Booking ansøgninger i Conventus Ændret den 13. april 2015 1
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1 Generel information... 2 2 Følgende faciliteter skal bookes elektronisk (Der kommer løbende nye lokaler til)... 3 3 Find ledig tid... 4 4 Start ansøgning... 5 5 Opret en ansøgning mere... 9 6. Kopier tidligere ansøgning... 11 7.1 Send en ansøgning... 12 7.2 Send flere ansøgninger... 13 8.1 Rediger en ansøgning... 14 8.2 Rediger flere ansøgninger... 16 9 Slet en ansøgning der ikke er godkendt... 18 10 Booking ansøgnings status... 19 1 Generel information Alle foreninger i Aabenraa Kommune der ønsker at booke kommunale lokaler/haller samt selvejende haller skal booke lokaler via Conventus. For at kunne booke lokaler/sæsontider, skal foreningen være oprettet i IT-systemet Conventus. Dette kan foreningen gøre helt gratis på www.conventus.dk Inden I kan booke, skal I godkendes af Kultur, Plan & Fritid. Foreninger der opretter sig efter 1. januar 2015 skal sende en mail til fritid@aabenraa.dk, hvorefter Kultur, Plan & Fritid vil sørge for I kan booke. Ansøgningsfristen for sæsonbooking i haller og aktivitetshuse er hvert år den 1. maj. Herefter vil sæsontiderne for det kommende år blive fordelt bedst muligt i henhold til de indkomne ønsker. Nogle haller vil stadigvæk afholde fordelingsmøder. Nærmere besked følger i foråret 2015. På www.conventus.dk er der en online-vejledning i, hvordan systemet bruges. Har du brug for hjælp, så søg der først. Finder du ikke svaret på hjemmesiden, kan du kontakte den enkelte institution eller Kultur, Plan & Fritid. Venlig hilsen Kultur, Plan & Fritid Pia Sørensen, Malene Sørensen og Lone Fiil 2
2 Følgende faciliteter skal bookes elektronisk (Der kommer løbende nye lokaler til) Haller, svømmehaller og stadion Aktivitetshuse Skoler Øvrige kommunale lokaler/anlæg Agoraen NygadeHuset Bolderslev Skole Multibanen i Genforeningshaven Barak 80 Aktivitetshuset i Bylderup Skole Nygadebygningerne Padborg Bolderslev Fritidscenter Borgerhuset i Tinglev Felsted Skole Bjerggadehuset Bov Svømmehal Borgerhuset i Rødekro Fjordskolen Bylderup Idrætscenter Damms Gård Genner Børneunivers Deutsche Sporthalle Tingleff Ensted Idrætsanlæg Felstedhallen Fladhøjhallen Gennerhallen Grænsehallerne Hjordkærhallen Høje Kolstrup Idrætsanlæg Kliplevhallen Løjt Lands Idrætsanlæg Rødekrohallen Rødekro Sundhedscenter Tinglev Fritidscenter Aabenraa Svømme- og Idrætscenter Aabenraa Stadion Kirsebærhavens Aktivitetscenter Hellevad Børneunivers Hjordkær Skole Hovslund Børneunivers Hærvejsskolen Høje Kolstrup Skole Kliplev Skole Kollund Skole og Børnehus Kongehøjskolen Lyreskovskolen Løjt Kirkeby Skole Ravsted Børneunivers Stubbæk Skole Tinglev Skole Varnæs Skole 3
3 Find ledig tid Du kan se om hallen/lokalet er ledig på Aabenraa Kommunes Foreningsportal www.aabenraa.conventus.dk 1. Vælg fanebladet booking 2. Vælg aktivitetsstedet og lokale/hal 3. Husk eventuelt at ændre dato 4. Opret herefter en ansøgning i Conventus. (klik på fanebladet Conventus og log ind) 4
4 Start ansøgning Du starter automatisk på Kommunal startside (Hvis åbningsbilledet starter med kalenderen, kan man skifte over til startsiden ved at klikke på det lille hus, med foreningens navn.) som findes i venstre hjørne oppe under bjælken Klik på ansøgninger og gå til punkt 4 i denne vejledning. Får du ikke den kommunal startside frem går du til punkt 1. 1. Klik på menupunktet "Administration" 2. Klik på menupunktet "Booking". 5
3. Klik på menupunktet "Ansøgninger". 4. Klik på knappen "Ny ansøgning". Vil du lave en kopi af en tidligere ansøgning, kan du gå til punkt 5 5. Vælg den ønskede facilitet. Brug eventuelt søgeknappen for at finde den ønskede facilitet. 6
6. Klik på knappen "Næste" øverst eller nederst på siden. 7. Indtast periode. 8. Angiv dag. HUSK altid manuelt at angive korrekt ugedag. Standard er sat til mandag. 9. Indtast tid. 7
10. Vælg en kategori og skriv eventuelt en bemærkning. 11. Klik på knappen "Gem" når du er færdig. 12. Den udfyldte ansøgning ligger nu i status kladde. Kladde betyder, at ansøgningen nu kan redigeres, slettes eller sendes. Du har nu fire muligheder: 1. Send ansøgning gå til afsnittet send (afsnit 6) 2. Ny = Ny ansøgningslinie til samme facilitet eller ny ansøgning til ny facilitet gå til afsnit ny ansøgning (afsnit 5) 3. Rediger ansøgning gå til rediger ansøgning (afsnit 7) 4. Slet ansøgning gå til slet ansøgning (afsnit 8) 8
5 Opret en ansøgning mere Du har to muligheder 1. Send en ny ansøgning til samme facilitet. 1.1 Klik på knappen ny ud for den facilitet du lige har oprettet en ansøgning på. 1.2 Udfyld felterne gå eventuelt til afsnit 4. 1.3. Klik på knappen "Gem" når du er færdig. 1.4 Send ansøgningen Gå til afsnit 7, send ansøgning. 2. Send en ny ansøgning til en anden facilitet. 2.1 Klik på knappen ny ansøgning. 2.2 Udfyld felterne gå eventuelt til punkt 4. 2.3 Klik på knappen "Gem" når du er færdig. 9
2.4 Send ansøgningen Gå til afsnit 7, send ansøgning. 10
6. Kopier tidligere ansøgning 1. Klik på knappen "Kopier tidligere ansøgning". 2. Vælg tidligere ansøgninger ved at sætte flueben og Klik "Kopier". 3. Udfyld ny periode og Klik "Gem". 11
7.1 Send en ansøgning 1. Klik på knappen "Send". Hvis der er betingelser for ressourcen. 2a. Læs og accepter betingelserne. 2b. Klik på knappen "Send". Hvis der ikke er betingelser for ressourcen. 3. Klik på knappen "OK". 12
7.2 Send flere ansøgninger 1. Klik på knappen Send ved den facilitet du ønsker at sende. Alle ansøgninger til den pågældende facilitet sendes samtidigt. 13
8.1 Rediger en ansøgning 1. Klik på ansøgningslinien indholdet af ansøgningen vises i højre side. 2. Klik på knappen "Rediger". 3. Udfør de ønskede rettelser. 14
4. Klik på knappen "Gem", når du er færdig. 5. Send ansøgningen Gå til afsnit 5, send ansøgning. 15
8.2 Rediger flere ansøgninger 1. Klik på knappen Vælg flere i bunden af billedet. 2. Sæt flueben ved de ansøgninger du ønsker at redigere. 3. Klik på knappen Rediger i bunden af billedet. 4. Du kan nu ændre ansøgninger i billedet til højre. 16
6. Klik på knappen "Gem", når du er færdig. 7. Send ansøgningen Gå til afsnit 7, send ansøgning 17
9 Slet en ansøgning der ikke er godkendt 1. Vælg den ønskede ansøgningslinje - indholdet af ansøgningen vises i højre side. 2. Klik på knappen "Slet" - 3. Klik på knappen "OK". 18
10 Booking ansøgnings status Ansøgningslinjer kan have følgende status: Kladde Kan kun ses af afsenderen. Kan redigeres af afsenderen. Afsender kan sende ansøgningslinjen. Behandles Afsender kan se den afsendte ansøgningslinje. Afsender kan ikke se foreløbige ændringer af modtager. Afsender kan ikke redigere. Modtager kan se ansøgningslinjen. Modtager kan redigere ansøgningslinjen. Modtager kan returnere ansøgningslinjen. Modtager kan slette ansøgningslinjen. Godkendt Afsender og modtager kan se det hele. Modtager kan genbehandle ansøgningslinjen. Udført Ved 'udført' dannes delingsaftale og der kan vælges også at danne booking. Afsender og modtager kan se det hele. Ansøgningslinjen er låst og kan ikke ændres. 19