, at der var perspektiver i det. Der blev udtrykt usikkerhed om, hvorvidt de kommunale folkebiblioteker havde kompetencerne til dette, men de ansås samtidig for vigtige, idet de havde den fordel, at de i forvejen var en del af det kommunale set-up, og problemerne skulle løses lokalt. Man mente, at det var programgruppe Ds opgave at levere bud på disse udfordringer og formulere en strategi for, hvordan dette skulle afklares. Derfor blev det besluttet at invitere formand for gruppen, Peter Flodin, med til det følgende SG-møde den 9. maj 2012 for at levere et bud på dette. BOE konstaterede, at det ikke var alle aktører, der havde ressourcer og kompetencer til at levere disse nye services, hvorfor man nok var nødt til at fokusere indsatsen. Der var dog initieret en række tiltag allerede som følge af strategien så som et pay per view projekt, et dokumentleveringsprojekt, et pilotprojekt med de fire store forlag med stor politisk bevågenhed, programgruppe D s projektkald og dens Lån en bibliotekar-projekt, programgruppe As projektideer, indtægtsdækket virksomhed og andet. DEFF 12/168 Notat om møderne 2012 BOE orienterede om det udsendte bilag med forslag til temaer på de næste SG-møder. I stedet for de nævnte temaer i notatet på det kommende SG-møde blev det i stedet foreslået at diskutere licenser på dette møde. Dette blev vedtaget, så opsamlende ville nogle licensfolk fra Sekretariatet samt Peter Flodin blive budt med til næste møde som to separate mødepunkter. BOE konkluderede, at resten af planen stod ved magt. 7. Formidling af DEFF-strategien DEFF 12/169 Notat om formidling af strategien BOE redegjorde kort for baggrunden for notatet om formidling af strategien, som indeholdt, at SG blev involveret i processen. Der var enighed om, at dette ikke kunne realiseres som et Big Bang men måtte foregå i små bidder. Spørgsmålet var også, hvad der ville ske, hvis DEFF aldrig fik nye midler til dette. Man måtte som udgangspunkt forsøge at henvende sig de steder, hvor det gav mest mening fx hos Erhvervsstyrelsen og Styrelsen for Forskning og Innovations og ikke mindst brancheorganisationer som FOIN og hos GTS erne samt hos væksthusene (regionerne). BOE foreslog helt lavpraktisk at udfærdige en plan for at fordele opgaverne mellem Sekretariatet og SG en plan for budskabet og for det tidsmæssige perspektiv. Dette blev accepteret samtidig med, at SG indvilligede i at disponere midler til at få strategien ud over rampen og synliggøre det nye i 2012. 8. Eventuelt PRU spurgte ind til opfølgningen på forespørgslen om ansættelse af en UVM-konsulent. BOE orienterede her kort om det nylige Koordinationsudvalgsmøde, hvor Lars Mortensen desværre havde meldt forfald. Denne havde dog tilkendegivet interesse og foreslået at tage det op bilateralt med DEFF. Sekretariatet ville samle op på dette, men 5

udfordringen bestod særligt i, at UVM efter omstruktureringer og afgivelse af institutioner til Uddannelsesministeriet nu havde færre midler. Herefter orienterede JTH om en korrektion ift. fusionen til Kulturstyrelsen. Center for IT og Digitalisering var dd. blevet nedlagt, hvorved der nu i stedet var dannet et Center for Bibliotek, Medier og Digitalisering. Altså var biblioteksbetjeningen atter samlet i ét center. 6