Krav til leverandører af personlig hjælp og pleje 1.Lovgrundlag Kommunen har pligt til at sørge for, at borgeren tilbydes et rehabiliteringsforløb og bevilges personlig hjælp og pleje jf. servicelovens 83, stk. 1. nr. 1. og 83a. Det er kommunen der som offentlig forvaltning beslutter om borgeren skal tilbydes et rehabiliteringsforløb. Det tilbydes såfremt, at borgeren forventes at kunne forbedre sit funktionsniveau, og dermed blive mere selvhjulpen. Hvis borgeren efter endt rehabiliteringsforløb fortsat har behov for hjælp, bevilges det. Hvis borgeren ikke vil deltage i et rehabiliteringsforløb, men har behov for hjælp, træffes der afgørelse om hjælpen ud fra det foreliggende grundlag. Bevilling af hjælp sker ud fra en konkret vurdering af den enkelte borgers behov og inden for rammerne af Ældre- og Handicapforvaltningens serviceniveau. Kommunen er forpligtet til at føre tilsyn med, at opgaverne udføres tilfredsstillende jf. nedenstående krav, og at der sker revisitering, hvis borgerens behov ændres. 1.2 Generel tilgang til levering af ydelserne og borgerens rettigheder Tilgangen til levering af ydelserne er rehabiliterende og aktiverende - hvilket vil sige, at borgernes ressourcer inddrages og nyttiggøres i opgaveløsningen, således at hjælpen leveres ud fra en rehabiliterende tilgang. Borgerne skal som udgangspunkt deltage i et rehabiliteringsforløb, inden der tages stilling til om der kan bevilges hjælp. Leverandøren er en del af dette rehabiliteringsforløb, såfremt borgeren i forvejen modtager hjælp fra leverandøren. Hvis borgeren ikke i forvejen modtager hjælp, leveres rehabiliteringen af kommunen. Borgeren kan ikke skifte leverandør i rehabiliteringsforløbet. Borgerens rettigheder er beskrevet i Kvalitetsstandard Personlig hjælp og pleje. Borgerens mere generelle og overordnede rettigheder er beskrevet i Kvalitetsstandard Generel Information. 2. Godkendelse 2.1 Hvad kan der søges godkendelse til Der kan samlet søges godkendelse til: 1. Levering af personlig hjælp og pleje, herunder rehabiliteringsforløb jf. Ældre- og Handicapforvaltningens kvalitetsstandard for personlig hjælp og pleje og generel information 2. Videredelegeret sygepleje 2.2 Sikkerhedsstillelse Ældre- og Handicapudvalget har besluttet at der pr. 1. marts 2017 skal indføres sikkerhedsstillelse med trappemodel for fritvalgsleverandører af personlig hjælp og pleje. Se Bilag 1 Trappemodel. 2.3 Godkendelsesform Aalborg Kommune indgår kontrakter med nye leverandører en gang i kvartalet. 1
Leverandøren skal, for at søge om at blive godkendt, indsende en korrekt udfyldt og underskrevet fritvalgsblanket, som findes på www.aalborgkommune.dk Leverandøren indkaldes herefter til en godkendelsessamtale. På baggrund af godkendelsessamtalen træffes der afgørelse om ansøger kan godkendes som leverandør. Den endelige godkendelse træder først i kraft, når følgende er på plads: Referat fra godkendelsessamtalen er godkendt af leverandøren skriftligt Informationsmateriale jf. afsnit 2.4 er udarbejdet og fremsendt elektronisk Der foreligger dokumentation for leverandørens beredskab ved leveringssvigt jf. afsnit 4.4. Dette kan f.eks. være en skriftlig aftale med et vikarbureau Leverandøren har været på CARE kursus og der foreligger en plan for opkobling til Ældre- og Handicapforvaltningens pleje/omsorgssystem Care jf. afsnit 4.7. Leverandøren skal til enhver tid have min. to medarbejdere oprettet i CARE. Kontrakten er underskrevet og returneret Senest 1 måned efter at Aalborg Kommune har fremsendt den skriftlige godkendelse til leverandøren, skal Aalborg Kommune have modtaget den underskrevne kontrakt. Er underskrevet kontrakt ikke modtaget inden for fristen, bortfalder godkendelsen. Godkendelsesproceduren gælder også for potentielle leverandører, som i forvejen er godkendt af en anden kommune, idet Aalborg Kommune vil sikre sig, at de leverandører, som kommunen indgår kontrakt med, kan leve op til de kvalitetskrav, der gælder for Aalborg Kommune. Når leverandøren er godkendt, er leverandøren forpligtet til at leve op til samtlige leverandørkrav og kvalitetsstandarden for området. 2.4 Opsigelsesvarsel Godkendelsesprocessen er at betragte som en tilbudsproces, hvor den afgivne anmodning om godkendelse er at betragte som et tilbud med de forpligtelser, der gælder ved en sædvanlig tilbudsforretning. Når en kontrakt er indgået, kan leverandøren til enhver tid opsige kontrakten med et varsel på løbende den måned + 1 måned regnet fra Aalborg Kommunes modtagelse af leverandørens opsigelse. Ved væsentlige ændringer i love eller bekendtgørelser kan Aalborg Kommune opsige kontrakten med et varsel på 3 måneder regnet fra leverandørens modtagelse af Aalborg Kommunes opsigelse. Tillige kan leverandøren, ved væsentlige ændringer i love og bekendtgørelser, opsige kontrakten, dog med et varsel på løbende måned + 1 måned regnet fra Aalborg Kommunes modtagelse af leverandørens opsigelse. Hvis Myndighedsafdelingen konstaterer uregelmæssigheder af væsentlig karakter, kan leverandøren fra Myndighedsafdelingens side komme under skærpet tilsyn jf. Tilsynspolitik tilsyn og opfølgning med hjemmeplejen i Aalborg Kommune. Såfremt en part i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser, kan den anden part ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning eller efter eget valg opsige kontrakten med forkortet varsel. 2
Ældre- og Handicapforvaltningen tilbageholder betaling for leverede ydelser, hvis leverandøren stopper uden opfyldelse af opsigelsesvarslet. 2.5 Informationsmateriale om leverandøren Informationsmateriale om leverandøren udarbejdes af leverandøren, og omkostningerne hertil er Aalborg Kommune uvedkommende. Informationsmaterialet lægges på Aalborg Kommunes hjemmeside. Visitationen udskriver materialer (sort /hvid) herfra, medmindre leverandøren eksempelvis ønsker materialerne udleveret i farver eller som folder. I de tilfælde skal leverandøren selv levere materialerne i visitationen. Der medbringes informationsmateriale fra alle kommunens leverandører ved visitationen. Borgeren får altid et eksemplar af informationsmaterialet fra den leverandør, der vælges. Der er samtidig en samlet leverandørliste på Aalborg Kommunes hjemmeside. Herfra kan der laves link til den enkelte leverandørs hjemmeside. I Dit Blad bliver der oplyst hvilke godkendte leverandører Aalborg Kommune har. Dit Blad bliver udsendt til alle pensionister i Aalborg Kommune hvert kvartal. Borgeren kan altid få en opdateret leverandørliste ved at kontakte visitationen. 2.6 Kontraktgrundlag På baggrund af godkendelsen vil Ældre- og Handicapforvaltningen indgå kontrakt med leverandøren om opgaveudførelsen. Leverandørens omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af godkendelsesanmodning og kontrakt er Aalborg Kommune uvedkommende. 2.7 Fremtidige godkendelser For leverandører, som allerede er godkendt og har indgået kontrakt med kommunen, forenkles processen for yderligere godkendelse til levering i flere godkendelsesdistrikter jf. afsnit 3.3. 3. Krav til leverandøren 3.1 Leverancen omfatter 1 Personlig hjælp og pleje herunder rehabiliteringsforløb jf. servicelovens 83 og 83 a 2 Videredelegeret sygepleje i henhold til sundhedsloven De forskellige ydelser inden for personlig hjælp og pleje er nærmere beskrevet i Ældreog Handicapforvaltningens kvalitetsstandard for personlig hjælp og pleje, herunder kvalitetsstandarden med generel information. Videredelegeret sygepleje er nærmere beskrevet i indsatskataloget for sygeplejeydelser. Borgerne har forskellige behov for hjælp og pleje afhængig af deres funktionsniveau og har behov for hjælp på forskellige tidspunkter i løbet af døgnet. Hjælpen gives ud fra en rehabiliterende tilgang med sigte på, at fremme borgerens muligheder for at klare sig selv, eller blive mest muligt selvhjulpen. 3
Leverandøren skal planlægge arbejdet således, at de bevilgede ydelser udføres på en sådan måde, at de mål med hjælpen, som fremgår af den skriftlige afgørelse, kan nås. 3.2. Tidspunkter for levering af ydelser Leverandøren skal kunne levere alle ydelser, som er omfattet af godkendelsen, dag/aften/nat, dvs. alle døgnets 24 timer, alle ugens dage, året rundt. Leverandøren er således forpligtet til at have de nødvendige kompetencer til at løse alle opgaver hen over døgnet. 3.2.1 Leverandørens telefontræffetid Leverandøren skal kunne træffes telefonisk hele døgnet. Telefonnummer til viderestillelse af nødkald oplyses til Ældre- og Handicapforvaltningens vagtcentral på telefon 99 31 72 07. Det er vagtcentralen, der besvarer kald og videresender til leverandøren. Se afsnit 3.7.1.1 for uddybning af nødkald. 3.3 Opdeling i godkendelsesdistrikter Aalborg Kommune er opdelt i tre godkendelsesdistrikter. Leverandøren skal levere pleje hele døgnet i 1-3 godkendelsesdistrikter. Dog er postnumrene 9200 og 9230 undtaget idet disse områder er omfattet af udbud på personlig pleje og praktisk hjælp i perioden 1.6.2014 31.5.2018. Den enkelte leverandør skal være parat til at levere til alle visiterede borgere i hele godkendelsesdistriktet. 3.4 Visitation/Opfølgning på visitationen Visitation og opfølgning på visitationen er nærmere beskrevet i kvalitetsstandard for personlig hjælp og pleje. Ældre- og Handicapforvaltningen stiller personlige hjælpemidler/arbejdsredskaber vederlagsfrit til rådighed for borgeren/leverandøren. Hvis leverandøren vurderer, at borgeren har behov for yderligere hjælpemidler, kontaktes selvhjælpskoordinator i visitationen ved plejerelaterede hjælpemidler. Ved øvrige hjælpemidler kontaktes den bevilgende terapeut i visitationen. Leverandøren har pligt til at meddele visitationen, hvis der er hjælpemidler i hjemmet, som ikke bruges. 3.5 Tilbagemelding til visitationen Leverandøren har frihed til at afvige visitationens samlede tidsbevilling pr. uge til den enkelte borger med 10 % i op eller nedadgående retning uden, at der tages kontakt til visitationen (inkl. akutte kald). Leverandøren kontakter visitationen ved kortvarige akutte ændringer, der overstiger 10 % af bevillingen. Visitationen foretager en revurdering. Leverandøren kontakter visitationen ved vedvarende funktionsændringer. Leverandøren kontakter også visitationen hvis leverandøren oplever, at den tildelte hjælp ikke modsvarer borgerens funktionsniveau. Der foretages en revurdering. 3.6 Ændringer vedrørende borgere 3.6.1 Ved permanent ændring 4
Leverandøren og visitationen har gensidig informationspligt. Ved dødsfald, eller hvis borgeren ønsker hjælpen stoppet, gives straks besked til hinanden. 3.6.2 Ved midlertidig ændring I tilfælde af planlagt indlæggelse/ophold på selvindskrivningspladser, sommerhusophold eller andet aflyser borgeren selv til leverandøren, som herefter giver visitationen besked. 3.6.3 Hvis borgeren ikke er hjemme "døren åbnes ikke" Hvis leverandøren går forgæves til borgeren (kommer til en lukket dør) på selve dagen, hvor ydelsen skal leveres, skal leverandøren hurtigst muligt og altid den samme dag som hjælpen skal leveres, finde ud af hvor borger er. Leverandøren er således ansvarlig for at finde ud af årsagen, handle derpå og give besked til visitationen i fald der er sket noget, der har indflydelse på hjælpen fremadrettet. I tidsrummet fra kl. 15.00 til 08.00 og i weekenden gives besked til Ældreog Handicapforvaltningens vagtcentral på telefon 99 31 72 07, som orienterer relevante samarbejdspartnere. 3.6.4 Dødsfald Findes en person død i sin bolig, skal det straks meldes til politiet. Medarbejderen bliver på stedet, til politiet møder og overtager ansvaret. Medarbejderen er politiet behjælpelig med oplysninger. Opholder en medarbejder sig hos en person, der forventet dør, tilkaldes hjemmesygeplejen, der vurderer det videre forløb. Dør en borger uventet skal der ringes 112. Der henvises i øvrigt til instruktion vedr. dødsfald og akut opstået sygdom. 3.6.5 Ved sygehusindlæggelse Hvis leverandøren er involveret i indlæggelsen eller på anden vis får kendskab til at borgeren er indlagt, giver leverandøren straks besked til visitationen. I tidsrummet fra kl. 15.00 til 08.00 og i weekenden kontaktes Ældre- og Handicapforvaltningens vagtcentral på telefon 99 31 72 07, som orienterer relevante samarbejdspartnere. Hvis leverandøren ikke er involveret i indlæggelsen, kontakter visitationen leverandøren hurtigst muligt for at stille hjælpen i bero. 3.7 Samarbejde mellem leverandør og kommunale samarbejdspartnere Opgaveløsningen hos den enkelte borger tager udgangspunkt i at skabe helhed. Der forudsættes derfor en vilje til at kunne samarbejde på tværs af faggrænser og mellem interne og eksterne samarbejdspartnere. Samarbejdet skal bygge på respekt, loyalitet og tillid til, at beslutninger og handlinger hos samarbejdspartnere sker ud fra et ønske om at finde de bedste løsninger. De involverede samarbejdsparter informeres primært via e-mail, eller advis og i nogle tilfælde pr. tlf. 3.7.1 Samarbejde mellem borger, visitationen og leverandør Samarbejde mellem borger, visitationen og leverandør er nærmere beskrevet i kvalitetsstandarden for personlig hjælp og pleje og generel information. De aftalte tidspunkter for, hvornår ydelsen leveres hos borgeren, skal overholdes plus/ minus en halv time, når det drejer sig om dag/aften. Hvis tidspunktet afviger fra dette, skal leverandøren kontakte borgeren og oplyse om, hvornår hjælpen leveres. Det er 5
visitationen, der inden opstart af borgeren ved leverandøren, skal sikre alle relevante oplysninger, sådan at det kan sikres, at borgeren kan få den fornødne hjælp også i forbindelse med et leverandørskift. Leverandøren tilrettelægger arbejdet sammen med borgeren, og hvor det er nødvendigt, med interne og eksterne samarbejdspartnere. Der skal tages hensyn til borgerens individuelle behov. Hvis borgeren deltager i aktiviteter eller træning eller skal til undersøgelse, tilrettelægges hjælpen, så borgeren er klar til at blive hentet på et aftalt tidspunkt. Dag og tidspunkt fremgår så vidt muligt af funktionsvurderingen. 3.7.1.1 Bevilling af kald Visitationen bevilger nødkald. Nødkald bevilges til borgere, som på grund af eksempelvis faldtendens eller dårligt hjerte har brug for hjælp her og nu. Borgerne udstyres med et kropsbåret kald. Nødkald går gennem Ældre- og Handicapforvaltningens vagtcentral, der besvarer kaldet og videresender til leverandøren jf. retningslinjer fra vagtcentralen. Vagtcentralen har en liste over, hvilke leverandører, der betjener kaldene. Leverandøren skal sikre, at vagtcentralen til enhver tid har det relevante telefonnummer at viderestille til. Kaldet besvares af leverandør inden for 30 minutter. Det vil sige, at leverandøren skal kunne nå frem til borgerens hjem inden for 30 minutter fra kaldet er gået ind til leverandøren. Betjening af kald er indregnet i timeprisen og indrapporteres til afregning som en afvigelse. Leverandøren skal afprøve kaldet hver tredje måned (i dagtimerne) for at sikre, at det virker. De mobile nødkald skal afprøves med et hyppigere interval. Det vil fremgå af en tekst på selve nødkaldet, hvor ofte kaldet skal afprøves. 3.7.1.2 Elektronisk nøglesystem Når borgeren bevilges nødkald, bevilges der samtidigt elektronisk nøglesystem. Det betyder, at borgeren får udskiftet sin nøglecylinder og der indsættes i stedet en elektronisk nøglecylinder. Leverandøren vil herefter kunne benytte samme elektroniske nøgle til at opnå adgang hos alle borgere med nødkald indenfor et afgrænset geografisk område. Borgeren vil ikke selv skulle udlevere en nøgle til leverandøren. Systemet er nærmere beskrevet i Retningslinjer for elektronisk nøglesystem, som leverandøren skriver under på at acceptere i forbindelse med udlevering af elektroniske nøgler. Leverandøren er ansvarlig for, at alle udleverede nøgler håndteres jf. Aalborg Kommunes nøgleinstruks. I forbindelse med godkendelsen skal leverandøren selv afholde udgifterne til elektroniske medarbejdernøgler. 3.7.2 Videredelegeret sygepleje og samarbejde mellem hjemmesygeplejen og leverandøren Hjemmesygepleje er vederlagsfrit for borgeren og udføres efter lægehenvisning, og er omfattet af sundhedslovens regler. 6
Videredelegerede sygeplejeindsatser er konkrete handlinger med opfølgning, observation, forebyggelse og rådgivning implicit i alle indsatser, herunder også journalføringspligten. Leverandøren er ansvarlig for at social - og sundhedsassistenterne og øvrige sundhedsmedarbejdere, der handler efter videredelegation, dokumenterer jf. dokumentationsstandarden. Når leverandøren har fået videredelegeret en sygeplejeindsats, har leverandøren ansvaret for opgaven. Hvis der sker ændringer i borgerens tilstand eller i forhold til udførelsen af indsatsen, kontaktes hjemmesygeplejen, som har ansvaret for rådgivning og vejledning i forhold til sygeplejeindsatserne hos konkrete borgere. Hvis behandlingen, indsatsen afsluttes, kontaktes hjemmesygeplejen, som har ansvaret for at orientere borgerens egen læge. De videredelegerede sygeplejeindsatser fordrer et tæt samarbejde med hjemmesygeplejen og en fleksibilitet i opgaveløsningen. Der må udover advis mellem alle vagter, forventes telefonisk kontakt med hjemmesygeplejen omkring sygeplejeindsatserne, og evt. opfølgningsmøder omkring relevante videredelegerede indsatser ved behov. I forbindelse med medicinhåndtering, skal den autoriserede sundhedsfaglige medarbejder være oprettet til at tilgå FMK (fælles medicinkort), da borgerens aktuelle medicinske behandling fremgår her. Leverandøren er ansvarlig for at medarbejderen bliver oprettet til FMK. Det gøres ved kontakt til itsupport-aeh@aalborg.dk, hvor følgende oplysninger skal fremgå: navn, n1pnavn og autorisationsnummer samt info om hvornår medarbejderen har været på FMK kursus. Der skal samtidig bestilles en digital medarbejder signatur. Det gøres også via IT afsnittet. 3.7.2.1 Videredelegering fra hjemmesygeplejen Videredelegering fra hjemmesygeplejen til leverandøren skal ske skriftligt. Der udarbejdes en plejeplan hvor indsatsens omfang er beskrevet herunder hvad der skal gøres, af hvem, hvornår og hvordan samt hvornår der følges op. Hjemmesygeplejen har fortsat det overordnede ansvar for den videredelegerede opgave, hvis det ikke er indenfor social- og sundhedsassistentens selvstændige kompetenceområde. Det er visitationen, der udmåler hjælpen og registrerer den som en visiteret ydelse. 3.7.2.3 Sygeplejeartikler Ved behov for sygeplejeartikler hos borgere, som ikke er indvisiterede i hjemmesygeplejen skal borgeren selv købe disse. Ved sygeplejeopgaver som er videredelegeret fra hjemmesygeplejen til leverandøren, kan der afhentes relevante sygeplejeartikler til behandling af sygeplejeopgaver. Dette gælder dog ikke handsker til almindelige plejeopgaver. Udgiften til handsker afholdes af leverandøren. 3.7.2.4 Patientsikkerhed Leverandøren skal have en nøgleperson, der kan sagsbehandle utilsigtede hændelser. Leverandøren skal i forbindelse med godkendelsen fremsende navn på nøglepersonen til risikomanager lesm-aeh@aalborg.dk 3.7.2.5 Magtanvendelse Hvis leverandøren vurderer det nødvendigt at anvende magt overfor en borger, skal det 7
sikres, at alle betingelser jf. retningslinjerne for magtanvendelse, herunder indberetning af magtanvendelsesepisoden er opfyldt. 3.7.3 Samarbejde mellem fysio/ergoterapeuter og bevilling af hjælpemidler Samarbejde mellem leverandøren og Ældre- og sundhedsafdelingens fysio/ergoterapeuter og optræningscentre vedr. genoptræning, vedligeholdelsestræning, samt bevilling af hjælpemidler formidles gennem visitationen. 3.7.4 Madleverance Hvis borgeren ikke selv er i stand til at afbestille eller genbestille mad, skal leverandøren være behjælpelig. 3.8 Samarbejde mellem leverandør og eksterne samarbejdspartnere Ved borgere som er indvisiterede i hjemmesygeplejen og hvor der samarbejdes med Gerontopsykiatrisk team, Geriatisk team, Palliativ team eller Distriktpsykiatrisk team foregår samarbejdet gennem hjemmesygeplejen. 3.8.1 Udskrivelse fra sygehus Sygehuset kontakter udskrivningsenheden, som videregiver information til leverandøren, hvis der ikke er ændringer i borgerens tilstand til leverandør og visitationen, hvis der er ændringer i borgerens tilstand. Leverandøren starter hjælpen op. Visitationen vurder om borgeren skal tilbydes et rehabiliteringsforløb, eller om hjælpen skal reguleres. Det sker indenfor den aftalte tidsramme (7 dage). Leverandøren modtager herefter besked fra visitationen. I forbindelse med udskrivelse skal leverandøren være parat til at være i borgerens hjem på det tidspunkt udskrivningsenheden melder udskrivelse. 3.8.2 Praktiserende læger Samarbejde med praktiserende læger foregår gennem hjemmesygeplejen eller gennem den leverandør, der har fået videredelegeret en opgave fra hjemmesygeplejen. Kontakt med egen læge foregår via edifact/advis og en opsamlingskasse i Care, som lægens svar sendes til. Kun leverandørens medarbejdere med sundhedsfaglig autorisation kan få adgang til at benytte denne del af Care. Leverandøren meddeler til IT-afsnittet navn, CPR nr. på alle medarbejdere med autorisation. Leverandøren har ansvaret for at meddele IT-afsnittet, når medarbejderne fratræder sit job i virksomheden. 3.9 Koordinering af hjælpen leverandørerne imellem Hos borgere, der modtager personlig pleje og praktisk hjælp, vil det kunne forekomme, at den praktiske hjælp udføres af en anden leverandør end leverandøren, der leverer personlig pleje. I disse situationer er parterne gensidigt forpligtiget til at indrette sig og være loyale overfor hinanden, og i de særlige situationer hvor det er nødvendigt, informere hinanden om borgerens situation, således at borgeren oplever kontinuitet i den leverede hjælp. 4. Krav til leverandøren 8
4.1 Værdier og etik Leverandøren forpligter sig til at tage udgangspunkt i de politisk vedtagne målsætninger, hvorved den enkelte borgers ressourcer inddrages mest muligt. Leverandøren forpligter sig til at efterleve Ældre- og Handicapforvaltningens værdigrundlag. 4.2 Særlige krav til leverandøren fra Aalborg Kommune Leverandøren er ansvarlig for at kende og overholde gældende love, bekendtgørelser, cirkulærer og vedtægter indenfor erhvervsområdet herunder sundhedslovens bestemmelser med særlig fokus på sundhedslovsindsatser og sundhedsfaglige instrukser. Leverandøren udfører opgaven på vegne af kommunen. Derfor er leverandøren forpligtet til at udføre arbejdet i overensstemmelserne med principperne i offentlig forvaltning, dvs. overholdelse af tavshedspligt, klageadgang, notatpligt m.v. Leverandørens samarbejde med kommunen er ligeledes omfattet af offentlighedsloven, persondataloven og forvaltningsloven. Leverandøren skal ved ansættelse af medarbejderne sikre, at medarbejderne ikke har strafforhold, der gør dem uegnet til arbejdet. Arbejdssproget er dansk, og minimumsniveauet for den enkeltes sprogkompetencer er, at medarbejderne skal kunne gøre sig forståelig på dansk og kunne føre en samtale med borgerne. Medarbejderne skal endvidere kunne formulere sig på skriftligt dansk på et tilstrækkeligt niveau, for at kunne dokumentere i CARE. Leverandøren forpligter sig til at følge reglerne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ, hvis leverandørens medarbejdere administrerer borgerens penge. Ved en borgers fald i hjemmet, hvor leverandøren er tilkaldt for at hjælpe borgeren op igen og hvor det af arbejdsmiljømæssige hensyn er nødvendigt at rekvirere hjælp udefra, afholder leverandøren udgiften hertil. Leverandøren skal sikre, at alle medarbejdere udstyres med synlig billedlegitimation. Medarbejderne skal bære uniform, der lever op til Sundhedsstyrelsens vejledning om arbejdsdragt indenfor sundheds-og plejesektoren (2011) Klager der rettes direkte til leverandøren, skal videresendes til orientering til Den Åbne Linie, telefon 9982 5000. E-mail: denaabnelinie@aalborg.dk 4.2.1. Ændringer i virksomheden Leverandøren skal straks orientere myndighedsafdelingen, hvis der sker væsentlige ændringer i leverandørens virksomhed. Herunder: 1. hvis virksomheden kommer under tvangsopløsning / indgiver konkursbegæring 2. hvis der sker ændringer i ledelsesforholdene / daglig ledelse Der gøres særskilt opmærksom på, at ændringer i virksomhedskonstruktionen, herunder ændring af CVR nummer, skal godkendes af Myndighedsafdelingen inden i ikrafttrædelse. 9
4.3 Underleverandører Den godkendte leverandør kan indgå aftaler med underleverandører om levering af dele af ydelserne eller om fælles levering af ydelserne. Eksempelvis hvis leverandøren ikke ønsker at have et døgnberedskab, kan leverandøren indgå aftale med en underleverandør. Leverandøren er ansvarlig for, at underleverandøren til enhver tid efterlever leverandørkravene, og kvalitetsstandarden på samme måde, som leverandøren selv er forpligtet til. Leverandøren er forpligtet til at oplyse Aalborg Kommune om eventuelle underleverandører, samt i hvilket omfang opgaverne løses af underleverandører. Underleverandøraftalerne skal fremsendes til Myndighedsafdelingen inden de træder i kraft, idet det skal sikres, at aftalerne er i tråd med leverandørkravene, samt at underleverandørerne skal godkendes af Aalborg Kommunes Myndighedsafdeling. En leverandør kan således ikke overdrage opgaver til en anden aktør uden en godkendelse fra Aalborg Kommunes Myndighedsafdeling. 4.4 Beredskab ved leveringssvigt Ældre- og Handicapforvaltningen skal i forbindelse med godkendelsen af leverandøren have dokumentation for, at leverandøren altid er i stand til at levere de ydelser, som der er søgt godkendelse til. Dette skal ske i form af dokumentation for, at andre medarbejdere i virksomheden kan gennemføre opgaven som erstatning for de fastansatte medarbejdere, eller at virksomheden evt. har aftale med et vikarbureau, der kan gennemføre opgaven. 4.5 Oplysningspligt Leverandøren har udover de allerede nævnte situationer pligt til straks at underrette Ældre- og Handicapforvaltningen om: Alvorlige svigt - hvis borgerens behov for omsorg og pleje ikke tilgodeses, eller hvis en borger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb, jf. servicelovens bestemmelser. Uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens udførelse (indlæggelse, afbestilling af aktiviteter, træning, mad og dødsfald). Uheld eller større ulykker af hensyn til forespørgsler fra pårørende, presse o. lign. 4.6 Dokumentation Leverandøren er ansvarlig for at journalføre observationer vedr. borgerens helbredstilstand og ændringer i borgerens funktionsniveau, der vurderes at have betydning for borgerens samlede hjælpebehov. Der skal sendes advis til relevante samarbejdspartnere. Al dokumentation foregår i Aalborg Kommunes elektroniske omsorgssystem CARE og jf. dokumentationsstandarden. 4.7 Administrativ kommunikation mellem leverandør og Ældre- og Handicapforvaltningen Se Tillæg vedr. KMD Care - Ældre- og Handicapforvaltningens pleje- og omsorgssystem til Krav til leverandører af personlig hjælp og pleje 10
4.7.1 Mobile enheder Ipads I forbindelse med bl.a. fælles medicinkort (FMK), skal leverandøren anvende mobile enheder i form af Ipads til dokumentation af arbejdet i hjemmeplejen. De mobile enheder skal leverandøren selv finansiere og anskaffelsen skal finde sted i samarbejde med Aalborg Kommune. Driftsomkostninger og uddannelse finansieres ligeledes af leverandøren. Support vil kunne købes af Aalborg Kommune. For yderligere informationer om drift, support og uddannelse kan Ældre- og Handicapafdelingens IT- afsnit kontaktes. 5. Vilkår 5.1 Sociale klausuler Sociale klausuler er en måde at sikre, at Aalborg Kommunes leverandører opfylder gældende krav omkring ex. arbejdsvilkår, herunder løn, arbejdstid, arbejdsmiljø mm. Byrådet i Aalborg Kommune har i 2014 vedtaget 2 sociale klausuler, henholdsvis en arbejdsklausul og en uddannelses- og praktikklausul, der skal finde anvendelse på Aalborg Kommunes kontrakter om levering af tjenesteydelser. De leverandører, Aalborg Kommune indgår aftale med omkring levering af personlig pleje og omsorg, er således forpligtet til at efterleve Aalborg Kommunes sociale klausuler, der er beskrevet nedenfor i pkt. 5.1.1. og pkt. 5.1.2. 5.1.1 Arbejdsklausul Leverandøren forpligter sig til at sikre, at leverandørens medarbejdere er sikret løn- og arbejdsvilkår, der som minimum svarer til de vilkår, der efter danske overenskomster, voldgiftskendelser, nationale love eller administrative forskrifter gældende for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I sådanne tilfælde hæfter leverandøren for opfyldelse af arbejdsklausulen, og det påhviler leverandøren at påse, at arbejdsklausulen efterleves. 5.1.2 Uddannelses- og praktikklausul Leverandøren forpligter sig til at medvirke til uddannelse af social- og sundhedselever og leverandøren er således forpligtet til at søge om at blive godkendt til at uddanne socialog sundhedselever i et omfang, der er svarende til det samme forholdsmæssige niveau, som er i Ældre- og Handicapforvaltningen. Leverandøren opfylder sin forpligtigelse til at uddanne social- og sundhedselever ved at indgå en uddannelsesaftale med social- og sundhedselever i henhold til lov om erhvervsuddannelser eller som er omfattet af lignende uddannelsesordninger i et andet EU-land. Leverandøren skal stille den fornødne tid til rådighed for praktikvejledning og øvrige elevrelaterede opgaver. Vejlederne skal have vejlederkurser svarende til det SOSU NORD udbyder. 11
Leverandøren kan fritages for at efterleve Aalborg Kommunes uddannelses- og praktikklausul, hvis det efter en konkret vurdering må antages at være urimelig byrdefyldt for leverandørens virksomhed. Aalborg Kommune træffer, efter anmodning fra leverandøren, beslutningen om, hvorvidt leverandøren skal fritages for at efterleve Aalborg Kommunes uddannelses- og praktikklausul. 5.2 Uddannelse Leverandøren er forpligtet til, at hjælpen til enhver tid ydes af kvalificerede medarbejdere, der er i stand til at yde hjælpen ud fra en rehabiliterende tilgang, ligesom medarbejderen skal være i stand til at observere ændringer i borgerens almentilstand. Leverandørens ansatte medarbejdere skal som minimum have gennemført en sundhedsfaglig uddannelse, som hjemmehjælper, sygehjælper, plejehjemsassistent, social- og sundhedshjælper, social- og sundhedsassistent eller sygeplejerske. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere medarbejdernes uddannelsesniveau. Der stilles krav om, at de enkelte opgaver løses af medarbejdere med den fornødne faglige uddannelse, hver enkelt opgave kræver. 5.2.1 Ansættelse af uuddannede Leverandøren har mulighed for at benytte uuddannede medarbejdere i hovedferien, såfremt det ikke er muligt at få uddannede medarbejdere jf. ovenstående. Leverandøren er ansvarlig for, at medarbejderne har de fornødne kvalifikationer til de opgaver, der skal løses herunder oplæring i de grundlæggende plejeopgaver. Hvis leverandøren ud over hovedferien undtagelsesvis har behov for at benytte uuddannede medarbejdere, skal alle muligheder for at skaffe uddannede medarbejdere være udtømte. Leverandøren skal dog sikre sig, at medarbejderne til enhver tid har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne. Anvendes der jf. ovenstående uuddannet arbejdskraft, skal der indenfor 3 måneder efter ansættelsen foreligge en skriftlig uddannelsesplan for den enkelte uuddannede medarbejder. Uddannelsen skal være igangsat senest 12 måneder efter ansættelsen. 5.3 Tilsyn Ældre- og Handicapforvaltningen er forpligtet til at føre tilsyn med, at opgaverne udføres jf. de beskrevne leverandørkrav, og at der sker revisitering, hvis borgerens behov ændres. Leverandøren er forpligtiget til i fornødent omfang at stille sig til rådighed i forbindelse med Aalborg Kommunes tilsyn med de opgaver leverandøren varetager. Tilsynet gennemføres jf. Aalborg Kommunes tilsynspolitik for hjemmeplejen. Leverandøren forpligter sig ydermere til én gang årligt at udfylde og underskrive et opfølgningsskema. Opfølgningsskemaet følger op på de oplysninger, der indhentes via fritvalgsblanketten i forbindelse med godkendelsen. 5.4 Spørgeskemaer m.m. Leverandøren er forpligtet til i fornødent omfang at stille sig til rådighed ved udlevering/indsamling af spørgeskemaer herunder ved folkeafstemning til Folketings- og 12
Kommunalvalg. Ved folkeafstemning skal leverandøren være Borgerservice behjælpelig med at tilbyde visiterede borgere mulighed for at brevafstemme. Dette foregår ved, at borgerne tilbydes et skema til ansøgning om at stemme hjemme. Medarbejderen skal tilbyde borgeren hjælp til udfyldning af skemaet, hvis der er behov for det. Leverandøren sørger for at skemaerne returneres til Borgerservice. Hvis leverandøren ikke har nogen borgere, der ønsker at brevafstemme, skal Borgerservice have besked om dette. Leverandøren modtager nærmere instruktioner op til de enkelte folkeafstemninger 6. Prisforhold Betaling for opgaveudførelsen er et anliggende mellem Ældre- og Handicapforvaltningen og den enkelte leverandør. Leverandøren er ansvarlig for styringen af ydelserne, ligesom leverandøren er ansvarlig for registrering af bevilliger og afvigelser. Leverandøren er ansvarlig for indberetning til Ældre- og Handicapforvaltningen af den leverede tid. Aalborg Kommune er forpligtiget til at føre tilsyn med, at der er overensstemmelse mellem opkrævning og levering. 6.1 Pris for ydelsen Afregningsprisen for ydelserne jf. www.fritvalgsdatabasen.dk. 6.2 Leverandørafregning Leverandøren afregnes månedsvis bagud på baggrund af antal faktisk leverede ydelser. Betalingsbetingelserne er, at Ældre- og Handicapforvaltningen overfører betalingen den sidste bankdag i måneden. Antal leverede ydelser indrapporteres til Ældre- og Handicapforvaltningen efter nærmere retningslinjer. Såfremt der opstår uoverensstemmelser om afregningen for de leverede ydelser i den aktuelle afregningsmåned, skal uoverensstemmelsen være afklaret og afregnet til næstkommende afregning. Opstår der herefter den situation, at kommunen har et økonomisk krav imod leverandøren kan kommunen foretage modregning i næstkommende afregningsmåned, såfremt de almindelige betingelser for modregning er opfyldte. Der afregnes ikke for planlagte (ikke udførte) ydelser i forbindelse med eksempelvis akut hospitalsindlæggelse eller dødsfald, såfremt leverandøren har modtaget afmelding før ydelsen er udført. Der afregnes med en betaling på 50 % af prisen for den planlagte ydelse, hvis leverandøren går forgæves til borgeren (kommer til en lukket dør) på selve dagen, hvor ydelsen skulle leveres. For afbud, der er givet dagen før inden kl. 13.00, gives der ingen betaling. Ved afbud efter kl. 13.00 betaling på 50 % af prisen for den planlagte ydelse. Den samlede afregning for de leverede indrapporterede ydelser kan afvige med 10 % i op eller nedadgående retning i forhold til den visiterede (inkl. akutte kald). 6.3 Betaling for deltagelse i kurser og benyttelse af kommunens IT systemer 13
Leverandøren skal betale for at benytte kommunens IT systemer jf. bilag. Herudover skal leverandøren betale for deltagelse i kurser bl.a. Carekurser og kurser for FMK (fælles medicinkort). Hvis leverandøren ikke rettidigt betaler de fremsendte fakturaer for licenser / opkobling til Kommunens IT systemer, eller for deltagelse i kurser (eks. FMK og Care), kan kommunen foretage modregning i næstkommende afregningsmåned, såfremt de almindelige betingelser for modregning er opfyldte. 14