TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 22. oktober 2014 Mødetidspunkt: 12:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Henrik Zimino, Allan Andersen, Bjarne Thyregod, Brian Franklin, Carsten Fuhr, Frants Nielsen, Paw Karslund Allan Andersen, Brian Franklin
Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden...2 2. Meddelelser...3 3. Overførsel af budget på serviceområde Rekreative områder...4 4. Ekstern refusionsgennemgang...5 5. Reviderede IT-sikkerhedsregler...7 6. Afslag Dagpengerefusion...9 7. Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal 2014...11 8. Opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal 2014...12 9. AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads...14 10. Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub...16 11. Indkøb af 2 biler til hjemmeplejen - LUKKET SAG...17 12. Clara Service opkøbt - LUKKET SAG...18 13. Tjenesterejse til Australien - LUKKET SAG...19 14. Klage over medarbejder - LUKKET SAG...20 15. Uansøgt afsked - LUKKET SAG...21 16. Ansøgt afsked - LUKKET SAG...22 17. Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG...23 18. Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG...24 19. Seniorordning - LUKKET SAG...25 20. Orlovsansøgning - LUKKET SAG...26 21. Nedsat timetal for lærere (aldersreduktion) i skoleåret 2014/2015 - LUKKET SAG...27 22. Nedsat timetal for lærer i skoleåret 2014/2015 - LUKKET SAG...28 Bilagsoversigt...29 1
1. Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 14/6191 Sagsansvarlig: cel.of INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. Dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Godkendt. 2
2. Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 14/6191 Sagsansvarlig: cel.of BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Ingen. 3
3. Overførsel af budget på serviceområde Rekreative områder Åben sag Sagsnr.: 14/27643 Sagsansvarlig: lcl.tf RESUMÉ I forbindelse med ændringer i den autoriserede kontoplan fra Økonomi- og Indenrigsministeriet for serviceområdet Rekreative områder under Kultur- og Fritidsudvalget søges om overførsel af budgetbeløb mellem bevillingsniveauerne i 2014. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Ifølge Indenrigs- og Økonomiministeriets autoriserede kontoplan skal alle budgetter under serviceområde Rekreative områder ligge under bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser. Budgetter under bevillingsniveauerne Parker og legepladser, Skove og naturområder samt Strandområder søges overført til bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser. ØKONOMI Grønne områder og naturpladser: Der søges om en tillægsbevilling på 6.643.850 kr. og en indtægtsbevilling på 33.620 kr. Parker og legepladser: Der søges en minusbevilling på 3.373.380 kr. og en mindreindtægtsbevilling på 33.620 kr. Skove og naturområder: Der søges en minusbevilling på 788.080 kr. Strandområder: Der søges en minusbevilling på 2.482.390 kr. Overførsel af budgetbeløb er budgetneutralt. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget /BGR 1. at budgetbeløb på bevillingsniveauerne Parker og legepladser, Skove og naturområder samt Strandområder overføres til bevillingsniveau Grønne områder og naturpladser i 2014. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Tiltrådt. 4
4. Ekstern refusionsgennemgang Åben sag Sagsnr.: 14/26527 Sagsansvarlig: nhs.as RESUMÉ Forvaltningen har indhentet tilbud om en no cure no pay gennemgang af sygedagpenge- og førtidspensionssager af hhv. Ascendi og Dataproces for at realisere refusionsindtægter fra tidligere år. De 2 firmaer skal have en andel i en eventuel refusionsindtægt, men risikerer omvendt at arbejde gratis. Forvaltningen har ikke ressourcemæssige muligheder for at udføre denne historiske refusionsgennemgang, men anbefaler i lyset af de mulige indtægter at indgå kontrakterne med de 2 firmaer, som også vil kunne afdække om man indhenter den korrekte refusion. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Forvaltningen kortlægger mulige modgående foranstaltninger herunder, hvordan indtægterne kan øges, og har indhentet tilbud fra 2 eksterne firmaer med erfaring i at afdække refusionspotentialer på førtidspensions- og sygedagpengeområdet i andre kommuner. De 2 firmaer tilbyder en gennemgang af tidligere refusionssager på de 2 områder efter det såkaldte no cure, no pay -princip, hvorved de skal have andel i gevinsten men også løber den fulde risiko, hvis gennemgangen ikke fører til noget. Forvaltningen kan ikke afse tid til en sådan historisk gennemgang af gamle sager på de pågældende områder uden at det vil påvirke serviceringen af borgerne og anbefaler derfor at indgå aftale med de 2 firmaer om at gennemføre gennemgangen efter no cure no pay -modellen. Udover et muligt økonomisk udbytte vil gennemgangen endvidere skabe klarhed over om forvaltningen får indhentet korrekt refusion på de pågældende områder. Konsulentfirmaerne Dataproces ApS og Ascendi har udviklet komplekse modeller til gennemgang af refusionshjemtagelseskriterier, og har solid erfaring med tilsvarende projekter i flere andre kommuner. Dataproces tilbyder en gennemgang af samtlige mellemkommunale betalinger på førtidspensionsområdet, med fokus på institutionsregelen og 6-årsregelen. Formålet er at identificere sager, hvor Tårnby Kommune betaler førtidspension til borgere, uden at der foreligger en betalingsforpligtigelse. Ascendi tilbyder en analyse af arbejdsgange for fuldstændig hjemtagelse af statsrefusioner på beskæftigelsesområdet, samt estimering af det samlede retmæssige refusionstilgodehavende ved implementering af indtægtssikringsinitiativer, for at sikre maksimal refusionstilgodehavende efter sygedagpengeloven og almindelige refusionsbestemmelser på beskæftigelsesområdet. Projektet forudsætter systemadgang fra Tårnby Kommunes side. De nødvendige adgange er undersøgt og afklaret med IT-afdelingen og kommunens IT-sikkerhedskoordinator, 5
således at de sikkerhedsmæssige foranstaltninger er i overensstemmelse med Tårnby Kommunes IT-sikkerhedspolitik og persondatalovens kapitel 11. Yderligere er behandling af oplysningerne underlagt lov om tavshedspligt i forvaltningslovens kapitel 8 og straffelovens 152-152f. Adgangen er testet af alle implicerede parter uden negative driftsmæssige konsekvenser. ØKONOMI Samlet estimeret besparelse er ca. 2.0 mio. Vederlaget vil maksimalt være 50 pct. af de fundne besparelser, således at der kan forventes et overskud på ca. 1. mio. Findes ingen besparelser, vil der ikke være tilknyttede udgifter for Tårnby Kommune. INDSTILLING Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget: /kam 1. At Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indgår i kontrakt med Dataproces ApS omkring udgiftsoptimering af mellemkommunal refusion på førtidspensionsområdet. 2. At Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indgår i kontrakt med Ascendi omkring indtægtsoptimering i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion på beskæftigelsesområdet. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen 10092014.pdf 181953/14 2 Åben Tårnby Førtidspension 6-årsreglen 10092014.pdf 181952/14 3 Åben Taarnby kontrakt refusioner 10oktober2014-4.pdf 181951/14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Tiltrådt. 6
5. Reviderede IT-sikkerhedsregler Åben sag Sagsnr.: 14/14404 Sagsansvarlig: mes.of RESUMÉ I juni 2014 igangsattes et arbejde med at revidere gældende IT-sikkerhedsregler. Formålet var dels at forenkle og skabe en mere logisk rækkefølge i sikkerhedsreglerne, dels at formulere reglerne mere tidssvarende. IT-sikkerhedsreglerne er nu gennemskrevet og målrettet mod brugerne i form af de kontrollerende myndigheder og sikkerhedsansvarlige i organisationen. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER I de nye sikkerhedsregler er følgende væsentlige ændringer indarbejdet: Afdelingslederen (den nærmeste leder) overtager en række praktiske funktioner i forhold til brugerstyringsarbejdet, men ansvaret for sikkerhedsarbejdet er fortsat forvaltningschefernes i samarbejde med den overordnede sikkerhedskoordinator. Skærpning af foranstaltninger i forbindelse med låst konto og tildeling at nyt password. ALG har behandlet forslaget vedr. de reviderede IT-sikkerhedsregler. ITsikkerhedsreglerne har ligeledes været forelagt CSU. Begge videresender til Økonomiudvalget med anbefaling. I Hjemmeplejen er der en særlig situation omkring akutoprettelse af adgang til Omsorgsjournalen via en kommunal computer, jf. vedlagte notat. I Tårnby Kommune er det kun IT sikkerhedsadministratoren, ansat i Organisations- og Personaleafdelingen, der kan tildele medarbejdere rettigheder til kommunens IT ned og adgang til diverse IT systemer. Da der i hjemmeplejen løbende opstår situationer, hvor en vikar indkaldes akut, og straks skal kunne benytte Omsorgsjournalen også uden for rådhusets åbningstid, er der behov for, at Økonomiudvalget vedtager en dispensation fra ITsikkerhedsreglerne. Dispensationen skal give mulighed for, at 5 betroede medarbejdere ansat i hjemmeplejen for dispensation til at oprette adgang og tildele rettigheder til Omsorgsjournalen. Efter godkendelse af de reviderede sikkerhedsregler vil O&P igangsætte implementering af ny digital autorisationsblanket. Blanketten vil dels forenkle arbejdsgangen og dels sikre at brugeres adgang til systemer målrettes i forhold til jobprofilen. INDSTILLING Organisations- og Personaleafdelingen indstiller overfor Økonomiudvalget, 7
1. at den reviderede IT-sikkerhedsregler godkendes og implementeres indenfor Tårnby Kommunes ressort. 2. at der dispenseres for IT-sikkeerhedsreglerne i Hjemmeplejen, sådan at 5 betroede medarbejdere - lokale administratorer i Hjemmeplejen - får autorisation til hurtigt at oprette vikarer ved særlige omstændigheder. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Sikkerhedsregler - i notat til ALG august 2014 144681/14 2 Åben Bilag til sikkerhedsregler - undtalgelse i hjemmeplejen 185286/14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Tiltrådt. 8
6. Afslag Dagpengerefusion Åben sag Sagsnr.: 02/464 Sagsansvarlig: mbv.of RESUMÉ Dagpengerefusion hjemtages i bopælskommunen for de medarbejdere i kommunen, der har været syge i mere end 30 dage i træk. Refusion hjemtages af Organisations- og Personaleafdelingen. Der er modtaget afslag på i alt 767.137 kr. for perioden 1.1.2014 30.6.2014. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Jf. lovgivningen kan bopælskommunen give afslag på refusion af forskellige årsager. De modtagne afslag fordeler sig på 3 typer af afslag. 1. Der er givet afslag pga. at nyansatte medarbejdere ikke opfylder beskæftigelseskravet på 120 timer indenfor de sidste 13 uger iht. dagpengelovens 32-34. Af denne årsag er der givet på i alt 118.872 kr. hvilket er et fald på 20.171 kr. i forhold til sidste periode, hvor der var givet afslag på i alt 139.043 kr. En af årsagerne til dette fald, kan skyldes at de ledige som i tidligere periode nu har opnået beskæftigelse på 120 timer indenfor de sidste 13 uger. 2. Der er givet afslag i iht. til sygedagpengelovens 7. dvs. sygemeldte der ikke opfylder betingelserne for uarbejdsdygtighed. Dette vedr. typisk fravær pga. dårligt arbejdsmiljø/mistrivsel, som skønnes til at være årsagen til fraværet. Af denne årsag er der givet afslag på i alt i kr.493.710, hvilket svarer til en stigning på 360.478 kr. i forhold til sidste periode. Årsagen til denne stigning vurderes at have tilknytning til nogle få personalesager med lange sygemeldinger inden og i opsigelsesperioden. 3. Der er givet pga. for sen anmeldt fravær, hvilket oftest skyldes af fraværet ikke har været indberettet i fraværssystemet umiddelbart efter medarbejderens 1. fraværsdag. Af denne årsag er der givet afslag på i alt 154.555 kr. hvilket svare til et fald på 462.376 kr. i forhold til sidste periode. Dette fald antages at skyldes det nye lønsystem som gør det muligt for Organisations- og Personaleafdelingen kan have mere kontrol med dagpengerefusion. Samt at Organisations- og Personaleafdelingen har øget bevågenheden overfor de konkrete afslag som evt. skulle komme via drøftelser med det pågældende arbejdssted. 9
INDSTILLING Organisations- og Personaleafdelingen indstiller overfor Økonomiudvalget, at ovennævnte tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Afslag for dagpengerefusion 40 45763/14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Til efterretning. 10
7. Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal 2014 Åben sag Sagsnr.: 14/31188 Sagsansvarlig: heh.of RESUMÉ Obligatorisk likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen pr. 1. oktober 2014 indberettes til Indenrigs- og Økonomiministeriet efter politisk behandling jf. ministeriets brev af 3. december 2003. INDSTILLING Økonomi- og Planlægningsafdelingen anbefaler over for Økonomiudvalget, at jse 1. orienteringen tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Likviditetsoversigt efter kassekreditreglen 175206/14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Til efterretning. 11
8. Opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal 2014 Åben sag Sagsnr.: 14/31000 Sagsansvarlig: jgu.of RESUMÉ Vedlagt fremsendes opgørelse for kontrolenheden for 3. kvartal 2014. Kontrolenheden har for 3. kvartal 2014 udfærdiget opgørelse over sager, hvor borgerne har modtaget sociale ydelser uretmæssigt, eller hvor der er mistanke om, at borgerne har modtaget sociale ydelser uretmæssigt. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Kontrolenheden har i 3. kvartal 2014 modtaget 52 sager fra henholdsvis borgere, andre afdelinger på Rådhuset, SKAT og Udbetaling Danmark. Henvendelserne er fordelt på nedenstående kategorier: Henvendelser vedr. evt. samliv samtidig med udbetaling af ydelser til enlig forsørgere Modtaget 8 sager Færdiggjort 6 sager med ingen besparelse 2 sager er under fortsat behandling Registersamkøring fra Udbetaling Danmark Modtaget 10 sager Færdiggjort 9 sager med ingen besparelse 1 sag er under fortsat behandling Henvendelser vedr. dobbelt forsørgelse, hvor borgeren fx har modtaget arbejdsindtægter samtidig med udbetaling af kontanthjælp Modtaget 24 sager Færdiggjort 18 sager med et samlet tilbagebetalingskrav på 139.584,58 6 sager er under fortsat behandling Henvendelser vedr. dobbelt forsørgelse, hvor borgeren fx har modtaget arbejdsindtægter samtidig med udbetaling af sygedagpenge 12
Modtaget 6 sager Færdiggjort 3 sager med et samlet tilbagebetalingskrav på kr. 16.300,- 3 sager er under fortsat behandling Henvendelser vedr. bopælsmæssig tilknytning Modtaget 4 sager Færdiggjort 3 sager med ingen besparelse 1 sag er under fortsat behandling Der er således for perioden 1. juli til 30. september 2014 et samlet tilbagebetalingskrav på kr. 155.884,58. Derudover er 14 sager fra 2. kvartal 2014 færdigekspederet, og det bevirkede, at 11 sager blev færdiggjort med et tilbagebetalingskrav på kr. 168.323,64 og en årlig besparelse på kr. 31.152,- INDSTILLING Kommunalbestyrelsens sekretariat indstiller overfor Økonomiudvalget, jse 1. at opgørelsen for 3. kvartal 2014 for kontrolenheden tages til efterretning. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Til efterretning. 13
9. AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads Åben sag Sagsnr.: 13/33772 Sagsansvarlig: bmi.of RESUMÉ AAB har på vegne afdeling 112, Bredagervej, ansøgt om kommunens godkendelse af lånefinansiering af projekt vedrørende renovering af container- og varmemesterplads. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Vedrørende containerplads: Der foretages indhegning af pladsen, herunder nedgravning af dagrenovationscontainer. Arbejdet betyder, at ansatte og beboere får en mere ergonomisk mulighed for at smide affald i containeren. Derved imødekommes Arbejdstilsynet, som har påpeget, at låger i containeren sidder for højt, når man skal nedkaste affald. Desuden omlægges stikvejen til pladsen, så den kan klare tung trafik. Vedrørende varmemesterplads: Der foretages overdækning og indhegning af pladsen. Arbejdet giver de ansatte og beboerne bedre vilkår til sortering af affald. Maskiner og materiel har bedst af at stå i tørvejr. Projektets samlede udgift er på 2.987.000 kr. Heraf finansieres 1.700.000 kr. ved tilskud fra Landsbyggefonden. De resterende 1.287.000 kr. skaffes ved realkreditlån. Låneoptagelsen vil medføre en huslejestigning på 2%. Den nuværende gennemsnitsleje er 602 kr./m2. Efter låneoptagelsen vil lejen således udgøre 614 kr./m2. Der er 160 boliger i afdelingen. LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 29 ØKONOMI Der stilles ikke krav om kommunal garanti. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, jse 1) at godkende, at AAB på vegne af afdeling Bredagervej optager realkreditlån på 1.287.000 kr. til finansiering af renovering af container- og varmemesterplads. 14
BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben ans fra AAB 182855/14 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Tiltrådt. 15
10. Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub Åben sag Sagsnr.: 14/31940 Sagsansvarlig: mhe.of RESUMÉ Hjemmehjælpernes Ældreklub i Kastrup/Tårnby ansøger om tilskud til afholdelse af deres årlige arrangementer. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Gennem en årrække har Tårnby Kommune ydet tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub med 90 kr. pr. medlem. Ældreklubben har 27 medlemmer. ØKONOMI Der er sidste år ydet et tilskud på 90 kr. pr. pensionist. Ved et tilskud på 90 kr. pr. pensionist vil udgiften i 2014 være på 2.430 kr. Udgiften afholdes over kontoen Diverse tilskud. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, 1. at Hjemmehjælpernes Ældreklub i lighed med tidligere år bevilges tilskud til deres arrangementer med 90 kr. pr. medlem, i alt 2.430 kr. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Lukket 2 Lukket BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-10-2014 Tiltrådt. 16
11. Indkøb af 2 biler til hjemmeplejen - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/852 Sagsansvarlig: aej.do.tf 17
12. Clara Service opkøbt - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/32416 Sagsansvarlig: mta.sf 18
13. Tjenesterejse til Australien - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/31737 Sagsansvarlig: cpl.hb.uk 19
14. Klage over medarbejder - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 02/1098 Sagsansvarlig: TPE.OF 20
15. Uansøgt afsked - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/24871 Sagsansvarlig: mth.of 21
16. Ansøgt afsked - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 03/506 Sagsansvarlig: MHY.OF 22
17. Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 14/19975 Sagsansvarlig: jhd.of 23
18. Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 10/3949 Sagsansvarlig: MHY.OF 24
19. Seniorordning - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 07/3783 Sagsansvarlig: TPE.OF 25
20. Orlovsansøgning - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 11/4272 Sagsansvarlig: TPE.OF 26
21. Nedsat timetal for lærere (aldersreduktion) i skoleåret 2014/2015 - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/25555 Sagsansvarlig: MHY.OF 27
22. Nedsat timetal for lærer i skoleåret 2014/2015 - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/25555 Sagsansvarlig: MHY.OF 28
Bilagsoversigt 4. Ekstern refusionsgennemgang 1. Tårnby Førtidspension, Institutionsreglen 10092014.pdf (181953/14) 2. Tårnby Førtidspension 6-årsreglen 10092014.pdf (181952/14) 3. Taarnby kontrakt refusioner 10oktober2014-4.pdf (181951/14) 5. Reviderede IT-sikkerhedsregler 1. Sikkerhedsregler - i notat til ALG august 2014 (144681/14) 2. Bilag til sikkerhedsregler - undtalgelse i hjemmeplejen (185286/14) 6. Afslag Dagpengerefusion 1. Afslag for dagpengerefusion 40 (45763/14) 7. Likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen - oktober kvartal 2014 1. Likviditetsoversigt efter kassekreditreglen (175206/14) 9. AAB, afd Bredagervej, finansiering af renovering af container og varmemesterplads 1. ans fra AAB (182855/14) 10. Ansøgning om tilskud til Hjemmehjælpernes Ældreklub 1. (Lukket bilag) 2. (Lukket bilag) 29