Åens grundejerforening

Transkript

1 Åens grundejerforening Referat af ordinær generalforsamling søndag 22. juli 2012 kl Gørlev Hallens mødelokale, Kalundborgvej 29, Gørlev. Grundejerforeningens formand Jan Peter Rasmussen, Risengen 11 bød velkommen til mødet og udtrykte håb om en god generalforsamling. Dagsorden: Bestyrelsen præsenterede sig. Poul-Erik Faurholt, Åmarksvej 35 blev valgt til referent uden modkandidat. 1. Valg af dirigent. Niels Erik Knudsen, Kæruldsvej 9 blev valgt til dirigent uden modkandidat. Niels Erik Knudsen takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet ved skrivelse 4. juli 2012, og at tidspunkt for afholdelse og dagsordenens indhold var i overensstemmelse med foreningens vedtægter. Dirigenten orienterede om, at der ud af foreningens i alt 121 medlemmer var registreret 51 stemmeberettigede incl. fuldmagter. 2. Bestyrelsens årsberetning Jan Peter Rasmussen beklagede, at bestyrelsen ikke i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen havde uddelt den fulde ordlyd af et forslag fra Erling Jakobsen, Åmarksvej. Den blev senere omdelt. Bestyrelsens årsberetning var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Jan Peter Rasmussen henviste til den skriftlige årsberetning og supplerede den mundtligt. Kalundborg Kommune har pt. et forslag om vintervedligeholdelse af veje i sommerhusområderne i høring. Forslagets gennemførelse vil betyde, at grundejerne skal sørge for snerydning og glatførebekæmpelse ud for deres grunde og på vejene, og det vil 1

2 uden tvivl få betydelige økonomiske konsekvenser. Den nuværende bestyrelse ønsker at forslaget drøftes på det kommende møde med Landliggerudvalget 25. august Til den fælles arbejdsdagen 2. juni 2012 havde tilmeldingen været lav, men der mødte dog 13 aktive deltagere op. Det lave deltagerantal tillod ikke udførelse af større opgaver, men det blev alligevel en god dag. Tak til Kurt Larsen, Åmarksvej 39 med hjælpere som atter lagde faciliteter til og forestod madtilberedelse og udskænkning. Derefter tog Jan Peter Rasmussen spørgsmålet om det nedlagte rør til afledning af vand fra Fyllavej på Phillipsdals grund op. Han forstod ikke, at det kunne give anledning til den tilsyneladende eksisterende modstand. Grundejerforeningens formål er at varetage medlemmernes interesser, og han anførte at bestyrelsen må kunne være katalysator eller direkte fødselshjælper i noget der betyder forbedringer for en flerhed af foreningens medlemmer når det ikke samtidig er til skade for andre medlemmer især når det som i den aktuelle sag er udgiftsneutralt for Grundejerforeningen. Jan Peter Rasmussen erindrede om grundejerforeningens pligt til at vedligeholde visse grøfter, henviste til vedtagelsen på generalforsamlingen 23. juli 1995, og orienterede om bestyrelsens arbejde med denne opgave. Formanden og et bestyrelsesmedlem har i den forbindelse 21. april 2012 sammen med grundejere på Fyllavej holdt møde om mulige løsninger mht. vandafledning via grøften ved hjørnet Østvej/Fyllavej og om et delvis blotlagt højspændingskabel. Såvel grundejerne som el-selskabet SEAS/NVE har accepteret løsningerne og rørledningen til erstatning for den tidligere grøft er gjort lovlig. Vand fra Fyllavej kan nu, i den udstrækning vandet ledes ned til Østvej, frit løbe videre uden gene for andre. Det blottede højspændingskabel er forsvarligt tildækket. Alle omkostninger både til etablering og vedligeholdelse, betales af de berørte grundejere og er grundejerforeningen uvedkommende. Formanden takkede også bestyrelsen og andre frivillige hjælpere for et godt samarbejde og en god indsats i det forgangne år. Herefter var bestyrelsens årsberetning til debat. Jens Peter Bruun Jensen, Åmarksvej 36 spurgte om hvem der hæfter økonomisk for affaldsbeholderne. Ib Larsen, Østvej 37 oplyste, at den enkelte grundejer hæfter, og opfordrede til at man fjerner affaldsbeholderne når de ikke skal anvendes så tyveri, eller misbrug undgås. Edda Faurholt, Åmarksvej 35 opfordrede bestyrelsen til at protestere mod kommunens forslag om vintervedligeholdelse af vejene mm. 2

3 Preben Svanekiær, Risengen 3 takkede Jan Peter Rasmussen for indsatsen med at løse problemer med vandafledningen. Henning Iversen, Åmarksvej 28 tilsluttede sig og udtrykte sin glæde over at formanden var trådt i karakter og havde fremmet medlemmernes interesser i hidtil uset grad. De foretagne initiativer medfører ikke, at grundejerforeningen skal punge ud. Eva Hansen, Kæruldsvej 17 fremhævede, at den forrige formand Erling Jakobsen også havde udført et stort arbejde for grundejerforeningen og dens medlemmer, og at der i hans formandskab var løst mange problemer. Claus Tonny Hansen, Kæruldsvej 17 oplyste, at han ikke var imod dræning, men håbede, at betalerne også står for vandafledningen i den anden ende. Claus Hansen fandt det besynderligt, at kommunen havde tildelt grundejerforeningen og ikke drænlavet godkendelse af dræning hhv. afvanding af Enghavevej. Kommunens fejl måtte derfor korrigeres straks. Claus Tonny Hansen undrede sig også over et bestyrelsesmøde 21. april 2012 med 2 deltagere fra bestyrelsen og grundejere på Fyllavej med dræning og afvanding som dagsorden, når det på generalforsamlingen i 2011 klart var tilkendegivet, at der ikke måtte foregå sammenblanding af opgaver. På den baggrund fastslog Claus Hansen, at der stadig er tale om sammenblanding af grundejerforeningens og dræningslavets opgaver. Bent Aggerholm, Ådalen 1 opponerede mod den skriftlige beretnings oplysninger om ulovligt gravede grøfter mm. og syntes at der var tale om historieforfalskning. Jan Peter Rasmussen oplyste at Søren Dalsgaard gentagne gange, både over for ham og skriftligt til kommunen og senest til SEAS/NVE, har oplyst, at han aldrig tidligere er spurgt eller har givet tilladelse til at grave en grøft på grunden. Preben Svanekiær oplyste, at SEAS/NVE har betalt opgravning og ansvarlig tildækning igen af grøften på Fyllavej, og at arbejderne vedr. dræning betales fuldt ud af grundejerne på Fyllavej. Dirigenten satte derefter bestyrelsens årsberetning til afstemning. For stemte 41 - imod stemte 7-3 stemte hverken for eller imod. Bestyrelsens årsberetning blev godkendt. 3. Forelæggelse og godkendelse af revideret regnskab. Det reviderede regnskab var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. 3

4 Kassereren Christian Knudsen redegjorde for regnskabet. Bortpumpning af vand fra grøften ved Østvej i januar 2011 havde forringet regnskabet, men samlet er resultatet tilfredsstillende. Christian Knudsen oplyste, at kopiering af det omfangsrige skriftlige materiale til generalforsamlingen ville have kostet kr. 35,00 pr. medlem hvis ikke bestyrelsen havde fundet andre veje. Mente, at det var uholdbart, og at materiale til udsendelse bør begrænses. Christian Knudsen mente, at der vil kunne spares penge på porto hvis fremtidig almen information mm. alene bliver givet på og på Åens hjemmeside. Claus Tonny Hansen tilkendegav, at bortpumpning af vand så enkelte grundejere bliver hjulpet uden selv at betale, ikke er grundejerforeningens opgave. Jan Peter Rasmussen oplyste at bestyrelsen havde set det som en del af forpligtelsen mht. grøftesystemet omkring Fyllavej, hvor det løb på 3-mands jord. Dirigenten satte regnskabet til afstemning. For stemte 28 stemmer imod stemte 8-1 stemte hverken for eller imod. Regnskabet blev godkendt. 4. Forelæggelse og godkendelse af næste års budget samt fastlæggelse af kontingent. Forslag til næste års budget og forslag til kontingent var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Dirigenten bemærkede, at der under dagsordenens punkt 5 var et medlemsforslag om at nedsætte årskontingentet fra de nuværende kr. 450 til kr Hvis bestyrelsens budgetforslag og forslag til nyt kontingent kr. 350 blev vedtaget ville det betyde, at medlemsforslaget bortfaldt. Christian Knudsen redegjorde for budgettet. Meget tyder på, at udgifter til vejenes vedligeholdelse bliver mindre i det kommende år. Der er derimod behov for at bruge økonomiske ressourcer på oprensning og stormflodssikring af grøften fra Åbrinkenbækken til Sukkerkanalen. Den nuværende bestyrelse overvejer mulighederne for at udfase papirudgaver af orienteringsmateriale og mødeindkaldelser mm. for derved at spare udgifter til porto. Derefter var bestyrelsens forslag til budget og kontingent til debat. 4

5 Edda Faurholt foreslog, at betaling af kontingent kunne foregå ved brug af netbank. Christian Knudsen sagde god for dette forslag. Nærmere oplysning om konto mm. vil tilgå medlemmerne f.eks. på hjemmesiden Eva Hansen. Kæruldsvej 17 ønskede bekræftet om det girokort der var vedlagt indkaldelsen til generalforsamlingen først skulle betales i august 2013, altså godt ½ år senere end normalt. Christian Knudsen bekræftede dette. Claus Tonny Hansen tilkendegav at stormflodssikring er fornuftig. Michael Knudsen, Østvej 23 mente, at det er i orden at orienteringsmateriale kun sendes på til dem der har internet- og adresse. Dirigenten satte bestyrelsens budgetforslag og forslag om nedsættelse af årskontingent til afstemning. Budgetforslaget og forslag om nedsættelse af kontingent blev vedtaget. 5. Forslag. Der var indkommet 5 forslag. Forslagene var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen, idet dog 10 siders bilag - ansøgning fra Bjerge Sydstrands Drænlav og Kalundborg Kommunes vandløbstilladelse til Åens grundejerforening - eftersendtes Med generalforsamlingens vedtagelse af det kommende års kontingent kr. 350,00 var forslag fra Erling Jakobsen om fastsættelse af kontingentet til kr. 300,00 bortfaldet. Der resterede derfor 4 forslag til behandling. Medlemsforslag fra Claus Tonny Hansen om at indskrive forbud mod censur fra bestyrelsen i vedtægterne. Forslag - Det indskrives i vedtægterne: Foreningens hjemmeside er ikke underlagt censur fra bestyrelsen ligesom bestyrelsen ikke skal høres i forbindelse med optagelse af indlæg, dokumenter etc. på hjemmesiden, så længe disse er relevante for medlemmerne af grundejerforeningen. Claus Tonny Hansen oplyste om baggrunden for sit medlemsforslag. Det havde vist sig umuligt at få optaget et åbent brev fra Bent Aggerholm, Claus Tonny Hansen og Erling Jakobsen til den samlede bestyrelse på hjemmesiden. Det åbne brev indeholdt kritik af bestyrelsens håndtering af kommunens tildeling af vandløbstilladelse. Der var efter Claus Tonny Hansens opfattelse tale om censur fra bestyrelsens side. 5

6 Jan Peter Rasmussen orienterede om, at spørgsmålet om hvorvidt det åbne brev skulle lægges på hjemmesiden havde været drøftet i bestyrelsen. Der havde været fuld enighed om, at hjemmesiden både af principielle og af praktiske årsager ikke skal anvendes som debatforum, og at netop det modtagne åbne brev var et debatindlæg. Jan Peter Rasmussen henviste også til, at den daværende formand Erling Jakobsen på generalforsamlingen i 2005 havde fortalt, at - der er købt en hjemmeside til Åens grundejerforening, dennes adresse er åens.dk. Hjemmesiden kan bruges til information af området, links til kommunen, information om udlejning af sommerhuse, huse til salg etc. Hjemmesiden vil koste i alt 9 kr. om måneden. Bestyrelsen har ikke tidligere modtaget debatindlæg til hjemmesiden. Eva Hansen mente, at bestyrelsens beslutning var udemokratisk. Mindretallet skal høres ligesom flertallet i en demokratisk forening. Bent Jakobsen, Åmarksvej 32 var af den opfattelse, at det skal være bestyrelsen der administrerer hjemmesiden, og at der ikke skal optages private indlæg. Edda Faurholt syntes ikke at hjemmesiden skal være forum for debat, men kun til brug for orientering. Debatemner må kunne lægges på et andet medie. Der var herefter diskussion om hvem der ejer hhv. bestyrer domænet/hjemmesidens adresse. Grundejerforeningens webmaster Christian Mortensen, Åbrinken 10 oplyste, at Erling Jakobsen havde skaffet domænet og betalt det som privatperson, men senere havde overdraget det til foreningen. Christian Knudsen havde ikke i regnskaberne set nogen poster med betaling for domæne. Niels Erik Knudsen oplyste, at der er tale om to betalinger. Én for registrering og en anden for hostmasters domæne. Der var enighed om, at Erling Jakobsen, hvis han stadig gør det, ikke skal fortsætte med at betale, men at grundejerforeningen skal overtage omkostningerne og stå som ejer i registret. Webmaster Christian Mortensen taler med Erling Jakobsen om en mulig løsning. Medlemsforslaget var herefter til afstemning. For stemte 5 - imod stemte 28-6 stemte hverken for eller imod. Medlemsforslaget blev ikke vedtaget. 6

7 Medlemsforslag fra Erling Jakobsen om vejvedligeholdelse. Dirigenten besluttede at dele medlemsforslaget i forslag 1 og 2. Forslag 1 - Generalforsamlingen pålægger bestyrelsen at sikre, at arbejde for grundejerforeningen er udført inden betaling. Ib Larsen oplyste, at baggrunden for forslaget var, at bestyrelsen i efteråret 2011 havde besigtiget vejenes tilstand og kontrolleret vejentreprenørens opgaveudførelse. Bestyrelsen fandt at vejene var tilstrækkeligt farbare, og at det aftalte arbejde var udført. Bestyrelsen efterkom derfor ikke en opfordring til at udføre vejarbejde på Åengsvej Ejerne af ejendommen Åengsvej 18 havde derefter selv ladet udføre arbejdet på det pågældende vejstykke. Det er muligt, at der er begået en fejl, og derfor må den vejtilsynsførende i bestyrelsen være endnu mere opmærksom i fremtiden. Dirigenten satte herefter forslag 1 til afstemning. Forslaget blev vedtaget. Forslag 2 - Alle aftaler om vejvedligeholdelse lægges på foreningens hjemmeside. Jan Peter Rasmussen oplyste, at bestyrelsen fandt, at det ville være forkert at offentliggøre aftaler med 3. mand - og at det jo også ville være ødelæggende for en evt. udbudsproces, hvis andre budgivere kunne tage udgangspunkt i en sådan aftale. Eva Hansen syntes, at det er vigtigt for grundejerne at kende indholdet af de indgåede aftaler. De fremmødte fra Kæruldsvej 6 mente, at grundejerne måtte have tillid til bestyrelsens evne til at indgå fordelagtige aftaler, ellers skulle man vælge en ny bestyrelse. Jens Peter Bruun Jensen mente, at aftaler med juridisk og økonomisk indhold ikke skal offentliggøres, i hvert fald ikke i deres fulde udstrækning. Hvis grundejerforeningen oplyser prisen for aftalte arbejder vil tilbudsgivere i efterfølgende udbudsrunder kunne drage økonomisk fordel af denne viden på bekostning af foreningen. Poul-Erik Faurholt var ligeledes modstander af at lægge aftaler og oplysninger om priser ud på hjemmesiden eller andet medie. Det kunne være en mulighed, mente han, at lægge en beskrivelse af hvad grundejerne i praksis kan forvente af vejvedligeholdelsen på hjemmesiden. Eva Hansen fandt at det ville være en antagelig løsning. Forslag 2 blev ikke vedtaget. 7

8 Medlemsforslag fra Erling Jakobsen om vandløbstilladelse til Åens grundejerforening. Forslag - Ved en fejl begået i Kalundborg kommune er en omfattende vandløbstilladelse givet til Åens grundejerforening, og ikke som det rettelig burde være til ansøgeren Bjerge Sydstrands Drænlav. Fejlen medfører omfattende forpligtelser for grundejerforeningen, samt afholdelse af en ukendt størrelse udgifter. Derfor pålægger generalforsamlingen omgående bestyrelsen til at rette fejlen, og tilsikre at eventuelle udgifter afholdt i forbindelse med fejlen, tilbageføres foreningens kasse. Bent Aggerholm oplyste, at det i brevet fra kommunen flere gange nævnes, at tilladelsen gives til Åens grundejerforening. Derved pålægger kommunen grundejerforeningen de juridiske og økonomiske forpligtelser der er forbundet med tilladelsen. Medlemsforslaget giver udtryk for, at der rettelig er tale om et rent drænlavsprojekt og samtlige både engangsudgifter og udgifter til løbende vedligeholdelse skal derfor afholdes af de direkte berørte grundejere. Bent Aggerholm gav udtryk for, at det er for ringe og for sløvt, at den siddende bestyrelse ikke har sørget for at få rettet fejlen. Claus Tonny Hansen tilsluttede sig, og krævede, at grundejerforeningen skal ud af de forpligtelser vandløbstilladelsen pålægger inden der påføres foreningen udgifter. Jens Peter Bruun Jensen mente, at bestyrelsesformanden skulle have sendt kommunens brev med vandløbstilladelsen retur med det samme med orientering om, at det er drænlavet og ikke grundejerforeningen der er ansøger, og at det er ansøgeren der skal have tilladelsen og dermed også forpligtelserne. Jan Peter Rasmussen oplyste, at forpligtelserne kunne opgøres til kr , men at disse ikke berører grundejerforeningen, det er alene et overslag over hvad en egentlig dræning af Fyllavej kan komme til at koste grundejerne. Grundejerforeningen havde lagt ud for etab-lering af sandfangsbrønd, men de berørte grundejere havde refunderet beløbet. Oplys-te endvidere, at bestyrelsen 9. juni 2012 havde sendt brev til kommunen for at få ret-tet fejlen, men at kommunen havde afslået. Preben Svanekiær roste det gamle dræns beskaffenhed. Det havde imidlertid ikke tilstrækkelig kapacitet til tidens større udfordringer og var ikke officielt godkendt. Han anførte, at rørledningen alene måtte være et anliggende for grundejerforeningen da det opfylder dennes forpligtelser på tredjemands jord. Drænlavet går gerne ind, når der er en egentlig dræning, hvilket også ligger i aftalen med grundejerforeningen om tilslutningen og vedligeholdelsen. 8

9 Claus Tonny Hansen anså foreningsvedtægternes angivelse af foreningens pligter mm. for ikke at være tilstrækkelig specifik. Opfordrede til, at grundejerforeningens forpligtelser vedr. grøftvedligeholdelse - hvad, hvor, hvilket omfang og hvornår - præciseres. Henning Iversen mente, at bestyrelsen i det hele taget havde levet op til vedtægternes formålsparagraf om at varetage medlemmernes interesser. Henning Iversen fandt også, at der skal være økonomisk vandtætte skodder mellem grundejerforeningen og drænlavet, som det blev udtrykt på generalforsamlingen i 2011, og at det også er overholdt. Jan Peter Rasmussen spurgte, om han virkelig havde forstået Bent Aggerholm korrekt når han tilsyneladende gav udtryk for at den tidligere bestyrelse i Åmarksvejens Grundejerforening havde påtaget sig en forpligtelse til at medvirke til at lede vand fra Fyllavej ned til Østvej, og så ophørte grundejerforeningens forpligtelse her. Bent Aggerholm bekræftede, at sådan var hans opfattelse. Jan Peter Rasmussen var af den opfattelse at man ikke bare kan lede vand til den næste grundejerforening, men at man må medvirke hele vejen, når det ellers er til skade for andre. Det var vel også det der ligger i en gammel vedtagelse om at grundejerforeningen står for vedligeholdelsen af Åbrinkenbækken. Herefter blev medlemsforslaget sat til afstemning. For stemte 8 - imod stemte 31-3 stemte hverken for eller imod. Forslaget blev ikke vedtaget. Bestyrelsens forslag til ændring af foreningens vedtægter 5 Kontingent - 2. sætning. Forslag - Kontingentet betales årligt forud, og beregnes for perioden 1. januar til 31. december, og skal være betalt senest 31. august. Ved at ændre tidspunktet for udsendelse af kontingentopkrævning i forbindelse med udsendelsen af Vinterbrev i januar måned til omdeling på sommerhusadresserne samtidig med indkaldelse til den årlige generalforsamling i juli måned vil der kunne spares porto. Ændringen betyder, at kontingentet i fremtiden ikke skal betales senest 1. marts, men først senest 31. august. Bestyrelsens forslag blev vedtaget, idet vedtægtsændringer ifølge vedtægternes 8 dog skal vedtages bekræftende på en ekstraordinær generalforsamling - se referat herfra. 9

10 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Valg af formand og ét bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode. Formanden Jan Peter Rasmussen var villig til genvalg og blev valgt. Bestyrelsesmedlem Poul-Erik Faurholt ønskede ikke genvalg. Bestyrelsessuppleant Holger Hansen, Østvej 8 blev herefter valgt til bestyrelsesmedlem uden modkandidat. Bestyrelsen består herefter af følgende: Jan Peter Rasmussen, formand Christian Knudsen, kasserer Ib Larsen, bestyrelsesmedlem Ann-Britt Jacobsen, Østvej 46 bestyrelsesmedlem Holger Hansen, bestyrelsesmedlem. Valg af to bestyrelsessuppleanter for en 1-årig periode. Ved valg af bestyrelsessuppleant Holger Hansen til bestyrelsesmedlem og som følge af at bestyrelsessuppleant Alice Isgaard, Åmarksvej 47 ikke ønskede genvalg, var begge suppleantposter i spil. Det lykkedes kun at få den ene besat idet Henning Iversen, Åmarksvej 28 blev valgt uden modkandidat. 7. Valg af revisor og revisorsuppleant. Valg af én revisor og én revisorsuppleant for en 1-årig periode. Niels Erik Knudsen blev genvalgt til revisor uden modkandidat. Bent Jakobsen blev valgt som revisorsuppleant uden modkandidat. 8. Eventuelt Claus Tonny Hansen meddelte, at han anså debatten og beslutningsprocessen for udemokratisk, og at han agtede at opsige sit medlemskab af foreningen. Edda Faurholt udtrykte at det var trist at nogle meldte sig ud af fællesskabet og appellerede til overvejelse. Eva Hansen fandt det sørgeligt, at hele klimaet i foreningen var uvenligt og udemokratisk. 10

11

12 Åens grundejerforening Referat af ekstraordinær generalforsamling søndag 22. juli 2012 i Gørlev Hallens mødelokale, Kalundborgvej 29, 4281 Gørlev. Den indkaldte ekstraordinære generalforsamling gennemførtes i umiddelbar fortsættelse af den ordinære generalforsamling. Baggrund for afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling var foreningsvedtægternes bestemmelser for behandling af forslag til vedtægtsændringer. - Fremsættes der til den ordinære generalforsamling forslag om vedtægtsændringer skal ifølge foreningsvedtægternes 8 være mindst 50 % af medlemmerne fremmødte. Er dette ikke tilfældet afholdes en ekstraordinær generalforsamling, der er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte medlemmer. Da der til den ordinære generalforsamling 22. juli 2012 var fremsendt to forslag til vedtægtsændring, hvoraf det ene dog ikke nød fremme, men fremmødt under 50 % af foreningsmedlemmerne, var det nødvendigt med en ekstraordinær generalforsamling. Valg af referent. Poul-Erik Faurholt, Åmarksvej 35 blev valgt til referent uden modkandidat. Dagsorden. 1. Valg af dirigent. Niels Erik Knudsen, Kæruldsvej 9 blev valgt til dirigent uden modkandidat. 2. Forslag. Behandling af bestyrelsens forslag om ændring af foreningens vedtægter 5 kontingent - 2., sætning Kontingentet betales forud, og beregnes for perioden 1. januar til 31. december, og skal være betalt senest 31. august. Ændringen betyder, at kontingentet i fremtiden ikke som hidtil skal være betalt senest 1. marts, men først senest 31. august. 1

13