UDBUDSPOLITIK Udfærdiget den: 25-11-2014
Indhold 1. INDLEDNING... 2 2. LOVGRUNDLAG... 3 3. FORMÅL... 3 4. MÅL... 3 5. ANSVAR FOR OPGAVERNES UDFØRELSE... 4 6. STYRENDE PRINCIPPER VED KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF DRIFTSOPGAVER... 4 7. VALG AF INDSATSOMRÅDER... 5 8. EKSTERN OFFENTLIGGØRELSE... 5 9. INTERN OFFENTLIGGØRELSE... 5 10. KONTROLBUD... 6 11. KVALITETSOPFØLGNING... 6 12. KÆDEANSVAR... 6 13. INTERESSETILKENDEGIVELSESLISTE (ITG-LISTE)... 6 14. GENERELT OM SOCIALE KLAUSULER... 7 15. ANVENDELSE AF SOCIALE KLAUSULER... 7 16. LOVGIVNING I FORBINDELSE MED SOCIALE KLAUSULER... 8 17. SÆRLIGT OM BYGGE- OG ANLÆGSOPGAVER... 10 18. UDVIKLING OG ÆNDRINGER... 11 19. UOVERENSSTEMMELSER... 11 20. OVERSIGT OVER TÆRSKELVÆRDIER OG LOVREGULERING... 12 STANDARDBETINGELSER FOR LEVERANDØRER AF BYGGE OG ANLÆG, DRIFTS- OG TJENESTEYDELSER TIL FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE... 13 1
1. INDLEDNING Denne politik skal danne rammerne for konkurrenceudsættelse i Faaborg-Midtfyn Kommune, og afspejler Kommunalbestyrelsens beslutning på udbudsområdet. Politikken omfatter alle opgaver i kommunen. Dette betyder i praksis, at udbudspolitikken vedrører udbud på driftsopgaver, varer, tjenesteydelser og på bygge- og anlægsopgaver. Med henblik på indførelsen af sociale klausuler, påpeges det, at disse indføres, hvor det giver mening. Det vil ikke give mening at indføre sociale klausuler på indkøb af varer. Derfor er indkøb af varer undtaget i den forbindelse. Udbudspolitikken bruges til at definere rammerne for konkurrenceudsættelse, og til at fastsætte hvad Kommunalbestyrelsen konkret vil gøre for at styre denne proces. Denne politik tjener Faaborg-Midtfyn Kommune på en givtig måde, da der skabes et offentligt overblik over Kommunalbestyrelsens holdning til udbud og derved kan leverandører, der er interesserede i samarbejde med Faaborg-Midtfyn Kommune, se hvad der forventes af nuværende og fremtidige samarbejdspartnere. Faaborg-Midtfyn Kommune skal ved enhver konkurrenceudsættelse/ethvert udbud og ved enhver tilbudsindhentning overholde de grundlæggende principper inden for forvaltningsretten og EU-retten: 1. Konkurrence: Alle relevante virksomheder skal igennem fri konkurrence have mulighed for at få tildelt opgaver for offentlige myndigheder. 2. Ligebehandling: For at sikre at konkurrencen er fri, skal alle budgivere behandles ens og på samme vilkår. 3. Gennemsigtighed: Udbudsforretninger skal gennemføres på en sådan måde, at det kan dokumenteres, at alle bliver behandlet lige og på ensartet grundlag. 4. Forbud mod diskrimination: Alle virksomheder skal gives samme muligheder for deltagelse i udbudsforretninger og udførelse af offentlige opgaver, i henhold til den gældende lovgivning på området. 5. Proportionalitet: Indebærer krav om saglighed og rimelighed i ordregiverens fastsættelse af krav mv. Dette betyder, at såfremt der i udbudsmaterialet f.eks. forefindes en klausul om, at virksomheden skal have en arbejdsfastholdelsespolitik, eller at der skal ansættes x pct. fra en given målgruppe, så kan det kun gælde for den del af virksomheden, der udfører den konkrete opgave. Endvidere betyder kravet om proportionalitet, at de sociale klausuler ikke må være for byrdefulde, f.eks. meget ressourcekrævende i forhold til opgavens størrelse. 2
2. LOVGRUNDLAG Der gælder ud over de ovenfor nævnte grundlæggende principper to regelsæt vedrørende udbud: 1. EU s udbudsdirektiver for indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ved indkøb over tærskelværdierne for vareindkøb og tjenesteydelser (ca. 1,54 mio. kr. i 2014) samt bygge- og anlægsarbejder (ca. 38 mio. kr. i 2014) gælder EU-udbudsdirektiverne. 2. Den danske tilbudslov, lov nr. 1410 af 07/12/2007 med tilhørende ændringer, omfatter bygge- og anlægsarbejder såvel som varer og tjenesteydelser. Den danske tilbudslov gælder for: - Offentlige bygge- og anlægsarbejder, hvis værdi er under EU s tærskelværdi. - Offentlige vareindkøbskontrakter hvis værdi overstiger 500.000 kr., men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i EU- udbudsdirektivet. - Offentlige tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivets bilag II A, hvis værdi overstiger 500.000 kr., men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i EU- udbudsdirektivet. (Bilag II A omfatter f.eks. ydelser vedr. forsikring, bank, revision, vedligeholdelse og reparation m.v.). - Det bemærkes, at bilag II B ydelser behandles i forhold til hvorvidt der er grænseoverskridende/ikke grænseoverskridende interesser. 3. FORMÅL Denne politik skal medvirke til at ensarte arbejdsprocessen i Faaborg-Midtfyn Kommune, således at arbejdet med udbud er ens for alle aftaleholdere. 4. MÅL At skabe sunde, tidssvarende og gennemsigtige rammer for udbud for samarbejdspartnere, arbejdstagere og Faaborg-Midtfyn Kommune som helhed. Ligeledes at sikre fair vilkår, gennem sociale klausuler, for de omfattede parter, kommunale såvel som private. 3
5. ANSVAR FOR OPGAVERNES UDFØRELSE Faaborg-Midtfyn Kommune har sammen med Kerteminde Kommune, Langeland Kommune, Nordfyns Kommune og Nyborg Kommune oprettet et fælles indkøbskontor ved navn Fællesindkøb Fyn (FIF). Der er vedtaget en fælles indkøbspolitik for de deltagende kommuner. Fællesindkøb Fyn forestår udbud af kontrakter vedrørende vare- og tjenesteydelser, der skal i EU-udbud (over ca. 1,54 mil. kr. i 2014), dog ikke kontrakter inden for og anlægsarbejder. Fællesindkøb Fyn indgår på baggrund af disse udbud aftaler med de vindende leverandører, og alle kommunernes enheder/afdelinger/institutioner er herefter forpligtede til at indkøbe vare- og tjenesteydelser hos de pågældende leverandører. Alle aftalerne er samlet i et aftalekatalog. Fællesindkøb Fyn gennemfører ligeledes tilbudsindhentninger/annonceringer af kontrakter vedrørende vare- og tjenesteydelser, der er under grænseværdien for EU-udbud eller ikke er omfattet af EU-direktivet (bilag II B-ydelser). Fagsekretariat Teknik forestår alle udbud af bygge- og anlægsopgaver, både efter tilbudsloven og efter EUdirektivet. Ved store opgaver kan det være nødvendigt at overdrage opgaven til eller samarbejde med et konsulentfirma. Ved udbud, der ikke kan varetages af FIF, er Faaborg-Midtfyn Kommune selv ansvarlig. Den konkrete ansvarlige for udbuddet, vurderes i den givne situation. 6. STYRENDE PRINCIPPER VED KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF DRIFTSOPGAVER Faaborg-Midtfyn Kommune konkurrenceudsætter ikke for konkurrenceudsættelsens egen skyld. Det skal give mening. Derfor gælder følgende principper: - Kompetencetabet skal beskrives og indgå i beslutningen - Omkostninger i forbindelse med forsyningssikkerhed skal medregnes - Usikkerhed om personalesituationen skal beskrives - Medarbejdernes jobsituation efter en konkurrenceudsættelse (og eventuel virksomhedsoverdragelse) skal vurderes og beskrives - Omkostninger til eventuel kontrol af leverandøren(e) skal medregnes - Markedssituationen skal undersøges og beskrives - Afledte omkostninger på relaterede områder skal medregnes og offentliggøres i udbudsmaterialet 4
7. VALG AF INDSATSOMRÅDER Initiativretten vedrørende valg af indsatsområder ligger i stabene og fagsekretariaterne og vil ske i forbindelse med den årlige budgetproces. I årets fjerde kvartal udgiver Økonomistaben en kort beretning om udviklingen på udbudsområdet i Danmark med fokus på landets kommuner. Denne beretning skal hjælpe fag- og stabschefer til at identificere mulige områder for konkurrenceudsættelse, som kan drøftes under budgetforhandlingerne. Ideen er at give inspiration til nye indsatsområder, ud fra et syn på hvad andre kommuner har konkurrenceudsat, samt hvilke erfaringer de har gjort sig. Dette skal medvirke til at gøre stabs- og fagcheferne i stand til at identificere mulige effektiviseringer ved hjælp af konkurrenceudsættelse. Forslag til indsatsområder skal forelægges koncernledelsen og MED-udvalgene inden det behandles politisk. Økonomistaben kan til hver en tid og af eget initiativ analysere et område med henblik på konkurrenceudsættelse, såfremt det forventes, at Faaborg-Midtfyn Kommune har en udbudspligt på området jf. tærskelværdierne i afsnit 20, der ikke er blevet løftet. 8. EKSTERN OFFENTLIGGØRELSE De opgaver, der skal konkurrenceudsættes skal offentliggøres såvel internt i kommunen (se næstkommende afsnit) som eksternt til mulige leverandører. Faaborg-Midtfyn Kommune offentliggør udbud og resultater heraf på kommunens hjemmeside under http://www.fmk.dk/erhverv/kommunale-udbud-og-indkoeb/. Annonceringer i henhold til tilbudslovens afsnit 2 skal annonceres på www.udbud.dk. EU udbud skal annonceres i EU Tidende på TED-databasen (Tenders Electronic Daily) - http://ted.europa.eu/ted/main/homepage.do. 9. INTERN OFFENTLIGGØRELSE Der skal følges en intern procedure, Vejledning til annoncering af udbud på fmk.dk, således, at udbuddet kan offentliggøres korrekt på Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside. Vejledningen vil være tilgængelig på Faaborg-Midtfyn Kommunes intranet og kan ligeledes rekvireres ved henvendelse til indkøbs- og udbudskoordinatoren i Økonomistaben. Såfremt aftaleholderen har taget et alternativt annonceringssystem i brug, som gør annoncering på fmk.dk overflødig, skal nævnte vejledning ikke benyttes. Alle udbud skal, inden de igangsættes, oplyses skriftligt til indkøbs- og udbudskoordinatoren i Økonomistaben. 5
10. KONTROLBUD Ved udbud af driftsopgaver, som løses i kommunalt regi, udarbejder Faaborg-Midtfyn Kommune så vidt muligt altid eget bud/kontrolbud. Dette skal ske i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. Det skal ligeledes fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet, når der udarbejdes et kontrolbud. 11. KVALITETSOPFØLGNING I udbudsmaterialet beskrives faste procedurer for kvalitetssikring og opfølgning i forhold til den efterspurgte ydelse. Dette gælder såvel kontrol og incitamenter som sanktioner ved misligholdelse af kontrakten. Så vidt muligt skal kvalitetskontrollen tage udgangspunkt i leverandørens egenkontrol. 12. KÆDEANSVAR Leverandøren forpligtiger sig til at sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige løn- og ansættelsesforhold end dem, der gælder på den egn hvor arbejdet udføres, jf. ILO konvention nr. 94, som Beskæftigelsesministeriet i cirkulære nr. 9471 af 30/06/2014 Cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter jf. 1 og 8, henstiller kommuner og regioner til at benytte i forbindelse med sociale klausuler på området. 13. INTERESSETILKENDEGIVELSESLISTE (ITG-LISTE) Der indføres en ITG-liste til håndværkeropgaver og rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver under tilbudslovens tærskelværdier (300.000 kroner for bygge- og anlægsopgaver og 500.000 kroner for tjenesteydelser i 2014). Det ønskes i videst muligt omfang, gennem denne liste, at give lokale og udefrakommende virksomheder mulighed for at profilere sig overfor Faaborg-Midtfyn Kommune. Ved at blive påført ITG-listen, accepterer leverandøren ligeledes Faaborg-Midtfyn Kommunes sociale klausuler/arbejdsklausuler. ITG-listen skal benyttes af Faaborg-Midtfyn Kommunes interne aftaleholdere, når der skal købes ind under tilbudslovens tærskelværdier. Dette betyder, at såfremt en privat aktør ønsker at indgå et samarbejde med kommunen, skal aktøren, som udgangspunkt, være at finde på ITG-listen for at komme i betragtning. Optagelse på ITG-listen sker ved, at den private aktør tilmelder sig via kommunens hjemmeside. Med tilmelding accepterer og anerkender den private aktør de, af Faaborg-Midtfyn Kommune på indeværende tidspunkt, opstillede klausuler. Klausulerne, der er indeholdt i ITG-listen, og som skal accepteres og anerkendes af private aktører, er "STANDARDBETINGELSER FOR LEVERANDØRER AF BYGGE OG ANLÆG, DRIFTS- OG TJENESTEYDELSER 6
TIL FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE", der er udarbejdet af en fynsk tværkommunal arbejdsgruppe nedsat med det formål at skabe en fælles fynsk standard på området for arbejdsklausuler (den fælles fynske arbejdsklausul). Denne klausul er udarbejdet med udbud (indkøb over tærskelværdien) for øje, og det pointeres derfor yderligere, at den i forbindelse med ITG-listen, kun gælder for leverandører af bygge- og anlægsopgaver og rådgivningsopgaver i relation hertil. Klausulerne kan findes som bilag sidst i denne politik. Leverandøren, som optages på ITG-listen er kun forpligtet af indholdet af klausulerne fra og med det tidspunkt, hvor arbejdets udførelse starter og til og med det tidspunkt, hvor arbejdet er færdiggjort. Er arbejdets udførelse ikke afsluttet, når en eventuel revidering af udbudspolitikken finder sted, vil leverandøren ikke være forpligtet af ændringerne i de sociale klausuler, foretaget ved denne revidering, men alene de klausuler, der var gældende, da arbejdet begyndte. Såfremt der udarbejdes et begrænset udbud på et område, der ligger under tilbudslovens tærskelværdi, skal tilbudsgiverne udvælges fra ITG-listen. Hvis der er tale om en anden udbudsform end begrænset udbud bortfalder forpligtelsen til udelukkende at finde tilbudsgivere på ITG-listen. OBS: DER ER IKKE INDSAT BETINGELSER OM LÆRLINGEKLAUSULER/UDDANNELSESKLAUSULER, DA ARBEJDET MED OPRETTELSE AF EN FÆLLES FYNSK STANDARD PÅ ARBEJDSKLAUSULER LIGELEDES FORVENTES AT TILVEJEBRINGE EN FÆLLES FYNSK LÆRLINGEKLAUSUL. DENNE VIL BLIVE INDARBEJDET I UDBUDSPOLITIKKEN PÅ DET TIDSPUNKT, HVOR DEN ER UDFÆRDIGET. 14. GENERELT OM SOCIALE KLAUSULER Sociale klausuler er et redskab for offentlige myndigheder, som ønsker at bidrage til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. En social klausul er et krav om, at den der samarbejder med Faaborg-Midtfyn Kommune, skal påtage sig en nærmere angivet social forpligtelse. Dette kan f.eks. være ansættelse af en elev, lærling eller praktikant i forbindelse med arbejdets udførelse. Sociale klausuler angår også overholdelse af internationale konventioner om menneskerettigheder indenfor bl.a. retten til faglig organisering, og lønforhandlinger, mindstekrav på arbejdsmiljøområdet, regler om forbud mod børnearbejde eller tvangsarbejde samt regler imod diskrimination. 15. ANVENDELSE AF SOCIALE KLAUSULER Tjenesteydelser: Der vil blive stillet krav om arbejdsklausuler for tjenesteydelser til en værdi under 500.000 kroner, hvor opgaven relaterer sig til bygge- og anlægsopgaver. Over denne tærskelværdi indarbejdes krav om sociale klausuler i udbudsmaterialet (f.eks. arbejds- og lærlingeklausuler), hvor dette er muligt og hen- 7
sigtsmæssigt. Krav om sociale klausuler afskærer ikke Faaborg-Midtfyn Kommune fra at anvende forpligtende indkøbsaftaler under Finansministeriet, SKI, FIF eller andre, såfremt der ikke forefindes arbejdsklausuler i disse. Driftsopgaver: Dette område er velegnet til sociale klausuler, og Faaborg-Midtfyn Kommune vil derfor altid ved udbud stille krav om sociale klausuler. Bygge- og anlægsopgaver: For at leve op til bl.a. krav om proportionalitet inddeles kravene til sociale klausuler således: Opgaver under 300.000 kr. (ingen annonceringspligt): Tilbud indhentes udelukkende blandt virksomheder, som er optaget på kommunens ITG-liste (se afsnit 13) eller som i forbindelse med tilbudsafgivning accepterer vilkårene for at blive optaget på ITG-listen. Der stilles dog ikke krav om lærlingeklausuler. Opgaver mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. ("underhåndsbud"): Tilbud indhentes jf. tilbudslovens bestemmelser om underhåndsbud. Faaborg-Midtfyn Kommunes sociale klausuler skal accepteres af leverandøren i forbindelse med tildeling af en opgave. Opgaver over 3 mio. kr. - eller opgaver som i øvrigt udbydes ved licitation: Der stilles konkrete krav om sociale klausuler, som er proportionale med den udbudte opgave, dog som minimum krav, der svarer til kravene på ITG-listen. 16. LOVGIVNING I FORBINDELSE MED SOCIALE KLAUSULER Følgende kontraktbestemmelser om overholdelse af menneskerettigheder mv. og generelle sociale og etiske hensyn skal indgå i alle kontrakter om varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder i Faaborg- Midtfyn Kommune - eller alternativ bekræftet ved underskreven erklæring (ITG-listen), hvis der ikke udarbejdes kontrakt. OVERHOLDELSE AF MENNESKERETTIGHEDER MV. 1 1, stk. 1. Det er et grundlæggende krav ved alle udbud i Faaborg-Midtfyn Kommune, at leverandøren ved opfyldelse af kontrakten indestår for, at han og eventuelle underleverandører til enhver tid overholder gældende lovgivning, der tager sigte på forbud mod forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse, eller som tager sigte på at sikre etnisk ligebehandling. Stk. 2. Leverandøren og dennes underleverandører forpligter sig ved opfyldelsen af kontrakten til at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder, jf. FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 1 http://www.ohchr.org/en/udhr/pages/language.aspx?langid=dns 8
Stk. 3. Såfremt leverandøren ikke lever op til foranstående bestemmelser og undlader at efterkomme påbud om at bringe forholdet i overensstemmelse hermed, vil det blive betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten. GENERELLE SOCIALE OG ETISKE HENSYN 2, stk. 1. Det er et ufravigeligt krav, at leverandøren ved opfyldelse af kontrakten indestår for, at han og eventuelle underleverandører til enhver tid overholder de internationale konventioner, som er tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Forbuddet mod tvangsarbejde, jf. ILO konvention nr. 29 (1930) om tvangsarbejde 2 og ILO konvention nr. 105 (1957) om afskaffelse af tvangsarbejde 3. Ingen diskrimination i ansættelsen, jf. ILO konvention nr. 111 (1958) om diskrimination 4 og ILO konvention nr. 100 (1951) om ligeløn 5. Forbuddet mod børnearbejde, jf. ILO konventionen nr. 138 (1973) om minimumsalder 6 og ILO konventionen nr. 182 (1999) om afskaffelse af de værste former for børnearbejde 7. Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger, jf. ILO konvention nr. 87 (1948) om foreningsfrihed 8, ILO konventionen nr. 98 om retten til organisering 9 og ILO konventionen nr. 135 (1971) om beskyttelse af arbejdsrepræsentanter 10. Retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø, jf. ILO konvention nr. 155 (1981) om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen 11. Stk. 2. Såfremt leverandøren vedvarende eller gentagende gange ikke lever op til foranstående bestemmelser eller undlader at efterkomme påbud om at bringe forholdet i overensstemmelse hermed, vil det blive betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten. Ved udbud (underhåndsbud, licitationer og øvrige udbud) af anlægs- og driftsopgaver skal nedenstående kontraktbestemmelse om arbejdsforhold omfattet af ILO konvention nr. 94 tilføjes ovennævnte bestemmelser og dermed indgå i alle kontrakter omhandlende disse opgaver. ARBEJDSFORHOLD OMFATTET AF ILO KONVENTION NR. 94 3, stk. 1. Faaborg-Midtfyn Kommune ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 (1955) vedrørende løn- og ansættelsesforhold 12, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren og eventuelle underleverandører af de udbudte ydelser. Stk.2. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse til enhver tid, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning 2 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no::p12100_ilo_code:c029 3 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_ilo_code:c105 4 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=1000:12100:0::no::p12100_ilo_code:c111 5 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_ilo_code:c100 6 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_instrument_id:312283:no 7 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_instrument_id:312327:no 8 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no::p12100_instrument_id:312232 9 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_instrument_id:312243:no 10 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_instrument_id:312280:no 11 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_instrument_id:312300:no 12 http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=normlexpub:12100:0::no:12100:p12100_instrument_id:312239:no 9
eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Stk.3. Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Faaborg-Midtfyn Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Stk.4. Faaborg-Midtfyn Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Faaborg-Midtfyn Kommune i hænde senest 10 fulde arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, e-indkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Faaborg-Midtfyn Kommune i den konkrete sag anmode leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter. Såfremt fyldestgørende dokumentation ikke bliver fremsendt, bliver det betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten. 17. SÆRLIGT OM BYGGE- OG ANLÆGSOPGAVER Tjenesteydelser (rådgivning) ved bygge- og anlægsopgaver Tilbudsloven indeholder en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi over 500.000 kr., men som befinder sig under EU-direktivets tærskelværdi (ca. 1,54 mio. kr.). Dette omfatter også alle rådgivningsydelser i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver. Der er ikke udbudspligt for anskaffelse af varer og tjenesteydelser med en værdi under 500.000 kr. Dog har kommunen pligt til at sikre økonomisk ansvarlighed samt efterleve principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. I Faaborg-Midtfyn Kommune skal der derfor, hvor det vurderes fordelagtigt for kommunen, altid indhentes mindst 2 tilbud, når tjenesteydelsen har en værdi på under 500.000 kr. Der er ingen bagatelgrænse. Når tjenesteydelserne har en værdi over EU s tærskelværdi, skal ydelserne gennemføres som EU-udbud i henhold til gældende lovgivning. Bygge- og anlægsarbejder Tilbudsloven indeholder en pligt til at afholde licitation for opgaver med en samlet værdi over 3 mio. kr. Opgaver i spændet fra 300.000 3 mio. kr. kan indgås på baggrund af underhåndsbud. Ved opgaver der overstiger EU s tærskelværdi (ca. 38,5 mio. kr.) skal der afholdes EU-licitationer. Der er ikke udbudspligt for arbejder med en værdi under 300.000 kr. Dog har kommunen pligt til at sikre økonomisk ansvarlighed samt efterleve principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. I Faaborg- Midtfyn Kommune skal der derfor, hvor det vurderes fordelagtigt for kommunen, altid indhentes underhåndsbud, når bygge- og anlægsarbejdet har en værdi på under 300.000 kr. Der er ingen bagatelgrænse. 10
Ved indhentning af underhåndsbud vælges 2-3 håndværkere fra lokalområdet. Bygherren vælger den bedst egnede håndværker til opgaven. Der indhentes tilbud bredt blandt mulige håndværkere fra opgave til opgave, idet der ikke må knyttes faste håndværkere til områder eller bygninger. Alle bygge- og anlægsarbejder der udbydes i licitation, skal udbydes i fagentrepriser (hvis muligt). Ved licitationer indbydes enten 3 håndværkere fra lokalområdet og 1 uden for lokalområdet eller der gennemføres en offentlig prækvalifikationsrunde, hvorefter der udvælges 3-5 håndværkere til at afgive tilbud. Bygherren vælger de bedst egnede håndværkere til at afgive tilbud. Der skal vælges bredt af mulige håndværkere fra lokalområdet og der må ikke arbejdes med faste leverandører. Der stilles krav om sikkerhedsstillelse ved entrepriser med en kontraktsum (pris) på over 500.000 kr. Det skal bemærkes, at leverandører med ubetalt forfalden gæld til det offentlige, ikke kan komme i betragtning som leverandør til Faaborg-Midtfyn Kommune. På baggrund heraf skal alle leverandører, der ønsker at afgive et tilbud til kommunen, underskrive en tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Frit valg efter serviceloven Kommunen foretager ombygninger i private hjem efter serviceloven. Når der indhentes tilbud til disse ombygninger, skal det ske efter retningslinjerne beskrevet i denne politik. Da borgeren efter serviceloven frit kan vælge håndværker, skal denne være klar over, at alle tilbud vil blive annulleret, hvis borgeren ikke vælger kommunens tilbud efter tildelingskriteriet laveste pris. Hvis borgeren vil benytte sin ret til frit valg, er det herefter op til borgeren selv at indgå aftale med en håndværker. 18. UDVIKLING OG ÆNDRINGER Udbudspolitikken kan til hver en tid revideres med godkendelse af Kommunalbestyrelsen, så den tilpasses Faaborg-Midtfyn Kommunes ønsker og behov. Mindre ændringer i politikken kan foretages af økonomistaben med godkendelse af Direktionen. Dette kunne være en tilpasning af politikken i forbindelse med lovgivningsændringer og lignende. 19. UOVERENSSTEMMELSER Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem denne politik og gældende lov, skal gældende lov altid overholdes. Sagligt begrundede behov for at fravige retningslinjerne i denne politik kan undtagelsesvist godtages. Dette kunne evt. være særlige opståede omstændigheder, der ikke er blevet tænkt ind i denne politik. Hvorvidt fravigelse må finde sted, vurderes i den givne situation af Økonomiudvalget. 11
20. OVERSIGT OVER TÆRSKELVÆRDIER OG LOVREGULERING Tjenesteydelser Varekøb Bygge- og anlægsopgaver Under 500.000 kroner Ingen lovregulering - dog gælder de grundlæggende EU-retlige principper om fri konkurrence, ligebehandling, gennemsigtighed og forbud mod diskrimination for alle indkøb Ingen lovregulering - dog gælder de grundlæggende EU-retlige principper om fri konkurrence, ligebehandling, gennemsigtighed og forbud mod diskrimination for alle indkøb Under 300.000 kroner Ingen lovregulering - dog gælder de grundlæggende EU-retlige principper om fri konkurrence, ligebehandling, gennemsigtighed og forbud mod diskrimination Mellem 500.000 kroner og EU's tærskelværdi (1.541.715 kroner i 2014) Tilbudsloven - annonceringspligt Tilbudsloven - annonceringspligt Mellem 300.000 kroner og 3 mio. kroner Tilbudsloven - underhåndsbud for alle indkøb De gældende tærskelværdier kan findes på www.udbudsportalen.dk Bilag II B ydelser vurderes ift. grænseoverskridende/ikke grænseoverskridende interesser. Over EU's tærskelværdi EU's udbudsdirektiv EU's udbudsdirektiv Mellem 3 mio. kroner og EU's tærskelværdi (38.624.809 kroner i 2014) Tilbudsloven - licitation Over EU's tærskelværdi EU's udbudsdirektiv 12
BILAG STANDARDBETINGELSER FOR LEVERANDØRER AF BYGGE OG ANLÆG, DRIFTS- OG TJENESTEYDELSER TIL FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Faaborg- Midtfyn Kommune. 1. Forpligtelsen Leverandøren forpligtiger sig til at sikre at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold der ikke er mindre gunstige løn- og ansættelsesforhold end dem der gælder på den egn hvor arbejdet udføres, jf. ILO konvention nr. 94, som henstillet til i Beskæftigelsesministeriets cirkulære nr. 9471 af 30/06/2014 Cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter jf. 1 og 8. 1.1. Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af leverandøren, om egnens gældende løn- og arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation. 1.2 Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning Faaborg-Midtfyn Kommune skal [i god tid, inden opstart, indsæt dato] skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr. Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Faaborg-Midtfyn Kommune om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører. Faaborg-Midtfyn Kommune kan konkret stille krav til, at leverandøren skilter med, hvilke virksomheder, der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr. Leverandøren er til enhver tid underlagt Faaborg-Midtfyn Kommunes instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Faaborg-Midtfyn Kommune forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, forbud mod overnatning på byggepladsen mv. 13
BILAG 1.3. Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldelsen til Faaborg-Midtfyn Kommune straks efter anmeldelsen. 2. Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse. 2.1. Dokumentation Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit 1 er overholdt, og Faaborg-Midtfyn Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Faaborg-Midtfyn Kommune kan kræve dokumentation direkte fra leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere. Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, e-indkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Faaborg-Midtfyn Kommune i den konkrete sag anmode leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter. 2.2. Redegørelse Såfremt Faaborg-Midtfyn Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen. Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af kontrakten, er fremstillet. Faaborg-Midtfyn Kommune kan i den konkrete sag anmode leverandøren om at uddybe andre relevante forhold. 14
BILAG 2.3. Frister Dokumentationen skal være Faaborg-Midtfyn Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Redegørelsen skal være Faaborg-Midtfyn Kommune i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. 2.4 Videregivelse af dokumentation Faaborg-Midtfyn Kommune kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til SKAT eller Arbejdstilsynet, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksomhed. Faaborg-Midtfyn Kommune kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold. 3. Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af arbejdsklausulen vil altid berettige Faaborg-Midtfyn Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Ifalder leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten. 15
BILAG 3.1. Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse til klausulens afsnit 1 Faaborg-Midtfyn Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra leverandørens eller underleverandørers ansatte. Leverandøren ifalder bod pr. overtrædelse af klausulens afsnit 1. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til op til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum 1.000 kr. pr. dag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i leverandørens vederlag. Ved konkret bodsfastsættelse vil der lægges vægt på følgende: - Kontraktens genstand og størrelse - Overtrædelsens karakter og omfang - Leverandørens egen medvirken til at bringe overtrædelsen til ophør. 3.2. Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af klausulens afsnit 2 Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum 2.000 kr. pr. dag indtil leverandøren har imødekommet Faaborg-Midtfyn Kommunes påkrav. Beløbet kan modregnes i leverandørens vederlag. 4. Kontrolforanstaltninger Faaborg-Midtfyn Kommune eller dennes stedfortræder vil i kontraktens løbetid løbende kunne gennemføre forskellige kontrolforanstaltninger, eksempelvis foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af arbejdsklausulen. For Faaborg-Midtfyn Kommune For leverandøren [indsæt navn] Navn og dato Navn og dato Titel Titel 16