HJEMMESIDE TIL FORENINGEN

Transkript

1 HJEMMESIDE TIL FORENINGEN Gør bestyrelsesarbejdet lettere og optimer kommunikationen med beboerne Øget beboertilfredshed hurtigere ekspedition

2 PROFESSIONEL FORENINGSHJEMMESIDE Hos Boligadministratorerne tilbyder vi foreninger en professionel interaktiv foreningshjemmeside, der fungerer både som en traditionel profilerende hjemmeside, som beboerens intranet og som lukket forum for bestyrelsen med direkte webadgang til administrationen. Bestyrelsen har fuld redaktøradgang til hjemmesiden, der redigeres lige så let, som man redigerer et dokument i et tekstbehandlingsprogram som f.eks. Word.

3 BESTYRELSESFORUM OG WEB-ADMINISTRATION I et lukket bestyrelsesforum giver vi bestyrelsen direkte adgang til foreningens daglige økonomi og andre relevante foreningsoplysninger. Der er tale om en fuldintegreret web-adgang. Foreningens bestyrelsesmedlemmer er derfor ikke mere end et par klik væk fra foreningens bogføring, perioderegnskaber, beboeroplysninger, restancelister med mere. Bestyrelsen kan se hver enkelt faktura og bilag, der er bogført. Web-administrationen gør bestyrelsesarbejdet lettere, hurtigere og supplerer det daglige samarbejde mellem administrator og bestyrelse. Bestyrelsesforummet fungerer som bestyrelsens eget intranet, hvor der kan deles oplysninger, oploades dokumenter, arrangeres møder og lignende. Forummet kan efter aftale med administrator fungere som et fælles ejendomsarkiv, til arkivering og hurtig deling af bestyrelsens dokumenter f.eks. byggesager, relevante beboersager og lignende

4 DOKUMENTARKIV I beboerdelen findes et dokumentarkiv med alle foreningens officielle dokumenter som f.eks. generalforsamlingsreferater, vedtægter, regnskaber, energimærke, tilstandsrapporter m.m. Vi står for vedligeholdelse og opdatering. Beboerne og bestyrelsen har altid adgang til et opdateret bibliotek med foreningens dokumenter via hjemmesiden, helt uden merarbejde for bestyrelsen. Beboerne kan tilmelde sig og abonnere på nye dokumenter og nyheder - f.eks. referatet fra afholdt generalforsamling og nyhedsbreve - med det resultat at dokumenterne modtages direkte via , efter de er oploadet til hjemmesiden. På den måde er det let at distribuere dokumenter, med størst mulig fokus på at undgå de høje omkostninger, der er ved almindelig fysisk post. SPAR TID OG PENGE De fleste foreninger i vores administration bruger helt eller delvist dokumentarkivet til distribution af dokumenter - f.eks. i forbindelse med generalforsamlingen. Foreningerne sparer herved udgifter til porto og gør tilgangen til dokumenterne meget lettere.

5 BOLIGER TIL SALG Når en bolig er sat til salg, kan den let og hurtigt annonceres på hjemmesiden. Der kan tilknyttes dokumenter, fotografier og links til eventuel ejendomsmægler, hvor der kan læses mere om boligen. På denne måde hjælpes salget godt på vej. Boliger til salg via alle danske ejendomsmæglere kan vises automatisk. Det sker fordi hjemmesiden kan sættes op til at vise boliger til salg på foreningens adresse. Herved bliver det let for beboerne at holde sig ajour med, hvilke boliger der er til salg, til hvilke priser, liggetider og mange andre informationer direkte på hjemmesiden. LET START PÅ ANDELSSALGET På foreningshjemmesider for andelsboligforeninger findes en guide, andelshaverne kan anvende til at opsige deres boligaftale med. Det er enkelt for den sælgende andelshaver, og alle relevante kontaktpersoner modtager automatisk besked, såsom administrator, bestyrelse og vurderingsmand.

6 BILAGSGODKENDELSE Med foreningshjemmesiden er det let, hurtigt og sikkert for bestyrelsen, at attestere og sende fakturaer og bilag til betaling. Godkendelsen sker ved, at de bestyrelsesmedlemmer, der er registreret til at kunne godkende fakturaer, modtager en mail med et link, som fører til en side, hvor fakturaen godkendes eller afvises. Der skal blot klikkes enten godkend eller afvis efter åbning af bilaget. Fakturaer kan scannes og lægges til godkendelse af enten bestyrelsen selv eller af os. Alle fakturaer, der har været gennem modulet, lagres i bestyrelsesforummet på hjemmesiden, og bestyrelsen kan til enhver tid logge sig ind og tjekke de fakturaer, der er blevet godkendt og afvist. LILLE INVESTERING STORT UDBYTTE Opsætning og etablering: kr ,50 (engangsinvestering). Support, hosting og back-up: kr. 150,- pr. måned. Valgfrit: Eget domænenavn kan tilknyttes uden omkostninger. Ovennævnte angivet i 2015 priser (inkl. moms).

7 FORDELE FOR ALLE PARTER Siderne kan anvendes af alle helt uden krav til særlige it-færdigheder, uanset om man er beboer eller bestyrelse. Foreningshjemmesiderne giver blandt andet følgende fordele: BESTYRELSE Adgang til dokumenter også i lukket bestyrelsesforum Bilagsgodkendelse Profilerer foreningen Sparer tid Letter kommunikationen Sikrer data ved ændringer i bestyrelsen Nemt for alle at bruge Sikkert system med løbende suppor Online skadesanmeldelse BEBOERE Nem adgang til dokumenter døgnet rundt Let at følge med i beboernyheder Nyheder direkte pr. mail Opslagstavle til let kommunikation med naboer Se fotos m.m. fra området Reducerer portoudgifter Intranet Minimerer behovet for eget arkiv FLERE FORDELE - HAR DU DEM I DAG? Velkendt og gennemtestet produkt System der følger med tiden Leverandør specialiseret i foreninger Sikre servere (godkendt af pwc, KPMG m.fl.)

8 Vi hjælper meget gerne, hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp! Kontakt blot en af nedenstående: Allan Rigelsø Christian Ringbæk Nyropsgade 13, 1., 1602 København V Telefon: Telefax: [email protected]