Frivillige og et godt arbejdsmiljø

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Frivillige og et godt arbejdsmiljø V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Grundlægger af RETRO og Yogafaith Danmark giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke kun overfor nærmeste familie

3 Om frivillighed i DK Der er mange foreninger (ca ) Man er med i en periode Frivilligt arbejde som en forhandling eller win-win Man skal bruge tid på ledelse af frivillige - en god frivillighedskultur opstår ikke af sig selv Frivillig er ikke ansatte der arbejder gratis - frivillighed kan give noget specielt Frivillighed er populært - man vil gerne engageres! Frivillige bærer store og vigtige opgaver

4 Ledelse afhænger af... Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er på ledelsesruten Det er vigtigt, at alle er enige om hvordan vi involverer frivillige for at skabe et godt arbejdsmiljø Menighedsråd Typisk: Ansatte, frivillig-koordinator

5 Frivilliges råderum Hvor meget skal frivillige involveres i? Ansatte Frivillige Frivillige Ansatte Hvorfor vil I gerne have frivillige?

6 Hvordan involvere frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx ledere, MR, ansatte. På den facon fremmes kirkens arbejde bedst. Værdier: Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og ansatte, MR ect. kører forskellige parallelle løb. Værdier: frihed, rummelighed Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for kirkens værdier. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for organisationens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Værdier: motivation og ejerskab Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)

7 Tydelighed Tydelig opgave- og ansvarsfordeling: Hvem gør hvad og hvem har beslutningskompetence? Lav et organisationsdiagram, det giver overblik Ledelse - der skal være en/nogle, som har beslutningskompetencen hvis der opstår uenighed Accept af forskellige personligheder og værdier

8 Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle sig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

9 Tydelighed Tydelig opgave- og ansvarsfordeling: Hvem gør hvad og hvem har beslutningskompetence? Lav et organisationsdiagram, det giver overblik Ledelse - der skal være en/nogle, som har beslutningskompetencen hvis der opstår uenighed Accept af forskellige personligheder og værdier Tydelig forventningafstemning med nye frivillige

10 Forventningsafstemning Samtalen / kontrakten kan handle om: Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer du? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: kirken, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på , hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?

11 Forventningsafstemning i et team Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)

12 Forholdet mellem ansatte og frivillige

13 En kompleks situation I den frivillige organisation har man ofte: Ansatte som leder frivillige Frivillige som leder frivillige Frivillige (MR) som leder ansatte Ansatte kan være leder for en frivillige, som man samtidig ledes af

14 Citat ( ) man bliver nødt til at give noget af sig selv, hvis man også ønsker at få noget af de frivillige. Hvis de kender mig mere personligt, ved hvad jeg sådan står for, hvorfor jeg er her, og hvad jeg synes er inspirerende, så får jeg også det at vide fra dem. ( ) Men det er også noget af det, der kan være lidt hårdt en gang i mellem. Der skal jo være en barriere mellem det professionelle og det frivillige. Det er klart, at sådan er det jo på mange arbejdspladser, men det er bare sværere her. Man kan nogle gange få opfattelsen af, at nogle af de frivillige føler at man er venner - og er man det? Og skal man være det? Eller skal der være en grænse, fordi at man jo også er den professionelle lønnede medarbejder. (Konsulent, Røde Kors) Esther Skov Rygaard

15 En kompleks situation Det professionelle Det personlige For frivillige er alle cirkler i spil. Ansatte bringer ofte ikke det private i spil Det private

16 Citat Når man er ansat i en frivillig forening, så er det ikke et ansættelsesforhold som i et 8-16 job. Jeg forventer jo, at de (ansatte) ved det, men det er ikke sikkert. Jeg skal tydeliggøre overfor vores ansatte, at de får løn for 37 timer, men at vi forventer, at de arbejder på lortetidspunkter, at de arbejder mere end de 37 timer, og at de samarbejder med frivillige, der kun kan om aftenen. Det skal formidles skarpt - samtidig med at man skal respektere, at det jo er et job for dem, og de også har en masse ud over deres job. (Stine, Formand, Svømmeklubben NORD, DIF) Esther Skov Rygaard

17 Gode råd til ansatte Formidel dit engagement for kirkens sag/formål. Du er her ikke kun for pengenes skyld (?) Klar besked / forventningsafstem om din rolle som ansat i forhold til de frivillige (Fx leder i opstarten, tager sig af økonomi, facilitator) Stil krav til frivillige Giv frivillige mange af de samme rettigheder som ansatte (fx adgang til kontor, printer, et budget mm.) Vis tillid og afgiv kontrol - lad være med altid at tage opgaver, som frivillige taber Skab ejerskab til opgaverne - frem og brug de frivilliges idéer og hold igen med egne idéer. Også i en opstartesfase Deltag i (nogle af) de frivilliges sociale arrangementer Kvalificer frivillige til at tage vigtige beslutninger - lederudvikling

18 Om frivillige - en fælles samtale Inviter MR, præster og ansatte til at fælles møde Fortæl om visionen med flere frivillige. Hvad skal de frivillige og hvad skal de ikke? Hvad er fordelene og potentielle ulemper ved at få (flere) frivillige? Brug evt. en SUMP-analyse: Styrker / fordele ved at involvere frivillige Ulemper/mindre irritationsmomenter man skal være opmærksom på, så der ikke opstår konflikter Muligheder på sigt, ved at involvere frivillige Potentielle problemer, som der skal tages hånd om Tydelig forventningsafstemning med frivillige såvel som ansatte

19 Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning