Sammenlægningsudvalget for Viborg Kommune

Transkript

1 Referat fra ekstraordinært møde Mødetidspunkt: Fra kl.: Til kl.: Mødested: Byrådssalen, Stænderpladsen 2, Viborg Mødenr.: 8 Fraværende: Karin Gaardsted, Steffen Andreasen, Katrine Ørnebjerg Larsen

2 Sag nr.: Emne: Side: ÅBEN DAGSORDEN 57 Forslag til procedure for fastlæggelse af administrativ organisation og indplacering af ledere i administrationen i Viborg Storkommune 148 LUKKET DAGSORDEN Ingen sager Side nr.: 147

3 Forslag til procedure for fastlæggelse af administrativ organisation og indplacering af ledere i administrationen i Viborg Storkommune Sagen var forelagt Økonomiudvalget på mødet den 9. marts 2006 (sag nr. 37) samt på mødet den 23. marts 2006 (sag nr. 43) med følgende dagsordenstekst: Baggrund godkendte på sit møde den 26. januar 2006 (sag nr. 21) den overordnede administrative struktur i Viborg Storkommune. godkendte endvidere på samme møde proceduren for besættelse af stillinger som direktører og stabschefer i Viborg Storkommune (sag nr. 22). Under forudsætning af at på sit møde den 6. marts 2006 (sag nr. 47) godkender Indstillingsudvalgets indstilling om besættelse af stillinger som direktør og stabschef, kan opbygningen af den administrative organisation herefter fortsætte med afgrænsning af opgaverne mellem de enkelte forvaltninger/stabe fastlæggelse af den enkelte forvaltnings/stabs interne struktur med opdeling i afdelinger /funktioner udpegning af øvrige ledere i administrationen. Derefter er det muligt at igangsætte en proces vedr. afklaring af medarbejdernes placering i den nye organisation. Personalejuridiske forudsætninger I lov om revision af den kommunale inddeling, 19, nr. 7, fastsættes det, at i 2006 skal træffe bestemmelse om indretning af den nye kommunes administration, herunder ansættelse og afskedigelse. Af samme lovs 37 og 38 fremgår det, at de nuværende kommuners medarbejdere både tjenestemænd og overenskomstansatte overføres til ansættelse i den nye kommune. Tilsvarende bestemmelser fremgår af lov om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen, 7, for så vidt angår de tjenestemænd, der overføres fra amterne. Hovedreglen om besættelse af tjenestemandsstillinger er, at de besættes efter offentligt opslag. En undtagelse herfra er dog overførsel til anden passende stilling. Overførsel af tjenestemænd fra de bestående kommuner til passende stillinger i den nye kommune sker således som udgangspunkt uden offentligt opslag. Det er den nye kommunes ansvar at tilbyde tjenestemænd en passende stilling. Omvendt er det også den nye kommunes ret at beordre en tjenestemand til at overtage en passende stilling. Såfremt en tjenestemand tilbydes en stilling, som vurderes ikke at være passende, er konsekvensen, at tjenestemanden kan forlange sig opsagt med aktuel egenpension. Side nr.: 148

4 Er den nye stilling forandret så meget i forhold til tjenestemandens eksisterende stilling, at den eksisterende stilling i realiteten er nedlagt, udløser det et krav på rådighedsløn i en periode på 3 år og derefter aktuel egenpension. Det må fremhæves, at der som udgangspunkt forudsættes offentligt opslag, såfremt der sker forfremmelse - altså såfremt en tjenestemand ønskes placeret i en stilling, der hierarkisk er højere placeret i den nye kommune end den hidtidige stilling i den nuværende kommune. besluttede i forbindelse med vedtagelse af proceduren for besættelse af direktør- og stabschefstillingerne at anmode KL om at udarbejde en analyse af de bestående kommuners og amtets forvaltningsstruktur med henblik på en afklaring af, hvilke stillingstyper, der kan sammenlignes med stillingerne i den nye kommune. Denne analyse bør suppleres, således at den dækker alle lederstillinger. For uddybning af de personalejuridiske forudsætninger henvises til notat af 6. januar 2006 fra KL: Juraen når cheferne skal indplaceres, der vedlægges som bilag nr. 1. Overordnede principper Der foreslås, at de overordnede principper for besættelse af øvrige lederstillinger er de samme som i den tidligere proces vedr. ansættelse i direktør- og stabschefstillinger: Stillingerne søges som hovedregel besat med ansatte fra de 6 kommuner og Viborg amt Der er ikke tale om nyansættelser - men om overførsel til en ny organisation Der skal være mulighed for, at den enkelte kan tilkendegive sine interesser Den enkelte stilling besættes med den bedst kvalificerede Processen skal tilrettelægges, så der tages menneskelige hensyn, herunder at det undgås, at nogen kommer til at opleve flere forgæves ansøgninger Hensyntagen til personalejura og økonomi. For at sikre, at processen gennemføres på et juridisk forsvarligt grundlag, foreslås det at indgå aftale med KL om bistand fra KL s konsulentafdeling og KL s personalejuridiske kontor om gennemførelse af en supplerende analyse af de bestående kommuners og amtets forvaltningsstruktur med henblik på en afklaring af, hvilke stillingstyper der kan sammenlignes med lederstillingerne i den nye kommune. Analysen vil definere hvilke nuværende ansatte, der kan besætte de enkelte stillinger i den nye kommune uden eksternt opslag. Det vurderes, at bistanden fra KL vil kunne afholdes indenfor den beløbsramme, der tidligere er afsat til formålet vedr. besættelse af direktør og stabschefstillinger. Faser i processen Under forudsætning af at bemyndiger kommunaldirektøren til - med bistand fra direktionen - at forestå processen vedr. den administrative organisation og besættelse af øvrige lederstillinger, foreslås følgende proces og tidsplan: Side nr.: 149

5 Fase 1 Direktionen foretager den nødvendige afgrænsning af opgaverne mellem de enkelte forvaltninger/stabe og udarbejder fælles principper for intern organisering i den nye kommune, herunder fælles koncept til jobprofiler for lederstillingerne. Den enkelte direktør/stabschef udarbejder plan for den interne struktur i egen forvaltning/stab, samt færdiggør jobprofiler for lederstillingerne. Den samlede organisation behandles i direktionen og godkendes af kommunaldirektøren. KL gennemfører en supplerende analyse af de nuværende chefer og lederes ansættelsesforhold mv. med henblik på at afklare forvaltningsstruktur, beslutningskompetence, opgaveansvar, referenceforhold. mv. for de ansatte chefer og ledere i kommunerne og amtet - set i forhold til de tilsvarende forhold ved stillingerne i den nye kommune. Analysen vil definere hvilke af de nuværende ansatte, der kan besætte hvilke lederstillinger i den nye kommunale forvaltning uden eksternt opslag. Resultatet af analysen kan indebære, at der sker en faseinddeling i besættelsen af lederstillingerne. Forinden behandling af det samlede forslag til administrativ organisation og endelig godkendelse, orienteres på temamødet den 27. marts 2006 om status for udarbejdelse af den administrative organisation. Fasen forventes tilendebragt ultimo marts/primo april 2006 med et fælles informationsmøde for alle i den afgrænsede personkreds, hvor der bl.a. gøres rede for den administrative organisation, jobprofilerne og procedure for besættelse af stillinger. Fase 2 De ansatte i personkredsen får mulighed for at tilkendegive: hvilke(n) ledende stilling(er), der har deres interesse (op til to valg) hvilke arbejdsopgaver, der alternativt kan have interesse evt. interesse for en seniorordning eller for en fratrædelsesordning. De respektive direktører/stabschefer gennemfører samtaler med de ansatte i forhold til de afgivne tilkendegivelser. Direktører/stabschefer afleverer en første oversigt over indplacering i egen forvaltning/stab til kommunaldirektøren. Der angives evt. ubesatte stillinger, og hvem der ikke har kunnet indplaceres i forvaltningen/staben enten i en ledende stilling eller med andre arbejdsopgaver. Der kan blive behov for ekstern konsulentbistand i denne og de kommende faser. I givet fald kan udgifterne hertil finansieres af det afsatte beløb til konsulentbistand i s budget for Fasen forventes tilendebragt medio april Side nr.: 150

6 Fase 3 Der gennemføres i nødvendigt omfang supplerende samtaler. Alle ansatte involveret i processen skal opleve en principiel afklaring af deres fremtid. Det kan være i form af et tilbud om en lederstilling eller tilbud om anden fremtidig jobplacering. De konkrete arbejdsvilkår og evt. senior- og fratrædelsesordninger vil dog skulle forhandles efterfølgende (se fase 5). Direktionen vurderer det hensigtsmæssige i den samlede indplacering i forhold til de personalejuridiske hensyn, herunder om der er tale om passende stillinger, og om hvilke konsekvenser det vil have for de ansatte, der ikke indplaceres som leder. Kommunaldirektøren justerer evt. indplaceringen og godkender den endeligt. Fasen forventes tilendebragt den ultimo april Fase 4 Økonomiudvalget orienteres om den samlede indplacering på sit møde den 27. april orienteres på sit møde den 8. maj Fase 5 Der skal afklares spørgsmål af personalejuridisk art, herunder evt. forhandles senior- og fratrædelsesordninger. Evt. indgåelse af aftaler forelægges til godkendelse. De ansatte, der måtte ønske det, tilbydes ekstern rådgivning i forhold til deres fremtidige personlige karriereplanlægning. Medarbejderindflydelse Proceduren for besættelse af lederstillingerne har været drøftet med MTSU ADMINISTRATI- ON på et møde den 10. februar 2006 og med MTHSU den 24. februar MTHSU drøftede oplægget herunder særligt, at medarbejderrepræsentanterne ikke får mulighed for at deltage i samtalerne. Ledelsen fastholder den helt særlige situation, som denne proces skal foregå i og understreger, at der ikke er tale om en ansættelsesproces. Medarbejdersiden bemærkede, at under de givne omstændigheder ønsker medarbejderne størst mulig direkte indflydelse på besættelse af lederstillingerne. Medarbejderrepræsentanterne foreslås inddraget i fase 1 vedrørende følgende forhold: fastlæggelse af den enkelte forvaltnings/stabs interne struktur fastlæggelse af jobprofiler. Bilag Bilag nr. 1: Notat af 6. januar 2006 fra KL: Juraen når cheferne skal indplaceres. Indstilling Side nr.: 151

7 På baggrund af ovenstående anbefaler kommunaldirektøren, at Økonomiudvalget indstiller til, at godkender forslaget til procedure for fastlæggelse af den administrative organisation og besættelse af øvrige lederstillinger som beskrevet i faserne 1 5, og at bemyndiger kommunaldirektøren til - i samarbejde med direktionen - at fastlægge den administrative organisation og gennemføre besættelse af øvrige lederstillinger i Viborg Storkommune. Økonomiudvalget drøftede som bekendt sagen på ovennævnte møde den 9. marts 2006 og besluttede at genoptage den på mødet i dag med henblik på udarbejdelse af indstilling til, der forelægges indstillingen på et ekstraordinært møde den 27. marts 2006 kl Ovennævnte bilag nr. 1 vedlægges ikke i papirudgave til denne dagsorden, idet det tidligere er fremsendt til s medlemmer. Indstilling Økonomiudvalget indstiller til som anført med tilføjelse af, at den 27. marts 2006 orienteres om overvejelserne om den mere detaljerede organisering. Inger Jakobsen stemte imod. Svend Aage Jensen tog forbehold. BESLUTNING: Godkendes af et flertal i. Inger Jakobsen stemmer imod. Svend Aage Jensen undlader at stemme. Side nr.: 152