Åens grundejerforening Referat af ordinær generalforsamling søndag 24. juli 2011 kl. 10.00 Åengsvej 10. Grundejerforeningens formand Jan Peter Rasmussen, Risengen 11 bød velkommen til mødet og udtrykte håb om en god generalforsamling. Dagsorden: 1.Valg af dirigent. Bestyrelsen havde i indkaldelsen til generalforsamlingen foreslået Preben Svanekiær, Risengen 5 som dirigent, men denne trak sig af helbredsmæssig årsag. På anbefaling af Erling Jakobsen, Åmarksvej 37 blev Hasse Jakobsen, Kæruldsvej 13-15 valgt uden modkandidat. Hasse Jakobsen takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet, og at tidspunkt for afholdelse og dagsordenens indhold var i overensstemmelse med foreningens vedtægter. Dirigenten henstillede til, at indkaldelse med materiale til generalforsamlingen i fremtiden sker samtidig ved omdeling og pr. e-mail. Dirigenten orienterede om, at der ud af foreningens i alt 121 medlemmer var registreret 41 stemmeberettigede incl. fuldmagter. På forslag fra Edda Faurholt, Åmarksvej 35 præsenterede bestyrelsen sig. 2.Bestyrelsens årsberetning. Bestyrelsens årsberetning var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Jan Peter Rasmussen supplerede den skriftlige beretning med en redegørelse for det ikke vedtagne forslag af 25. 09. 2010 til bestyrelsen om at yde tilskud til dræningsprojektet. Endvidere orienterede Jan Peter Rasmussen om bestyrelsens beslutning om i et konkret tilfælde i vinter at pumpe vand ved Østvej/Fyllavej. 1/9
Endelig takkede Jan Peter Rasmussen de der frivilligt gør en indsats for grundejerforeningen bl.a. vært og hjælpere for bespisning på den fælles arbejdsdag Kurt Larsen, Åmarksvej 39, Lis Jakobsen, Åmarksvej 37 og Poul Andersen, Åengsvej 10 samt værterne for generalforsamlingen Ulla og Poul Andersen, Åengsvej 10. Herefter åbnede dirigenten for spørgsmål og kommentarer til bestyrelsens beretning. Erling Jakobsen kritiserede forslaget til bestyrelsen om at yde tilskud på 26.000 kr. til dræningsprojektet, og mente, at en del af bestyrelsen dermed havde haft i sinde, at overføre penge til en anden forening. Dirigenten læste herefter det nævnte forslag op. Claus Hansen, Kæruldsvej 17 mente, at der var tæt på at ske en sammenblanding af grundejerforeningen og dræningslavet. Bent Aggerholm, Ådalen 1 tilkendegav, at det overhovedet ikke vedrører grundejerforeningen at dræningslavet er pengelidende. Preben Svanekiær, formand for dræningslavet spurgte kritikerne hvorfor de ikke ligeud sagde, at forslaget kom fra dræningslavet. Det gjorde det ikke, han kendte ikke forslaget og kunne ikke acceptere den mistænkeliggørelse der kom frem i kritikken, men mente i øvrigt, at dræning burde være grundejerforeningens ansvar og opgave. Edda Faurholt mente, at bestyrelsens forhandlinger om forslaget ikke skulle have været ført til referat, for så havde der ikke været grobund for dette Oxfordmøde. Forslaget om tilskud blev jo ikke vedtaget, og Erling Jakobsen m.fl. burde derfor kunne se bort fra det. Erling Jakobsen tilkendegav, at forslagsstilleren havde et habilitetsproblem som formand for grundejerforeningen og interessent i dræningen. Jens Peter Bruun Jensen, Åmarksvej 36 tilkendegav, at en bestyrelse kan drøfte hvad som helst internt, og først når den træffer forkerte beslutninger stilles til ansvar. Mente, at diskussionen af dette emne skulle slutte. Preben Svanekiær oplyste, at der udfor Risengen 2 er træer i vejarealet, og appellerede til at grundejerforeningen sender brev til grundejeren. Bent Aggerholm spurgte om hvorfor der var anvendt 8.000 kr. til incasso forretning. Christian Mortensen, Åbrinken 10 oplyste, at der var tale om en sag der havde strakt sig over flere år, at den ikke havde givet noget resultat og derfor var endeligt bogført i 2010 som tab. 2/9
Erling Jakobsen undrede sig over, at der var indgået aftale på 1 år og 4 måneder med entreprenør Niels Kæmpe. Aftalen burde kun have haft en varighed af 1 år. Mente i øvrigt, at bestyrelsen med den indgåede aftale lader entreprenøren bestemme hvad der skal udføres af opgaver, og at bestyrelsen på den måde giver entreprenøren foreningsmedlemmernes pung. Det er en aftale om elastik i metermål. Det afviste Christian Mortensen, der påpegede at bestyrelsen muligvis havde grebet sagen an på en anden måde end Erling Jakobsen gjorde i sin tid som foreningsformand. En aftale må som udgangspunkt være baseret på en vis tillid aftaleparterne imellem, og det har været en strategi, der havde været enighed om i bestyrelsen. Jan Peter Rasmussen supplerede med at anføre, at bestyrelsen fandt, at vi havde fået rigtig gode veje, og at vi også i dag får værdi for pengene. Dirigenten satte herefter bestyrelsens årsberetning til afstemning. For stemte 27 - imod stemte 11-3 stemte hverken for eller imod. Bestyrelsens årsberetning blev godkendt. 3.Forelæggelse og godkendelse af revideret årsregnskab og næste års budget. Det reviderede årsregnskab og næste års budget var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Revideret årsregnskab. Christian Mortensen, grundejerforeningens kasserer, gennemgik det reviderede årsregnskab. Med henvisning til debatten under bestyrelsens årsberetning oplyste kassereren om, at omkostninger til vejvedligeholdelse ikke er nogen konstant. Udover almindelige prisstigninger kan der være udsving i opgavernes omfang alt efter vejrlig og andre forhold der har indflydelse på vejenes tilstand. 3/9
Der er fortsat vanskeligheder med at inddrive kontingent fra nogle få af grundejerforeningens medlemmer, og derfor har foreningen også i nogle tilfælde måtte sende opkrævninger til incasso. Det giver ikke altid resultat og er derfor omkostningsbelastende for foreningen. På forespørgsel oplyste kassereren, at kontingentet ikke kan opkræves af kommunen eller andre. Der er ikke pligt til at være medlem af grundejerforeningen, men grundejere har til gengæld pligt til at betale til vejvedligeholdelsen. Det pligtige beløb til vejvedligeholdelse er beregnet til at udgøre det samme som medlemskontingentet. Dirigenten tilkendegav, at medlemmer af grundejerforeningen der ikke betaler kontingent ifølge vedtægterne kan ekskluderes. Bestyrelsen forelægger generalforsamlingen fakta om restanter, og generalforsamlingen tager derefter beslutning om eksklusion. Årsregnskabet blev godkendt. Næste års budget. Kassereren gennemgik budgetforslaget. Claus Hansen foreslog, at der kunne spares på vejvedligeholdelsen ved at skære ned på anvendelsen af skærver. Budget 2011/2012 blev godkendt. 4. Fastlæggelse af kontingent for det kommende år. Kassereren fremlagde bestyrelsens forslag om uændret medlemskontingent (450 kr. årligt). Kontingentforslaget blev vedtaget. 5. Forslag. Der var i alt 5 forslag til behandling. Forslagene var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Bestyrelsens forslag til ændring af foreningsvedtægternes 6. Poul-Erik Faurholt, bestyrelsesmedlem, Åmarksvej 35 fremlagde bestyrelsens forslag om redaktionelle ændringer i foreningsvedtægternes 6. 4/9
Bestyrelsens forslag blev vedtaget, idet vedtægtsændringer ifølge vedtægternes 8 dog skal vedtages bekræftende på en ekstraordinær generalforsamling - se referat herfra. Forslag til ændring af foreningsvedtægternes 9. Til ændring af vedtægternes 9 var indkommet 2 forslag. Dirigenten fastsatte proceduren og ønskede at behandle medlemsforslaget først, således at hvis det blev vedtaget ville bestyrelsens forslag bortfalde, og omvendt hvis det ikke blev vedtaget ville bestyrelsens forslag være gældende. Erling Jakobsen fremlagde medlemsforslaget fra Bent Aggerholm, Claus Hansen og Erling Jakobsen. Erling Jakobsen argumenterede for forslaget med, at det havde vist sig, at der var behov for at holde bedre snor i bestyrelsen så der ikke igen kunne opstå problemer med bestyrelsens beføjelser i forhold til generalforsamlingen. Det vil være trist og skadeligt hvis grundejerforeningen opløses pga. uklare regler for bestyrelsens råderet, det må ikke ske, og forslaget har til formål at sikre foreningen og dens medlemmer imod det. Poul-Erik Faurholt udtrykte, at Bent Aggerholms, Claus Hansens og Erling Jakobsens forslag og forslaget fra bestyrelsen nok sigtede til det samme, nemlig at gøre bestyrelsens virke mere synligt, og reglerne for dens beføjelser mere klare. Bestyrelsen ønsker ikke som antydet at udvide sine beføjelser, tværtimod indebærer dens forslag et direkte pålæg om at bestyrelsen skal fastsætte sin forretningsorden, og at denne skal udformes skriftligt. Det medlemsforslag der nu var under behandling ville efter sin ordlyd betyde, at bestyrelsen ikke vil have noget råderum, men at den i hvert enkelt tilfælde af opgaver der ikke er fastlagt på den forudgående ordinære generalforsamling skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling for at få dennes godkendelse. Derefter satte dirigenten medlemsforslaget til afstemning. For stemte 14 - imod stemte 24-2 stemte hverken for eller imod. Bestyrelsens forslag var således vedtaget, idet vedtægtsændringer ifølge vedtægternes 8 dog skal vedtages bekræftende på en ekstraordinær generalforsamling - se referat herfra. 5/9
Forslag om vejvedligeholdelse. Erling Jakobsen fremlagde et ændringsforslag til det udsendte forslag om vejvedligeholdelse. Erling Jakobsen mente, at der er vigtigt, at holde snor i vejvedligeholdelsen, og at der nu betales for meget. Ændringsforslagets ordlyd: Bestyrelsen gennemgår vejene hvert forår, og udarbejder et skriftligt materiale, som anvendes til at indhente tilbud til arbejdets udførelse. Med maksimum 3 års interval sendes arbejdet i underhåndsudbud, hvor 2 entreprenører deltager. Når der er det nødvendige erfaringsmateriale til stede, kan bestyrelsen udarbejde en egentlig plan for vedligeholdelse af vores vejsystem. På hjørnet af Åmarksvej og Fyllavej etableres et depot med stabilgrus. Her kan efter aftale med Henning Iversen, Åmarksvej 28 hentes grus til udbedring af huller i vejene. Da stabilgrus ikke tåler vand overdækkes depotet med en presenning. Ove Christiansen, Fyllavej 9 mente, at vejene er gode for tiden. Det blev bemærket, at vejene også kan være så gode at der køres for stærkt på dem. Dirigenten satte herefter ændringsforslaget til afstemning. For stemte 23 - imod stemte 9-6 stemte hverken for eller imod. Medlemsforslaget blev vedtaget. Forslag om at Åens grundejerforening yder drænlavet et tilskud (engangsbeløb) på kr. 15.000. Preben Svanekiær fremlagde forslaget og argumenterede med at dræning af vandlidende arealer ville formindske grundejerforeningens omkostninger til vejvedligeholdelse med skønsmæssigt 2.000 kr. årligt, ligesom de enkelte grunde ville opnå en værdiforøgelse. Christian Mortensen roste dræningslavet, dets gode intentioner og indsats, og ville gerne medvirke til, at grundejerforeningen giver dræningsprojektet en håndsrækning, Var enig i, at dræning vil have besparende effekt på vejvedligeholdelsen. 6/9
Edda Faurholt foreslog i lyset af konstaterede klimaforandringer og forventninger om øget vandstand, at grundejerforeningen iværksætter en opsparing og opretter en fond til dræning. Bent Aggerholm mente, at vandlidende grunde har været billige at anskaffe, og at ejerne af disse grunde derfor selv måtte betale for dræning. Alice Isgaard, Åmarksvej 47 tilsluttede sig Bent Aggerholms opfattelse og mente, at de omhandlede grunde altid havde været vandlidende. Michael Knudsen, Østvej 23 oplyste, at der ikke var nogle papirer på, at hans grund var vandlidende, og derfor havde grunden heller ikke været billigere. Claus Hansen mente, at uanset den allerede foretagne dræning var det ikke alle grunde der havde fået sænket vandstanden. Dræning er yderst kompliceret, det er godt for nogle, men ikke så godt for andre. Lad derfor de der ønsker at dræne gøre det, men for egen regning. Tine Juul Wilhardt, Kæruldsvej 6 henviste til grundejerforeningens regnskab og mente, at der slet ikke var råd til at yde tilskud. Dirigenten satte herefter forslaget til afstemning. For stemte 11 - imod stemte 24-4 stemte hverken for eller imod. Medlemsforslaget blev ikke vedtaget. 6. Valg til bestyrelse og 2 suppleanter. Valg af kasserer for 2 år. Christian Knudsen, Åengsvej 12 stillede sig til rådighed og blev valgt uden modkandidat. Valg af bestyrelsesmedlem for 2 år. Ib Larsen, Østvej 37 blev genvalgt uden modkandidat. Valg af bestyrelsesmedlem for 2 år. Ann-Britt Jacobsen, Østvej 46 blev valgt uden modkandidat. Valg af suppleant for 1 år. Holger Hansen, Østvej 8 blev valgt uden modkandidat. Valg af suppleant for 1 år. Alice Isgaard, Åmarksvej 47 blev valgt uden modkandidat. 7/9
7. Valg af 1 revisor og revisorsuppleant. Revisor for 1 år. Bestyrelsen havde foreslået genvalg af Preben Svanekiær som imidlertid trak sig som beskyttelse mod inhabilitet, idet han ligeledes er formand for dræningslavet. Niels Erik Knudsen, Kæruldsvej 9 stillede sig til rådighed og blev valgt uden modkandidat. Revisorsuppleant for 1 år. Tine Juul Wilhardt, Kæruldsvej 6 blev valgt uden modkandidat. 8. Eventuelt. Jens Peter Bruun Jensen foreslog, at grundejerforeningen kontakter grundejere hvis f.eks. dennes træer er i fare for at vælte eller der forekommer andre fare-fulde situationer. På forespørgsel oplyste Erling Jakobsen, at han som tidligere lovet arbejder videre på en orientering om området. Preben Svanekiær orienterede om at dræningsprojektets etape 1 er afsluttet med godt resultat. Etape 2 Østvej er godkendt og igangsættes snart. Prisen er ca. 14.000 kr. pr. medlem. Claus Hansen opfordrede til, at der i dræningsprojektet tages hensyn til miljøet, og herunder dyr der medvirker til områdets enestående biodiversitet. Man skal derfor passe på ikke at opstuve vand. På baggrund af en oplevelse, hvor et foreningsmedlem havde opdaget at der havde været indbrud i et af områdets huse og derfor havde kontaktet politiet, men forgæves, kunne dirigenten oplyse, at kun husejeren selv kan anmelde indbrud og tyveri til politiet. Dirigenten opfordrede bestyrelsen til at udarbejde og omdele en telefonliste, så den der opdager et indbrud eller tyveri kan kontakte husejeren. Det kunne også være en god idé, at udstyre sin sommerhuspostkasse med navn. Leif Egon Petersen, Risengen 9 fortalte om sine mange år som medlem af grundejerforeningens bestyrelse. Det er en god idé at være medlem. Man lærer noget nyt og møder mange spændende og rare mennesker. Dirigenten afsluttede debatten og takkede for god ro og orden. 8/9
Bestyrelsesformanden afsluttede generalforsamlingen og takkede dirigenten, mødedeltagerne samt værtinde og vært. ------------------------------ ------------------------------ Hasse Jakobsen, dirigent Jan Peter Rasmussen, formand 12. august 2011. Poul-Erik Faurholt, sekretær 9/9
Åens grundejerforening Referat af ekstraordinær generalforsamling søndag 24. juli 2011 Åengsvej 10. Den indkaldte ekstraordinære generalforsamling gennemførtes i umiddelbar fortsættelse af den ordinære generalforsamling. Baggrund for afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling var foreningsvedtægternes bestemmelser for behandling af forslag om vedtægtsændringer. Fremsættes der til den ordinære generalforsamling forslag om vedtægtsændringer skal ifølge foreningsvedtægternes 8 være mindst 50 % af medlemmerne fremmødte. Er dette ikke tilfældet afholdes en ekstraordinær generalforsamling, der er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte medlemmer. Da der på den ordinære generalforsamling 24. juli 2011 var fremmødt under 50 % af foreningsmedlemmerne, var det nødvendigt med en ekstraordinær generalforsamling. Dagsorden. 1. Valg af dirigent. Hasse Jakobsen, Kæruldsvej 13-15 blev valgt uden modkandidat. 2. Forslag. A. Behandling af bestyrelsens forslag til ændring af foreningsvedtægternes 6 som vedtaget på den ordinære generalforsamling 24. juli 2011 med følgende ordlyd: 6 Ordinær generalforsamling. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt i perioden 15. juni til 15. august. Indkaldelse til generalforsamlingen skal ske med mindst 14 dages varsel med følgende dagsorden: Punkt 1: Valg af dirigent. 2: Bestyrelsens beretning. 3: Forelæggelse og godkendelse af revideret regnskab. 1/2
4: Forelæggelse og godkendelse af næste års budget samt fastlæggelse af kontingent. 5: Forslag. 6: Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 7: Valg af revisor og revisorsuppleant. 8: Eventuelt. Forslaget blev vedtaget og erstatter den hidtidige vedtægts 6. B. Behandling af bestyrelsens forslag til ændring af foreningsvedtægternes 9 som vedtaget på den ordinære generalforsamling 24. juli 2011 med følgende ordlyd: 9 Bestyrelsen. Bestyrelsen udfører den daglige drift mellem generalforsamlingerne. Bestyrelsen kan ikke forpligte foreningen udover rammerne i det af generalforsamlingen vedtagne budget. Bestyrelsen består af formand, kasserer og 3 medlemmer, der alle vælges for 2 år. I lige årstal vælges formand og 1 bestyrelsesmedlem, i ulige årstal vælges kasserer samt 2 bestyrelsesmedlemmer. Endvidere vælges 2 suppleanter, begge for 1 år. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og udformer den skriftligt. Beslutninger træffes ved simpelt flertal og føres til referat. Bestyrelsen tegnes af formanden og mindst ét medlem af bestyrelsen. Forslaget blev vedtaget og erstatter den hidtidige vedtægts 9. ------------------------------ ------------------------------ Hasse Jakobsen, dirigent Jan Peter Rasmussen, formand 12. august 2011. Poul-Erik Faurholt, sekretær 2/2