Projektinitieringsdokument Organisering af HR på Aarhus Universitet

Transkript

1 Projektinitieringsdokument Organisering af HR på Aarhus Universitet 1. Formål og baggrund for projektet Baggrund: Baggrunden for nedsættelse af arbejdsgruppen vedr. Organisering af HR på Aarhus Universitet er beslutning i AU s bestyrelse den 17. juni 2010 vedrørende den faglige udviklingsproces, hvor Universitetets organisation og ledelsesforhold ændres markant. Bl.a. kan fremhæves, at antallet af hovedområder reduceres fra 9 til 4, at dekanerne får ændrede kompetence- og ansvarsforhold med større vægt på overordnede og tværgående ledelsesopgaver, herunder strategisk ledelse samt sikring af interdisciplinært samarbejde på hele AU. Samtidig påregnes ændringer i underliggende organisatoriske enheder, først og fremmest sammenlægninger af institutter. Afklaring heraf sker sideløbende med arbejdet med den administrative reorganisering. Tilrettelæggelsen af AU s samlede administration skal understøtte den besluttede fremtidige ledelses- og organisationsmodel. Udgangspunktet er således fælles opgaveløsninger, naturligvis med mulighed for nødvendige specialtilpasninger. Endvidere forudsættes arbejdet i arbejdsgruppen at nyde gavn af det gennemførte og igangværende arbejde i den administrative forandringsproces på AU. Det forudsættes, at der fremover etableres større institutter end de eksisterende. Tilsvarende må det forudsættes, at dekaner og institutledere også fremover vil være fagligt ansvarlige for deres områder, have økonomiansvar samt have personaleledelsesansvar. Formål: Arbejdsgruppens formål er, at fremkomme med forslag i form af en rapport til en fremtidig organisering af HR på Aarhus Universitet, der sikrer: Professionel betjening på højt serviceniveau af brugerne, der forsker, underviser, sikrer videnspredning, studerer, administrerer etc. Sikker, proaktiv og sammenhængende ledelsesbetjening på alle niveauer Ansvarlig og sikker administration af universitetets midler En rationel og effektiv anvendelse af administrative og andre ressourcer De administrative opgaver løses via standardisering og digitalisering i videst muligt omfang Hensyntagen til kritisk masse dog med skyldig hensyn til geografiske forhold. 2. Hovedresultater og forslag til succeskriterier Projektets hovedresultat er at fremkomme med forslag til en model for organisering af HR på AU, jf. Kommissorium for arbejdsgruppen side 3, Notat af 17. august Organisering af administrationen på AU som samtidig sikrer, at HR ved AU kontinuerligt er på forkant med udviklingen og kan arbejde sammenhængende og udviklingsorienteret med og på hele Arbejdsgruppe organisering af hr efterår PID - organisering af HR på AU - efterår godkendt udgave.doc

2 Resultatmål Med afsæt i formål og baggrund fremkommer arbejdsgruppen med et forslag til fremtidig organisering af HR på Aarhus Universitet. Der skal ske beskrivelse af: HR`s definition HR s formål på AU i den fremtidige struktur HR s kunde-/brugertyper på AU AU relaterede kunde-/brugertyper Kunde-/brugertypernes behov HR s opgave og fremtidige leverancer på AU HR s mulighed for at understøtte et sammenhængende universitet, herunder en sammenhængende ledelse af AU HR s digitaliseringspotentiale på AU HR s samarbejdsrelation til resten af organisationen Hvordan forståelsen for og brugen af HR kan blive styrket i AU organisationen Hvordan HR på AU kan være et attraktivt arbejdsområde, der kan rekruttere de bedste HR medarbejdere. Overvejelser om fremtidige snitflader til øvrige administrative fagområder (vicedirektørområdet) Vurdering af geografiske udfordringer og behov Vurdering af antal hensigtsmæssige organisatoriske niveauer for HR samt hvilke niveauer Forslag til placering og organisering af opgaver samt dimensionering på de vurderede niveauer Referenceforhold for HR-medarbejdere Forslag til succeskriterier At styregruppen tiltræder modellen og indstiller den til beslutning i universitetsledelsen

3 3. Milepæle/tidsplan Det forudsættes (jf. side 2:, Notat af 17. august Organisering af administrationen på AU ), at de nedsatte arbejdsgrupper benytter en arbejdsform, som sikrer, at alle relevante interessenter inddrages og høres. På baggrund af ovenstående vil arbejdsgruppen have følgende milepæle og tidsplan for perioden frem til aflevering af rapport. August Den 27. august 2010 afholdes et opstartsmøde for arbejdsgruppen. På mødet gennemgås bl.a. kommissorium, ligesom arbejdsform og mødekadencer drøftes September Afdækning af HR s organisering på universiteter med sammenlignelig faglig organisering og sammenlignelig ledelsesstruktur ved skriftlig beskrivelse eller besøg. Afdækning af HR s organisering i 2-3 større organisationer privat som offentlig - med sammenlignelig faglig organisering og sammenlignelig ledelsesstruktur ved skriftlig beskrivelse eller besøg. Afholdelse af fokusgruppemøde(r) med medarbejdere Arbejdsgruppemøde Oktober Afholdelse af fokusgruppemøde(r) med medarbejdere Fokusgruppemøder med tillidsrepræsentanter Temadrøftelse for HR medarbejdere i HR-netværket Temamøde for AU HR chefer Temadag for arbejdsgruppen November Arbejdsgruppemøder - heldags Opstilling af modeller December Afsluttende arbejdsgruppemøde 10. december Indstilling af model (rapportaflevering til Styregruppe)

4 4. Leverancer Arbejdsgruppen afleverer senest den 10. december 2010 en rapport til Styregruppen med anbefalinger til en fremtidig organisering af HR ved Aarhus Universitet (se ovenfor) 5. Forslag til organisering Arbejdsgruppen, er sammensat med afsæt i de fire kommende hovedområder og med vicedirektør for HR som formand. Gruppen består af: Louise Gade, vicedirektør, HR ( formand) Lisbeth Lauritsen, HR-konsulent ASB Henrik Høgh-Olesen, Institutleder SAM Gertrud Lindberg Tefre, HR-chef SUN Ole Jensen, Adm.chef HUM Christina Breddam, Adm.chef DJF Lis Henriksen Bak, HR-chef DMU Lise Bak Winther, HR-chef - NAT Arbejdsgruppen sekretariatsbetjenes af Lise Aaen og Jens Kristian Birthin fra AU HR. Arbejdsgruppen referer til styregruppen for den administrative organisation, som ledes af direktør Jørgen Jørgensen. Arbejdsmiljø er en funktion under HR området. Organiseringen af arbejdsmiljø på de respektive hovedområder og i fællesadministrationen varierer. For at afdække området optimalt nedsættes en mindre arbejdsgruppe under HR arbejdsgruppen. AU HR varetager formandskabet for arbejdsgrupperne og der udarbejdes selvstændigt PID med samme kriterier som for hele HR området. Arbejdsmiljøgruppen igangsætter deres arbejde efter HR gruppens septembermøde, hvor kommissoriet fastlægges og afleverer til HR gruppen medio november, Midtvejs holdes fællesmøde. 6. Forslag til tidsforbrug Arbejdsgruppens medlemmer må påregne 1-3 hele mødedage per måned fra september til december samt forberedelsestid på 2-5 timer per møde. Det største tidsforbrug vil være forbundet med sekretariatsbetjeningen fra AU HR. 7. Risikovurdering af projektet Arbejdsgruppedeltagerne stopper 8. Interessentanalyse Arbejdsgruppen for arbejdsmiljø.

5 9. Eventuelle forventninger til senere drift og indtjeningsmuligheder