Dato: 26.10.11 Vor ref.: LHO Referat fra 11. teletolkeimplementeringsgruppemøde Dato: Mandag den 19. september 2011 Sted: Deltagere: MedCom Karen Melchior Jensen, Region Nordjylland Axel Pallesen, Region Midtjylland Vibeke Kjær-Jensen, Region Midtjylland Jesper Piculell, Århus Kommune Eva Lund, Odense Universitetshospital Lea Bohn, Odense Universitetshospital Simon Simonsen, Vejen Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Lonni Brockhoff, Fredericia Kommune Bente Christensen, Kolding Kommune Kinne Morthorst Kaysen, Middelfart Kommune Bente Christiansen, Region Sjælland Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Peter Jan Pedersen, Region Hovedstaden Peder Illum, MedCom Per Abildgaard, MedCom Lone Høiberg, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom (via video) Rikke Viggers, MedCom Lars Hulbæk, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Erik Knudsen, Århus Kommune Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Pia Maria Nielsen, Varde Kommune Lars K. Olsen, Esbjerg Kommune Lene Hansen, Vejen Kommune Mads Helmer-Hansen, Assens Kommune Jacob Hempler, Odense Kommune Mads Nybroe, Odense Kommune Anette Dahl Høm, Region Sjælland Maria Bødker Boje, Københavns Kommune Referat:
1. Velkomst v/ Lone Velkomst v. Lone. Kort præsentationsrunde. Kort gennemgang af dagsordenen. 2. Information og projektets status v/lone Der blev afholdt tolkeudbydermøde 12/9, og de var rigtig glade for de regionale projektlederes tilstedeværelse via video. Vi fik talt om, at vi nu kalder det videotolkning fremfor teletolkning, da teletolkning kan misforstås som telefontolkning. Det er vigtigt med ens terminologi. Der har været problemer med bekræftelse af videonumre og opkald til de rigtige numre. Der opleves et dyk i tolkninger generelt lige nu. Udbud og efterspørgsel oplever flaskehalse kl. 10, 11 og 13. Vi talte om hjemmearbejdspladser for tolkene, og det var der delte meninger om. Vi talte også om logning af en samtale, om det kan bruges som dokumentation for, at der er gennemført en tolkning. Tolkeudbyderne er også interesserede i dokumentation af videotolkninger. Der er meget fax. MedCom er i gang med at få produceret en film, som skal vise, hvad videotolkning er, og hvordan konsultationen kan foregå med tolken bag en skærm. Det er blevet besluttet, at vi får et firma til at lave filmen. Den vil blive optaget i efterårsferien og forventes klar omkring uge 44. Det vil være professionelle skuespillere, der deltager og ikke patienter, tolke og sundhedsfagligt personale. Filmgruppen vil komme ind over manuskriptet. Der har været afholdt bookingmøde med Odense Kommune og Region Midtjylland. Mødet blev iværksat for at se de 2 bookingsystemer, som er i spil udover de løsninger, som tolkeudbyderne har etableret i form af hjemmesider. Mødet blev brugt til gensidigt at orientere om igangværende aktiviteter samt erfaringsudveksling. Odense Kommunes projekt har fokus på optimering af samarbejdet mellem sagsbehandler og kommunens egne tolke. Midtjyllands projekt har fokus på booking fra sygehusenes EPJ til private tolkeudbydere. På mødet kiggede vi på ligheder. Begge løsninger kører som en web-portal, og begge har en udfordring omkring tidstro registrering af tolkeydelser. Vi kiggede også på forskelle. Odense har pakkeløsninger til rekvirenten, som kan vælge mellem ledige tolketider. I Midtjylland skal rekvirenten i systemet angive, hvilken type sprog, dato og tid samt evt. bestemt tolk, der ønskes, hvilket sikrer, at afdelingen får en tolk, når de ønsker det, og ikke når tolken har en ledig tid. Den videre plan er, at Midtjylland og Odense erfaringsudveksler. Gruppen mødes igen for at se på behovet for en fælles standard. Der har også været afholdt teknikmøde, som Peder vil referere fra senere på mødet. Projektstyregruppemødet er flyttet og vil blive afholdt i oktober. Status på projektet: 24 % af alle relevante sygehusafdelinger har implementeret videotolkning (116 ud af 476) pr. 1. juli 2011. 75 % svarende til 357 sygehusafdelinger skal have implementeret videotolkning pr. 1. april 2012. Det kræver hårdt arbejde. Der er indgået samarbejdsaftale med 9 kommuner. 3 kommuner har afsluttet pilotprojektet og udarbejdet en evalueringsrapport. 2 kommuner har henvendt sig omkring opstart, og de er selvfølgelig velkommen, men vil ikke få tilbud om samarbejdsaftale og vil ikke være en del af den evaluering, der skal laves. Pilotperioden for praksis er afsluttet. Evalueringsrapporten er udarbejdet og lagt på hjemmesiden. Der er 14 tolkeudbydere, der videotolker. De har aftaler med regionerne og pilotkommunerne og kan også ses på hjemmesiden - http://www.medcom.dk/wm111499. Lone præsenterede statistik for henholdsvis sygehuse, kommuner og læger. Der har været 6324 2
videotolkninger, siden vi startede flest i 2. kvartal. Lone forventer en S-kurve-stigning inden længe. Da der blev afholdt teknikmøde, havde Lone en ønskeliste med fra implementeringsgruppen: Liste over udstyr, som kan anvendes via videokonference via VDX. Erfaringslog. Fælles adressebog. Trådløs adgang på sygehusafdelinger. Mobil løsning til kommunerne. Statistik over gennemførte videotolkninger. Peder og Per vil komme ind på punkterne under teknik. 3. Praksisevalueringsrapporten v/rikke og Lone Lone præsenterede resultatet af evalueringsrapporten, der er udarbejdet vedr. pilotafprøvning af videotolkning i almen praksis. 19 praksis har deltaget fordelt over øst/vest og by/land. Der er gennemført 374 videotolkninger på 8 mdr. Det har krævet vedholdenhed. Susanne har været på rigtig mange besøg i lægepraksis. Lægerne var fortrøstningsfulde efter de første tolkninger. Det er nemt og sikkert at anvende, fordi det er fleksibelt og nemt tilgængeligt akutte situationer særdeles godt, da det ikke er let at få en akut fremmødetolk. Placering kan være anstrengende. Videotolkning er ikke tidsbesparende, men mere effektiv. Kommunikationen foregår mere direkte, og mindre information går tabt. Lægen har mere kontakt med patienten. Man taler med patienten og ikke om patienten. Det reducerer tiden før og efter tolkningen. Udfordringerne har været forsinkelser både hos lægen, patienten og tolken. Der bør være nogle retningslinjer. Ligeledes bekræftelse af rigtige videonumre samt båndbredde. Potentiale: Der har i 2010 været gennemført 73.773 tolkninger i almen praksis og 64.763 i speciallægepraksis, så der er et pænt potentiale. Der er lavet et økonomisk eksempel beregnet på top 20 i hver region med en dækningsgrad på 40 %. Det vil give en besparelse på godt 2 mio. kr. det første år og godt 4 mio. kr. det andet år. Der har været stor interesse fra regionerne for at høre om resultaterne. Rapporten var på som orienteringspunkt på RSI-styregruppemøde den 16/9, men vi har ikke hørt noget fra mødet endnu. Hvis der er uddybende spørgsmål til rapporten, må man meget gerne henvende sig til Susanne. Vi talte en del om udbredelse til praksis hvem der har aben, og hvem der skal betale evt. øget båndbredde til praksis. Vores projekt hjælpes måske på vej af FMK, som også stiller store krav til båndbredde. 4. Kort status på teknikken v/peder og Per Knudepunktet kører, som det skal, og det er åbent for registreringer. Lone havde en ønskeseddel med fra implementeringsgruppen til teknikmødet. Liste over udstyr: Leverandørerne mente, det ville være alt for stort et arbejde at udarbejde og vedligeholde en sådan liste, da der hele tiden kommer nye versioner (op til 4 gange om året) med deraf følgende aftestning m.m. Regioner og kommuner skal derimod lægge ind som krav i deres udbud, at leverandørerne kan levere endepunktsudstyr, der kan spille sammen med videoknudepunktet. Det er altid en god idé at gøre sig overvejelser om, hvilke krav man har til udstyret inden beslutning om indkøb. Cisco har udarbejdet release note, som regionernes og kommunernes teknikere kan kigge på. Det er jo teknikerne, der skal få det til at virke og supportere det. MedCom samarbejder med alle leverandører og kan ikke anbefale et produkt frem for et andet. Vi ser dog, at udstyret er faldende i pris. Erfaringslog: Teknikerne så ikke rigtig noget behov for det. De spørger dem, de kender og hinanden. ATEA har lavet en hjemmeside vedr. tips og tricks, som man er velkommen til at henvise til www.videokonference.com/index.asp?id=105. De brugervejledninger, som I får og laver, vil vi meget gerne modtage. Så vil vi sørge for, at de bliver offentliggjort til fælles glæde og gavn. Fælles adressebog: Det enkelte udstyr har sin egen lokale adressebog, som man selv opdaterer. Herudover findes der en regional telefonbog. Teknikgruppen mener, at det stort set er det, man har behov for. Man kender jo dem, man skal snakke med, og der vil altid have været en forudgående 3
kommunikation. Der var forslag om at opmærke udstyret med Dymo, men andre syntes, det var et problem, da man så skal rundt og skifte alle Dymoer, hvis udstyret skifter navn. MedCom vil dog gerne videreformidle regionale adressebøger formentlig via LDAP. Trådløs og mobil videokonference: Det bliver efterspurgt meget, og det er svært at levere. Man deler tilgængelig båndbredde med andre, som bruger samme access-punkt. Videokommunikation er meget følsom overfor støj fx fra andet udstyr. Det betyder, at billederne pixelerer, og det giver dårlig kvalitet. Som tiden går, vil det formentlig blive bedre, men det har lange udsigter. OUH kører pilotprojekt. Er i gang med en kortlægning af deres trådløse net. Ligeledes er der et NetDesignprojekt i gang i Region Hovedstaden. Hvad skal der til, og kan man understøtte trådløs kommunikation? Ligeledes køres Eltel-projekt i Skejby. På mobilnettene er der dårlig upload. 3G dækker kun ca. 75 % af landet. 4G først udrullet til 75 % i 2013-14. Simon oplyser, at 75 % gælder husstandene, men det svarer kun til 20 % af geografien. 4G giver højere upload-hastighed, men man skal stadig dele båndbredde med andre, der bruger samme access-punkt. MedCom er i gang med at teste ClearSea. Axel spørger, om vi har testet på Viewcare, som er et dansk produkt. Peter efterlyser et notat, der beskriver de forskellige problematikker, som projektlederne kan sende rundt i egen organisation, når de spørger, hvorfor man ikke kan bruge trådløst. Peder og Per udarbejder et notat. Statistik trækkes bedst fra den enhed, der registrerer endepunktet. De eksisterende værktøjer (TMS) er ikke gode nok til at levere de tal, vi ønsker. Det kræver en masse manuel bearbejdning efterfølgende. Viser kun konferencer ikke indhold. Det kan kun sandsynliggøres, at en samtale er en tolkning. Der er behov for at gentænke arbejdsgang i forhold til dokumentation og bilagskontrol. 5. Dokumentation og bilagskontrol Region Syddanmark: Ved fremmødetolkning bringer tolken et bilag, som sygehuset skriver under på. Ved videotolkning er det mere besværligt og tidskrævende. Eva efterlyser gode råd fra andre. Eva foreslår en form for elektronisk blanket. Det bedste ville være, hvis det var bundet sammen med EPJsystemet. P.t. får regionen elektroniske fakturaer vedhæftet indskannet tolkebilag, hvor der står, hvem der har tolket, hvilket tidspunkt og evt. forsinkelser. Eva har egentlig den holdning, at det er tolkeudbyders opgave at dokumentere, ligesom det er deres opgave at have et bookingsystem. Region Hovedstaden: Da de gik i udbud, krævede de, at booking kunne foregå elektronisk, og så virker det jo fjollet, at man skal faxe bilag. Det har været meget svært for regionen at få en databehandleraftale med deres tolkebureauer. Region Midtjylland: Arbejder på at afskaffe arbejdsgange med fax. Regner med at kunne bruge deres nye bookingsystem, som de pilottester 1. kvartal 2012. Personalet skal gå ind og sætte et flueben, som angiver, at tolkningen er færdig. Der vil så blive sendt en besked til tolkebureauet, hvorfra de så kan skrive deres faktura. Arbejdsgangen skal være så smidig som mulig for det kliniske personale, men det skal selvfølgelig også tilgodese tolkebureauets dokumentationsbehov. Andre gange ender en planlagt videotolkning som en telefontolkning pga. tekniske problemer, og så kræves en anden form for dokumentation. Peder foreslår sikker mail. Man må som udgangspunkt stole på de fakturaer, man får, men man kan dog kontrollere dem efterfølgende vha. statistik. Kolding Kommune: Har møde i morgen og vil meget gerne sende en opdatering herfra. Region Nordjylland: Deres jurister vil have håndunderskrevet dokumentation. Det er ikke Lones indtryk, at der er nogen tolkeudbyder, der har et dokumentationssystem. Tolkeudbyderne har også ytret ønske om en lettere arbejdsgang omkring dokumentation af 4
videotolkning. Hvorvidt det lovgivningsmæssigt er et krav, at dokumentationen skal være underskrevet, vides ikke. Lone vil gerne prøve at undersøge det juridiske. 6. Evt. Næste møde bliver den 28. november 2011. 7. Erfaringsudveksling for hhv. regioner (v. Per & Lone) og kommuner (v. Rikke & Peder) Regioner Lone har bedt regionerne om at tage deres implementeringsplan med, så vi kan snakke om, om vi kan nå vores milepæle. Region Hovedstaden: Annette har en hel log med over problemer, aflysninger, forsinkelser og utilsigtede hændelser i forbindelse med videotolkning, som besværliggør udbredelsen. En del af problemerne har formentlig også eksisteret ved fremmødetolkning, men andre relaterer sig til videotolkning. Der afholdes møde 4/10 med Koncern Økonomi på chefniveau, hvor problematikken tages op. Man skal kigge på, om tolkeudbyderne overholder kontrakterne. Der er rullet rigtig mange apparater ud, og personalet er undervist. Der har været stilstand de sidste 3-4 mdr., hvor der har været akkreditering i gang. Har møde med deres implementeringsgruppe. Har været hæmmet af, at de ikke har et udtræk fra TMS, så de ikke kan se, hvem der snakker med hvem. Har lavet aftale med tolkeudbyderne om, at de sender statistik. Der er stort politisk fokus på projektet. Har meget fokus på både dækningsgrad og udbredelsesgrad. Ser meget frem til at ansættelse af en person, der kan gå rundt på afdelingerne. Region Hovedstaden er i gang med en organisationsændring, hvor al it er samlet under et, således at hvert hospital ikke længere har deres egen it-afdeling. Håber meget, de kan nå deres 25 %, så de kan få midlerne fra MedCom. Regner også med at køre tegnsprogstolkning via Århus Kommune. Hvis de får ansat deres implementeringsperson, regner de med at kunne nå milepælen med de 75 % til april. Region Midtjylland: Har fået en tilbagemelding fra Århus Sygehus, Medicinsk Afdeling, hvor de har taget videotolkning i brug. De er rigtig glade for det, og de får en øget kvalitet ved videotolkning. Er desværre nødsaget til at gå tilbage til fremmødetolkning igen, da prisen for videotolkning er for høj i forhold til fremmødetolkning, da Århus-området ikke betaler for kørsel pga. korte afstande. De aftaler, der er lavet på videotolkeområdet, er ikke en del af udbuddet, så de kan genforhandles. På de andre hospitaler kan det bedre betale sig, da man her vil spare en del transport. Axel har indsendt en submission til en konference næste sommer i Canada Nursing Informatics Conference. Der er implementeringsansvarlige på alle hospitaler. I Viborg har de været i gang med for mange andre ting, men man forventer, at videotolkning accelererer her i efteråret, hvilket Axel selvfølgelig følger op på. Al teknik er rullet ud på Hospitalsenhed Vest (Herning og Holstebro). Randers kører en pilottest af en implementeringsmodel, og når den er pilottestet, kører de ud på resten af afdelingerne på Randers. De bruger MOVI, og det er gratis for afdelingerne. Hvis de vil have E20, skal de selv betale. Brugerne er tilfredse med udstyret det er kendt minder om Skype. På MOVI kan man dele dokumenter m.m., det kan man ikke på E20. Bruger MOVI meget bredt til bl.a. kliniske videokonferencer. Hvis regionen ikke får lavet deres aftaler om, så Århus Universitetshospital kommer i gang igen, kan de i hvert fald ikke nå de 75 % til april. Har tegnsprogstolkning med som en del af deres aftale. Region Syddanmark: Deres største problem er, at de ikke kan levere lokaler til tolkene. Er på vej i nyt udbud, hvor de er i gang med mindstekravsspecifikation. Betaler indtil årets udgang fremmødetakst til tolkene. Eva havde besøg af en gruppe fra Belgiens Sundhedsministerium, hvor de overvejer at indføre videotolkning. 5
Lea er blevet ansat via de MedCom-midler, der er givet. Skal ud og snakke med de lokale projektledere samt arrangere ERFA-møder. Eva arbejder med udbud. Psykiatrien kommer på ved udgangen af året november, december og lidt ind i januar. Sygehus Lillebælt mangler 6 afdelinger. Sønderjylland er med. OUH er med. Vestjylland har haft lidt problemer. Til december skulle alle relevante afdelinger være på. Eva får foræret 2 Cius (en slags ipad) af Cisco som tak for besøget fra Belgien. Kan kobles til deres call manager. Gruppen her vil gerne høre om Evas erfaringer. Har fået Høreklinikken til at benytte tegnsprogstolkning via Århus Kommune. Der har været gennemført 2 tegnsprogstolkninger. I Region Syddanmark er det på højt niveau besluttet, at man så vidt muligt skal vælge videotolkning frem for fremmødetolkning. Dette understøttes af, at det er gratis for afdelingerne at benytte videotolkning, hvorimod afdelingerne selv skal betale, hvis de vælger fremmødetolkning. Har 402 endepunkter tilsluttet deres TMS. Har små 200 E20 ere, som der skal betales support på. Arbejder på at få lavet en fælles aftale for support fra ATEA, frem for at skulle betale support pr. udstyr. Region Nordjylland: Transport er ikke indregnet i aftalerne betales ved siden af. Tolkeudbuddet blev afsluttet i marts. Implementeringen gennemføres sygehusvis startende med de små sygehuse. Udrulningen er p.t. i gang på Sygehus Vendsyssel, Sygehus Himmerland og Sygehus Thy-Mors. På hvert sygehus etableres en lokalgruppe, som varetager den lokale forankring af videotolkning. Der er 3 trin for implementering behovsafklaring og arbejdsgange, netværksanalyse samt idriftsættelse. Udstyret er gratis for afdelingerne inkl. 1 års support. Er tæt på at være nået til idriftsættelse på de 3 små sygehuse. Generelt tager sygehusene rigtig godt imod det. Flere af de små sygehuse ligger geografisk dårligt i forhold til at bruge fremmødetolke, og ved akutte tilfælde kan det være næsten umuligt at få fat i en tolk. Udfordringen er dog, at der meget sjældent er behov for tolke, så det bliver svært at nå milepælene, så længe Aalborg Sygehus ikke er med. Dermed kan det også være svært at huske, hvordan udstyret bruges, når man sjældent bruger det. Ser flere gevinster udstyret kan også bruges i andre sammenhænge. På Hobro Sygehus har de kun ca. 1 tolkning om året, da de har en del fremmedsproget personale ansat, som kan varetage tolkningerne i hverdagen. Måske skal Region Nordjylland genoverveje listen over relevante afdelinger. Afdelinger er fusioneret. De er imponerede over kvaliteten af Tandberg E20. Håber på at nå milepæl på 25 % 1. november. 25 % svarer til 14 afdelinger. De 3 små sygehuse udgør tilsammen 23 afdelinger. Regner med også at nå psykiatrien ultimo 2011 dvs. 50 % implementeret i 2011. For at opnå 75 % implementering 1. april 2012 skal videotolkning implementeres på 14 afdelinger på Aalborg Sygehuse indenfor de første 3 mdr. af 2012. Region Sjælland: Anette kunne ikke deltage i dag, så Lone har lovet at give en lille status. Det har ligget lidt stille, da de har været i gang med akkreditering, men nu går de i gang. Regner med at starte med psykiatrien, og de er så småt i gang i Sygehus Syd. Tolkeudbyderne vil gerne have de regionale projektledere med til deres næste møde via video. Kommuner Lars Hulbæk fra MedCom deltager i dagens møde mhp., at vi kan få diskuteret fremtidsscenarier for udbredelse af videotolkning i den kommunale sektor. I MedCom8 (2012-2013) vil der i 2012 være fokus på udbredelse af videotolkning på hospitalerne, mens der vil være plads til mere i 2013, eksempelvis videoinfrastruktur og udbredelse i den kommunale sektor. Udarbejdelse af en business case for videotolkning på det kommunale område er imidlertid udfordret af dels værdisætning af kvalitative gevinster, afledte effekter og spørgsmålet om serviceglidning. MedCom vil meget gerne have input fra erfaringerne med pilotprojekterne. Kinne: Serviceglidning kan imødegås af procedurer. Når tolken skal bookes, er der ikke så stor risiko 6
for serviceglidning, dvs. der vil kunne være aftaler om tolkeanvendelsen og adgang til akutte tolkninger. Bodil: Videokonference skal ses som en pakkeløsning, hvor udstyret anvendes bredt (sprogtolkning, tegnsprogstolkning, tværfaglige konferencer og interne møder). Simon: Vigtigt med afgrænsede projekter. Diskussion om KL s handleplan for kommunernes digitale strategi 2011-2015 se http://www.kl.dk/digitalstrategi. Videotolkning er ikke en del af planen. Diskussion om den bløde udbredelse kontra et storskala udbredelsesprojekt på basis af en business case. Denne gruppe kunne spille ind i forhold til anvendelse af video. Hvad kan videokonference gøre for kommunen? med fokus på den brede anvendelse flere forvaltninger og hjemme hos borgeren. Relevant at beskrive scenarier mhp. kommunernes egen prioritering. Kommunerne er meget forskellige, både mht. geografisk beliggenhed og sammensætning af borgere, og derfor hensigtsmæssigt at business cases udarbejdes lokalt. MedCom vil tage initiativ til fremstilling af rapport vedrørende anvendelse af videokonference i den kommunale sektor. Bordet rundt med status på pilotprojekterne: Kolding Kommune: Er i udbud med videotolkning. Kører drift. Fredericia Kommune: Skal i drift pr. 1/10-2011 pilotprojektet knapt færdigt. Indsamler yderligere erfaringer inden evaluering. Problemer med videoopkobling via 3G. Middelfart Kommune: Undervisning medio oktober. Pilot fra uge 43. Positiv stemning. Århus Kommune: Der har været fokus på Sprogkom og på overdragelse af kommunens tolkeservice. Rikke efterlyser tal for antallet af fremmedsprogstolkninger. Vejen Kommune: Det går rigtig godt, og man er i gang med at anskaffe yderligere udstyr mhp. opskalering af anvendelsen. Har også taget flere sprog med end først planlagt. Rikke forventer at indgå samarbejdsaftale med Assens og Favrskov kommuner, som bliver de sidste pilotkommuner. Dvs. der i alt bliver 11 kommunale pilotprojekter. Yderligere kommuner, som ønsker at gå i gang med videotolkning, er meget velkomne i gruppen og til at trække på MedCom i forbindelse med opstart. 7