Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi

Vejledning for forslagsstillere (del 2) Indkaldelsesspecifik Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi Udvikling af det menneskelige forskningspotentiale og den samfundsøkonomiske videnbase (1998 2002) Udgave: januar 2002

FORORD TIL DEL IV Vejledningen for forslagsstillere indgår i de oplysninger, som er nødvendige for at fremlægge en forslag til et program under det femte rammeprogram. Det kan være til nytte, når man skal finde ud af, hvilket program der er af interesse for én, og det indeholder de fornødne oplysninger om, hvordan man fremlægger et forslag, samt forslagsformularer. Det er opdelt i to dele, som i alt omfatter fire afsnit. DEL 1 Afsnit I indeholder en beskrivelse af de overordnede prioriteter, mål og strukturer for det femte rammeprogram. Afsnit II er en beskrivelse af prioriteterne og målsætningerne i særprogrammet om Udvikling af det menneskelige forskningspotentiale og den samfundsøkonomiske videnbase 1. Afsnit III indeholder de vigtigste regler for, hvem der må deltage i det femte rammeprogram, og de generelle vilkår for at deltage. DEL 2 DETTE DOKUMENT Afsnit IV indeholder detaljerede oplysninger om den fjerde forslagsindkaldelse vedrørende aktionslinjen Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi i programmet vedrørende Det menneskelige potentiale, samt forslagsformularerne. Derudover skal man have følgende dokumenter for at udarbejde et forslag: Arbejdsprogrammet til programmet Det menneskelige potentiale. Arbejdsprogrammet beskriver indholdet af de aktionslinjer eller forskningsmål, der er åbne for forslag, og en vejledende tidsplan for gennemførelsen af programmet ( køreplanen ). Indkaldelsen af forslag, offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende. Heri angives det, hvilke aktionslinjer eller forskningsmål, der kan indgives forslag til, og hvilken frist der gælder for indgivelse af forslag. Evalueringshåndbogen (et resumé er vedlagt denne vejlednings del 2). Disse dokumenter giver oplysninger om de kriterier, der anvendes ved evalueringen af forslag, hvordan de enkelte kriterier vægtes, og eventuelt hvilken karakter forslaget skal opnå for at blive antaget. De kan bruge evalueringshåndbogen og retningslinjerne til at kontrollere, om Deres forslag er fyldestgørende. Informationspakken vedrørende en indkaldelse består af vejledningen for forslagsstillere, som også omfatter forslagsformularerne, arbejdsprogrammet, forslagsindkaldelsen og evalueringshåndbogen. Denne vejledning indeholder også henvisninger til andre dokumenter, rapporter, formularer og softwareværktøjer, som kan være til hjælp ved udarbejdelsen af forslag (de findes på Cordis-hjemmesiden, www.cordis.lu). Ved uoverensstemmelser mellem denne vejledning for forslagsstillere og reglerne og vilkårene i f.eks. Rådets og Parlamentets afgørelser og beslutninger om femte rammeprogram, de forskellige særprogrammer og indkaldelserne af forslag til disse programmer gælder sidstnævnte regler og vilkår. 1 Herefter omtalt som programmet vedrørende det menneskelige potentiale. 2

IV. Oplysninger om indkaldelsen vedrørende forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi, offentliggjort den 15. januar 2002 IV.1. Indledning I dette afsnit beskrives den procedure, som gælder i forbindelse med den faste frist : Indkaldelse af forslag til indirekte FTU-aktioner under særprogrammet for forskning, teknologisk udvikling og demonstration vedrørende udvikling af det menneskelige forskningspotentiale og den samfundsøkonomiske videnbase IV.2 Aktionstyper Forøgelse af offentlighedens forståelse af Videnskab og teknologi Indkaldelsens referencenummer: IHP-RPA-02-1 Hovedformålet med aktionslinjen Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi i programmet til udvikling af det menneskelige potentiale er at gøre offentligheden bevidst om videnskab på europæisk plan. De aktiviteter, der planlægges, sigter f.eks. mod at øge offentlighedens kendskab til videnskabeligt arbejde og teknologisk udvikling, som foregår på europæisk plan som led i europæiske forskningsprogrammer. Dermed kan de europæiske borgere komme til bedre at forstå videnskabens og teknologiens positive konsekvenser i hverdagen samt begrænsninger og eventuelle følger af forskning og teknologisk udvikling. Det er også tanken, at aktiviteterne skal øge forskernes viden om de forhold og problemer, som offentligheden fokuserer på. Aktiviteterne skal, hvor det er muligt, udbygge og supplere nationale aktiviteter. Denne indkaldelse omfatter: Forslag vedrørende temanet til udveksling af erfaringer, viden, knowhow eller bedste praksis. (Nettene bør have en levetid på mellem 2 og 3 år). Nettene skal helst inddrage mindst fem ikke sammenhørende partnere, der er hjemmehørende i mindst tre medlemsstater eller associerede stater; mindst en af partnerne skal være hjemmehørende i en medlemsstat. Forslag til ledsageforanstaltninger, der går ud på at afprøve bedste praksis, demonstrere nye fremgangsmåder, analyse af metoder og i forbindelse med "Europæisk VITEK-uge" (jf. nedenfor) direkte V&T-demonstration til publikum. Ledsageforanstaltningerne skal helst inddrage mindst 3 af hinanden uafhængige partnere fra mindst 3 forskellige medlemsstater eller associerede stater; mindst en af partnerne skal være hjemmehørende i en medlemsstat. Der kan eventuelt ydes støtte til ledsageforanstaltninger, der inddrager færre partnere, hvis partnerne lover at producere resultater, der kan overføres til og bruges af aktører, som ikke er involveret i det pågældende projekt. Der er betydelige forskelle mellem tematiske netværk og ledsageforanstaltningerne vedrørende berettigede omkostninger og antallet af deltagere. Dette skyldes de særlige formål for hver af disse aktioner (se tabel 6 i vejledningen til forslagsstillere del 1, samt afsnit IV.3.2 i nærværende dokument). I begge tilfælde skal der foreligge klart defineret udgangspunkt og plan for aktiviteterne. 3

For tematiske netværk kan det gælde at ikke alle elementer vedrørende det emne der skal angribes er kendt fra starten, og møder samt udveksling af information er nødvendige. Derfor koncentreres de berettigede omkostninger for tematiske netværk om udgifter til aktiviteter, der hjælper sådanne processer. Som vejledning kan det oplyses at typiske omkostninger pr deltager og pr år beløber sig til cirka 20.000. Modsætningsvis forventes ledsageforanstaltninger at være langt mere klart definerede med hensyn til de forventede resultater. Derfor tillades et bredere udvalg af aktiviteter. Disse skal dog være tilstrækkeligt beskrevet. Forslagene skal dække et eller flere af følgende områder: Område 1: Dialog med offentligheden Mål: At undersøge, hvordan offentligheden kan inddrages i videnskabspolitiske debatter for at finde frem til måder at udveksle og sprede erfaringer på over hele Europa. Forslagene kan drage fordel af de erfaringer, der er gjort i forbindelse med lokale eller nationale initiativer, f.eks.: Borgerhøringer i form af debatter med forudgående og efterfølgende afstemning Stående rådgivende paneler Fokusgrupper Borgerpaneler Konsensuskonferencer Interessentdialoger Internetdialoger Et forslag kan også dække alle slags videnskabelige arbejdsområder, herunder samfundsvidenskaber og økonomi, men det skal have direkte relevans for, hvad lægfolk interesserer sig for. Område 2: Mediernes og videnskabsformidlernes rolle Mål: At vurdere, hvordan og gennem hvilke kanaler videnskabsrelateret information formidles til offentligheden og især til unge; at finde frem til bedste praksis og udvikle og demonstrere nye fremgangsmåder til at forbedre formidlingen videnskabsrelateret information. Der skal hovedsagligt forkuseres på den ikke-specialiserede presse, fjernsynet, Internettet samt populærvidenskabelige museer og - centre. Der skal lægges særlig vægt på de faktorer inden for de berørte fag (f.eks. videnskabsfolk, videnskabsformidlere og -kommentatorer, videnskabsjournalister, videnskabelige beslutningstagere), der influerer på, hvordan videnskaben og den rolle, den spiller, opfattes i samfundet. Område 3: Europæisk VITEK-uge 2003 Mål: At demonstrere og forklare de effekter af videnskaben (og dens anvendelse) for de europæiske borgeres dagligliv på en tilgængelig måde. Et forslag kan dække et eller flere videnskabelige forskningsområder, herunder samfundsvidenskab og økonomi, men det skal vise, hvilke fordele der er ved at gennemføre det på europæisk plan. Forslagene kan indebære 2 : 2 Konkrete eksempler på den type af aktiviteter der tidligere er blevet støttet, samt information vedrørende den europæiske forskning og teknologi uge kan findes på webstedet: www.cordis.lu/scienceweek 4

At aktiviteter, der er lanceret på nationalt plan over hele Europa (f.eks. samarbejdsprojekter, konkurrencer) føres igennem på europæisk niveau. At der lanceres begivenheder eller aktiviteter, som senere gennemføres på nationalt plan (f.eks.videnskabelige udstillinger, videoer, programmer osv.). At der lanceres begivenheder eller aktiviteter i fortrinsvis europæisk skala, som ikke har noget klart nationalt forum, men indebærer muligheder, der bedre kan udformes på tværnationalt plan. At der iværksættes aktiviteter, der supplerer Kommissionens egne initiativer med henblik på at gøre europæiske borgere fortrolige med målene for Fællesskabets forskningsprogrammer. Potentielle kontrahenter, hvis forslag udvælges i forbindelse med aktiviteter vedrørende den europæiske VITEK-uge vil blive inviteret til et koordineringsmøde (eller møder) i Bruxelles, før der indgås en endelig kontrakt, med henblik på at nå til enighed om en gensidigt bindende tidsplan, den nøjagtige dato for VITEKugen (som er berammet til november 2003) og andre spørgsmål i forbindelse med en vellykket gennemførelse af ugen. Det samlede tidsrum til at forberede de indsendte forslag må ikke overstige 9 måneder. Den vejledende budgetramme for midler afsat til fællesskabsfinansiering af forslag under denne indkaldelse er 4 mio. EUR. Forslagsstillerne bør sætte sig grundigt ind i de antagelighedskriterier, der gælder for den eller de aktiviteter, som de har tænkt sig at foreslå. Denne indkaldelse er kun åben for forslag, som opfylder betingelserne for temanet eller forslag, som opfylder betingelserne for ledsageforanstaltninger. I afsnit III i vejledningens del 1 gives en detaljeret oversigt over antagelighedskriterierne for temanet og ledsageforanstaltninger. Forslagsstillerne skal, især når de udarbejder deres forslag, tage hensyn til, hvilke typer projektomkostninger der er støtteberettigede (se boks 6 og 7 i afsnit III i vejledningens del 1). Forslagsstillerne tilrådes kraftigt at gennemlæse de vedlagte retningslinjer for støtteberettigelse og evalueringskriterierne. I disse noter beskrives det i detaljer, hvilke kriterier der anvendes ved evalueringen af forslag, hvordan de enkelte kriterier vægtes, og hvilken karakter der eventuelt skal opnås for, at forslaget kan komme i betragtning. IV.3 Særlige vilkår for deltagelse IV.3.1 Hvem kan deltage? De generelle bestemmelser og vilkår for deltagelse i aktioner, hvortil der ydes støtte under denne indkaldelse, dvs. tematiske net og ledsageforanstaltninger, findes i afsnit III, del 1, i denne vejledning. Betingelserne i afsnit III er mindstekrav. Ud over disse generelle betingelser forventes det også, at deltagerne i Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi medvirker i en eller flere af følgende aktiviteter: Videnskabelig kommunikation og opmærksomhedsfremmende tiltag på professionelt plan Opstilling af princip- og forståelsesgrundlag i forbindelse med forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi Uvildig formidling, fremme og anvendelse af velafvejede faktuelle videnskabelige oplysninger. Udtrykket videnskabelig kommunikation omfatter især medierne, producenter af undervisningsmateriale, videnskabelige og tekniske museer, udbydere af videnskabsrelaterede elektroniske informationstjenester og lignende. 5

IV.3.2 Hvor mange deltagere? I afsnit IV.2 er angivet, hvor mange deltagere der mindst bør være i aktiviteterne for at de kan komme i betragtning til støtte. Aktiviteter med færre deltagere kan være støtteberettigede, hvis der gives tilsagn om at skabe resultater, som kan formidles til og bruges af aktører, som ikke deltager i det pågældende projekt. Mindstekravene for deltagelse i de temanet og ledsageforanstaltninger, der ydes støtte til som led i denne aktivitet, angives i afsnit III, del 1, boks 6. IV.3.3 Aktiviteternes varighed Forslagsstillerne kan normalt selv definere tidsplan og ressourcer til gennemførelse af det foreslåede arbejde, men der er dog særlige betingelser knyttet til de forskellige aktivitetstyper: i) Tematiske net vil normalt have en varighed af to-tre år. ii) Europa-ugen for videnskab og teknologi, som falder ind under denne indkaldelse, skal foregå i november 2003. Potentielle kontrahenter, hvis forslag til ledsageforanstaltninger til Europa-ugen er blevet antaget, indbydes til et eller flere samordningsmøder i Bruxelles, inden de endelige kontrakter indgås, for at aftale en gensidigt bindende tidsplan - herunder også ugens endelige dato - og andre forhold, som kan sikre, at ugen bliver vellykket. Kontrakterne for de aktiviteter, der udvælges til finansiering, kan tidligst træde i kraft Oktober 2002. Derfor bør forslagsstillerne begrænse den samlede varighed af deres aktiviteter (forberedelse og gennemførelse af det endelige arrangement i ugen) til højst 9 måneder. IV. 4 Forberedelse af forslag IV.4.1 Sprog, som forslaget udarbejdes på Forslag kan indsendes på et af Den Europæiske Unions officielle sprog. Hvis Deres forslag ikke er på engelsk, vil en oversættelse af hele forslaget være til gavn for evalueringspanelet, og en engelsk oversættelse af forslagsskitsen og resuméet af forslaget skal medtages i forslagsformularens del A. IV.4.2 Forslagets struktur og forslagsformularer Der er udarbejdet særlige formularer til indsamling af administrative oplysninger til hvert forslag - forslagsformularerne. Disse formularer sikrer, at alle nødvendige oplysninger indsamles, og at det er muligt at foretage en rimelig, ensartet sammenligning af forslagene. Der er flere udgaver, som varierer alt efter den foreslåede aktionstype (FTU-projekter - herunder også demonstrationsprojekter - ledsageforanstaltninger, samordnede aktioner osv.). Forslagsstillerne skal sikre, at de bruger den korrekte formular til den type aktion, de foreslår. Der anvendes kun to formularer i forbindelse med støtteberettigede aktiviteter under Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi: "Forslagsformular til finansiel støtte fra EF til enten en samordnet aktion eller et tematisk net". "Forslagsformular til finansiel støtte fra EF til ledsageforanstaltninger". Forslagsformularerne består af tre dele. Del A indeholder de nødvendige administrative oplysninger om forslaget og forslagsstillerne (f.eks. forslagets navn, forslagsstillernes navne og adresser, kort beskrivelse af arbejdet, de samlede udgifter fordelt pr. udgift, hvortil der ansøges om støtte osv.). Disse oplysninger bruges som baggrund for udarbejdelse af en kontrakt, hvis forslaget udvælges. Oplysningerne vil blive kontrolleret af Kommissionens tjenestegrene. 6

Del B (som til forskel fra del A er en struktur eller liste over emner, som bør følges, ikke et skema) er en detaljeret beskrivelse af det foreslåede arbejde.for størstedelen af de aktiviteters vedkommende, der forslås som led i rammeprogrammet, skal dette afsnit være anonymt, dvs. at det ikke må indeholde oplysninger, som afslører, hvem deltagerne er. I forbindelse med aktionslinjen Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi gælder anonymitetskravet ikke, eftersom det inden for dette aktivitetsområde kan være umuligt at adskille deltagernes identitet fra arbejdets art. Der skal ikke desto mindre gives en fyldestgørende beskrivelse af arbejdets art og målsætninger i dette afsnit. Del C (som også antager form af en struktur, der skal følges) identificerer og beskriver partnerne og deres rolle i projektforslaget fuldt ud. Både del A, B og C skal udfyldes korrekt - også selv hvis det drejer sig om en ledsageforanstaltning, som kun omfatter én kontrahent. (Én kontrahent er mindstekravet for ledsageforanstaltninger, men forslagsstillerne bør være opmærksomme på de særlige betingelser, der angives i ovenstående afsnit IV.3). Når der udarbejdes et forslag i papirform, skal forslagsstilleren anføre den korte betegnelse for forslaget og datoen for udarbejdelse øverst på hver side i del A, B og C og på alle bilag. Siderne skal være tydeligt nummererede. Formularen til anerkendelse af modtagelsen skal vedlægges forslaget, så det er lettere at kvittere for modtagelsen af det. Denne vejledning er vedlagt papirudgaver af alle nødvendige formularer og tilhørende noter. IV.4.3 Værktøj til udarbejdelse af forslag (ProTool) Kommissionen har udarbejdet et software-værktøj (Proposal Preparation Tool eller "ProTool"), som kan hentes på CORDIS' hjemmeside: http://www.cordis.lu/fp5/protool/. Med dette værktøj kan forslagsstillere udarbejde de administrative og finansielle oplysninger til et forslag (del A) i overensstemmelse med den pågældende forslagsformular. Værktøjet bruges derfor af den koordinerende partner. Der findes desuden en version af værktøjet til deltagerne, som de kan bruge til at udarbejde deres bidrag elektronisk og sende det elektronisk til den koordinerende partner. ProTool omfatter hjælpetekster og referencer samt hjælp til at udfylde og sikre konsekvensen i formularerne og sammenhængen mellem del A, B og C. Anvendelse af ProTool er både en hjælp for forslagsstillerne og Kommissionen, således at oplysningerne bliver af høj kvalitet og kan registreres korrekt. Når forslaget er udarbejdet ved hjælp af dette værktøj, kan det fremsendes enten elektronisk eller på papir efter forslagsstillernes valg. IV.4.4 Forslagets anonymitet For størstedelen af de aktiviteters vedkommende, der forslås som led i rammeprogrammet, skal dette afsnit være anonymt, dvs. at det ikke må indeholde oplysninger, som afslører, hvem deltagerne er. I forbindelse med aktionslinjen Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi gælder anonymitetskravet ikke, eftersom det inden for dette aktivitetsområde kan være umuligt at adskille deltagernes identitet fra arbejdets art. Forslagsstillerne skal ikke desto mindre, når de udfylder forslagets del B, give en fyldestgørende beskrivelse af det foreslåede arbejdes art og målsætninger. 7

IV.5 Indgivelse af forslag IV.5.1 Indledning Hvis forslaget er udarbejdet på papir i overensstemmelse med formatet i den relevante forslagsformular, kan det fremsendes på papir til Europa-Kommissionen. Hvis forslaget udarbejdes ved hjælp af ProTool og efterfølgende udskrives på papir, kan denne papirudgave også indsendes. Hvis forslaget er udarbejdet ved hjælp af ProTool, kan det indsendes elektronisk. Denne elektroniske indsendelse kan foretages af alle konsortiets medlemmer (ikke kun af koordinatoren). Den partner, der indsender forslaget, skal indhente et certifikat (se nedenfor), således at den elektroniske indsendelse kan ske uden problemer. Koordinatoren skal være i besiddelse enten af underskrifter fra de deltagere, som vil bidrage til finansieringen af et projekt (dvs. hovedkontrahenterne og underleverandører) eller de skrivelser fra deltagerne, hvori de giver tilsagn om deltagelse og angiver, at koordinatoren er bemyndiget til at fremlægge forslaget på konsortiets vegne og at der er enighed om forslaget blandt partnerne. IV.5.2 Indsendelse af forslag (det tilrådes at bruge checklisten i del IV.9) Forslag skal indgives på papir eller i elektronisk form, men ikke begge dele. Hvis et forslag indgives på begge måder, evaluerer Kommissionen den elektroniske udgave. IV.5.2.1 I elektronisk form Certificering For at kunne sende et forslag elektronisk til Kommissionen skal koordinatoren (eller den af partnerne, som indgiver det færdige forslag) på forhånd anmode om et certifikat, som giver den pågældende mulighed for at signere forslaget elektronisk. Der kan anmodes om et standardcertifikat (klasse II) eller et éngangscertifikat (klasse I). Begge er gratis. Standardcertifikater (klasse II) kan fås ved at hente, installere og bruge ProTool (seneste version).. Forslagsstillere bedes udfylde og underskrive en formular og sende den til FP5-CSP. Når FP5-CSP har modtaget og accepteret formularen, afsendes et certifikat. Med dette certifikat kan der indsendes forslag i certifikatets gyldighedsperiode (normalt et år, kan dog forlænges) uden yderligere udveksling af papirinformation. Denne form for certifikat gør det muligt at kryptere forslaget. (Det bemærkes, at den nationale lovgivning kan indeholde visse begrænsninger for krypteringssoftware. Det er forslagsstillernes ansvar at sikre, at sådanne nationale bestemmelser overholdes). Engangscertifikater (klasse I) kan også fås hos FP5-CSP ved hjælp af ProTool, men udelukkende via elektronisk kommunikation. Denne form for certifikat giver mulighed for elektronisk indsendelse af et enkelt forslag for koordinatorer, der ønsker at afprøve systemet, eller som ikke forventer at indsende flere forslag lige med det samme. Elektronisk indsendelse sammen med dette certifikat forudsætter desuden indsendelse af en underskrevet A1-formular fra del A i forslagsformularen til Kommissionen før den frist, som anføres i den relevante indkaldelse af forslag. Denne slags certifikat giver ikke mulighed for kryptering. Sikkerheden er begrænset til det standardniveau, som gælder for de servere, der anvendes (SSL). Anmodningen om certificering udarbejdes ved hjælp af ProTool. Procedure Værktøjet til forsegling af forslagsformularerne IV.5.2.2 I papirform Procedure Hvis den nationale lovgivning vedrørende forsendelse af data ikke tillader brug af kryptering, og fortrolig forsendelse således ikke kan sikres, eller hvor forslagsstilleren uanset årsag foretrækker det, kan forslagene udarbejdes ved hjælp af ProTool og efterfølgende udskrives på papir eller udarbejdes på papir fra starten ved hjælp af de relevante forslagsformularer. Med ProTool kan der udarbejdes forslag til de vigtigste aktivitetstyper inden for det femte rammeprogram. I sjældne tilfælde kan det være umuligt at få adgang til den korrekte udgave af ProTool, og i sådanne tilfælde er kun indsendelse af forslag på papir mulig. Denne vejledning for forslagsstillere indeholder anvisning om strukturen i det ønskede forslag, og der vil blive stillet formularer til rådighed. Antal kopier Forslag på papir skal udarbejdes som følger: - fem indbundne kopier af del A - fem indbundne kopier af del B - fem indbundne kopier af del C - en fuldstændig, ikke-sammenhæftet papirudgave med underskrifter. Det fuldstændige sæt forslag lægges i en eller flere kuverter, mærket Commercial-in-confidence med følgende oplysninger: Navnet på det program, som det indsendes til: 8

indgår i ProTool. Dette redskab bruger koordinatoren til at pakke de administrative og tekniske forslagsdele A, B og C i én fil og derefter afsætte et fingeraftryk eller validere forslagsfilen, hvilket udgør en fuldstændig identifikation af forslaget. Indsendelsen af valideringsfilen afgør tidspunktet for indsendelse af forslaget. Hvis der opstår kommunikationsproblemer, kan denne fil udskrives og faxes før fristen i indkaldelsen. Selve forslaget skal modtages elektronisk senest 48 timer efter fristen i indkaldelsen. Afsender modtager en elektronisk besked om, at filen er korrekt overført, men det udgør dog ikke nogen formel anerkendelse af modtagelse af forslaget. Indehavere af et klasse II-certifikat vil også have mulighed for at kryptere filen med forslaget. Selve metoden forklares i forseglingsværktøjet. Efter modtagelsen vil Kommissionen foretage en sikker, elektronisk arkivering af validerings- og forslagsfilen i den form, de er modtaget. Efter dekryptering og udpakning arkiverer Kommissionen desuden en elektronisk kopi af forslaget i den udformning, det er sendt til evalueringspanelet, under samme forhold sammen med de nødvendige oplysninger om de redskaber og oplysninger, der bruges til at dekryptere og udpakke filen. Hvis Kommissionen modtager flere elektroniske udgaver af samme forslag, vil den kun evaluere det sidst modtagne forslag, før fristen i indkaldelsen udløber, og se bort fra de øvrige. "The Human Potential Programme", datoen for offentliggørelse af indkaldelsen: "15 January 2002" og indkaldelsens nummer IHP-RPA-02-1. En henvisning til "Raising Public Awareness" Pakken skal også indeholde en udfyldt Anerkendelse af modtagelse -formular (se appendiks 2), så Kommissionen kan meddele, at forslaget er modtaget i god stand. Kuverten/-erne skal efterfølgende forsegles i en anden kuvert eller pakke, som sendes til det kommissionskontor, der skal modtage forslaget som angivet i indkaldelsens tekst. Forslag på papir kan sendes til Kommissionen pr. post, kurertjeneste eller indleveres personligt som beskrevet i indkaldelsens tekst. Hvis der fremlægges mere end én pakke, mærkes pakkerne tydeligt 1 af x, 2 af x osv. Forslagsstilleren skal som led i udarbejdelsen anføre den korte betegnelse for forslaget, forslagets nummer (hvis Kommissionen har tildelt forslaget et inden indsendelse) og datoen for udarbejdelse øverst på hver side i del B og C og alle bilag. Siderne skal være tydeligt nummererede. Indsenderne advares om, at Kommissionen ikke kan gøres ansvarlig for ulovlig brug af krypteringsværktøjer, hvis anvendelse i visse tilfælde kan være forbudt i nogle medlemsstater. Reserveprocedure ved elektronisk indsendelse Fejl ved hentning, dekryptering eller læsning af en forslagsfil vil medføre, at Kommissionen indleder en reserveprocedure. Kommissionen anmoder inden for 24 timer forslagsstillerne om at fremsende en backup-kopi af deres forslag på diskette eller i papirudgave. Denne sikkerhedskopi skal ankomme inden 48 timer og være identisk med den fil, der blev frembragt ved forseglingen, hvilket vil blive kontrolleret ved hjælp af den entydige identifikationskode, der findes i valideringsfilen. (Forslagsstillere, der planlægger at indsende deres forslag elektronisk, anbefales at udarbejde en sådan sikkerhedskopi på forhånd, hvis der skulle blive behov for den). 9

IV.5.3 Anerkendelse af modtagelsen Når Kommissionen har modtaget og registreret et forslag, enten elektronisk eller på papir, afsendes der en anerkendelse af modtagelsen (se bilag 2). Forslagsstillere, der ikke modtager en anerkendelse af modtagelsen inden tre uger efter fristen og har mistanke om, at forslaget er gået tabt, skal kontakte programmets Infodesk. Forslagsstillerne erindres om, at det er deres eget ansvar at sørge for sikker aflevering af deres forslag. IV. 6 Frister og indlevering af forslag NY PROCEDURE: Forslag skal være Kommissionen i hænde FØR den frist, som er angivet i indkaldelsen for forslag IHP-RPA-02-1. Forslag, der modtages FOR SENT, som kommer EFTER fristen i indkaldelsen, AFVISES. Forslagsstillere SKAL derfor meget omhyggeligt gennemlæse betingelserne for at indsende et forslag, der findes i indkaldelsen. 10

IV. 7 Støtte til forslagsstillere IV.7.1 Infodesk Informationsafdelingen er åben for skriftlig henvendelse mandag-fredag (10.00-16.00): European Commission Directorate General Research SDME European Research Area - Science and Society: Public awareness of Science B-1049, Bruxelles, Belgien E-mail: improving@cec.eu.int Hjemmeside: http://www.cordis.lu/improving Fax: +32-2-296 32 70 Bemærk: Forslag skal IKKE sendes til denne adresse. Forslagsstillerne bør med jævne mellemrum gå ind og se de seneste oplysninger på hjemmesiden for programmet Forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi: http://www.cordis.lu/improving for sidste nyt. IV.7.2 Nationale kontaktpunkter Organisationer, som gerne vil finde partnere i andre lande, kan have god nytte af at henvende sig til de nationale kontaktpersoner for programmet Udvikling af det menneskelige potentiale (se appendiks 4), som kan give yderligere oplysninger om det pågældende land. De seneste oplysninger ligger altid på Kommissionens server CORDIS i Luxembourg (http://www.cordis.lu/improving) IV.7.3 Programmets informationsdage Der arrangeres informationsdage om programmet til udvikling af det menneskelige potentiale, og her har interesserede parter lejlighed for at få en præsentation af programmet og det overordnede rammeprogram, skaffe dokumentation og forslagsværktøj (ProTool), stille spørgsmål osv. og møde potentielle partnere. De seneste oplysninger om planlagte informationsdage kan fås ved henvendelse til programmets informationsafdeling og på programmets hjemmeside (http://www.cordis.lu/improving) 11

IV.8 Referencer Potentielle forslagsstiller kan konsultere følgende dokumenter: Afgørelse om det femte rammeprogram Afgørelse om programmet Det menneskelige potentiale Hjemmesiden for programmet Det menneskelige potentiale Hjemmesiden for forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi http://www.cordis.lu/fp5/src/oj.htm findes også i EFT L 26 af 1.2.1999, s. 1 http://www.cordis.lu/improving/src/5fpdec.htm http://www.cordis.lu/improving http://www.cordis.lu/improving/src/hp_rpast.ht m Med links til Indkaldelsen af forslag. Vejledning for forslagsstillere. Evalueringshåndbog. Programmet til udvikling af det menneskelige potentiale. (Evalueringshåndbogen for programmet 3.) Ansøgningsformularer og tilhørende noter. Forslagsværktøjet ProTool. Ajourført liste over nationale kontaktadresser. Europa-ugen for videnskab og teknologi - til fremme af videnskaben i Europa og Sidste nyt. Kalender over informationsdage Semana europea de ciencia y tecnología. http://www.cordis.lu/scienceweek 3 Evalueringsvejledningen vedrørende forøgelse af offentlighedens forståelse af videnskab og teknologi er opstillet på grundlag af evalueringshåndbogen for rammeprogrammet. 12

IV.9 Kontrolliste for indsendelse af ansøgninger For at undgå problemer i sidste øjeblik med ansøgningen bør De checke en række punkter før indsendelse. For ELEKTRONISK indsendelse af Deres forslag bør De kontrollere følgende punkter: Har De anmodet om et certifikat (ved at sende en elektronisk anmodning ved hjælp af ProTool og indsende de underskrevne og behørigt udfyldte formularer) i god tid inden fristen (det anbefales at gøre det mindst 3 uger før)? Har De importeret dette certifikat til ProTool korrekt? Har De anmodet om et forslagsnummer (mindst tre uger før fristen)? Er alle dele af forslaget (A-B-C) udfyldt korrekt? Er alle dele (A-B-C og den udfyldte formular til anerkendelse af modtagelse) af forslaget pakket sammen i den fil, der skal indsendes? Har De undersøgt, at De sender Deres forslagsfil til den rigtige e-mailadresse? Har De kontrolleret, at man kan udprinte forslaget korrekt i et af følgende formater: PDF, RTF, Postscript eller Word, og at det ikke indeholder filer i et andet format (brug ikke billed-, foto-, stemme- eller video-format, eller MS Project eller lignende værktøjer)? Sidst men ikke mindst: Har De indsendt Deres forslag før fristen i overensstemmelse med fremgangsmåden for elektronisk elektronisk indsendelse? For indsendelse på PAPIR af Deres forslag bør De kontrollere følgende punkter: Er alle dele af forslaget (A-B-C) udfyldt korrekt? Ligger forslaget klar med fem indbundne kopier af del A, fem indbundne kopier af del B, fem indbundne kopier af del C og én samlet, ikke-sammenhæftet original i papirform? Indeholder A1-formularen koordinatorens underskrift? (Formularerne A3 Deltagerprofil/- oplysninger skal udskrives enten fra ProTool eller ved at bruge pdf-formularerne. De må ikke indsendes pr. fax) Er al dokumentation til forslaget lagt i en kuvert, mærket Commercial-in-confidence, med følgende påskrift: Programmets navn: "Human Potential Programme" Referencenummer for indkaldelsen: IHP-RPA-02-1? Dato for offentliggørelse af indkaldelsen: 15 January 2002? Aktionslinjens navn: Raising Public Awareness Har De udfyldt formularen Anerkendelse af modtagelse og vedlagt den? Hvis De bruger mere end en pakke, er disse så tydeligt mærkede i rækkefølge, f.eks. 1 af x, 2 af x osv.? Er hver pakke mærket som beskrevet ovenfor? Er adressen på pakken fuldstændig og rigtig (se indkaldelsen)? Sidst, men ikke mindst: Modtager Kommissionen Deres forslag før den frist, der er angivet i indkaldelsen? 13

Bilag 1 Forslagsformularer Tematiske net Forslag kan indsendes i papirudgave på de formularer og med den struktur, som fremgår af appendiks 1.1.A, 1.1.B og 1.1.C med henvisning til noterne i appendiks 1.1.D. Før udfyldelse af disse formularer rådes forslagsstillere kraftigt til at læse Vejledningen for forslagsstillere vedrørende Forøgelse af offentlighedens forståelse for videnskab og teknologi samt de dokumenter, der henvises til heri. Formularerne i appendiks 1.1.A, 1.1.B og 1.1.C kan også hentes elektronisk på programmets hjemmeside http://www.cordis.lu/improving/src/hp_rpast.htm eller udfyldes og indsendes elektronisk som beskrevet i Vejledningen for forslagsstillere. Ledsageforanstaltninger Forslag kan indsendes i papirudgave på de formularer og med den struktur, der fremgår af appendiks 1.2.A, 1.2.B og 1.2.C med henvisning til noterne i appendiks 1.2.D. Før udfyldelse af disse formularer rådes forslagsstillerne kraftigt til at læse Vejledningen for forslagsstillere for Forøgelse af offentlighedens forståelse for videnskab og teknologi og de dokumenter, der henvises til heri. Formularerne i appendiks 1.2.A, 1.2.B og 1.2.C kan også hentes elektronisk på programmets hjemmeside http://www.cordis.lu/improving/src/hp_rpast.htm eller udfyldes og indsendes elektronisk som beskrevet i Vejledningen for forslagsstillere. For de fleste af aktiviteterne under rammeprogrammet skal formularernes del B være anonym, dvs. at den ikke må indeholde oplysninger, som afslører deltagernes identitet. For aktionslinjen Forøgelse af offentlighedens forståelse for videnskab og teknologi finder kravet om anonymitet ikke anvendelse, da deltagernes identitet på dette aktivitetsområde kan være uadskillelig fra arbejdets art. Under alle omstændigheder skal der dog gives en beskrivelse af arbejdets art og mål i del B. Når der udarbejdes et forslag i papirform, skal forslagsstilleren anføre den korte betegnelse for forslaget (akronym), forslagets nummer (hvis Kommissionen har tildelt forslaget et inden indsendelse) og datoen for udarbejdelse øverst på hver side i del A, B og C og alle bilag. Siderne skal nummereres tydeligt. 14