Ekstraordinært møde den 28. november 2013 Administrationens samarbejdsudvalg HR-huset, Jens Baggesensvej, Aarhus Videolink til Emdrup REFERAT Til stede: Jørgen Jørgensen, Søren Trangbæk, Louise Gade, Maria Volf Lindhardt, Jens Winther Kristensen, Gitte Bak Ditlefsen, Søren Dam, Knud Holt Nielsen, Jesper Kittelmann, Helle Colding Seiersen, Anders Kragh Moestrup, Claus Palle, Søren Harbo Jensen, Michael Nielsen samt Lizzi Edlich (ref.) Afbud: Niels Damgaard Hansen. Dagsorden Dato: 16. december 2013 Ref: LIE 1. Orientering om AU s økonomiske situation Side 1/5 Ad pkt. 1 - Orientering om AU s økonomiske situation Jørgen Jørgensen gennemgik baggrunden for de netop udmeldte besparelseskrav på ca. 200 mio. kr. Oversigt over vurdering af besparelser er vedlagt, idet det bemærkes, at der ud for Administrative besparelser (brutto) 2014 rettelig skal stå 56 mio. og og ikke 51 mio. kr. Administrationens nettobesparelser vil i 2014 være 25 mio. kr., i 2015 50 mio. kr. og i 2016 75 mio. kr akkumuleret. Hovedområderne skal tilsvarende spare 100 mio. kr. i 2014, 150 mio. kr. i 2015 og 150 mio. kr. i 2016 akkumuleret På forespørgsel af Michael Nielsen svarede Jørgen Jørgensen, at de stigende udgifter fordeler sig over en bred kam, men først og fremmest udgøres de af lønudgifter lidt større stigning på VIP end TAP lønudgifter. Søren Dam efterlyste et mere udførligt budget og beklagede samtidig, at tidligere anmodninger fra ASU om at modtage budgettal ikke var blevet imødekommet. Han beklagede endvidere, at ledelsen ikke var kommet med udmelding om besparelser tidligere. Anders K. Moestrup tilføjede, at tillidsrepræsentanterne og samarbejdsudvalgsmedlemmerne er klar til at arbejde med, men det forudsætter, at de får udleveret det nødvendige talmateriale. AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk http://www.au.dk
Jørgen Jørgensen sagde at rektor blandt meget andet på gårsdagens medarbejderorienteringmøde havde sagt, at underskuddet skyldes en overvurdring af forventede indtægter. Sparemålet skal dog sættes i forhold til AUs samlede budget på ca. 6 mia. kr. Ved den nye rektors tiltræden satte man gang i et større budgetudredningsarbejde, som viste behovet for besparelser. Side 2/3 Søren Trangbæk tilføjede, at de budgetter, som det havde været muligt at fremlægge, ikke ville have afdækket den nuværende problemstilling. De budgetter, som bliver fremlagt i januar 2014, vil derimod blive mere detaljerede. I forhold til tidspunktet for ledelsens udmelding sagde Jørgen Jørgensen, at det først for ganske nyligt stod klart, at store besparelser ville blive nødvendige. Med tidligere kritik in mente har ledelsen i denne situation valgt at melde ud til medarbejderne så hurtigt som muligt både mhp. at undgå rygtedannelser, men ikke mindst mhp. inddragelse af medarbejderne. Det har så den konsekvens, at mange spørgsmål ikke kan besvares endnu. (Efterfølgende bemærkning: Vedrørende budgetorientering på ASU-mødet den 8. oktober 2013 er det ved et tilbageblik i referatet opklaret, at der blev talt om budget 2013, hvor FC3 ligger på en mindre overskridelse, hvilket ikke blev anset for et stort problem. De nu udmeldte udfordringer relaterer sig til 2014 og fremefter.) Jens Winther Kristensen kvitterede for rektors målrettede arbejde med fra starten af sin embedsperiode at få overblik over universitetets økonomi og sagde samtidig, at tillid fremadrettet også vil bero på valide budgettal. Helle Colding Seiersen undrede sig over, at AU s bestyrelse ikke havde reageret på et tidligere tidspunkt. Hertil sagde Jørgen Jørgensen, at bestyrelsen bevidst har tilladt, at AU kører med underskud i 3 år, men i 2015 skal der være balance. Årsagen til accept af underskud har været behovet for ikke også at lave for store budgettilpasninger samtidig med de mange organisatoriske omforandringer, som AU har været igennem Michael Nielsen spurgte, om de store besparelser på Administrationen skyldes, at de udmeldte budgetter ikke er blevet holdt. Jørgen Jørgensen svarede hertil, at det ikke er tilfældet men, at der er brug for at høste den gevinst af professionalisering og effektivisering, der ligger i at have etableret en enhedsadministration. Dernæst ligger der en prioritering fra ledelsens side ift. de faglige miljøers muligheder for at udvikle sig til AUs bedste. Gitte Bak Ditlefsen bemærkede hertil, at effektivisering og professionalisering er vanskeligt at opnå, så længe der er IT-systemer, som ikke fungerer. Claus Palle spurgte, om der ville blive taget højde for det forventede øgede ressourcetræk i medfør af fremdriftsreformen, når der skulle ses på besparelsespotentiale. Søren Trangbæk sagde, at det er indregnet i hovedområdernes budgetter. Maria
Volf Lindhardt oplyste supplerende, at AU Studier er i gang med en analyse af reformens konsekvenser. Side 3/3 På forespørgsel fra Søren Dam sagde Jørgen Jørgensen, at der ikke fra ledelsens side er udarbejdet en prognose over, hvor store besparelser det vil være muligt at finde uden afskedigelser. Knud Holt Nielsen var bekymret for reaktionen blandt kolleger, når ledelsen trods viden om forestående økonomiske problemer fortsat ansætter nye medarbejdere. I forhold til kriterier i forbindelse med eventuelle afskedigelser appellerede han til, at der kigges bredt på alle kategorier af medarbejdere. Louise Gade omdelte tidsplan for tilpasningsprocessen. Tidsplanen kan læses på medarbejderportalen: http://medarbejdere.au.dk/strategi/2014/tidsplan/ Knud Holt Nielsen fandt, at det var bedre for medarbejderne at bliver inddraget på dette tidlige tidspunkt, selvom processen så kommer til at strække sig over et par måneder. Han påpegede samtidig, at ledelsen bliver nødt til prioritere og dermed konkret forholde sig til, hvilke opgaver, Administrationen ikke skal varetage længere. I forhold til muligheden for omplaceringer på AU sagde Louise Gade, at man ikke måtte forvente, at det let lader sig gøre, da der skal vurderes i forhold til de opgaver, der skal løses fremadrettet, og da der skal være et mach mellem kompetencer og opgaver. Der blev spurgt til niveauet for medarbejderflowet på AU. Louise Gade lovede, at sende tallet ud sammen med referatet. Anders K. Moestrup påpegede at ledelsens udmelding også påvirker det psykiske arbejdsmiljø, idet besparelseskravet kommer oven i de store omorganiseringer, som Administrationen allerede har været igennem. På den anden side af eventuelle afskedigelser vil organisationen også være påvirket. Jørgen Jørgensen anerkendte det uheldige i, at besparelseskravet falder sammen med den igangværende restitueringsperiode omkring den psykiske APV. Det viser blot med endnu større tydelighed nødvendigheden af, at ledelsen har fokus på APVopfølgningen herunder prioritering. Claus Palle suppleret af Gitte Bak Ditlefsen sagde, at udtrykket professionalisering af administrationen af mange medarbejdere opfattes negativt og som en indirekte kritik af medarbejdernes indsats. Jørgen Jørgensen beklagede dette og forklarede samtidig, at hensigten med valg af det udtryk, havde været det stik modsatte. Der havde ligget en del overvejelser bag valget af den term, og hensigten havde været at fokusere på den faglige stolthed, der ligger i at kunne sige, at AU har en professionel administration.
Jens Winther Kristensen efterlyste muligheder for at drøfte afværgeforanstaltninger. Louise Gade oplyste, at dette spørgsmål vil blive drøftet på HSU-mødet den 13. december 2013 mhp. at vedtage ens retningslinjer på hele AU. Side 4/3 Søren Dam foreslog at indføre ansættelsesstop, indtil det er klarlagt, hvor mange medarbejdere der evt. kan blive ramt af afskedigelse. Herefter kunne man indføre et kvalificeret ansættelsesstop i en periode samtidig med målrettet kompetenceudvikling. Jesper Kittelmann og Knud Holt Nielsen foreslog, at der sættes fokus på anvendelsen af studentermedhjælpere samt medarbejdernes mulighed for at gå ned i tid, hvis de selv ønsker det. De bad ligeledes ledelsen om at være ekstra opmærksom på det psykiske arbejdsmiljø, idet det bliver en belastende periode både for de medarbejdere, som evt. afskediges, og de medarbejdere, som bliver tilbage. I den forbindelse spurgte de, om ledelsen har tænkt sig at fritstille opsagte medarbejdere. De opfordrede ledelsen til at være opmærksomme på det kompetencetab, der kan risikere at komme, idet det må forventes, at nogle medarbejdere vælger selv at søge væk fra AU. Louise Gade opfordrede til ikke at lægge så mange kræfter i at tale vilkår for afskedigelser på nuværende tidspunkt, da ingen kender omfanget, hvorfor de nærmere forhold omkring afskedigelser først besluttes efter nytår. Her og nu handlede det generelt om besparelser. I den forbindelse foreslog Jesper Kittelmann, at ledelsen forholder sig kritisk til ressourceforbruget ifm. de mange fysiske omflytninger, istandsættelse af lokaler og udskiftning af møbler, som over en lang periode har fundet sted på AU. Han mente desuden, at det kunne være gavnligt at kigge på reglerne for indkøb af it-udstyr og telefoner. På forespørgsel af Michael Nielsen sagde Jørgen Jørgensen, at muligheden for udbud og udliciteringer principielt vil kunne indgå som et blandt mange spareforslag. På forespørgsel oplyste Louise Gade, at de spørgsmål, som relaterer sig til 6 i varslingsloven, vil blive drøftet på HSU-mødet i begyndelsen af januar 2014. Sluttelig takkede Jørgen Jørgensen for fremmødet og en god udveksling af synspunkter og forslag. Han opfordrede alle til at passe ekstra godt på hinanden, idet han var klar over den store udfordring, det er for administrationens medarbejdere både at håndtere den nuværende situation samtidig med, at de skal betjene kollegerne på hovedområderne. Helle Colding Seiersen udtrykte i den forbindelse tilfredshed med, at rektor på orienteringsmødet den 27. november 2013 havde opfordret til omtanke og respekt i
retorikken. Hun bad om, at dekanerne holder fast i dette på deres respektive hovedområder. Side 5/3 Det blev aftalt, at ASU over den næste periode kan mødes ad hoc efter behov. Indtil videre er der kalendersat et ordinært ASU-møde den 7. januar 2014.
Vurdering af besparelser mio kr 2013 2014 2015 2016 Råbudget -109-177 -132-131 TSM+USM 0 2 0 5 Tværgående Infrastruktur 0 20 10 0 Foreløbigt resultat -109-155 -122-126 Adminstrative besparelser (brutto) 6 51 76 101 Nye tiltag 26 26 26 Adminstrative besparelser (netto) 6 25 50 75 Hovedområdebesparelser (netto) 22 100 150 150 Hovedområder og institutter 0-30 - 78-99 Resultat -81-60 0 0 1