medarbejderhåndbog Folkekirkens Nødhjælp genbrug med arbejder hånd g for folkekirkens Nødhjælps genbrugsfrivillige
Forord Kontakt Folkekirkens Nødhjælp Nørregade 13 1165 København K Telefon 33 15 28 00 www.noedhjaelp.dk Redaktion & tekst Folkekirkens Nødhjælps genbrugsgruppe Design Kit Halding Kære Frivillig i Folkekirkens Nødhjælps genbrugsarbejde! Det er med glæde, jeg kan byde dig velkommen som medarbejder i Folkekirkens Nødhjælp! Du indgår nu i et stort globalt netværk af frivillige og lønnede medarbejdere, som sammen arbejder for at hjælpe verdens fattigste ud af sult og anden nød. Vi er alle et uundværligt led i kæden fra indsamling af penge over planlægning og kvalitetssikring til den direkte udlevering af hjælpen. Ruth og Herluf Andersen var de første til sammen med Folkekirkens Nødhjælp at åbne genbrugsbutikker i Danmark i 1972. Og siden har de og mange tusinde andre knoklet, kommet med nye ideer og udviklet Folkekirkens Nødhjælps genbrugsarbejde til det fantastiske arbejde, vi står med i dag. Det er jer frivillige, som forvandler de mange fyldte sække og indleverede møbler og nips til varer på hylder og bøjlestænger. Det er jer, som sikrer et inspirerende butiksmiljø, hvor kunderne føler sig velkomne og bliver betjent med udsøgt venlighed og ekspertise. 124 butikker spredt ud over hele landet 124 ambassader for verdens fattigste og for Folkekirkens Nødhjælps arbejde. Sammen leverer I over 17 mio. kr. til arbejdet blandt verdens mest udsatte mennesker. Det er ganske imponerende. Pengene som kommer ind via genbrugsbutikkerne bruger vi både til vore direkte katastrofeindsatser og til arbejdet efter katastrofen, hvor vi udvikler landbruget og arbejder med sundhed og demokratisk udvikling. Fra mine utallige besøg i verdens brændpunkter, hvor Folkekirkens Nødhjælp arbejder sammen med vore lokale partnere, ved jeg, at hjælpen når frem, og at den nytter. Den skaber liv og håb. Endnu engang hjertelig velkommen i medarbejderfællesskabet i Folkekirkens Nødhjælp jeg glæder mig til samarbejdet! Henrik Stubkjær Generalsekretær i Folkekirkens Nødhjælp folkekirkens nødhjælp 1
Forretningsorden Forretningsorden for Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker 1 Genbrugsbutikkens formål er at indsamle midler til Folkekirkens Nødhjælps arbejde ved salg af brugte effekter fra butik med faste åbningstider. Desuden sælges ting som er fremstillet og doneret til formålet. 2 Ved lukning/ophør vil butikkens kassebeholdning blive tilsendt Folkekirkens Nødhjælp. 3 Alle medarbejder er frivillige og alle ydelser er ulønnede. Man må dog være villig til at følge de regler, der er opstillet for det daglige arbejde i butikken. 4 Vigtige beslutninger for butikken afgøres ved afstemning på et medarbejdermøde, hvortil der er indkaldt mindst 2 uger i forvejen. 5 Der vælges en kontaktperson for 2 år af gangen, som har ansvar for kontakten til Folkekirkens Nødhjælp samt planlægningen af den daglige drift. 6 Der vælges en regnskabsfører, som har ansvar for regnskabet. Mindst en gang i kvartalet udarbejdes der et regnskab, hvoraf indtægter og udgifter fremgår samt hvor meget, der er indsendt til Folkekirkens Nødhjælp. Senest den 1. februar skal det reviderede regnskab for det foregående år være indsendt til Folkekirkens Nødhjælp. Det forelægges efterfølgende på et medarbejdermøde. Om Folkekirkens Nødhjælp Folkekirkens Nødhjælp er en selvstændig organisation, der siden 1922 har arbejdet med udviklings- og nødhjælpsarbejde til fordel for verdens fattigste. Folkekirkens Nødhjælp arbejder primært med landbrug og fødevaresikkerhed, sundhed, uddannelse af kvinder, minerydning og nødhjælpsarbejde i katastrofesituationer. Alt arbejdet ude i verden udføres af lokale partnerorganisationer. I 2010 blev Folkekirkens Nødhjælp en del af ACT-alliancen, der er et samarbejde mellem mere end 100 kirkelige hjælpeorganisationer verden over. I Danmark er alle aktiviteter koncentreret om forskellige former for indsamlings- og oplysningsarbejde samt fortalerarbejde. Folkekirkens Nødhjælp er en demokratisk organisation, hvis øverste ledelse, Rådet, repræsenterer det danske bagland og danske samarbejdspartnere. I Rådet sidder blandt andet to repræsentanter fra genbrugsarbejdet. Rådet har nedsat en Styrelse, der i samarbejde med Generalsekretær og Staben varetager den daglige ledelse af organisationen. I Danmark råder Folkekirkens Nødhjælp over et hovedkontor i København samt mindre kontorer i Århus, Ålborg, Odense og Esbjerg. På verdensplan har Folkekirkens Nødhjælp kontorer i en række lande i Afrika, Asien, Mellemøsten og Centralasien. 7 Det lokale arbejde organiseres selvstændigt, men Folkekirkens Nødhjælp skal rådspørges ved større dispositioner. 2 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 3
Folkekirkens Nødhjælps genbrugsarbejde Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker I 1972 blev Folkekirkens Nødhjælps og Danmarks - første genbrugsbutik åbnet i Munkegade i Århus. Butikken blev åbnet af Ruth og Herluf Andersen, der siden åbnede mange andre genbrugsbutikker til fordel for Folkekirkens Nødhjælp. Folkekirkens Nødhjælp har i dag 124 genbrugsbutikker, der sælger tøj og møbler. Folkekirkens Nødhjælp har desuden 1 butik Fisk. Butik Fisk er en kombineret butik og kaffebar, der udover genbrugstøj også sælger bæredygtige varer. Butikkernes formål er at samle penge ind til Folkekirkens Nødhjælps internationale udviklings- og katastrofearbejde. Folkekirkens Nødhjælp har juridisk og økonomisk ansvar for alle butikker, men den daglige drift er igennem alle årene blevet varetaget af frivillige medarbejdere. Folkekirkens Nødhjælps genbrugsarbejde ledes af Genbrugsgruppen, der består af ansat personale med overordnet ansvar for drift og udvikling af alle organisationens genbrugsbutikker. Lejekontrakt Folkekirkens Nødhjælps butikker holder til i lejede lokaler, og hovedkontoret varetager alt vedrørende lejekontrakter samt kontakt til udlejer. Forsikring Folkekirkens Nødhjælp har tegnet arbejdsskadeforsikring for alle frivillige samt forsikring for brand, vand og skader på butik. Alle forsikringssager håndteres af hovedkontoret, der skal kontaktes i tilfælde at hærværk, tyveri eller røveri. I tilfælde af røveri skal røvers anmodning om penge altid imødekommes. Folkekirkens Nødhjælps forsikring dækker ikke skade på eller tyveri af frivilliges personlige ejendele. Derfor anbefales alle butikker at investere i et aflåst skab til de frivilliges personlige ejendele. Rygning Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker er omfattet af den lovgivning, der gælder for butikker generelt. Derfor er det forbudt at ryge i butiks- og baglokale, og forbuddet gælder både frivillige og kunder. Arbejdspladsvurdering Folkekirkens Nødhjælp er forpligtet til at udarbejde Arbejdspladsvurderinger for alle butikker. Arbejdspladsvurdering udarbejdes altid i samråd med de frivillige. Grafisk materiale og logo Folkekirkens Nødhjælp har retningslinjer for facade og grafisk materiale såsom skilte, visitkort, prismærker, plakater etc. Disse retningslinjer skal altid følges, og hovedkontoret hjælper gerne med råd og vejledning samt trykning og fremsendelse af grafisk materiale. Alle materialer i butikkerne skal have korrekt logo. Landsmøde En gang om året holder Folkekirkens Nødhjælp Landsmøde, hvor alle frivillige er inviteret med. På Landsmødet orienteres der om det forgangne år og aktuelle emner diskuteres. 4 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 5
Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker Guldfisken En redaktion af frivillige udgiver to gange om året bladet Guldfisken til alle frivillige. Bladet fortæller historier fra forskellige butikker og nyt fra Folkekirkens Nødhjælp. Højskole En gang om året afholder Genbrugsgruppen højskole for genbrugsfrivillige, hvor programmet har fokus på Folkekirkens Nødhjælps internationale hjælpearbejde samt genbrugsfaglige emner. Regionale møder Folkekirkens Nødhjælp har inddelt landet i regioner. En gang om året inviteres alle butikker til regionalmøde i deres region. På mødet fortælles der nyt fra regionens butikker, der er et oplæg om Folkekirkens Nødhjælps internationale arbejde og et eller flere emner vedrørende den daglige drift sættes til debat. En gang om året holdes der regionale møder for alle kontaktpersoner. Folkekirkens Nødhjælp udgiver 6 gange om året Magasinet, der er et blad til alle frivillige og bidragsydere. Hver butik modtager en stak af bladet, så det kan uddeles til kunder og andre, som gerne vil vide mere om Folkekirkens Nødhjælps arbejde. Kaffemappen Genbrugsgruppen har lavet en Kaffemappe til alle butikker med historier fra Folkekirkens Nødhjælps internationale arbejde. Kaffemappen er ment som inspiration og oplysning til frivillige medarbejdere og kan læses, mens man holder pause og eventuelt drikker en kop kaffe i baglokalet. Mappen opdateres løbende med nye og aktuelle historier. Foredrag Hvis man i butikken har lyst til at høre om Folkekirkens Nødhjælps internationale arbejde, kan man booke et gratis foredrag dog skal foredragsholders transportudgifter dækkes af butikken. Kontakt hovedkontoret for information vedrørende foredrag. Kurser for butikken Genbrugsgruppen tilbyder kurser relateret til butiksdrift for alle butikker. Kontakt hovedkontoret for mere information om kurser. Regionale repræsentanter I hver region er valgt en frivillig regional repræsentant, der i samarbejde med Genbrugsgruppen har ansvar for at sikre en god og positiv udvikling blandt butikker og frivillige i deres respektive regioner. Den regionale repræsentant kan kontaktes af regionens butikker, hvis de har brug for hjælp eller har spørgsmål relateret til den daglige drift. Den regionale repræsentant er desuden medarrangør af de årlige regionale møder. Genbrugsudvalget Folkekirkens Nødhjælps Styrelse har nedsat et Genbrugsudvalg, der består af en person fra Styrelsen [formand for udvalget], de regionale repræsentanter, de to rådsmedlemmer valgt af genbrugsmedarbejdere samt Leder af Genbrug. Udvalget har til opgave at være rådgivende organ for Folkekirkens Nødhjælps genbrugsarbejde og dermed sikre de frivilliges input til overordnede beslutninger på genbrugsområdet. 6 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 7
Daglig drift af butikken I dette afsnit er samlet information om drift af Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker. Noget er krav til alle butikker, men det meste er Genbrugsgruppens anbefalinger til de bedste måder at drive genbrugsbutik på. Anbefalingerne er samlet sammen på baggrund af erfaringer fra alle vores butikker. Åbningstider Det anbefales at holde genbrugsbutikken åbent på samme tid som byens øvrige butikker. Enkelte møbelbutikker har særlige åbningstider, der passer til kundernes behov for aften- og weekendåbent. Vagtplan Alle butikker skal have en vagtplan. I de fleste butikker har man et formiddagsog et eftermiddagshold, der afløser hinanden efter frokost. Det anbefales at være to til tre personer pr. hold, så man er nok til både at servicere kunder og løse andre opgaver i butikken. 8 håndbog for genbrugsbutikker Vagtplan for Folkekirkens Nødhjælps Genbrugsbutik Ønsker en butik at holde åbent med kun en frivillig på vagt, skal den frivillige være tryg ved at stå alene. Ingen frivillige kan tvinges til at stå alene på vagt. Det anbefales, at man laver en fast vagtplan. På den måde undgår man at skulle lave vagtplan igen og igen. Langt de fleste frivillige har en vagt om ugen, men det er op til den enkelte, hvor mange man har lyst til at have. Organisering og ansvarsområder Alle butikker bør have en klar plan for den daglige organisering af arbejdet. Det vil sige, at der skal være klare aftaler om, hvem der gør rent, hvem der sorterer varer, hvem der henter varer etc. I mange butikker har man gode erfaringer med at fordele de forskellige ansvarsområder blandt de frivillige. Det kan for eksempel være, at en eller flere frivillige er særlig gode til at udsmykke vinduer, har styr på prissætning af dametøjet eller er gode til at skrive skilte. De er så ansvarlige for netop det område. Hvis uddelegering af ansvarsområder skal fungere, er det vigtigt, at den eller de, der får ansvar for et særligt område, har de rette kompetencer til at løfte opgaven. Men det er også vigtigt, at de andre frivillige respekterer ordningen Uge 30 Formiddag 10-13.30 Eftermiddag 13.30-17.30 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Else Marie Yasin Ruth Inger Tine Hanne Kirsten Peter Rikke Hans Gerda Tine Gudrun Helena Rigmor Tove Simone Anna Ingrid Marie W Ellen Ove Anne Marie Berit Lisbeth Oda X og ikke laver om på eksempelvis et udsmykket vindue, ændrer priserne på dametøjet eller skriver et nyt skilt. Nogle butikker har med succes fordelt ansvaret for de enkelte varegrupper blandt de frivillige, så en gruppe har ansvar for prissætning og udskiftning af dametøj, en anden for herretøjet etc. Ved at gøre det på den måde får butikken eksperter, der er rigtig gode til at prissætte varer inden for deres område, og som hele tiden følger med i, hvilke varer, der sælger bedst. Sortering af varer, prissætning og datomærkning En af de største opgaver i butikken er sortering og prissætning af varer. Sortering foregår som oftest i baglokalet og/eller på lageret. Ved sorteringen udvælges de varer, som er af god kvalitet og kan sælges i butikken. Alt andet kasseres. Det er en god ide at have engangshandsker i butikken, som kan bruges til sorteringsarbejdet. Vejledning til sortering af tøj Alt ødelagt, hullet eller snavset tøj smides ud. Snavset tøj af høj kvalitet kan evt. vaskes Tøjet stryges om nødvendigt Tøjet hænges på bøjler, som passer til den type tøj man hænger op - bukser på buksebøjler, skjorter på skjortebøjler etc. Tøjet prissættes og prismærkes Der skrives ugenummer på prisskiltet for den uge, tøjet kommer i butikken Tøjet hænger maks. 2 måneder i butikken Tøjet i butikken skal passe til sæsonen med sommertøj om sommeren og vintertøj om vinteren. I regnvejr kommer stativet med regntøj hurtigt på gaden og i solskin, badetøjet. folkekirkens nødhjælp 9
> Daglig drift af butikken I Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker skal alle varer være prismærket med en fast pris. Erfaringen viser, at faste priser sikrer, at varen bliver solgt for en højere pris, end hvis prisen er til forhandling. Langt de fleste kunder har ikke noget imod faste priser, da priserne i en genbrugsbutik under alle omstændigheder er lave.det er altid svært at sætte den rigtige pris på en vare. Prisen afhænger af prisniveauet i byen, konkurrencen fra andre butikker og varens stand. De butikker, som er gode til at prismærke varer og holde øje med salget, kan hele tiden have eftertragtede varer på hylderne, frem for varer, som tager plads og som ingen kunder ønsker at købe. Kundebetjening Som i alle andre butikker er god kundebetjening vigtigt i en genbrugsbutik. Hvis en butik yder god service betyder det, at kunden får en god oplevelse og lyst til at handle i butikken igen. Derudover betyder god service i en Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutik, at kunden får en positiv opfattelse af organisationen, som kan betyde, at vedkommende vil støtte Folkekirkens Nødhjælp igen. God service er 75 KR. For 75 kroner kan Folkekirkens Nød hjælp sikre, at en flygtninge familie i Uganda får vanddunke, gryder og tal lerkner der hjælper dem til overlevelse. At tage imod kunden, så snart vedkommende er inde i butikken At stoppe privat snak og kaffedrikkeri, når der er kunder i butikken At være behjælpelig med at finde varer frem, eksempelvis et bælte, der matcher kjolen eller et par sko At respektere, hvis kunden vil gå rundt i fred At sige tak for donationen, når folk indleverer brugte varer i butikken TaK for dit Køb Indretning af butik Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker er indrettet på mange forskellige måder. Når Folkekirkens Nødhjælp åbner en ny butik eller moderniserer en eksisterende butik, indretter vi lyse lokaler med god plads til fremvisning af varerne. Vi lægger vægt på at indrette butikkerne i en personlig stil, som afspejler de frivilliges indretningsideer og giver kunderne en oplevelse af en hyggelig og stemningsfuld butik. I indretningen er det vigtigt at bruge plads på varer, som sælger godt. De butikker, som har en god og overskuelig indretning, men hvor kunden alligevel har fornemmelsen af at skulle lede efter det gode fund, har som oftest en god omsætning. Telefon og kasseapparat Alle Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker bør have en telefon i butikken. Telefonen er vigtigt for at kunder kan ringe til butikken, og at de frivillige kan lave arbejdsrelaterede opkald fra butikken. Inden for en årrække skal alle Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker have et kasseapparat, da butikkerne skal svare momsregnskab. Kasseapparatet kan også bruges til at følge butikkens salg, hvilket mange butikker benytter sig af. På den måde kan det hurtigt afklares om en varegruppe sælger eller ej. Genbrugsgruppen vil i løbet af de kommende år instruere alle frivillige i brug af kasseapparat samt give gode råd om brug af varegrupper, status på salg etc. 10 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 11
> Daglig drift af butikken Organisering af butikken Nye frivillige Alle butikker er afhængige af at kunne tiltrække og fastholde nye frivillige. Når man starter som ny frivillig, kender man intet til butikkens daglige rutiner, og det er derfor vigtigt at bruge tid på at oplære nye frivillige. Det kan man gøre ved at sætte den nye på vagt sammen med en erfaren frivillig, som dermed får ansvar for at lære den nye op. I nogle butikker har man vedtaget, at den første tid er en gensidig prøvetid, hvor nye og gamle frivillige kan se hinanden an, inden man forpligter sig til at være i butikken. Nye frivillige kan rekrutteres på flere måder. Det kan være opslag i butikken med frivillige søges, annoncer i lokalavisen eller mund-til-øre metoden. Forskellige tiltag virker forskellige steder, så den lokale frivilliggruppe afgør, hvordan det bedst vil fungere i deres by. Hovedkontoret kan hjælpe med fremstilling af opslag samt give gode råd om rekruttering af nye frivillige. PR og branding Der er i dag hård konkurrence på genbrugsmarkedet. Derfor er PR og synlig branding vigtigt for den lokale butik. Nogle butikker har en eller flere frivillige, som tager sig af al PR. Måske fordi de er gode til at skrive historier, eller fordi de har gode forbindelser til lokale medier. De fleste lokalaviser er glade for gode og positive historier fra lokalmiljøet og tager derfor gerne imod historier fra den lokale genbrugsbutik. Branding handler om at gøre det synligt at det er en Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutik. Butikken brander sig ved hjælp af facade og udstillingsvinduer, plakater i butikken, plastposer og visitkort med logo og ved altid at yde en god service og dermed give Folkekirkens Nødhjælp et godt ry i byen. Sociale arrangementer En vigtigt ting ved at være frivillig er fællesskabet i butikken. I mange butikker afholder man sociale arrangementer såsom julefrokost, sommerfest eller forårsudflugt.de fleste steder betaler de frivillige selv for arrangementerne, men nogle butikker afsætter et lille beløb fra butikkens overskud til sociale aktiviteter. Nogle butikker får sponsoreret maden til julefrokosten af den lokale slagter eller søger det lokale menighedsråd om tilskud til en udflugt. Alle Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker er demokratisk styrede. Det vil sige, at medarbejdermødet er den højeste instans, hvor større og principielle beslutninger om butikkens drift tages. Kontaktperson og regnskabsfører Alle butikker skal have en kontaktperson, der har ansvar for kontakten til Folkekirkens Nødhjælp. Kontaktpersonen vælges på et medarbejdermøde for en periode på 2 år af gangen, og vedkommende kan genvælges. Alle butikker skal også vælge en regnskabsfører, der har ansvar for butikkens økonomi og årsregnskab. Regnskabsfører skal løbende informere butikkens frivillige om økonomien. Butiksudvalg Historisk har kontaktpersonen fungeret som uformel leder af butikken, og mange steder har det fungeret uden problemer. Det kan dog være problematisk, når vedkommende takker af på posten efter 10 eller 15 år. Derved forsvinder megen viden om butikken, og mange steder har ingen lyst til at overtaget hvervet, da kontaktpersonen ofte har brugt mange timer om ugen på arbejdet. Folkekirkens Nødhjælp anbefaler derfor, at butikken vælger et butiksudvalg. Et butiksudvalg er ideelt set tre personer, hvoraf den ene varetager kontakten til Folkekirkens Nødhjælp. Butiksudvalget kan deles om det ansvar, som tidligere var samlet hos kontaktpersonen og kan bruge hinanden som sparringspartnere i forhold til at træffe mindre beslutninger. Butiksudvalget er som kontaktpersonen på valg hvert andet år. Det er en god ide, at butiksudvalget mødes regelmæssigt for at holde styr på dagligdagen i butikken. 12 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 13
> Organisering af butikken Folkekirkens Nødhjælp hjælper gerne med at afholde valg til både kontaktperson og butiksudvalg samt rådgiver om ansvar og opgaver. Kontaktpersonens ansvar Kontakt til Folkekirkens Nødhjælp og den regionale repræsentant Dele information fra Folkekirkens Nødhjælp med hele frivilliggruppen Vagtplan Organisering af daglig drift Indkaldelse til og afholdelse af medarbejdermøder Træffe mindre beslutninger relateret til daglig drift Tage initiativ til at løse konflikter og skabe enighed i frivilliggruppen Kontakt til Folkekirkens Nødhjælp og den regionale repræsentant Kontaktpersonen modtager al butikkens post fra Folkekirkens Nødhjælp. Det vil også være kontaktpersonen, som Folkekirkens Nødhjælp eller den regionale repræsentant kontakter, hvis de skal have fat i en fra butikken. Det er en fordel, hvis vedkommende har en e-mail adresse, da det muliggør hurtig og billig kommunikation. Dele information fra Folkekirkens Nødhjælp Al information fra Folkekirkens Nødhjælp skal deles med hele frivilliggruppen. Det kan gøres på medarbejdermødet, ved ophængning af information i butikkens baglokale eller ved hjælp af infomail til hele frivilliggruppen. Som oftest vil det være en kombination af ovenstående. Medarbejdermøder Det er kontaktpersonens ansvar at indkalde til og afholde medarbejdermøder for hele frivilliggruppen. Der skal som minimum afholdes 2 medarbejdermøder om året. På mødet bør kontaktpersonen informere om sidste nyt, og aktuelle sager skal diskuteres og tages beslutning om. Det kan eksempelvis være afholdelse af udsalg, oprydning i dametøjsafdelingen, butikkens deltagelse i Landsmødet eller status på økonomi. Der skal indkaldes til medarbejdermøder med en skriftlig dagsorden, som enten sendes ud til alle frivillige eller hænges op i butikken. Der skal indkaldes til mødet mindst 2 uger før, så alle kan nå at reservere datoen. Kontaktpersonen kan med fordel bede alle frivillige melde punkter ind til dagsorden. Der tages skriftligt beslutningsreferat af alle medarbejdermøder. På den måde sikres det, at alle kan huske trufne beslutninger. Efter mødet er det kontaktpersonens ansvar at sørge for, at alle får set referatet også selvom de ikke deltog i mødet. Referatet kan enten sendes til folk eller hænges op i butikken. Organisering og vagtplan Kontaktpersonen har ansvar for, at der er lavet en organisering af det daglige arbejde i butikken. Det kan enten være i form af en plan for udførelse af opgaver eller en plan over ansvarlige. Kontaktpersonen har også ansvar for, at der er en vagtplan i butikken. At bytte vagter eller finde afløser er dog den enkelte frivilliges eget ansvar. Beslutninger relateret til daglig drift Mindre beslutninger vedrørende daglig drift tages af kontaktpersonen. Det er derfor vigtigt, at den resterende frivilliggruppe har tillid til, at vedkommende kan tage gode beslutninger på vegne af alle. Derudover skal frivilliggruppen respektere de beslutninger, som kontaktpersonen træffer. Diskussion af beslutninger kan tages på et efterfølgende medarbejdermøde, hvis der er behov for dette. Konflikter og uenigheder Hvis der i frivilliggruppen opstår konflikter eller uenigheder, er det kontaktpersonens ansvar at tage hånd om dette. Generelt er det godt at tage så mange principielle diskussioner på medarbejdermøderne som muligt, da det skaber enighed blandt de frivillige. Opstår der deciderede konflikter kan det være nødvendigt at tage samtaler med de involverede for at komme til bunds i uenighederne. Genbrugsgruppen og de regionale repræsentanter hjælper gerne kontaktpersonen med råd og vejledning om konfliktløsning eller deltager i medarbejdermøder for at løse op for uenigheder. 14 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 15
Noter Noter 16 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 17
Noter Noter 18 håndbog for genbrugsbutikker folkekirkens nødhjælp 19
Indholdsfortegnelse Forord 1 Forretningsorden 2 Om Folkekirkens Nødhjælp 3 Om genbrugsarbejdet 4 Om genbrugsbutikkerne 4 Lejekontrakt 5 Forsikring 5 Rygning 5 Arbejdspladsvurdering 5 Grafisk materiale og logo 5 Landsmøde 5 Guldfisken 6 Magasinet 6 Kaffemappen 6 Foredrag 6 Kurser for butikken 7 Højskole 7 Regionale møder 7 Regionale repræsentanter 7 Genbrugsudvalget 7 Den daglige drift af butikken 8 Åbningstider 8 Vagtplan 8 Organisering og ansvarsområder 8 Sortering, prissætning og datomærkning 9 Kundebetjening 10 Indretning af butik 11 Telefon og kasseapparat 11 Nye frivillige 12 PR og branding 12 Sociale arrangementer 12 Organisering af butikken 13 Kontaktperson og regnskabsfører 13 Butiksudvalg 13 Kontaktpersonens ansvar 14 Kontakt til Folkekirkens Nødhjælp og den regionale repræsentant 14 Dele information fra Folkekirkens Nødhjælp 14 Medarbejdermøder 14 Organisering og vagtplan 15 Beslutninger relateret til daglig drift 15 Konflikter og uenigheder 15 Noter 16 Indeks 20 20 håndbog for genbrugsbutikker
medarbejderhåndbog Folkekirkens Nødhjælp genbrug med arbejder hånd g for folkekirkens Nødhjælps genbrugsfrivillige