Udbudsbetingelser. for Etablering, udvikling og drift af nationalt børnesite

Transkript

1 Devoteam Consulting A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Copenhagen, Denmark Tel Fax Udbudsbetingelser for Etablering, udvikling og drift af nationalt børnesite VAT N DK PBS: Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N IBAN: DK CVR N

2 2/7 1. Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for den udbudte opgave om Etablering, udvikling og drift af nationalt børnesite. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er: Styrelsen for Bibliotek og Medier H.C. Andersens boulevard København V Ordregiver er den ansvarlige for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og en eventuel kontrakt vil skulle indgås med ovenfor nævnte ordregiver. 2. Generelt om rammerne for udbudsforretningen Dette afsnit angiver de overordnede rammer for udbudsforretningen. Form- og procedurekrav Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver iagttage følgende form- og procedurekrav: Tilbuddet skal afgives i overensstemmelse med de grundlæggende krav, som følger af udbudsmaterialet. Tilbudsfrist og afleveringsadresse Tilbudsfristen er 17. marts 2009 kl , og tilbud skal indleveres på følgende adresse: Styrelsen for Bibliotek og Medier H.C. Andersens Boulevard København V Att. René Olsen Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Udformning Tilbuddet skal afleveres i to underskrevne originaler med tilhørende seks papireksemplarer og i en elektronisk version som fil i pdf og word.

3 3/7. Sprog Tilbuddet skal afgives på dansk, dog at eventuelle tekniske bilag kan være på engelsk, svensk eller norsk. Forretningssproget for udbudsforretningen er dansk. Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret til tilbudsgiverne. Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til, at tilbudsgivere kan overvære åbningen af tilbuddene. Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende 12 måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. gældende til den 17. marts Delbud Delbud vil ikke blive accepteret.

4 4/7 3. Krav og ønsker til tilbuddets opbygning og indhold Udformning af tilbud Ordregiver har vedlagt nærværende udbudsmateriale i elektronisk form som vedhæftede filer i word og pdf. Tilbudsgivers tilbud skal udformes på følgende måde: Tilbudsbrev indeholdende oplysninger om tilbudsgivers identitet og angivelse af udbuddet, der afgives tilbud på. De dokumenter, som tilbudsgiver skal afgive, besvare eller udfærdige i forbindelse med udbudsforretningen er angivet nedenfor. Disse tilbudsdokumenter vil indgå i den samlede kontrakt. Tilbudsgiver skal således udfylde, besvare eller selv komme med følgende dokumenter: Hovedtidsplan Betalingsplan og specifikation af kontraktsum Kravopfyldelsesliste (udfyldes af tilbudsgiver. Se bagerst i udbudsmaterialet) Tilbudsgivers løsningsbeskrivelsebaseret på kravene i udbudsmaterialet Anfordringsgaranti Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist med korrekturmarkering. Forbeholdet skal endvidere fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbudsbrevet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning: Punkt i udbudsmateriale Konkret henvisning til punktet i bilaget. Tilbudsgivers forbehold Kort og præcis redegørelse af forbeholdet. En specifik alternativ formulering skal angives. Konkret henvisning til punktet i udbudsmaterialet En kort begrundelse for forbeholdet skal angives.

5 5/7 Såfremt tilbudsgiver tager forbehold over for minimumskrav i udbudsmaterialet eller ikke besvarer infokrav, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og vil derfor blive forkastet af ordregiver. Kontraktudkastet er ikke i videre omfang end angivet i udbudsmaterialet udtryk for minimumskrav. Tilbudsgiver skal angive forbehold over for bestemmelser i kontraktudkastet i en særskilt liste. Kapitalisering af forbehold over for udbudsmaterialet Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af ordregiver, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt ordregiver i væsentligt omfang ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på saglig og sikker vis, kan ordregiver kassere tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Bagatelagtige forbehold Bagatelagtige forbehold vil blive vurderet kvalitativt under de relevante evalueringskriterier, de måtte vedrøre. Tilbudsevaluering Den udbudte opgave vil blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af de følgende evalueringskriterier, hvor den relative vægtning er angivet som et interval. Følgende kriterier vægtes: Tilbudt funktionalitet inden for den økonomiske ramme: % Realisme af den udarbejdede tidsplan: % Mængden af tilbudt, eget produceret indhold: % Meddelelse om resultatet Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af ordregiver og den valgte tilbudsgiver.

6 6/7 Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister. Tidsfrist Aktivitet 24. februar Udsendelse af udbudsmateriale. 17. marts Frist for afgivelse af tilbud. Uge 12 og 13 Valg af tilbud samt afklarings- og forhandlingsfase. 30 marts Indgåelse af kontrakt. Uge 14 Offentliggørelse af tildelingsbekendtgørelse. Ordregivers kontaktpersoner Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal fremsendes i skriftligt form, helst som eller som sædvanlig post til følgende adresse: Styrelsen for Bibliotek og Medier H.C. Andersens Boulevard København V att: Rene Olsen Mails bedes sendt til følgende mailadresser, rol@bibliotekogmedier.dk med c.c. til: csc@bibliotekogmedier; marianne.fugmann@devoteam.dk. Spørgsmål Såfremt tilbudsgiver måtte have spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles skriftligt på dansk senest den 9. marts Svar på spørgsmål vil i anonymiseret form blive sendt til de prækvalificerede tilbudsgivere snarest muligt og senest den 12. marts 2009 pr. . Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af ordregiver. Annullering af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kontrakt, vil udbudsforretningen af den ordregivende myndighed kunne annulleres, såfremt ordregiver finder, at der er saglig grund hertil.

7 7/7 4. Oversigt over udbudsmaterialet og vedlagte dokumenter Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsmateriale Kontraktudkast Bilagsmateriale til projektet Den fortællende søgemaskine. Vedlagt til inspiration.