Hovedstadens Beredskab Implementering fase III

Hovedstadens Beredskab Implementering fase III 13. august 2015

1. Indledning Albertslund, Brøndby, Dragør, Frederiksberg, Glostrup, Hvidovre, Københavns, Rødovre og Tårnby kommuner behandlede i juni måned 2015 sag om etablering af Hovedstadens Beredskab I/S som følge af kommunernes tiltrædelse af en principaftale herom i foråret 2015. Tårnby Kommunes kommunalbestyrelse besluttede den 16. juni 2015 enstemmigt at forlade forberedelserne. Som konsekvens heraf indgår Tårnby kommune ikke længere i implementeringsarbejdet. Som konsekvens af principaftalen er der nedsat en implementeringsorganisation, der har til opgave at konkretisere de i principaftalen beskrevne overordnede rammer for det fælles beredskabs virke således, at det fælles beredskab kan etableres som en juridisk enhed fra 1. januar 2016. 1.1. Organisering Implementeringsorganisation består af En politisk forberedelsesgruppe (PF) En administrativ forberedelsesgruppe (AF) Et forberedelses-med (F-MED) Arbejdsgrupper på delområder Den politiske forberedelsesgruppe (PF) består af de otte kommuners borgmestre. PF fungerer som politisk styregruppe for projektet. PF har det overordnede og politiske ansvar for arbejdets fremdrift i forhold til kommunalbestyrelserne. PF tager stilling til principielle spørgsmål og varetager en overordnet informationsopgave i forhold til offentligheden, kommunalbestyrelserne og administrationerne i kommunerne og andre relevante partnere. Den administrative forberedelsesgruppe (AF) består af de otte kommuners kommunaldirektører eller andre relevant direktører. AF har til opgaver at sikre kvaliteten af projektgruppens leverancer, at arbejdet skrider frem efter den plan, PF har vedtaget samt agere bindeled til det politiske niveau i kommunerne. AF udarbejder de nødvendige politiske sagsfremstillinger på baggrund af oplæg fra arbejdsgrupperne og direktøren for det fælles beredskab.. Forberedelses-MED (F-MED). Der er nedsat et forberedelses-med som et gensidigt orienteringsforum samt supplement til de eksisterende samarbejdsorganer. Der er på nuværende tidspunkt nedsat ti arbejdsgrupper, hvoraf den ene fungerer som sekretariatsgruppe for AF, PF, direktøren for det fælles beredskab og de øvrige arbejdsgrupper. De ti arbejdsgrupper og tovholderkommune følger nedenfor:

Sekretariatsgruppe (Glostrup) Jura, herunder vedtægter (pr. 1. august Københavns Brandvæsen) HR, herunder overenskomst, dobbeltansættelser og forberedelses-med (København) Økonomi, herunder overførsel af aktiver, revisor (Hvidovre) Kortlægning af operative organisation, nøgletal, serviceniveau (Frederiksberg) Kortlægning af myndighedsfunktioner, forebyggende organisation, nøgletal, serviceniveau (Rødovre) Kortlægning af forretningsområder ud over lovbestemte, forslag til afgrænsning (Brøndby, Dragør) Kommunikation (Albertslund) Frivillig-gruppen (Albertslund) Administration og it (pr. 1. august Københavns Brandvæsen) Der er udarbejdet kommissorier for arbejdsgrupperne vedrørende sammensætning, opgaver og overordnede deadlines. Opgaver og deadlines er fastlagt med afsæt i den i afsnit 1.2 beskrevne fase-model. Implementeringsorganisationen er forankret i Glostrup Kommune. Det betyder, at Glostrup Kommune varetager formandsposten i PF og AF samt tovholderfunktionen i sekretariatsgruppen. I fase 3 (se nedenfor) overgår det daglige ansvar for implementeringsprojektet til den kommende beredskabsdirektør for Hovedstadens Beredskab I/S. Beredskabsdirektøren bistås frem til 1. januar 2016 af sekretariatsgruppen og arbejdsgrupperne, og beslutninger træffes fortsat i AF og PF. 1.2. Faseplan Implementeringsprojektet gennemføres i 3 faser. Nedenfor følger en beskrivelse af de tre faser og tilknyttede opgaver. For nærværende befinder projektet sig først i fase III. Fasemodellen danner afsæt for en overordnet tids- og procesplan jf. kapitel 3. Derudover danner fasemodellen afsæt for en nærmere, om end overordnet, beskrivelse af arbejdsgruppernes opgaver og deadlines. Opgaver konkretiseres løbende med afsæt i den viden og det behov, projektet genererer. 1.2.1. Fase I: 1. marts 2015 25. maj 2015 Fase 1 skal tilvejebringe grundlaget for, at kommunalbestyrelserne inden sommerferien 2015 kan færdigbehandle sagen, herunder godkende vedtægterne med henblik på, at de herefter fremsendes til Statsforvaltningen til godkendelse. Herudover skal den økonomiske ramme for beredskabet i 2016 fastlægges i fase 1, direktøren for det fælles selskab skal ansættes og alle væsentlige spørgsmål, der kræver varsling, skal belyses herunder skal der skabes et grundlag for at varsle alle medarbejdere til overflytning til det nye selskab. Fase 1 forløber frem til 25. maj 2015.

Udarbejdelse af vedtægter Beslutning om afgrænsning af selskabet ud fra nuværende opgaver Fastlægge administrationskommune og/eller regnskabskommune. Altså hos hvilken kommune overordnede systemer hostes, samt hvem der har ansvaret for at servicere ved særlige spørgsmål. Alternativt fastlægges fuld selvstændighed Fremlæggelse af muligheder for lokalisering Koncept for dagsordenspunkt Fastlæggelse af økonomisk ramme for lovbundne aktiviteter samt fordeling på kommuner Oplæg om rationaliseringsmålsætninger 2016-19 Fastlæggelse af service og kvalitetsmål Fastlæggelse af principper for nærhed og SLA for myndighedsopgaver i kommunerne Aftale om ensartning af overenskomster Princip for overdragelse af medarbejdere Grundlag for varsling af medarbejdere Ansættelsesproces beredskabschef/direktør 1.2.2. Fase II: Medio maj 2015 primo august 2015 Fase 2 udgøres af perioden fra grundlaget for den politiske behandling er skabt til den nye beredskabschef/direktør tiltræder forventeligt den 1. august 2015. I denne periode fortsætter arbejdsgrupperne med at kortlægge de eksisterende beredskaber i detaljer, således at der er et opdateret grundlag for at gå videre med at finde løsninger for det fremtidige selskab, når ledelsen er på plads. Endelig kortlægning af de eksisterende beredskaber o Mandskab, materiel, brandhaner, brandsynsobjekter m.m. Kortlægning af det frivillige beredskab og forslag til fremtidig organisering Beskrivelse af it-systemer og forslag til fælles løsninger Økonomisk styringsmodel 1.2.3. Fase III: primo august 2015 ultimo december 2015 I fase 3 er ledelsen etableret og det daglige ansvar for implementeringsprojektet overgår til denne. Ledelsen bistås frem til 1. januar 2016 af sekretariatsgruppen og arbejdsgrupperne, og beslutninger træffes fortsat i AF og PF. I denne fase foretages konkrete valg af, hvilke systemer og metoder, der skal anvendes fra 1. januar 2016, og de rationaliseringskrav, der er indarbejdet allerede i 2016, planlægges. Arbejdet med en fælles RBD for det fælles beredskab påbegyndes. Grundlaget for opstart af 60 selskabet færdiggøres med åbningsbalance, CVR-registrering, tilretning af ERP-systemer m.m. Beredskabschef ansat. Organisation fastlægges og ansættelser af øvrige chefer HR-aktiviteter for medarbejdere Værdiansættelse, åbningsbalance

Forberedelse af samkøring af systemer 1.3. Økonomi og ressourcer De otte kommuner stiller arbejdskraft til rådighed for implementeringsorganisationen. Herudover kan der tilkøbes konsulentbistand inden for specialområder efter behov. Til afholdelse af udgifter til konsulentydelser, frikøb af medarbejdere og løn til medarbejdere i selskabet under dannelse har kommunerne afsat et samlet rådighedsbeløb på 5 mio. kr. Beløbet disponeres af AF og ved behov i det daglige af formanden for AF. 1.4. Roller og ansvar Tovholderne for de enkelte arbejdsgrupper har sammen med sin arbejdsgruppe ansvaret for at konkretisere kommissorierne. De enkelte arbejdsgrupper planlægger selv deres mødeaktivitet og fordeling af opgaver, således at deadlines og den overordnede procesplan overholdes. Tovholderen i de enkelte grupper er ansvarlig for fremdriften i gruppen og har til opgave at sikre overholdelsen af gruppens deadlines og kvaliteten af gruppens leverancer. Gruppens leverancer fremsendes til sekretariatsgruppen. Tovholderne i arbejdsgrupperne deltager i en række tværgående koordineringsmøder med sekretariatsgruppen, formanden for AF og direktøren. Sekretariatsgruppen yder rådgivning og sparring til arbejdsgrupperne. Såfremt der er forhold, der kræver behandling/inddragelse af AF/PF/kommunalbestyrelserne, som ikke er nævnt i kommissorierne, koordineres dette med sekretariatsgruppen.

2. Overblik Mødeplan fase III Hovedstadens Beredskab Nedenfor angives den overordnede mødeplan for fase III. I afsnit 3 indholdsudfyldes forslag til mødeplan. Tidsplan Tovholdermøde Deadline ift. aflevering sekretariat AF PF Politisk behandling August/ september U34: 19/8 U35: 24/8 U36:1/9 (AF5) U37:10/9 (PF4) September (se afsnit 2.1) September/ oktober U38: 16/9 U39: 24/9 U41:6/10 (AF6) Oktober/ november U43:21/10 U44:26/10 U45:3/11 (AF7) U46: 11/11 (PF5) November/ december U48: 23/11 U49: 30/11 U50: 7/12 (AF8)

2.1. Overblik politiske møder september/oktober 2015 i de otte kommuner Nedenfor følger oversigt over politiske møder (ØU og KB) i kommunerne vedrørende 2. behandlingen af budget 2016 samt deadlines (i parentes). Materiale forventes afsendt til kommunerne 12. september 2015. Dato for 2. behandling af budget (deadline i parentes) Albertslund ØU: 29/9 (23/9) KB: 6/10 Brøndby ØU: 7/10 (24/9) KB: 14/10 Dragør ØU: 1/10 (21/9) KB: 8/10 Frederiksberg ØU: 28/9 (21/8) KB:5/10 Glostrup ØU: 22/9 (11/9) KB: 1/10 Hvidovre ØU: 21/9 (7/9) KB: 6/10 København ØU: 22/9 (2/9) BR: 8/10 Rødovre ØU: 30/9 (23/9) KB: 6/10

3. Uddybet Mødeplan fase III Nedenfor er den overordnet mødeplan indholdsudfyldt. Justeres i takt med udviklingen i projektet, herunder input fra kommende direktør. Tidsplan Tovholdermøde og deadlines AF PF Politisk behandling August/ U36 1/9 (AF5): U37: 10/9 (PF4): september Justering af vedtægter Justering af vedtægter U34: 19/8 Status fra arbejdsgrupperne Drøftelse af udkast til leverancer Deadline ift. aflevering sekretariat U35:24/8 kl. 09 Deadline for fremsendelse af endelige leverancer, der skal videre til AF/PF, til sekretariatet Budget 2016 for H.B. Foreløbig åbningsbalance Økonomimodel serviceydelser Risikoanalyse forsikringer og forslag til videre proces Forslag SLA Procesplan aftaler Procesplan RBD Forslag til organisering Procesplan lokalisering Orientering proces - forhandling lokalaftaler Forslag til HR proces Ejerstrategi Opdateret implementeringsplan Udkast paradigme for sag til politisk behandling Budget 2016 for H.B., herunder mindre ændringer af den enkelte kommunes budgetgrundlag og ejerandele Foreløbig åbningsbalance Forslag SLA Forslag til organisering Procesplan lokalisering Ejerstrategi Udkast paradigme for sag til politisk behandling September/oktober (jf. afsnit 2.1): Godkende endelige vedtæger inkl. bilag, Godkendelse budget 2016 for H.B., herunder mindre ændringer af den enkelte kommunes budgetgrundlag og ejerandele Foreløbig åbningsbalance Forslag SLA Individuelle aftaler serviceopgaver Ejerstrategi

Tidsplan Tovholdermøde og deadlines AF PF Politisk behandling September/ U38: 16/9 U41:6/10 (AF6): oktober Status fra arbejdsgrupperne Forslag til lokalisering Oplæg til proces MED-aftale Drøftelse af udkast til leverancer Deadline ift. aflevering sekretariat U39: 24/9 kl. 09 Deadline for fremsendelse af endelige leverancer, der skal videre til AF/PF, til sekretariatet Førstebehandling - Oplæg styringsmodel og afrapporteringsmetode Førstebehandling - Plan rationaliseringskrav Førstebehandling forslag til forretningsorden Førstebehandling dagsorden første møde i Hovedstadens Beredskabs bestyrelse Status arbejdsgrupperne i øvrigt Oktober/ november U43:21/10 Status fra arbejdsgrupperne Drøftelse af udkast til leverancer Deadline ift. aflevering sekretariat U44: 26/10 kl. 09 Deadline for fremsendelse af endelige leverancer, der skal videre til AF/PF, til sekretariatet U45 3/11 (AF7): Forslag til lokalisering Forslag til forretningsorden Aftaleudkast valg af revision Oplæg styringsmodel og afrapporteringsmetode Plan rationaliseringskrav Dagsorden dagsorden første møde i Hovedstadens Beredskabs bestyrelse Status arbejdsgrupperne i øvrigt U46: 11/11 (PF5): Forslag til lokalisering Forslag til forretningsorden Aftaleudkast valg af revision Oplæg styringsmodel og afrapporteringsmetode Plan rationaliseringskrav Dagsorden første møde i Hovedstadens Beredskabs bestyrelse

Tidsplan Tovholdermøde og deadlines AF PF Politisk behandling November/ U48: 23/11 Uge 50: 7/12 (AF8): december Status fra arbejdsgrupperne Status arbejdsgrupperne Opsamling Drøftelse af udkast til leverancer Deadline ift. aflevering sekretariat U49: 30/11 kl. 09 Deadline for fremsendelse af endelige leverancer, der skal videre til AF/PF, til sekretariatet