Vejledning i brug af Interbook (Frederiksberg)

Transkript

1 Vejledning i brug af Interbook (Frederiksberg) Opdateret af Kultur & Fritid, september

2 Hvad er Interbook? Brugernavn og kodeord Startsiden Nyheder Søg ledige tider Enkelt søgning Avanceret søgning Søg anlæg Igangværende aktiviteter Skemaer, retningslinier og vejledninger Maillister Foreningsregister Kendes foreningens navn helt eller delvist Søger du en bestemt aktivitet Søger du foreninger i et bestemt område Søger du alle foreninger af en bestemt type / kategori Ønskes oversigt over alle registrerede foreninger Foreningsoplysninger/kontakter Forening Kontakter Visning i foreningsregistret Ny formand, kasserer eller anden kontaktperson Øvrige oplysninger Vis Bookinger Bookinger Reservationer Forespørgsler

3 Hvad er Interbook? Interbook er Frederiksberg Kommunes lokalebookingsystem. Interbook kan benyttes både af borgere (boligforeninger) og foreninger på Frederiksberg til søgning af foreningsoplysninger og til søgning på ledige tider i lokaler på skoler, aktivitetshuse, medborgerhus og kulturhuse samt skolernes kunstgræsbaner. Adressen til Interbook er: Ligeledes er der mulighed for at hente retningslinier og skemamateriale herfra. Inden du begynder at anvende Interbook, kan du med fordel, læse de regler som gælder for kommunens lokaler. For at få adgang til yderligere faciliteter, for eksempel at kunne se og ændre i foreningsoplysninger, kræver det brugernavn og kodeord. Brugernavn og kodeord Brugernavn og kodeord oprettes af administrator. Ønsker I adgang til Interbook, kan I sende en mail ved hjælp af Kontakt os nederst til venstre på startsiden, eller I kan indtaste jeres oplysninger samtidig med, at I søger efter ledigt lokale. Brugernavnet svarer til jeres kundenummer fra bookingbeskederne. Glemte kodeord, kan rekvireres ved hjælp af linket Glemt kodeord? nederst til venstre på startsiden. Administrator kan også tildele et nyt kodeord, hvis brugeren er blevet låst efter 5 forgæves forsøg på at logge på systemet. Vi opfordrer til at skifte kodeord, første gang der logges på Interbook. Kodeordet kan ændres, når der er logget på, ved brug af menuen Skift kodeord nederst til venstre. Startsiden Når du er logget på, vises 9 menuer i venstre side på skærmbilledet

4 Nyheder Yderst til højre på skærmbilledet (vist på forrige side) vil der løbende blive indsat nyheder og oplysninger fra Kultur & Fritid. Søg ledige tider Denne funktion kan benyttes, uanset om du er logget på eller ej, men forespørger du på et lokale, så log på inden kundenummer med mere overføres automatisk til bookingen. Du kan søge på ledige tider i et lokale og efterfølgende sende en forespørgsel direkte til administrator. Du kan søge på 2 måder: 1. Enkelt søgning, hvor der søges på enten bestemt aktivitetssted eller aktivitet, og herefter dato og klokkeslæt. Bruges hvis kun en enkelt tid ønskes. 2. Avanceret søgning, hvor der kan søges på forskellige kriterier aktivitetssted, aktivitet, lokaletype med mere. Bruges hvis den samme tid ønskes f.eks. hver uge eller hver dag i en længere periode. Enkelt søgning Funktionen bruges til at søge en bestemt dato på enten et bestemt aktivitetssted eller til en bestemt aktivitet. vælg enten aktivitetssted eller aktivitet fra rullepanelet vælg ønsket dato klik på søg - 4 -

5 På det næste eksempel er søgt på aktiviteten Gymnastik den 6. september 2010, og herefter vises alle relevante anlæg/objekter med ledige tider. Hvis der er flere lokaler/objekter, end der kan vises på én gang, kan man benytte et rullepanel yderst til højre. Hvis vi vælger pige gymnastiksalen på Skolen på La Cours Vej, ser det sådan ud: - 5 -

6 Hvis vi nu ønsker at lave en bookingforespørgsel på fredag kl , skal du klikke på et grønt felt i fredags-linien. Når en forening er logget på, er flere felter nu udfyldt på forhånd udfyld siden med så mange yderligere oplysninger som muligt. Brug rullepanelet ved pilene, og du skal muligvis bruge rullepanelet for at få vist menuerne nederst i billedet. de felter, der er markeret med en *, er felter der SKAL udfyldes. Husk at rette start og sluttidspunkt til det du ønsker at forespørge på. Når alt er udfyldt, og hvis du ikke ønsker at forespørge på mere, klikker du på Gem. Ønsker du at lave endnu en forespørgsel, kan du lægge den i Indkøbskurv, og efterfølgende sende forespørgslerne samlet

7 du får herefter en kvittering på forespørgslen. Klik på Afslut. Ved tvivl, gå ind i oversigten for lokalet, hvor du kan se at tiden, som du har forespurgt på, nu er markeret med blå. Du kan ligeledes se dine forespørgsel under menuen Vis bookinger. Når administrator har behandlet din forespørgsel, sendes svar til den mail-adresse, der er angivet på bookingforespørgslen. Forventet behandlingstid 8 arbejdsdage

8 Avanceret søgning I det store hele fungerer denne funktion på samme måde som Enkelt søgning. Dog er der flere udvælgelsesmuligheder. Som oftest vil man bruge Avanceret søgning til at søge og bestille en bestemt tid over en længere periode. Det gør du under Type af booking, hvor du vælger det ønskede. I eksemplet nedenunder søges Skolen på La Cours Vej, Kunstgræsbane, i tidsrummet kl Type af booking: Hver uge. Ugedage: onsdag i uge Når søgekriterierne er indtastet, trykker du på Søg, og i dette tilfælde vises dette billede: - 8 -

9 De ledige dage i perioden er markeret yderst til venstre med et flueben. Fjern evt. fluebenet fra datoer, hvor lokalet ikke skal bruges. Klik på Gå videre, og på næste billede er der mulighed for at ændre og opdatere i bookingforespørgslen. Klik herefter på Booke valgte tider nederst til højre, og følgende billede vises: - 9 -

10 Når en forening er logget på, er flere felter nu udfyldt på forhånd. Udfyld siden med så mange supplerende oplysninger som muligt. Brug rullepanelet ved pilene, og du skal muligvis bruge rullepanelet for at få vist menuerne nederst i billedet. De felter, der er markeret med en *, er felter der SKAL udfyldes. Hvis flere forespørgsler ønskes send samtidig, så se under Enkelt søgning hvordan du lægger i Indkøbskurv. Når alt er udfyldt, klikker du på klik på "Gem" (=Send). Du får herefter en kvittering på bookingforespørgsel. Går du herefter ind i oversigten for lokalet, vil du se, at tiden nu er markeret med blå farve. Når administrator har behandlet din forespørgsel, sendes svar til den mail-adresse, der er angivet på bookingforespørgslen. Forventet behandlingstid 8 arbejdsdage. Du kan ligeledes se dine forespørgsel under menuen Vis bookinger

11 Søg anlæg I dette billede kan du på søgetidspunktet se, hvor i kommunen der er aktivitet i kommunens lokaler og på kommunens anlæg. Der kan søges på anlæg, lokaletype, distrikt og aktivitet. Vælg i listen et af søgekriterierne, f.eks. et anlæg. Man kan også kombinere de forskellige Søgevilkår. Klik på Søg. Her vises en liste over alle de aktiviteter, der sker i Det Blå Hus på den dato, hvor søgningen finder sted

12 Klik på Igangværende aktiviteter på den ønskede linie. En Aktivitetsliste vises herefter for det pågældende anlæg / lokale

13 Igangværende aktiviteter I dette billede kan du se, hvor i kommunen der er aktivitet i kommunens lokaler og anlæg på et tidspunkt, eller i den tidsperiode, som du selv vælger. Vælg et anlæg Klik på den ønskede start dato i kalenderen (pilene for oven bruges til at skifte mellem måneder) Klik på den ønskede slut dato i kalenderen. Klik på Vis aktivitetsliste Nedenstående søgebillede vises

14 Vejledninger, regler m.m. / Blanketter Funktionen vises, uanset om du er logget på eller ej. Her kan du finde lokaleudlånsreglerne, ansøgningsskemaer, retningslinier og andet relevant materiale for foreningerne. Maillister Du kan tilmelde dig Kultur & Fritids nyhedsbrev ved at klikke på menupunktet maillister og indtaste din mailadresse, så kan du holde dig opdateret. OBS!! P.t. sendes der ikke nyheder ud via dette nyhedsbrev. De sendes derimod via Forsiden og via direkte mails til de relevante brugere

15 Foreningsregister Funktionen vises, uanset der er logget på eller ej. Alle har mulighed for at søge i foreningsregistret. Foreningsregistret viser oplysninger om alle foreninger, der har givet tilladelse til visning af kontaktpersoner med mere. Der kan søges på forskellige måder: Kendes foreningens navn helt eller delvist skriv det du kender af foreningens navn og vælg i rullepanelet mellem Begynder med, Indeholder og Præcis tryk på Søg Søger du en bestemt aktivitet vælg aktiviteten i rullepanelet til højre tryk på Søg Søger du foreninger i et bestemt område vælg området eller stedet i rullepanelet tryk på Søg Søger du alle foreninger af en bestemt type / kategori vælg foreningstype i rullepanelet tryk på Søg Ønskes oversigt over alle registrerede foreninger lad alle felter være blanke tryk på Søg

16 Her følger eksempel på søgning, hvor der er søgt på alle foreninger med aktiviteten musik. Ønsker du flere oplysninger om en forening, skal du gøre følgende: vil du sende en mail, kan du trykke på den viste mailadresse, og dit mailprogram åbnes vil du se foreningens hjemmeside, så klik på hjemmesideadressen ønsker du at se flere registrerede oplysninger, herunder navn på kontaktpersoner, klikker du på foreningens navn, og der vises nyt billede med flere oplysninger, som vist på nedenstående testforening

17 Foreningsoplysninger/kontakter Denne funktion vises kun, når du er logget på. Når du er logget på, vil dit foreningsnavn fremgå til venstre på skærmbilledet i dette tilfælde er foreningsnavnet Test Forening. Klikker du på Foreningsoplysninger, kommer følgende billede frem med 3 undermenuer: Forening Her vises foreningens officielle adresse, , hjemmeside m.m. Har foreningen valgt at vises på Interbook, vil disse oplysninger altid kunne ses. Ændring i tidligere oplysninger: skriv rettelserne direkte i felterne ønsker du tilbagemelding på om rettelser er godkendt, så skrives mailadresse og eventuelle kommentarer tryk på Gem der kommer et lille boks med teksten vil du gemme? tryk OK og du får at vide, at rettelser er Gemt til behandling Ændringen sendes nu videre til administrator for godkendelse og oplysningerne vil være ajourførte indenfor 8 arbejdsdage

18 Kontakter Trykkes på de enkelte linjer vises de registrerede oplysninger på foreningens formand og øvrige kontaktpersoner m.fl. Ændring af oplysninger: klik på linjen for den kontaktperson du ønsker at rette oplysninger på skriv rettelserne ind i de pågældende felter anfør en , hvis du ønsker automatisk svar på, at rettelserne er godkendt eller ej skriv eventuelle kommentarer til rettelserne tryk på Gem Visning i foreningsregistret Ønskes en ny kontaktperson vist i den offentlige del af foreningsregistret, skal der sættes et flueben i kolonnen Publiceres til Web, og der skal indsendes en samtykkeerklæring på, at oplysningerne offentliggøres. Erklæringen skal underskrives personligt og indsendes til Kultur & Fritid. Oplysningen vil først blive offentliggjort, når erklæringen er modtaget. Du kan også finde Samtykkeerklæringen på forsiden under Skemaer, retningslinier og vejledninger udfylde, samt udskrive den herfra også. Foretages rettelser i allerede registreret kontaktperson, for eksempel nyt vejnavn, skal der ikke indsendes blanket. Her rettes bare i felterne

19 Ny formand, kasserer eller anden kontaktperson Ændres navn på kontaktpersoner skal blanket udskrives og underskrives af pågældende, derefter skal den indsendes til Kultur & Fritid før ændringen kan godkendes. Det samme er gældende, hvis en ny person skal vises på den offentlige del af Interbook. Ved formandsskifte skal du finde den tidligere formands kontaktoplysninger frem og rette i disse det er ikke muligt at slette den tidligere formand og oprette en ny. Øvrige oplysninger Den sidste undermenu indeholder forskellige oplysninger om foreningens aktiviteter, foreningskategori, tilknytning til hovedorganisation m.m. Disse oplysninger vises i foreningsregistret. Ønsker du at rette i disse, så vælg via rullepanel og tryk på Opret. Ændringen sendes herefter til godkendelse hos administrator. I tilfælde af manglende aktiviteter eller oplysninger rullepanelet, send venligst mail til administrator ved brug af Kontakt os nederst til venstre på siden

20 Vis bookinger Denne funktion fremkommer kun, når der er logget på. Her kan foreningerne se deres bookinger indenfor en angivet periode. Man kan også se, om der er tale om sæsonbooking (samme tidspunkt mere end én gang) eller et enkeltarrangement. Der findes fire undermenuer i Vis bookinger. Bookinger Ved at angive en start dato og eventuelt til og med dato dato får du vist alle bookinger i perioden. Det er ikke nødvendigt at udfylde til og med dato. Set fra venstre kan man se aktivitetssted, lokale, dato eller periode, klokkeslæt, bookingnummer og angivelse af, om der er tale om sæsonbooking eller enkeltarrangement. S = sæsonbooking. E = enkeltarrangement. Reservationer Man kan foretage en bookingforespørgsel, som kan oprettes som en reservation. Eksempelvis i tilfælde af en evt. koncert. Administrator kan herefter ændre forespørgslen til en reservation med en bekræftelsesdato. Det betyder, at foreningen skal bekræfte bookingen inden denne dato, ellers er reservationen slettet. Forespørgsler Her kan man se forespørgsler foretaget på Interbook, som endnu ikke er behandlet af administrator. Er der flere ubehandlede forespørgsler til samme lokalitet, vil der yderst til højre fremgå hvilket nummer din forening har i køen

21 Hvis du ikke kan finde den hjælp, som du har brug for i vejledningen, så er du naturligvis velkommen til at kontakte Kultur & Fritid på telefon eller på mail via kontakt os