Håndbog i brugen af Mødrehjælpens webmail

Transkript

1 Håndbog i brugen af Mødrehjælpens webmail Senest opdateret 18. november 2015/los

2 Indholdsfortegnelse Generelt... 1 Indstil kompatibilitetsvisning... 2 Login på webmailen... 5 Ændring af adgangskode... 6 Glemt adgangskode... 6 Lav -signatur... 7 Forslag til e- mail-signatur... 8 Indstil automatisk svar... 9 Opret mapper under Indbakke Flyt en mail til en mappe Gør en læst mail ulæst Opret en kontaktperson Opret en Gruppe Fjern kontaktperson fra Gruppe Vedhæft en fil i en mail Det virker IKKE! Generelt Denne håndbog henvender sig til henholdsvis bestyrelser og styregrupper i Mødrehjælpens lokalforeninger og fondsbutikker. Mødrehjælpen har oprettet en webmail til alle lokalforeninger og fondsbutikker, der skal anvendes som lokalforeningens eller butikkens officielle adresse. Lokalforening: [bynavn][email protected] Fondsbutik: [gadenavn][email protected] fx [email protected] fx [email protected] Brugen af Mødrehjælpens webmail er med til at skabe sammenhæng mellem lokalforeningerne, fondsbutikkerne og Fonden, da mailadressen, som er tilknyttet Mødrehjælpens domæne; moedrehjaelpen.dk, signalerer tilhørsforhold til Mødrehjælpen. Derudover er brugen af Mødrehjælpens webmail med til med til at beskytte frivillige fra at videregive private mails til brugere, eksterne henvendelser og samarbejdspartnere. Vi anbefaler, at bestyrelsen/styregruppen laver en procedure for læsning af mails samt opretter mapper til de forskellige aktiviteter/udvalg. I er velkommen til at kontakte frivilligkonsulenterne, hvis I har brug for hjælp. Side 1 af 17

3 Indstil kompatibilitetsvisning For at kunne få adgang til alle funktioner i webmailen, skal Mødrehjælpens domæne tilføjes det, som hedder kompatibilitetsvisning i din internetbrowser. Det skal gøres første gang, man logger på fra en ny computer. Det er ganske ufarligt og gøres på følgende måde: Åben Internet Explorer - Brug altid Internet Explorer browseren, når du skal logge på webmailen. Login på siden Fjern V i Brug light-versionen af Outlook Web App ved at trykke på V Kan du fjerne V i Brug light-versionen af Outlook Web App, kan du gå videre til næste afsnit Login. Kan du IKKE fjerne V i Brug light-versionen af Outlook Web App, skal du følge vejledningen her under. Side 2 af 17

4 Tryk på Tandhjulet i øverste højre hjørne af skærmen Vælg Indstillinger for Kompatibilitetsvisninger OBS! Kommer Indstillinger for kompatibilitetsvisninger ikke frem, når du trykker på tandhjulet, skal du trykke på knappen Funktioner i menu-barren vælge Indstillinger for Kompatibilitetsvisninger Side 3 af 17

5 Et nyt vindue åbner Skriv moedrehjaelpen.dk i feltet under Tilføj dette websted Tryk Tilføj (Moedrehjaelpen.dk rykker ned i det store vindue) Tjek at der er vinket af i Vis intranetsteder i Kompatibilitetsvisning + Brug kompatibilitetslister fra Microsoft Tryk Luk Ovenstående gøres KUN første gang, du skal bruge webmailen. Du er nu klar til at logge ind. Side 4 af 17

6 Login på webmailen Man logger ind ved at bruge det navn, som står i adressen. Brugernavn lokalforening: [bynavn].lf Brugernavn Fondsbutik: [gadenavn].fb fx Roskilde: roskilde.lf fx Trøjborg: tordenskjoldsgade.fb Adgangskoden bestemmer lokalforeningen eller fondsbutikken selv. OBS! Første gang en fra lokalforeningen eller styregruppen logger ind, skal I bruge den kode, som I har fået tilsendt af IT-support eller frivilligkonsulenten. Ved første login kan I vælge at ændre adgangskode (se side 6). Sådan logger du ind: Åben Internet Explorer Log på Sørg for at der IKKE er vinket af i Brug light-versionen af Outlook Web-App Skriv brugernavn og adgangskode Tryk Log på Side 5 af 17

7 Ændring af adgangskode Dette gøres kun allerførste gang, at en fra lokalforeningen/fondsbutikken logger på webmailen eller i tilfælde, hvor I har fået nulstillet adgangskoden gennem IT-support. Tryk på Indstillinger Vælg skift afgangskode Glemt adgangskode Glemmer I jeres adgangskode, kan formanden for lokalforeningen eller kontaktpersonen for Styregruppen få en ny ved at sende en mail til: [email protected] Side 6 af 17

8 Lav -signatur Tryk på indstillinger Vælg Se alle indstillinger Nyt vindue åbner Vælg Indstillinger i menuen til venstre Vælg Post i øverste menu Indstil skrifttype til Arial, skriftstørrelse til 10 Skriv Signaturen Vink af i Medtag automatisk min signatur i de meddelelser, jeg sender Under Vælg skrifttype i meddelelsen vælges skrifttype Arial, skriftstørrelse 10 Tryk Gem Side 7 af 17

9 Forslag til e- mail-signatur Vi anbefaler, at I bruger følgende -signatur, der følger de retningslinjer, som er udstukket i Mødrehjælpens designguide. Skrifttype: Arial Skriftstørrelse: 10 De bedste hilsener [navn på afsender] Evt. titel Mødrehjælpens lokalforening Korsbæk Korsbækgade Korsbæk Telefon: [email protected] (indsæt link til lokalforeningsside eller egen hjemmeside) moedrehjaelpen.dk/lokalforening-korsbaek Find os på facebook (Indsæt link til jeres Facebook-side, RGB kode 215, 9, 71) Et godt råd: Skriv evt. signaturen i et word-dokument først, og kopiér herefter signaturen over i e- mailsignaturen i Webmailen. Side 8 af 17

10 Indstil automatisk svar Tryk på indstillinger Vælg Se alle indstillinger Nyt vindue åbner Vælg Organiser i menuen til venstre Vælg Automatiske svar i øverste menu Tryk på Send automatiske svar Vink af i Send kun svar i denne periode, hvis det kun er i en kortere periode. Hvis I altid vil sende et autosvar, skal I ikke vinke af. Indstil skrifttype til Arial, skriftstørrelse til 10 og Skriv signaturen Tryk på Send svar til eksterne afsendere Indstil skrifttype til Arial, skriftstørrelse til 10 Skriv/gentag signaturen Tryk Gem Side 9 af 17

11 Opret mapper under Indbakke Gå til den mappe, hvor under du vil oprette en undermappe fx Indbakke Placer markøren over mappen og højreklik på musen Vælg Opret ny mappe i det lille vindue, der åbner Du kan oprette undermapper til undermapper ved at markere den undermappe, hvor under du vil oprette en ny mappe og gentage ovenstående. Flyt en mail til en mappe Marker den mail, som skal flyttes. Hold venstre musetast nede mens du rykker mailen over i den mappe, som du ønsker. Du kan også højreklikke på mailen og vælge Flyt til mappe. Et nyt vindue åbner vælg den mappe, som mailen skal flyttes til. Gør en læst mail ulæst En læst mail kan altid gøres ulæst ved at markere mailen, højreklikke og og trykke Marker som ulæst Side 10 af 17

12 Opret en kontaktperson Tryk på kontaktpersoner nederst i vinduet til venstre et nyt vindue åbner Tryk på Ny og vælg Kontaktperson eller en gruppe Nedenstående vindue åbner. Udfyld kontaktinformationerne (ikke nødvendig at udfylde alle felter). Scroll ned for at se flere felter. Til sidst trykkes Gem og luk Side 11 af 17

13 Opret en Gruppe Tryk på kontaktpersoner nederst i vinduet til venstre et nyt vindue åbner Tryk på Ny Vælg Gruppe Nedenstående vindue åbner. Udfyld Gruppenavn. Tryk på Medlemmer Side 12 af 17

14 Nyt vindue med Adressekartotek åbner Tryk Kontaktpersoner i menuen til venstre Marker de kontakter, som du ønsker at tilføje Gruppen, ved at venstreklikke med musen. (Du kan vælge flere navne på én gang ved at holde Ctrl-tasten på keyboardet nede hele tiden mens du venstreklikker med musen på de navne, du vil tilføje. Tryk Medlemmer for at tilføje navn/navne til Gruppen Tryk OK, når alle navne er tilføjet Du vender tilbage til Gruppe vinduet Tryk Føj til gruppe (navnene rykker ned i det store vindue) Tryk Gem og luk Din Gruppe er nu oprettet. Side 13 af 17

15 Fjern kontaktperson fra Gruppe En kontaktperson fjernes fra en Gruppe ved at Gå ind under Kontaktpersoner Vælg Grupper i menuen til venstre Vælg Gruppe, som person skal fjernes fra Nyt vindue åbner Marker personen i det store vindue Tryk Fjern fra gruppe Tryk Gem og luk Side 14 af 17

16 Vedhæft en fil i en mail Tryk på Ny Et nyt vindue åbner Udfyld felterne og skriv din meddelelse Tryk på clipsen i øverste menu for at vedhæfte en fil Side 15 af 17

17 Et nyt vindue åbner Tryk på Gennemse Et nyt vindue åbner med adgang til dine dokumenter vælg den fil, som du vil vedhæfte Tryk Vedhæft Du vender tilbage til din meddelelse Ønsker du at vedhæfte flere filer, gentages ovenstående Når du er færdig med at skrive din meddelelse, trykker du send i øverste venstre hjørne af meddelelsesvinduet. Det virker IKKE! Kan du ikke få lov til at oprette under mapper til indbakken, grupper i kontaktpersoner eller vedhæfte filer i en meddelelse/mail, er det højest sandsynligt, fordi du arbejder i en light-udgave af outlook webmailen. Du skal derfor sikre, at du arbejder i Internet Explorer og at du har tilføjet moedrehjaelpen.dk til kompatibilitetsvisning jf. side 2. Er det tilfældet og du stadig har problemer, kan du kontakte: IT support, telefon , [email protected] Frivilligkonsulent Lone Sørensen, telefon , [email protected] Side 16 af 17