ANDELSBOLIGFORENINGEN PEBLINGE DOSSERING 30 (PD30) Peblinge Dossering 30 2200 København N Nr.: 12225 Dato: 04 APR 2013 (Bedes anført ved henvendelser) Bilag 1: IT-administrators beretning GENERELT Bestyrelsens beretning 2012 1. Økonomi: a. Foreningens økonomi vurderes for at være sund, foreningens gæld udgør ca. 40 % af ejendomsværdien. Regnskabstallene viser dog at driftsomkostningerne og at forbrugsomkostningerne er stadig stigende. Ydelserne til realkreditinstitutionen er stigende på grund af stigende gebyrer, selv om renteydelsen er faldende og afdragene stiger. b. Andelskronen, som er den officielle målestok for foreningens økonomiske bonitet, beregnes ved at aktiver fratrækkes passiver, dette resultat divideres med det oprindelige indskud. Resultatet er 5,7146, hvilket vurderes til at være langt over det forventelige. 2. Bestyrelsesarbejdet i det forløbne år har været forankret i foreningens vedtægter og dokumenteret i retningslinjer og referater, der alle er tilgængelige på foreningens hjemmeside. 3. De af bestyrelsen nedsatte udvalg og enkeltfunktioner arbejder med entusiasme og villighed der tjener til foreningens trivsel. 4. Arbejdet udføres individuelt og i udvalg udføres på forbilledlig vis i overensstemmelse med de af bestyrelsen udgivne kommissorier og funktionsbeskrivelser. Dette administrative kompleks er begrundet dels i bestyrelsens ønske om at udøve ansvarlighed, men også fordi de enkeltpersoner, der frivilligt udfører arbejdet, på den måde er dækket af foreningens bestyrelsesansvarsforsikring. UDVALGSARBEJDER 5. Værdigrundlag: a. Der er udarbejdet et forslag til foreningens værdigrundlag. Det har været udvalget magtpåliggende, at gøre værdigrundlaget kort og overskueligt, at værdigrundlaget skal været forankret i Den kulturafhængige virkelighed og i relation til menneskers muligheder, begrænsninger og handletendenser, samt at værdigrundlaget skal være dynamisk og kontinuerligt afstemmes efter beboernes ønsker. b. Værdigrundlagets 1. udkast fremlægges på generalforsamlingen til afstemning. 6. IT-udvalget: Formand Henning Jerichau Telefon: 2097 6686 mail: wqxr@mail.dk Næstformand Niels Radisch Telefon: 3539 1944 E-mail: Niels@pd30.dk
- 2 - a. Udvalget har sammen med IT-administrator udarbejdet en funktionsbeskrivelse, der beskriver administratorens ansvarsområde. Beskrivelsen er godkendt af bestyrelsen og kan ses på hjemmesiden. b. IT- Administrator dokumenterer alle forhold omkring hjemmesiden, dokumentationen kan læses på hjemmesiden. c. IT- Administrators beretning er vedhæftet som bilag. d. Der er iværksat forsøg af et elektronisk reservationssystem af det fælles mødelokale. Generalforsamlingen anmodes om at tage stilling til om forsøget skal gøres permanent. 7. Vedligeholdelsesudvalget: a. Prioriterede og udvalgte fejl og mangler jf. byggesagen er rettet/udbedret. Eksempelvis i skralderum, lysskakter, elevator samt isolering. b. Der er iværksat en spørgeskemaundersøgelse for at klarlægge reparationernes resultat samt at afdække eventuelle nye forhold, der kan indgå i vedligeholdelsesplanen. 8. Vaskekælderudvalget: a. Udvalget er opmærksom på, at maskinparken ikke er helt ny. Bestyrelsen har vurderet at så længe at det firma, der er betalt for at vedligeholde vore maskiner vil fortsætte vedligeholdelsesabonnementet, vil bestyrelsen ikke udskifte maskinellet. b. Driften af maskiner har i det forløbne år ikke givet anledning til særlige problemer. 9. Økonomiudvalget: Udvalget følger og vurderer de driftsstatusrapporter der modtages fra foreningens administrator. Udvalget forsøger at sammenligne regnskabstal med budgettal for at sikre at økonomien ikke afviger fra det budgetterede. De foreliggende regnskabstal viser da også, at der er stor overensstemmelse mellem budget og regnskab for det forløbne regnskabsår. Den afvigelse regnskabet viser, er alene forårsaget af en uforudsigelig omkostning til en reparation af elevatoren i ejendommen. Økonomiske midler til uforudsete vedligeholdelsesarbejder er indarbejdet i budget for 2013. 10. Der har været gennemført 2 havedage, hvor nødvendigt vedligeholdelsesarbejde er udført på frivilligheds basis. Bestyrelsen anser dette arbejde for særdeles vigtigt fordi viceværtfunktionen ikke er eksisterende. Fremmødet er tilfredsstillende om end ikke prangende. Arbejdet er udført meget tilfredsstillende især er det bemærkelsesværdigt at ikke afsluttet arbejde på dagen er tilendebragt efterfølgende. GÅRDLAUG 11. Rampesag: a. Status i den verserende rampesag er, at der ifølge gårdlaugets formand af ham er sendt en skrivelse til Københavns Kommunes Teknik- og Miljø borgmester indeholdende opfordring til at få sagen afsluttet. Gårdlaugets bestyrelse kender ikke skrivelsens indhold. b. PD30 bestyrelses holdning er at afvente og se hvad gårdlaugets skrivelse medfører. Det undrer, at kommunen har skiftet sagsnummer efter at gårdlaugets administrator har tilskrevet PD30 og kommunen med trusler om selvtægt. c. Det undrer ligeledes at det nu er gårdlaugets formand, der skriver til kommunen og ikke administrator.
- 3-12. Storskraldsrum: Det nye storskraldsrum er etableret og fungerer tilsyneladende tilfredsstillende. Det gamle, ud for PD30, er og vil heller ikke blive nedlagt. Det er aftalt at det gamle aflåses i en periode for at vænne brugerne til at anvende det nye. 13. Miljøstation: a. Den nye miljøstation i Wesselgade (nord) er etableret med et begrænset antal tilmeldte brugere. 4 ejendomme i gårdlauget er tilmeldt, der i blandt PD nr. 26. Gårdlauget er som helhed ikke tilsluttet. Omkostningerne til miljøstationen afholdes af tilsluttede ejendomme. 14. Afdelinger: a. En ejendom i gårdlauget vil jf. vedtægterne danne en afdeling under gårdlauget med selvstændig økonomi. Gårdlaugets bestyrelse vil ikke gå ind i drøftelse heraf af frygt for præsedensdannelse. b. Forslaget vil blive forhandlet på gårdlaugets forestående generalforsamling. 15. Graffiti: Gårdlauget vil entrere et firma, der periodevis vil rense stakit i Wessels gade og Korsgade for graffiti. SALG AF ANDELE 16. Det er bestyrelsens erfaring, at ejendomsmæglere med hvem der er indgået salgsaftale, ikke altid er i besiddelse af viden om andelssalg i tilstrækkelig grad. 17. De kan eller vil ikke følge foreningens udgivne retningslinjer. Når de bliver bekendt med disse er interessen positiv og viljen tilkendegivet, men som regel gør de tilsyneladende som de plejer. Dette medfører betydeligt unødvendigt merarbejde for bestyrelsen. Andelshaverne opfordres derfor til at inddrage bestyrelsen i salgsproceduren, så tidligt som muligt, subsidiært gennemføre et initialiserende møde, hvor foreningen er repræsenteret. BEBOERMØDER 18. Bestyrelsen har gennemført et antal beboermøder med forskelligt indhold. Det er formålet med disse møder at: a. Fremme socialt samvær b. Udveksle gensidige informationer c. Drøfte fælles interesseområder. 19. Fremmødet er normalt tilfredsstillende selv om møderne ikke har kompetencegivende karakter dvs. at der ikke kan træffes beslutninger på mødet. Bestyrelsen ønsker på disse møder at drøfte emner der eventuelt skal behandles på generalforsamlingen, for at tidsrøvende drøftelser ikke belaster generalforsamlingen. På bestyrelsens vegne H. JERICHAU
- 4 - Formand Bilag 1 til bestyrelsens beretning 2013 Beretning fra it-administrator generalforsamlingen 2013 Det er et hovedformål for it-systemerne i PD30, at de skal være et tilbud til andelshaverne. Hvis der kommer et ønske om ændring, vil det blive søgt opfyldt. Det tilstræbes, at de alle er både billige og forholdsvis enkle at vedligeholde. De nuværende it-systemer i PD30 kan opdeles i to. Web-hotel som leveres fra one.com, og reservationssystemet som leveres fra Supersaas. De kører begge over nettet og kræver ingen software installeret. Systemerne beskrives mere detaljeret i det følgende. Domæne Domænet pd30.dk er grundlaget for systemerne i Web-hotel (Webmail, Cloud Drive og hjemmeside). Webmail Der er oprettet to egentlige mailadresser: bestyrelse@pd30.dk - bestyrelsen styrer adgangskoden og læser indbakken. admin@pd30.dk - it-administrator styrer adgangskoden og læser indbakken. Der er desuden oprettet en række aliaser. Det er rene videresendelsesadresser, og der er ikke tilknyttet indbakke eller kalender. Der er oprettet et alias for hver lejlighed på formen lejlxx@pd30.dk, som videresender til de mailadresser, som er angivet som kontaktinformation på hjemmesiden. Der er oprettet et alias beboere@pd30.dk, som videresender til alle 12 mailadresser på formen lejlxx@pd30.dk altså til alle beboere. Der er oprettet tre aliaser, som benyttes som brugerkode til Cloud Drive. Andelshavere, som har behov for det, vil få koderne udleveret. Cloud Drive Cloud Drive er en meget sikker måde at gemme digital information. Cloud Drives benyttes i PD30 til information, der ikke ønskes offentlig adgang til. Af sikkerhedsmæssige årsager offentliggøres hverken navne på Cloud Drives eller de tilknyttede brugerkoder og adgangskoder. Der er oprettet tre Cloud Drives med flg. indhold: 1. Adgangskoder kun få personer vil af sikkerhedsmæssige årsager få adgang. 2. Arkiverede dokumenter og Systemdokumentation alle andelshavere vil kunne få adgang. 3. Bestyrelsesmødereferater og Mødebilag alle andelshavere vil kunne få adgang. Hjemmeside Hjemmesidens startside ses gennem linket www.pd30.dk. Der er over de seneste par måneder foretaget store ændringer på alle sider, som kan nås fra hjemmesidens startside. Det er i ændringerne tilstræbt at følgende overholdes: Siderne skal være overskuelige forholdsvis lille informationsmængde. Siderne skal være forståelige alle links fører til den information, man forventer, og der må ikke være skjulte links. Siderne skal være lette at vedligeholde så vidt muligt anvendes kun den forholdsvis simple editor i one.com. Siderne skal være ensartede øverst indeholder de p.t. et ikon for PD30, et billede af en svane, et billede af ejendommen, tre faste links øverst til venstre, en opdateringsdato og en centreret overskrift i fast skrifttype. Sidernes farve er samme lyse blå på alle sider.
- 5 - Sidernes design og indhold skal være i overensstemmelse med andelshavernes ønsker jeg forsøgte i november 2012 at få reaktioner på hjemmesiden og fik da også nogle stykker, som jeg har søgt at rette mig efter. Jeg har dog ikke en klar fornemmelse af tilfredsheden blandt beboerne. Der er blandt siderne nogle menuer, som kan gøre det lettere at finde rundt. Det er vigtigt at punkterne på en menu hænger naturligt sammen. Der er desuden en samlet sideoversigt, som giver det samlede overblik over hjemmesidens struktur. Reservation Reservationssystemet er et selvstændigt system, som kan nås via et link på hjemmesiden. Systemet er gratis. Der kan maksimalt være 50 brugere og 50 reservationer. Højst 500 gamle reservationer vil blive gemt. Der skal logges ind, for at foretage en reservation. Alle andelshavere vil kunne få udleveret en brugerkode og en adgangskode til systemet. Systemet er forholdsvis enkelt i brug alle brugere har med meget lidt hjælp kunnet finde ud af at anvende det. It-administrator tilbyder ved brugeroprettelse hjælp til at anvende systemet